酒店物品采購申請(qǐng)程序

高星級(jí)酒店制度與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序編號(hào)：FD/PRO/002內(nèi)容：采購程序部門：財(cái)務(wù)部生效日期：200x年1月1日批準(zhǔn)：目的：明確制定各種物品及服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)采購申請(qǐng)程序，確保每項(xiàng)采購均通過指定的手續(xù)與審批程序辦理。程序：1.采購方式經(jīng)審批后之請(qǐng)購單（表格ACF001）或每日購貨表（表格ACF003）由采購部按不同品種或情形以各種形式進(jìn)行采購任務(wù)。每日購貨表每日購貨表只限于餐飲部請(qǐng)購每日所需之鮮活食品用，由行政總廚核準(zhǔn)后交采購部執(zhí)行。此類物品供應(yīng)商之選定，由采購部負(fù)責(zé)預(yù)先聯(lián)系送交測(cè)試，經(jīng)總廚認(rèn)可合格后提交報(bào)價(jià)單，貨比三家，以市場(chǎng)銷售價(jià)為參考，選擇價(jià)廉物美的供應(yīng)商，按以下1.2之“報(bào)價(jià)、審批制度”落實(shí)報(bào)價(jià)。凡落實(shí)后之報(bào)價(jià)，在報(bào)價(jià)有效期內(nèi)采購部可依照每日購貨表以電話定貨方式向供應(yīng)商發(fā)出定貨通知，并在購貨表上記錄定貨資料。購貨表一式三份，定貨后由采購部自留一份，一份送回請(qǐng)購部門，一份送收貨部作為收貨依據(jù)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)經(jīng)落實(shí)后仍需定期重新檢討，嚴(yán)格操縱進(jìn)價(jià)，報(bào)價(jià)單過期無效。1.2報(bào)價(jià)、審批制度：審批范圍：酒店月結(jié)方式的大宗、鮮活食品原材料，包括禽蛋魚肉、水果蔬菜、海河鮮水產(chǎn)、成品食品等；禽、蛋、魚、肉類報(bào)價(jià)時(shí)刻：每月一次，報(bào)批時(shí)刻：每月29日蔬菜、水果、海鮮類報(bào)價(jià)時(shí)刻：每月2次：即每月1-15日、16-31日、報(bào)批時(shí)刻：每月29日、14日。工作程序：采購部于報(bào)批時(shí)刻分類填好“供貨價(jià)格審核表”（ACF002），填列供應(yīng)商報(bào)價(jià)、采購部核準(zhǔn)價(jià)格及供應(yīng)商聯(lián)系資料，交財(cái)務(wù)部成本核算操縱審核，成本操縱依照歷史資料及市場(chǎng)、供應(yīng)商調(diào)查，審核并作出價(jià)格確認(rèn)或價(jià)格調(diào)整，交財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。以上批準(zhǔn)后的審核表，應(yīng)發(fā)：采購、財(cái)務(wù)、收貨、餐飲、供應(yīng)商各1份。收貨部憑此檢查進(jìn)貨價(jià)格，不符合時(shí)應(yīng)拒絕收貨并通報(bào)采購部，專門情況的收貨，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。印刷品的報(bào)價(jià)所有印刷品，由供應(yīng)商填寫酒店之《印刷品報(bào)價(jià)單》（表格ACF025），作出成本分析，以便采購部比價(jià)和成本操縱的價(jià)格檢查。請(qǐng)購單經(jīng)采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理批準(zhǔn)的請(qǐng)購單方可落實(shí)采購，才可向頁數(shù)：1/3編號(hào)：FD/PRO/002供應(yīng)商發(fā)出定貨通知。關(guān)于在審批流轉(zhuǎn)中的請(qǐng)購單應(yīng)建立收、發(fā)登記記錄，對(duì)已完成采購任務(wù)的請(qǐng)購單應(yīng)注明完成日期，并妥善保管。請(qǐng)購單一式四份：第一份采購部（白色）第二份應(yīng)付款（紅色）第三份收貨部（黃色）第四份請(qǐng)購部門（綠色）1.5采購合同除巨額采購或需供應(yīng)商保證對(duì)某些資源作長(zhǎng)期或穩(wěn)定供應(yīng)外，一般情形不需定立采購合同。定約前，按一般程序申請(qǐng)，試樣、報(bào)價(jià)、比價(jià)與審批。