醫(yī)院辦公室常規(guī)性工作程序

醫(yī)院辦公室常規(guī)性工作程序為了促進機關(guān)工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和院行政機關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)、基層單位和教職員工服務(wù)的水平，提高辦文、辦事、辦會的效率和質(zhì)量，參照中大辦文字［2001］10號文件結(jié)合實際工作情況，特制定工作程序如下：一、公文處理1、一般公文撰制院領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人交擬→擬稿人擬議、撰擬→擬稿部門負責(zé)人審核（修改、簽字）→與該文相關(guān)的部門負責(zé)人會簽→院辦核稿→院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→院辦編號→印制成文（打字室出樣→擬稿部門校對→院辦復(fù)核→院辦打字室印出→擬稿部門領(lǐng)送，其中外送件和存檔件用印。以下同）。2、重要文件的制訂院領(lǐng)導(dǎo)交擬→擬稿人擬議→擬稿人撰擬→擬稿部門負責(zé)人審閱→有關(guān)部門負責(zé)人審閱→主管院領(lǐng)導(dǎo)審閱→酌情印發(fā)院領(lǐng)導(dǎo)廣泛征求意見（與教職工生活有關(guān)的重要規(guī)章制度交職代會討論）→院務(wù)會討論通過→院辦審稿→院長簽發(fā)→印制成文。3、收文辦理分別由黨委辦公室和醫(yī)院辦公室承辦。4、清退銷毀文件院辦按上級規(guī)定發(fā)出通知→各單位如數(shù)清點核對→及時查找短缺文件（查無下落，則寫出報告）→交院辦統(tǒng)計→院辦秘書驗收、匯總清點→填寫《文件清退銷毀登記表》→經(jīng)辦人和監(jiān)銷人簽字→院辦負責(zé)人簽字→專人專車送省保密委員會清退銷毀并辦理文件留存手續(xù)→保存文件按年度分類送院檔案室保管。二、接待與信訪1、群眾來訪的接待群眾來訪→院辦專人接待，聽情況，做記錄（必要時院辦負責(zé)人接待）→向主管院領(lǐng)導(dǎo)匯報或整理記錄送院領(lǐng)導(dǎo)閱批（必要時約定領(lǐng)導(dǎo)與來訪者的面談時間、地點）→按院領(lǐng)導(dǎo)閱批意見轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門負責(zé)人閱→院辦協(xié)調(diào)督辦→有關(guān)職能部門酌情給來訪者以答復(fù)（或?qū)⑻幚硪庖姺答佋恨k，由院辦酌情給來訪者以答復(fù)）。2、一般來賓的接待賓客來院辦理一般事務(wù)→驗看介紹信或其他身份證明→詢問來意，按對口原則確定并介紹來賓前去接待部門→通知有關(guān)職能部門予以接待。3、貴賓的接待貴賓預(yù)約來訪→了解貴賓基本情況（單位、人數(shù)、姓名、身份、抵達日期、所乘車、機班次、來訪意圖、聯(lián)系電話及聯(lián)系人等）→按對口原則確定主要接待部門。（1）通知主要接待部門、督促擬定接待日程，落實接待事宜→按大體對等的原則安排院領(lǐng)導(dǎo)看望貴賓等；（2）以院辦為主接待的貴賓→確定貴賓住所，接待車輛、人員→商定來訪活動日程、安排貴賓生活→按大體對等的禮儀原則安排院領(lǐng)導(dǎo)看望貴賓→落實有關(guān)事宜（如匯報、座談、參觀、游覽等）→訂購貴賓返程票→安排送客車輛及送行人員。4、重要公務(wù)電話處理接聽重要公務(wù)電話→做記錄（時間、對方姓名、單位、電話號碼、內(nèi)容）→送院辦負責(zé)人閱批（必要時直接送院領(lǐng)導(dǎo)閱批）→按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事項→辦復(fù)、電話記錄備查。5、二級單位書面請示的辦理有關(guān)單位呈報（需加蓋單位印章）→院辦歸口登記分送→主管院領(lǐng)導(dǎo)閱批→院辦催辦并將領(lǐng)導(dǎo)批閱結(jié)果轉(zhuǎn)送有關(guān)部門承辦。6、群眾來信的辦理接收群眾來信→院辦秘書登記→院辦負責(zé)人批辦（涉及重大問題的來信由院辦負責(zé)人擬辦，呈主管院領(lǐng)導(dǎo)批辦）→院辦秘書酌情向信訪者答復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部門回復(fù)。三、印章、介紹信管理1、各單位、部門印章刻制及啟用醫(yī)院行文確認機構(gòu)設(shè)置→單位書面申報（必須確定保管人員及用印審批制度）→院辦負責(zé)人審批（業(yè)務(wù)用章須經(jīng)主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)審批）→院辦開具介紹信→專人送達刻制→院辦行文啟用→交印章單位使用。2、醫(yī)院印、醫(yī)院辦公室印、院長印的使用用印單位（部門）申請（須單位或部門負責(zé)人簽字）→院辦掌印人初審→院長審批（一般事項根據(jù)院長授權(quán)由院辦負責(zé)人審批）→承辦人登記→院辦掌印人用印。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的正式公文，內(nèi)發(fā)件一般不用印，外送件和存檔件可由經(jīng)辦人到院辦直接用印。3、醫(yī)院介紹信的辦理（1）通用介紹信的辦理：按專用介紹信辦理程序前2項領(lǐng)取空白介紹信→因公對外聯(lián)系工作、使用人在單位填寫介紹信→單位→負責(zé)人簽字→院辦負責(zé)人根據(jù)院長授權(quán)審批→院辦掌印人加蓋醫(yī)院介紹信專用章→交使用人使用。（2）專用介紹信的辦理：二級單位（如人人力資源部、藥劑科）指定專人持介紹信舊簿申請新簿→院辦秘書查核舊簿、新簿編號登記→蓋介紹信專用章→申請單位專人簽字領(lǐng)用。（3）教職員工因私需醫(yī)院證明其身份而使用醫(yī)院介紹信，須本人申請→所在單位負責(zé)人審核簽字→院辦負責(zé)人審核（必要時須送主管部門審核或呈送醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批）→開具證明。四、其他1、綜合統(tǒng)計報表的填報接受統(tǒng)計任務(wù)→制訂實施計劃→