辦公室管理課件第九章

工作自動(dòng)化第九章真愛學(xué)員 ，做不到等于掛科：1.穩(wěn)定出勤學(xué)員比不出勤學(xué)員通過率高出32%，不來必掛！2.作業(yè)必須做！老師精心總結(jié)，不做哭死！3.夜話每天抽獎(jiǎng)！不來悔死！辦公自動(dòng)化概述第一節(jié)一、辦公自動(dòng)化的含義辦公自動(dòng)化是一種綜合運(yùn)用電子、通信等多種技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)，采用多種 形式，管理和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)無紙網(wǎng)絡(luò)化辦公的現(xiàn) 公方式。行政機(jī)關(guān)中叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位叫OA。優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，強(qiáng)化決策效能包括

、辦公信息、組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具、辦公環(huán)境真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第一節(jié)

辦公自動(dòng)化概述二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能1、事務(wù)處理——常見的10類事務(wù)文字處理：公文的起草、修改、刪除、打印、輸出等個(gè)人日程安排：安排活動(dòng)計(jì)劃個(gè)人文件庫(kù)處理行文辦理：收發(fā)登陸，處理上司批示郵件處理：拆信機(jī)、信件綜合處理機(jī)文檔資料處理真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能1、事務(wù)處理——常見的10類事務(wù)快速印刷：

機(jī)編輯排版：文字處理電子報(bào)表其他數(shù)據(jù)處理：數(shù)據(jù)計(jì)算、加工處理等真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第一節(jié)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能辦公自動(dòng)化概述二、2、資源管理——辦公信息管理建立綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)人機(jī)結(jié)合，由大容量數(shù)據(jù)庫(kù)支撐，對(duì)信息進(jìn)行收集、傳遞、

、加工、使用和 的系統(tǒng)3、決策支持——最高功能真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)——網(wǎng)絡(luò)化辦公1、網(wǎng)絡(luò)化辦公的特點(diǎn)資源共享——提供方便的數(shù)據(jù)、

、硬件資源便于合作——群體合作，建立局域網(wǎng)便于管理——分級(jí)管理、開網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)——網(wǎng)絡(luò)化辦公2、網(wǎng)絡(luò)化辦公的應(yīng)用范圍共享數(shù)據(jù)資源——通過網(wǎng)絡(luò)傳遞和共享數(shù)據(jù)資源共享硬件資源——局域網(wǎng)內(nèi)共享 、復(fù)印機(jī)、實(shí)現(xiàn)即時(shí)通信——

、MSN等聊天、通信真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述四、辦公自動(dòng)化的注意事項(xiàng)1、做好設(shè)備的購(gòu)置適用性原則——實(shí)際應(yīng)用需要、充分發(fā)揮設(shè)備功能擇優(yōu)選用原則——性能好，裝備質(zhì)量?jī)?yōu)良，技術(shù)服務(wù)好壞擴(kuò)充繼承原則——未來辦公需要，功能及結(jié)構(gòu)便于擴(kuò)充價(jià)格合理原則——購(gòu)置費(fèi)用，開發(fā)、安裝、技術(shù)服務(wù)費(fèi)用，使用真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述四、辦公自動(dòng)化的注意事項(xiàng)2、注重應(yīng)用 的開發(fā)硬件是辦公自動(dòng)化建設(shè)的基礎(chǔ)，則是系統(tǒng)建設(shè)成功的必要條件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、綜合數(shù)據(jù)庫(kù)和大型知識(shí)庫(kù)3、抓好辦公

的培訓(xùn)普及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，提高辦公業(yè)務(wù)知識(shí)水平培養(yǎng)出更高管理層次的系統(tǒng)分析員和系統(tǒng)程序員真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第二節(jié) 局域網(wǎng)一、Windows7電腦中創(chuàng)建家庭組打開“控制面板”——“網(wǎng)絡(luò)和Internet”，點(diǎn)擊“家庭組”——“創(chuàng)建家庭組”創(chuàng)建家庭組的電腦需要安裝Windows7家庭高級(jí)版、專業(yè)版或旗艦版，家庭普通版可以加入，但不能作為創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)的主機(jī)選擇退出已加入的家庭組，“控制面板”——“管理工具”——“服務(wù)”項(xiàng)目—— 和停用真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第二節(jié) 局域網(wǎng)二、自定義共享資源在資源管理器中選擇要共享的文件夾，點(diǎn)擊資源管理器上方菜單欄中的“共享”，設(shè)置共享權(quán)限即可只允許家庭網(wǎng)絡(luò)中其它電腦 此共享資源，選擇“家庭網(wǎng)絡(luò)（）”語序其他電腦 并修改此共享資源，選擇“家庭組網(wǎng)（

