綠地集團(tuán)LD-JF-03-合同管理制度

合同管理制度編制：技術(shù)管理產(chǎn)品研發(fā)部編制編號：LD-JF-03V1.0版第一章總則第一條為了規(guī)范集團(tuán)的合同行為，加強(qiáng)合同管理，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特制訂本制度。第二條除非特別指出，本制度中的“集團(tuán)”指“綠地集團(tuán)”，“事業(yè)部”指“綠地集團(tuán)管理的房地產(chǎn)事業(yè)部”，“技發(fā)部”指“技術(shù)管理產(chǎn)品研發(fā)部”。第三條事業(yè)部根據(jù)自身的實(shí)際情況和本制度制定各自的《合同管理制度實(shí)施細(xì)則》，以公司正式文件的形式發(fā)布并報(bào)集團(tuán)技發(fā)部備案。第二章合同管理原則第四條合同的訂立和履行須符合《合同法》的規(guī)定。第五條應(yīng)該遵循“事前簽訂”原則，即合同必須在業(yè)務(wù)發(fā)生前簽署，原則上禁止未簽署合同即開始履行經(jīng)濟(jì)活動。第六條合作方必須具有執(zhí)行合同的相應(yīng)資質(zhì)和能力，能夠切實(shí)執(zhí)行合同及有足夠能力承擔(dān)違約責(zé)任。第七條合同的簽訂和執(zhí)行應(yīng)圍繞項(xiàng)目目標(biāo)成本進(jìn)行運(yùn)作。超出目標(biāo)成本時(shí)，合約部應(yīng)負(fù)責(zé)召集合同主辦部門分析原因并及時(shí)向上級匯報(bào)，具體參見《動態(tài)成本管理制度》。第三章適用范圍及主辦和執(zhí)行部門第八條本制度所適用的合同、主辦部門和執(zhí)行部門規(guī)定如下：8.1工程合同是指甲方直接發(fā)包工程項(xiàng)目而簽訂的合同，包括但不限于樁基礎(chǔ)、土建、安裝、裝飾、區(qū)內(nèi)市政配套工程、園林環(huán)境工程、工程監(jiān)理等，也包括甲方直接供應(yīng)的材料、設(shè)備等所簽訂的合同，包括但不限于電梯、水泵、消防設(shè)備、內(nèi)外墻裝飾材料等。其主辦部門為合約部，執(zhí)行部門為工程管理部門；8.2勘察及委托圖紙?jiān)O(shè)計(jì)任務(wù)而簽訂的設(shè)計(jì)合同，其主辦部門和執(zhí)行部門均為技術(shù)管理部門；8.3其它合同主辦部門和執(zhí)行部門由各事業(yè)部根據(jù)集團(tuán) 146號文的規(guī)定和各自情況通過公司文件予以明確。第四章職責(zé)第九條合同主辦部門職責(zé)

9.1負(fù)責(zé)組織編制《項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表》和《項(xiàng)目近期發(fā)包計(jì)劃表》 ；9.2負(fù)責(zé)擬定主辦合同的合同范本；9.3負(fù)責(zé)起草合同文本，其它部門配合。工程管理部門負(fù)責(zé)提供工程合同的有關(guān)施工、質(zhì)量、驗(yàn)收各進(jìn)度等要求，技術(shù)部負(fù)責(zé)提供工程合同有關(guān)設(shè)計(jì)方面的要求；9.4負(fù)責(zé)組織合同的審核會簽；9.5負(fù)責(zé)填報(bào)主辦合同的相關(guān)信息；9.6參和審核合同進(jìn)度付款和結(jié)算付款；9.7負(fù)責(zé)建立各自業(yè)務(wù)合同臺帳，并根據(jù)合同簽訂和執(zhí)行情況及時(shí)更新；9.8參和供應(yīng)商履約評價(jià)；并負(fù)責(zé)建立《供應(yīng)商名錄》 ；9.9負(fù)責(zé)合作方違約責(zé)任的追究工作，并最大限度地保護(hù)我方利益；第十條執(zhí)行部門職責(zé)10.1參和合同訂立的全過程；10.2負(fù)責(zé)熟悉合同條款并按合同條款執(zhí)行；10.3負(fù)責(zé)合同進(jìn)度的把控、竣工結(jié)算資料的收集、審核和工程款項(xiàng)支付申請；10.4負(fù)責(zé)組織執(zhí)行合同的供應(yīng)商履約評價(jià)；第十一條 合約部職責(zé)11.1負(fù)責(zé)擬定本事業(yè)部的合同管理制度實(shí)施細(xì)則；11.2承擔(dān)合約部主辦合同的全部職責(zé)；11.3負(fù)責(zé)目標(biāo)成本科目所屬合同的合同編號、合同信息的報(bào)備及歸檔整理工作;11.4負(fù)責(zé)合同的報(bào)備工作；第十二條 財(cái)務(wù)部職責(zé)12.1參和對合同價(jià)款、付款條件、違約責(zé)任等條款的審核;12.2參和審核合同進(jìn)度付款和結(jié)算付款；12.3參和供應(yīng)商履約評價(jià)；第十三條 行政人事部職責(zé)13.1負(fù)責(zé)合同用章的管理工作；

