優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析

1、優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析版本號(hào)： A修改號(hào)： 1頁(yè) 次： 1.0 審 核： 批 準(zhǔn): 發(fā)布日期： 優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析 【摘要】 優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程對(duì)于提升其核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的促進(jìn)作用，尤其是在外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變的背景下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化尤其顯得必要和緊迫。本文通過(guò)闡述外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的具體內(nèi)容，概括了外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化需要遵循的一般原則，并在此基礎(chǔ)上提出了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的具體策略，以期能夠?yàn)樘嵘赓Q(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的彈性做出探討?！娟P(guān)鍵詞】 外貿(mào)企業(yè)

2、 業(yè)務(wù)流程 優(yōu)化 策略自從上世紀(jì)90年代業(yè)務(wù)流程重組的概念被提出以后，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化就成為了企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的外部背景因素主要有兩個(gè)方面，一是外貿(mào)環(huán)境出現(xiàn)了新的變化，另一方面在于新的外貿(mào)手段層出不窮，上述因素的疊加導(dǎo)致外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化具有客觀必然性。如何通過(guò)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化來(lái)化解外貿(mào)環(huán)境的巨大變化，已經(jīng)成為貿(mào)易領(lǐng)域的一個(gè)研究熱點(diǎn)。1.外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程概述外貿(mào)業(yè)務(wù)流程可以分為進(jìn)口流程以及出口流程，進(jìn)口流程相對(duì)于出口流程而言相對(duì)簡(jiǎn)單一些，進(jìn)口流程主要包括收貨人預(yù)備進(jìn)口單據(jù)、換單、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、辦理設(shè)備交接單、提箱、提貨等環(huán)節(jié)，本文這里僅僅簡(jiǎn)單介紹，重點(diǎn)在于對(duì)出口業(yè)

3、務(wù)流程的介紹。要想對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新的優(yōu)化重組，必須要對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的各個(gè)細(xì)節(jié)有一個(gè)詳細(xì)的了解，具體分析如下：報(bào)價(jià)成交目前學(xué)界對(duì)于報(bào)價(jià)成交是否是外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)還存在一定的爭(zhēng)議，但是本文考慮到報(bào)價(jià)成交作為事實(shí)上的業(yè)務(wù)流程起點(diǎn)將其作為外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)。報(bào)價(jià)成交是外貿(mào)企業(yè)流程的一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，在這一階段外貿(mào)企業(yè)要與客戶進(jìn)行不斷的還價(jià)討價(jià)，進(jìn)而相互妥協(xié)形成一個(gè)雙方都可以接受的價(jià)位詢價(jià)、發(fā)價(jià)、還價(jià)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)本質(zhì)上來(lái)講就是一個(gè)不斷溝通的過(guò)程，在討價(jià)還價(jià)的過(guò)程中外貿(mào)企業(yè)的工作人員應(yīng)注意幾點(diǎn)問(wèn)題，一是溝通應(yīng)及時(shí)，通過(guò)信息技術(shù)的采用，加速溝通速度，另外一個(gè)方面就是溝通的進(jìn)行應(yīng)本著真誠(chéng)互利的原則

4、進(jìn)行展開(kāi)。合約簽訂合約是確保外貿(mào)企業(yè)以及客戶權(quán)利的法律文書，合約的簽訂內(nèi)容一般包括貨物的數(shù)量、單價(jià)、交付地點(diǎn)以及交付方式等內(nèi)容。按照我國(guó)政府規(guī)定，若企業(yè)沒(méi)有直接進(jìn)出口權(quán)的話，交易必須找到一個(gè)進(jìn)出口商作為中間商來(lái)進(jìn)行。合約的簽訂除了上述內(nèi)容的以外還要約定違約責(zé)任以及爭(zhēng)議解決機(jī)制，尤其要注意兩國(guó)法律之間的不同，畢竟跨國(guó)貿(mào)易中一旦產(chǎn)生法律糾紛，解決起來(lái)是一件費(fèi)事費(fèi)力的事情。這就要求外貿(mào)企業(yè)應(yīng)具有一批對(duì)國(guó)際貿(mào)易的法律以及出口國(guó)的貿(mào)易規(guī)則精通的人才，盡量避免在合約的簽訂中出現(xiàn)失誤。采購(gòu)生產(chǎn)合約簽訂以后，對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來(lái)說(shuō)就進(jìn)入了一個(gè)組織生產(chǎn)階段。外貿(mào)企業(yè)組織生產(chǎn)過(guò)程中一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，避免因?yàn)橘|(zhì)量的問(wèn)題帶