/寫入）”真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第三節(jié)資源管理自動(dòng)化一、Outlook基礎(chǔ)知識(shí)1、Outlook的結(jié)構(gòu)與視圖項(xiàng)目：保存信息的基本元素文件夾：若干相關(guān)的Outlook項(xiàng)目的集合，收件箱、日歷、任務(wù)等組：若干文件夾的集合，Outlook、自定義、其他Outlook面板視圖：對(duì)文件夾內(nèi)項(xiàng)目的不同顯示方式真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第三節(jié)資源管理自動(dòng)化一、Outlook基礎(chǔ)知識(shí)2、Outlook的基本概念：有確定起止時(shí)間的活動(dòng)會(huì)議：涉及其他 或資源的特殊事件：一項(xiàng)發(fā)生在一天或延續(xù)幾天內(nèi)的活動(dòng)定期項(xiàng)目：按某種周期重復(fù)出現(xiàn)的 、事件或會(huì)議真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第三節(jié)資源管理自動(dòng)化二、辦公時(shí)間管理操作方法1、創(chuàng)建被設(shè)置為“忙”，表示此段時(shí)間不希望安排其他活動(dòng)2、修改3、刪除4、周期性真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第三節(jié)資源管理自動(dòng)化二、“聯(lián)系人”管理操作方法1、建立“聯(lián)系人”2、設(shè)置“聯(lián)系人”3、與聯(lián)系人通4、查找聯(lián)系人及其真愛學(xué)員，做不到等于掛科：第四節(jié)事務(wù)處理自動(dòng)化一、會(huì)議安排自動(dòng)化1、設(shè)置會(huì)議時(shí)間——名稱、地點(diǎn)、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、提醒提前量2、添加新的與會(huì)者二、工作記錄自動(dòng)化1、設(shè)置2、查看和使用真愛學(xué)員，做不到等于掛科：課后習(xí)題1、社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（）。A.

以右為次 B．以右為尊

C．以后為次D．以左為尊禮品時(shí)，應(yīng)該（）。2、文秘 在代替上司選擇禮品，并向他人選擇價(jià)值不菲的去掉包裝上的標(biāo)價(jià)C．不用特意包裝

D．不用在外包裝上署名1、B 2、B真愛學(xué)員，做不到等于掛科：課后習(xí)題3、接受忠告的正確反應(yīng)是（ ）。A．以煩躁的心情

C．應(yīng)辯解說：“那是因?yàn)椤盉．盡量把責(zé)任推給別人

D．切勿感情用事4、會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（）B．不征求 意見，停止筆錄意見，停止筆錄，不關(guān)

機(jī)

D．A．不理睬

C．征求

征求意見，停止筆錄，關(guān)

機(jī)3、D

4、D真愛學(xué)員，做不到等于掛科：課后習(xí)題5、小區(qū)域內(nèi)，計(jì)算機(jī)互聯(lián)的通信網(wǎng)絡(luò)是（）A、全局網(wǎng)

C、局域網(wǎng)B、廣域網(wǎng)

D、以太網(wǎng)手續(xù)D．有 簽字6、銷毀文書必須（）A．徹底 B．報(bào)請(qǐng) 機(jī)關(guān)C．履行7、 郵件的正確流程為（）A．送辦一一分檢 B．分檢一一送辦C．送辦一一打印一一分檢 D．打印一一送辦一一分檢5、C真愛學(xué)員6、C7、C，做不到等于掛科：課后習(xí)題8、.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全的實(shí)質(zhì)是（）A．物理安全

B．

安全

C．9、我國(guó)國(guó)家D．D．E．A．

B．分為哪些等級(jí)（）C．政黨10、銷毀文書的主要方式有（）

A．投入

箱 B．重新制成紙漿C． D．焚毀E．

消磁8、C真愛學(xué)員9、ABE10、CD，做不到等于掛科：11、文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（）A、傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見

B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通

、普通函件里傳達(dá)有

內(nèi)容的指示D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記12、文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（）

A．

同他人合作，密切配合，步調(diào)一致應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己