13.2負(fù)責(zé)合同正本的歸檔保存；13.3協(xié)助合同主辦部門處理合同糾紛事宜；第十四條 事業(yè)部總經(jīng)理職責(zé)14.1負(fù)責(zé)審批本事業(yè)部的合同管理制度實(shí)施細(xì)則；14.2負(fù)責(zé)落實(shí)有關(guān)合同管理的相關(guān)規(guī)定；14.3負(fù)責(zé)審批事業(yè)部的合同范本；14.4負(fù)責(zé)審批并簽署授權(quán)范圍內(nèi)的合同；第十五條 集團(tuán)技發(fā)部職責(zé)15.1負(fù)責(zé)制訂和合同簽訂和執(zhí)行相關(guān)的管理制度；15.2負(fù)責(zé)監(jiān)督事業(yè)部的合同談判、審核、批準(zhǔn)、簽訂和履行工作；15.3負(fù)責(zé)抽樣審計(jì)認(rèn)為重要以及單筆 1000萬元以上合同的審批及簽訂工作；第十六條 合同的形成16.1直接發(fā)包類合同是指由于政府或行業(yè)壟斷原因而形成的行政性收費(fèi)合同，或土地購置合同；或者情況緊急時(shí)直接授予的各類合同。此類合同如果由于各種原因，沒有合同文本或即使有合同文本，但合同要素不全的，合同主辦部門在準(zhǔn)備待簽合同文本時(shí)必須附上政府或行業(yè)的收費(fèi)文件,并就付款部門全稱、收費(fèi)名目、計(jì)算方式、付款方式、洽談經(jīng)過進(jìn)行詳細(xì)說明。16.2議標(biāo)類合同是指通過議標(biāo)流程而形成的合同， 參見《工程發(fā)包管理制度》。合同主辦部門根據(jù)議標(biāo)過程形成的記錄匯總擬定待簽合同文本。16.3招標(biāo)類合同是指通過招標(biāo)流程而形成的合同， 詳見《工程發(fā)包管理制度》。合同主辦部門在確認(rèn)發(fā)出中標(biāo)通知書后，根據(jù)所有的考察、資格審查、招標(biāo)、評標(biāo)和中標(biāo)資料，以及招標(biāo)文件所附合同文本和相關(guān)部門提供的合同內(nèi)容，匯總擬定待簽合同文本。第十七條 《項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表》17.1在編制的工程施工進(jìn)度計(jì)劃獲批準(zhǔn)后或第一項(xiàng)發(fā)包工作開始前，合約部根據(jù)本項(xiàng)目的規(guī)模、工程特點(diǎn)和施工進(jìn)度計(jì)劃要求，編制《項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表》，其它部門配合。17.2《項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表》的編制需要充分考慮各項(xiàng)分包工程劃分范圍、分包工程的技術(shù)難度對分包商資質(zhì)要求、各項(xiàng)工程招標(biāo)定標(biāo)計(jì)劃、各專業(yè)分包工程對承建分包商的數(shù)量需求及劃分方案、指定分包工程合同關(guān)系安排、甲供物資種類確定、項(xiàng)目合約管理要點(diǎn)、其他部門對合約管理應(yīng)協(xié)調(diào)配合的工作等。