5、來(lái)爭(zhēng)議，尤其是在目前綠色壁壘高企的背景下，任何不符合產(chǎn)品出口國(guó)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品都會(huì)引起客戶的毀約。與此同時(shí)外貿(mào)企業(yè)的采購(gòu)與生產(chǎn)之前一定要對(duì)客戶的資信背景有一個(gè)詳細(xì)的調(diào)查，防止出現(xiàn)產(chǎn)品生產(chǎn)出來(lái)以后，確得不到貨款情況的發(fā)生，因此最好在采購(gòu)生產(chǎn)以前得到一部分客戶保證金，以規(guī)避可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。合約履行合約履行環(huán)節(jié)涉及備貨、領(lǐng)證、排載、報(bào)關(guān)、報(bào)檢、裝船、投保、議付、結(jié)匯、退稅、索賠等環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤都會(huì)給公司帶來(lái)巨大的損失，因此一定要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)的安排。例如外貿(mào)企業(yè)在合約履行中應(yīng)注意采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁措施，例如貨物交付給貨運(yùn)公司以后，就必須要求貨運(yùn)公司承擔(dān)產(chǎn)品不能按時(shí)到達(dá)目的地的風(fēng)險(xiǎn)。再比如在出口退

6、稅的申報(bào)環(huán)節(jié)，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)及時(shí)根據(jù)出口單據(jù)進(jìn)行實(shí)報(bào)實(shí)銷。綜上所述，外貿(mào)業(yè)務(wù)流程繁瑣，涉及到眾多的機(jī)構(gòu)，這就要求流程一定要有一個(gè)合理的安排，才能保證外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。2.業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化須遵循的基本原則根據(jù)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本理論，結(jié)合我國(guó)外貿(mào)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)流程，本文認(rèn)為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化需要遵循以下幾個(gè)基本原則：立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)處理好當(dāng)前以及長(zhǎng)遠(yuǎn)之間的關(guān)系，流程優(yōu)化太超前的化往往會(huì)給具體操作帶來(lái)較大的難度，結(jié)果往往會(huì)導(dǎo)致優(yōu)化后業(yè)務(wù)流程難以實(shí)施，而如果流程優(yōu)化僅僅局限于眼前，又難以有效的應(yīng)對(duì)未來(lái)外貿(mào)環(huán)境的變化，這就會(huì)導(dǎo)致外貿(mào)企業(yè)被動(dòng)的去適應(yīng)環(huán)境的變化，而不能夠做到未雨綢

7、繆，其在趨于完全競(jìng)爭(zhēng)的外貿(mào)行業(yè)背景下也難以樹(shù)立持久的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。鑒于此，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)在處理好當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程的前提下適當(dāng)?shù)某?，這樣才不至于在突然到來(lái)的變化面前處于一個(gè)被動(dòng)的地位。立足局部，著眼全局外貿(mào)業(yè)務(wù)流程是由很多環(huán)節(jié)組成的，所有環(huán)節(jié)的總和構(gòu)成了外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程。一般來(lái)講，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)問(wèn)題都是由某一個(gè)環(huán)節(jié)所引起的，因此很多外貿(mào)企業(yè)在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過(guò)程中總是頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳，人為地割裂了各個(gè)環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系，這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的整體性未能夠得到有效的兼顧。因此外貿(mào)企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化時(shí)必須要樹(shù)立一個(gè)全局的觀念，在對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化的同時(shí)要服從以及服務(wù)于全局，這樣才不至于顧

