企業(yè)合同檔案管理辦法

1、企業(yè)合同檔案管理辦法企業(yè)合同檔案管理辦法企業(yè)合同檔案管理辦法資料僅供參考文件編號：2022年4月企業(yè)合同檔案管理辦法版本號： A修改號： 1頁 次： 1.0 審 核： 批 準: 發(fā)布日期： 合同檔案管理辦法為進一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本辦法。本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經營中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動合同）。合同檔案管理原則合同檔案實行公司財務部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。財務部應指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。需以公司名義

2、訂立各種履約性質的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門，承辦部門應根據(jù)合同項目需要指定承辦人，試用期內員工非經總經辦允許不得作承辦人。合同文檔的管理辦法合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。合同編號規(guī)則：承辦部門名稱首字母合同簽署年、月份（六位）順序號（三位）。示例：TGB201102001（推廣部2011年2月份第1號合同）合同管理實行承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門主管為第一責任人，承辦人為直接責任人。總經辦和審查會簽部門對應當提出相關意見而未提出的，應當承擔相應的責任。各相關部門和總經辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除

3、全過程進行監(jiān)察、審計。公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質的書面文件。合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任制，合同履行及原始資料必須由財務部保管，承辦部門只留存影印件。保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財務部甄別并予以歸案。財務部要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。各部門員工可在財務部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進行登記，方可在財務部辦理相關借

4、閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。已簽署的合同應明確支付方式及付款時間，并交予財務部及時催款。合同文檔的移交各部門在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交財務部存檔。移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續(xù)。行政部 2011年3月10日后附：1、各部門合同編號 2、合同檔案移交清單各部門編號（名稱首字母）部門編號部門編號總經辦ZZB人力資源部HR行政部XZB財務部CWB產品部CPB策劃部CH