17.3《項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表》需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由合約部發(fā)至事業(yè)部相關(guān)部門和集團(tuán)技發(fā)部?！俄?xiàng)目合約總體計(jì)劃表》應(yīng)隨工程施工進(jìn)度計(jì)劃變動而及時(shí)更新。第十八條 《項(xiàng)目近期發(fā)包計(jì)劃表》18.1由合約部發(fā)起，工程管理部門、技術(shù)部配合，根據(jù)《項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表》、項(xiàng)目實(shí)際情況及項(xiàng)目整體計(jì)劃草擬填寫《項(xiàng)目近期發(fā)包計(jì)劃表》 ，主要是針對編制近期內(nèi)（2?3月內(nèi)）急需完成、技術(shù)含量高、影響工程進(jìn)度關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工程。招標(biāo)工作開始時(shí)間原則上必須比合同簽訂時(shí)間提前30天以上，招標(biāo)計(jì)劃必須應(yīng)充分考慮材料、設(shè)備加工供貨周期因素、現(xiàn)場安裝配合等因素。計(jì)劃必須同時(shí)確定招標(biāo)小組的組成。 各分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，雙月20日前報(bào)事業(yè)部總經(jīng)理和集團(tuán)技發(fā)部備案。第十九條 合同中必須明確合同范圍、工期要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同金額及組成、合同履行日期、付款方式、結(jié)算原則及方式、雙方或三方權(quán)責(zé)、違約責(zé)任、爭議解決方式及工程保修辦法等事項(xiàng)。第二十條 形成待簽合同文本：經(jīng)對方確認(rèn)和公司內(nèi)部審查后形成待簽的合同正本；裝訂完成的合同文本一般由對方單位先行簽字，并加蓋其單位的合同專用章及騎縫章，合作方加蓋的合同專用章應(yīng)清晰可辨認(rèn)。合同主辦部門負(fù)責(zé)檢查合作方的簽字蓋章是否符合要求。第二^一條 填寫《合同審批表》：合同主辦部門負(fù)責(zé)組織填寫《合同審批表》，合同主辦人應(yīng)填寫表格當(dāng)中合同名稱、建設(shè)方、合作方、合同金額以及簡要填寫合同簽訂重點(diǎn)內(nèi)容，是否招投標(biāo)等基本情況；先在合同主辦部門內(nèi)部進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)，并負(fù)責(zé)組織按順序報(bào)各級主管人員審核合同文本，認(rèn)真回答各級主管人員提出的有關(guān)合同的相關(guān)問題并確保各級簽署意見得到落實(shí)。在合同文本審批流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，如各審批部門提出修改意見，合同主辦部門應(yīng)結(jié)合審核意見，及時(shí)將合同正本修正完畢，重新執(zhí)行合同審批流程。第二十二條 授權(quán)簽字：完成審批程序后的合同，在授權(quán)范圍內(nèi)，由事業(yè)部總經(jīng)理簽字。第二十三條 合同蓋章：行政人事部應(yīng)對合同文本、《合同簽訂審批單》簽字的完整性進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)后方可加蓋合同專用章，合同文本在兩頁或兩頁以上時(shí)應(yīng)加蓋騎縫章，用章完畢后及時(shí)做好相使用章登記。第二十四條 合同編號：合同簽訂后，由合約部按本規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編號。24.1主合同編號規(guī)則如下：項(xiàng)目名稱代號 -序號。如：LJ-001代表老街項(xiàng)目中的第一份合同。合同的其它信息在合同名稱中體現(xiàn)，如：老街項(xiàng)目二期 10-15號多層鋁合金門窗制作安裝合同。第一組字母為項(xiàng)目名稱代碼：項(xiàng)目漢語拼音第一個(gè)字目。第二組三位數(shù)字為流水號。該流水號分別從 001開始編號。24.2補(bǔ)充合同編號規(guī)則：原合同編號一B補(bǔ)充合同序號，如：LJ-001-B02代表老街項(xiàng)目中第一份合同的第二份補(bǔ)充合同。