8、此失彼。流程優(yōu)化的效率原則流程優(yōu)化的效率原則是指外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)以效率為導(dǎo)向，流程的優(yōu)化應(yīng)以效率最大化為基本的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)。提升流程效率的措施一般有兩種，一種是進(jìn)行事項(xiàng)的合并，對(duì)于那些過(guò)于瑣碎且沒(méi)有效率的復(fù)雜環(huán)節(jié)進(jìn)行合并使得其簡(jiǎn)單化，事項(xiàng)的合并有兩個(gè)情況，一是職能導(dǎo)向，即根據(jù)職能的范疇將不同部門的同一職能的流程整合在一起，二是流程導(dǎo)向，即進(jìn)行工作的豐富化，通過(guò)將不同的工作集中在一個(gè)人身上實(shí)現(xiàn)流程的有效性；另外一種就是進(jìn)行事項(xiàng)的刪除，其實(shí)任何一個(gè)企業(yè)都存在既沒(méi)有效率，也沒(méi)有價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對(duì)于此類的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)直接刪除，進(jìn)而提升流程的效率。流程優(yōu)化彈性原則外貿(mào)環(huán)境的不斷變化已經(jīng)成為常態(tài)，

9、瞬息萬(wàn)變的外貿(mào)環(huán)境客觀上要求外貿(mào)企業(yè)的流程應(yīng)具有一定的彈性，這樣才能有效的應(yīng)對(duì)環(huán)境變化所帶來(lái)的沖擊。與此同時(shí)消費(fèi)者需求呈現(xiàn)出日益多元化以及個(gè)性化態(tài)勢(shì)，反映到外貿(mào)企業(yè)的生產(chǎn)層面就是要求企業(yè)能夠提供多樣化的產(chǎn)品，即企業(yè)的業(yè)務(wù)流程能夠在一個(gè)較短的時(shí)間內(nèi)迅速調(diào)整生產(chǎn)方向，來(lái)滿足客戶的多樣化需求。流程優(yōu)化的彈性原則的實(shí)現(xiàn)一般通過(guò)兩種措施，一是差異化延遲，在大規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品生產(chǎn)模式下，在外部市場(chǎng)需求的影響下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組需要從頭做起，這是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，因此往往會(huì)貽誤市場(chǎng)機(jī)遇，而差異化的延遲通過(guò)準(zhǔn)確的把握消費(fèi)終端的信息來(lái)最大限度的縮短外貿(mào)企業(yè)的反應(yīng)時(shí)間，借此實(shí)現(xiàn)彈性化；二是多樣化的生產(chǎn)，通過(guò)事先

10、預(yù)備多樣化的流程模式來(lái)應(yīng)對(duì)生產(chǎn)中可能出現(xiàn)的例外情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流程的彈性化。 3.外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略在對(duì)外貿(mào)具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)之上，結(jié)合業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的一般原則，本文認(rèn)為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：組建專門的流程優(yōu)化團(tuán)隊(duì)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的實(shí)施是一項(xiàng)難度大的系統(tǒng)工程，需要組建一個(gè)專門的團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。考慮到業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化涉及到企業(yè)的各個(gè)職能部門，因此團(tuán)隊(duì)成員的組成要包括各個(gè)部門的人員，這樣在流程優(yōu)化的過(guò)程中才能夠兼顧到各個(gè)環(huán)節(jié)，不至于出現(xiàn)某個(gè)環(huán)節(jié)被忽略的情況。與此同時(shí)，流程優(yōu)化團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)有至少一個(gè)企業(yè)的高層管理者負(fù)責(zé)，因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程的優(yōu)化過(guò)程中必然會(huì)受到某些方面的阻礙