采購合同由財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理簽訂后交采購部執(zhí)行，我方合同三份，采購部自留一份，一份交收貨部作為收貨依據(jù)，另一份交財(cái)務(wù)部，另復(fù)印一份交申請(qǐng)部門存檔。凡采購合同規(guī)定供應(yīng)商分期送貨者，采購部負(fù)責(zé)督促通知對(duì)方按期送貨。1.6現(xiàn)金采購采購部須建立足夠的采購渠道，了解市場(chǎng)情形與變動(dòng)，保證酒店所需物資的供應(yīng)不斷。原則上供應(yīng)商均采納月結(jié)形式支付貨款。但關(guān)于某些非經(jīng)常性而金額在人民幣壹佰元以下的雜項(xiàng)采購，能夠用采購部備用金支付。采購員須定期進(jìn)行報(bào)銷以維持備用金，報(bào)銷前所有收貨記錄與發(fā)票須通過應(yīng)付款會(huì)計(jì)審核。1.7凡屬于非實(shí)物之請(qǐng)購單或合同，申請(qǐng)部門無須辦理驗(yàn)收記錄即可送財(cái)務(wù)部辦理付款。1.8遇專門情況，如本地市場(chǎng)缺乏之貨品，或供應(yīng)商提供之貨品與價(jià)格或質(zhì)量偏高或不穩(wěn)定，阻礙酒店?duì)I運(yùn)時(shí)，總經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)可決定運(yùn)用現(xiàn)金于本地或外地市場(chǎng)先行購買，直至情況改善。注意事項(xiàng)2.1供應(yīng)商之報(bào)價(jià)經(jīng)審批落實(shí)后，如因?qū)ｉT緣故需調(diào)整價(jià)格者，需取得供應(yīng)商書面調(diào)價(jià)通知，由采購經(jīng)理批示意見后呈交財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理認(rèn)可后方可執(zhí)行采購。2.2供應(yīng)商若不能如期送貨，采購部須跟進(jìn)緣故，通知請(qǐng)購部門并與供應(yīng)商重定送貨時(shí)刻或取消請(qǐng)購單。如屬取消請(qǐng)購單，采購部須向請(qǐng)購部門及收貨部收回請(qǐng)購單，將整套單據(jù)蓋上作廢章，注明取消緣故，完整保存以便翻查。2.3采購部職員須經(jīng)常了解市場(chǎng)情形，通曉供應(yīng)渠道并作價(jià)格比較，對(duì)酒店常用物料的品質(zhì)具備相當(dāng)認(rèn)識(shí)，以便于對(duì)供應(yīng)商及物料取舍的推斷，提高工作質(zhì)量。采購部負(fù)責(zé)不斷引進(jìn)符合酒店對(duì)物料質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等要求的供應(yīng)商，為酒店拓展貨源，惟供應(yīng)商之取舍均須取得財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理的核準(zhǔn)，采購部不得私自更換供應(yīng)商。頁數(shù)：2/3編號(hào)：FD/PRO/0022.4為便于采購部檔案治理工作，采購部須對(duì)全部有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商進(jìn)行編號(hào)并建立檔案及供應(yīng)商登記本。3檔案治理3.1供應(yīng)商編號(hào)檔案為每家供應(yīng)商進(jìn)行編號(hào)并建立“供應(yīng)商資料卡”（ACF022），內(nèi)存供應(yīng)商差不多資料，將該供應(yīng)商定期呈交的報(bào)價(jià)單及往來函件存入其中。3.2請(qǐng)購單請(qǐng)購單按請(qǐng)購日期分不存入《未完成請(qǐng)購單》及《已完成請(qǐng)購單》檔案中，以便跟進(jìn)工作。3.3每日購貨表每日完成采購后按日期存入特定的檔案中，以便翻查。3.4采購合同所有采購合同均須順序編號(hào)并設(shè)合同登記本進(jìn)行記錄，將未完成及已完成的采購合同分不按編號(hào)存入兩個(gè)檔案中，以便跟進(jìn)及翻查。4.建立貨品標(biāo)準(zhǔn)采購部應(yīng)注意搜集酒店貨品需求標(biāo)準(zhǔn)資料，與使用部門定期討論，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格和供貨情況，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，建立酒店合適的貨品標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)立《貨品標(biāo)準(zhǔn)》卡（酒店表格ACF023），詳細(xì)列