第二十五條 合同的備案和審查：經(jīng)簽字蓋章成立后的合同需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)由合約部按要求向集團(tuán)備案。事業(yè)部配合集團(tuán)對 1000萬元以上合同以及重要合同的抽樣審計(jì)。第五章合同履行第二十六條合同在簽訂之后，根據(jù)工作需要，主辦部門可以發(fā)起組織合同交底會，各相關(guān)部門應(yīng)參加會議，由合同主辦部門講解合同的起止時(shí)間、合同范圍、質(zhì)量要求、金額、付款方式、雙方的權(quán)利義務(wù)及各部門配合中應(yīng)注意的問題等。合同交底會必須形成《會議紀(jì)要》備查。第二十七條合同生效后，合同的主辦部門和執(zhí)行部門必須指定經(jīng)辦人監(jiān)督合同雙方的履約情況,并及時(shí)更新《合同臺賬》，并按合同約定落實(shí)雙方的權(quán)利和義務(wù)?！逗贤_賬》電子版于每季度未報(bào)集團(tuán)對口部門備案。第二十八條執(zhí)行部門負(fù)責(zé)把控合同進(jìn)度、竣工結(jié)算資料的收集審核和款項(xiàng)支付申請，具體參見合同價(jià)款支付的相關(guān)規(guī)定。第二十九條在合同履行過程中，一旦出現(xiàn)合同對方違約的情況，合同主辦部門和執(zhí)行部門必須保留和收集有關(guān)證據(jù)，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門、上級領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)主管部門。第六章合同變更和解除第三十條 如因情況發(fā)生變化，需要對合同進(jìn)行變更或解除時(shí)， 主辦部門應(yīng)立即請示上級領(lǐng)導(dǎo),由其會同其它業(yè)務(wù)部門共同研討變更的風(fēng)險(xiǎn)和處理的方法，并和對方進(jìn)行協(xié)商。最終按照原合同審批程序訂立補(bǔ)充合同或解除合同。第三^一條合同主辦部門、執(zhí)行部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同變更或解除過程中的有關(guān)事實(shí)進(jìn)行證據(jù)收集，為通過仲裁、訴訟解決爭議做好準(zhǔn)備。第七章合同終止第三十二條合同履行完畢或合同解除，合同即終止，合同執(zhí)行部門在上報(bào)最后一筆結(jié)算款時(shí),須附上事業(yè)部相關(guān)部門共同填寫的《供應(yīng)商合同履約評價(jià)表》，報(bào)集團(tuán)備案。財(cái)務(wù)部門方可辦理項(xiàng)目結(jié)算，結(jié)算付款詳見集團(tuán)有關(guān)結(jié)算的有關(guān)規(guī)定第三十三條供應(yīng)商評估結(jié)果分為可以不合格和合格。第三十四條不合格供應(yīng)商是指有下列情形之一的供應(yīng)商，各事業(yè)部一年內(nèi)不得授予其合同。在授予合同的過程中存在違規(guī)行為的；經(jīng)我方評價(jià)為不合格的；

和集團(tuán)有訴訟的；近期出現(xiàn)有負(fù)面影響的質(zhì)量安全事故的；第三十五條合格供應(yīng)商將在同等情況下，享有如下優(yōu)先權(quán)：1直接發(fā)包和議標(biāo)工程優(yōu)先授予合格供應(yīng)商；2合格供應(yīng)商免于發(fā)包前考察；3評技術(shù)標(biāo)時(shí)，適當(dāng)增加合格供應(yīng)商的技術(shù)評分；集團(tuán)控購供應(yīng)商、集中采購供應(yīng)商和集團(tuán)合格供應(yīng)商將優(yōu)先從各事業(yè)部的合格供應(yīng)商中挑選;合同供應(yīng)商在合同款項(xiàng)撥付時(shí)，享有優(yōu)先權(quán)。第八章合同糾紛的處理第三十六條合同糾紛由合同主辦部門負(fù)責(zé)處理。主辦部門應(yīng)當(dāng)在 3日內(nèi)將糾紛情況上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。第三十七條處理合同糾紛應(yīng)遵循以下原則：37.1尊重客觀事實(shí)，遵守法律法規(guī)，信守合同約定。37.2以協(xié)商為基本途徑。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)和對方當(dāng)事人友好協(xié)商，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)通過仲裁或者訴訟程序處理。37.3合同糾紛通過仲裁或訴訟之前（我方作被告時(shí)除外） ，合同主辦部門、執(zhí)行部門、分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)召集相關(guān)部門及法律專業(yè)人員對是否提交以及如何提交仲裁或訴訟進(jìn)行全面評估、研究，并報(bào)集團(tuán)備案。第三十八條合同糾紛如在仲裁、訴訟中采用和解或調(diào)解方式解決，簽訂和解協(xié)議或調(diào)解協(xié)議應(yīng)按合同簽訂審批程序及權(quán)限辦理審批手續(xù)。第三十九條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢后，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部，并將有關(guān)資料匯總后歸檔備查。第九章合同檔案管理第四十條 合同履行過程中的所有書面材料（包括往來信函、證據(jù)等）其原件，應(yīng)由主辦部門存檔。合同資料至少一式叁份，財(cái)務(wù)部、行政人事部及合同主辦部門各一份。第四十一條項(xiàng)目竣工入住并結(jié)算完畢后3個(gè)月內(nèi)將全部存檔資料轉(zhuǎn)至行政人事部存檔，其它保管、保密、銷毀等具體規(guī)定按照《檔案管理制度》規(guī)定執(zhí)行。

第十章特急情況第四十二條特急情況是指在合同的簽訂過程由于各種特殊情況不能按以上正常流程完成審批，合同主辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)須在第一時(shí)間報(bào)告總經(jīng)