中小學(xué)檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對(duì)措施獲獎(jiǎng)科研報(bào)告論文

中小學(xué)檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對(duì)措施獲獎(jiǎng)科研報(bào)告論文【摘要】檔案管理作為學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于學(xué)校的長(zhǎng)足發(fā)展有著重要作用。學(xué)校成立、發(fā)展等都需要通過檔案資料反映，中小學(xué)要加大對(duì)檔案資料的管理，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。本文筆者就當(dāng)前中小學(xué)檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué)校檔案管理重大意義存在問題措施辦法

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檔案管理作為學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分，是學(xué)校發(fā)展歷史的載體。檔案管理就是對(duì)平時(shí)學(xué)校資料的收集、分類、管理，有利于學(xué)校歷史資料的保存，有利于了解學(xué)校以來的發(fā)展?fàn)顩r，可以說是學(xué)校的發(fā)展史料的重要重要部分，也有利于資料的查閱，確保學(xué)校檔案資料的最大化的運(yùn)用。

一、搞好學(xué)校檔案管理的意義

檔案就是把一所學(xué)校從無到有，從小到大的發(fā)展，進(jìn)行了文字化的濃縮，隨著計(jì)算機(jī)、多媒體等高科技的應(yīng)用，檔案又增添了聲、影功能，更加生動(dòng)地再現(xiàn)了學(xué)校歷史的真實(shí)感。圍繞檔案的利用，搞好管理很有意義，首先能發(fā)揮借鑒作用。學(xué)校的管理、科研和教學(xué)每天都在與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，借鑒歷史，我們會(huì)在發(fā)展中少走彎路。有句詩(shī)寫得很好，就是“歷覽前賢國(guó)與家，成由勤儉敗由奢”，說的是歷史的功能和作用，學(xué)校檔案，作為一種更具體，更實(shí)際的歷史，對(duì)學(xué)校發(fā)展中的借鑒作用更直接、利用率更高。其次，提供證據(jù)保障。學(xué)校的檔案資料，非常豐富，貫穿學(xué)校組成的各個(gè)環(huán)節(jié)，不但，記錄清晰，圖文并茂，而且，存放大量的原始證據(jù)，諸如，花名冊(cè)，規(guī)章制度，各種活動(dòng)錄像等等，有很強(qiáng)的證明作用和說服力，保存完好的原始證據(jù)，對(duì)解決歷史遺留問題，幫助很大。第三、為地方史志的編篡提供資料。隨著地方志、專業(yè)志的相繼編篡出版的越來越多，教育志的編篡對(duì)學(xué)校檔案資料的利用率很高。沒有完好的中小學(xué)校的檔案資料，地方志的教育部類的編寫就空洞無物，因此，把學(xué)校的檔案室（館）建好，把資料系統(tǒng)整理好，有積極的歷史意義。

二、學(xué)校檔案管理亟待解決的問題

從多數(shù)中小學(xué)的調(diào)查情況來看，檔案管理不同程度存在缺陷和問題，具體如下：

一是重視不夠，管理意識(shí)不高。檔案管理是一件極不易引起重視的重要工作，處于學(xué)校工作的邊沿，在年度工作考核、經(jīng)費(fèi)使用安排等環(huán)節(jié)名不見經(jīng)傳。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子幾乎沒有開會(huì)專門研究檔案管理問題。二是檔案室（館）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低、條件差。從目前的調(diào)查情況來看，很多學(xué)校沒有專門的檔案室，沒有配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，資料存放不規(guī)范，不系統(tǒng)，不全面。三是資料不全。沒有專門的檔案室，沒有定期回收資料制度，導(dǎo)致了學(xué)校各個(gè)處室分頭保管自己的資料。存放無序，失散較多。四是管理手段不專業(yè)?？v觀學(xué)校的檔案建設(shè)，很少聘請(qǐng)上級(jí)檔案主管部門進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，高科技設(shè)備利率用率很低。

三、做好學(xué)校檔案管理的建議

加強(qiáng)檔案管理不是嘴上重視就能做到的，面對(duì)中小學(xué)校的實(shí)際狀況，應(yīng)該從以下五各方面著手，抓緊抓好。

1.強(qiáng)化宣傳工作，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。通過多形式、多途徑的宣傳，提高檔案管理意識(shí)，完善檔案管理責(zé)任，使檔案資料的收集、編目、存放規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。

2.各個(gè)中小學(xué)校要從基礎(chǔ)抓起，完善檔案信息資料收交制度，建立健全檔案資料收集體系，定期整理資料，并交由學(xué)校檔案管理人員，由學(xué)校的檔案室統(tǒng)一保存。檔案管理人員要專人專職，配備現(xiàn)代化資料搜集工具和設(shè)備，力求資料搜集的及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要。

3.要強(qiáng)化檔案的規(guī)范管理。要選擇通風(fēng)、防火、采光好、不潮濕的房間，購(gòu)置物優(yōu)價(jià)廉的檔案柜，建立檔案室。抽調(diào)專門人員，定期回收各類資料，按目錄，有序存放。

4.規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)。做好檔案工作，說著容易，做起來難，檔案資料的齊全，不是憑一腔熱血的沖動(dòng)就能完成的，是長(zhǎng)年累月積攢的結(jié)果，檔案管理很難出成績(jī)，必須牢固樹立耐寂寞、甘淡泊、不名利的工作理念，扎實(shí)開展資料收集和整理工作，對(duì)特殊資料，要采取特殊的保管措施，按照長(zhǎng)久卷，臨時(shí)卷的要求，分類建檔，編排目錄，有條件的學(xué)校，要給檔案室配備計(jì)算機(jī)，開拓資料保存渠道。充分挖掘?qū)W校的歷史資料，聘請(qǐng)老校友撰寫回憶錄，提供證據(jù)資料，不斷豐富檔案的內(nèi)容。最后、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。從查閱檔案資料實(shí)踐，我們都能感覺到，傳統(tǒng)的手工整理的紙質(zhì)檔案，不能直觀形象地表達(dá)信息的本來面目，只是間接地粗放的傳承和介紹，準(zhǔn)確度，與原來發(fā)生的事情的本來面目，不同程度的出現(xiàn)誤差，有的甚至，得請(qǐng)專家，進(jìn)行鑒別和判斷，大大減弱了檔案資料的利用功能。黨