11、，高層管理人員的加入將會(huì)給流程優(yōu)化的推進(jìn)帶來(lái)重要的支持。當(dāng)然流程團(tuán)隊(duì)的成員還要借助外部的智囊，通過(guò)將外部的流程優(yōu)化專家引入到團(tuán)隊(duì)中，可以增強(qiáng)流程優(yōu)化的專業(yè)性。注意運(yùn)用信息技術(shù)信息技術(shù)的出現(xiàn)一定程度上改變了傳統(tǒng)的外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化具有重要的支撐作用。當(dāng)然在信息技術(shù)的運(yùn)用過(guò)程中應(yīng)當(dāng)明確這一點(diǎn)，即信息技術(shù)僅僅是一種手段，而絕非是目的。信息技術(shù)的應(yīng)用涉及到兩個(gè)方面，一方面需要硬件方面的投入支持，另一方面需要相關(guān)人才的引進(jìn)，兩個(gè)方面相輔相成，缺一不可。很多外貿(mào)企業(yè)在信息技術(shù)的硬件投入方面并不吝嗇，但是在人才的引進(jìn)與培養(yǎng)方方面卻做得不好，這導(dǎo)致信息技術(shù)的效用得不到有效的發(fā)揮。舉

12、例而言，通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用可以建立一個(gè)有關(guān)消費(fèi)者信息的數(shù)據(jù)困，通過(guò)對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與挖掘就可以一定程度上的預(yù)測(cè)到未來(lái)消費(fèi)需求的變化，進(jìn)而給流程的優(yōu)化調(diào)整提供一個(gè)緩沖時(shí)間。實(shí)現(xiàn)職能管理向流程管理的轉(zhuǎn)變外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)以客戶的需求為基本的導(dǎo)向，流程優(yōu)化的出發(fā)點(diǎn)以及歸宿點(diǎn)都應(yīng)該落在客戶這關(guān)鍵點(diǎn)上。這就要求傳統(tǒng)的職能管理流程應(yīng)被徹底打破，通過(guò)破除各個(gè)部門之間的阻礙來(lái)實(shí)現(xiàn)流程的優(yōu)化。職能管理向流程管理轉(zhuǎn)變的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)在于對(duì)各個(gè)部門以及環(huán)節(jié)的投入以及產(chǎn)出效益進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，對(duì)于那些入不敷出的環(huán)節(jié)應(yīng)果斷的采取減法，這樣可以實(shí)現(xiàn)流程的扁平化。扁平化的流程結(jié)構(gòu)能夠更加及時(shí)有效地對(duì)來(lái)自于客戶的信息

13、進(jìn)行反應(yīng)，進(jìn)而提升企業(yè)流程的效率。強(qiáng)化對(duì)流程優(yōu)化的反饋跟進(jìn)流程優(yōu)化實(shí)施過(guò)程中以及結(jié)束以后應(yīng)及時(shí)的進(jìn)行跟蹤反饋，跟蹤反饋有兩個(gè)目的，一是檢驗(yàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的效果，另外一方面就是通過(guò)查找業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中存在的問(wèn)題，給流程優(yōu)化的改進(jìn)提供基本的依據(jù)。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的跟蹤反饋是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過(guò)程中不可缺少的環(huán)節(jié)。跟蹤反饋的實(shí)施應(yīng)貫穿于流程優(yōu)化的整個(gè)過(guò)程，對(duì)于流程優(yōu)化過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題能夠進(jìn)行及時(shí)的解決，確保流程優(yōu)化的順利推進(jìn)。在外貿(mào)行業(yè)整體上呈現(xiàn)出更加激烈的背景下，外貿(mào)企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日趨惡化，外貿(mào)企業(yè)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程在新的外貿(mào)環(huán)境下已經(jīng)顯露出難以適應(yīng)的狀態(tài)，這客觀上需要外貿(mào)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與外部環(huán)境之間的匹配性。外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化的目的在于增強(qiáng)流程的彈性以及效率，本文提出了外貿(mào)企業(yè)流程優(yōu)化的基本策略，以期能夠?yàn)橐呀?jīng)開(kāi)始或者準(zhǔn)備開(kāi)始進(jìn)行流程優(yōu)化的外貿(mào)企業(yè)提供一些指導(dǎo)。參考文獻(xiàn)：1唐艷，程茜寧.波傳統(tǒng)外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組簡(jiǎn)析J.中國(guó)民營(yíng)科技