導(dǎo)入工作認(rèn)識市公開課一等獎省賽課獲獎?wù)n件

涉外文秘工作認(rèn)識導(dǎo)入工作認(rèn)識第1頁學(xué)習(xí)目標(biāo)1課堂導(dǎo)入2案例分析3課堂開展4小結(jié)與練習(xí)5學(xué)習(xí)流程導(dǎo)入工作認(rèn)識第2頁學(xué)習(xí)目標(biāo)經(jīng)過此次課學(xué)習(xí)，你將掌握以下內(nèi)容：1.涉外文秘課程性質(zhì)；2.涉外文秘課程主要知識關(guān)鍵點(diǎn)；3.在該門課程中所包括課堂活動開展。導(dǎo)入工作認(rèn)識第3頁導(dǎo)入問題：1.秘書、助理、尤其助理有什么區(qū)分？2.涉外文秘是一項什么工作?3.涉外文秘崗位職責(zé)應(yīng)該是什么？課堂導(dǎo)入導(dǎo)入工作認(rèn)識第4頁邱秘書是立達(dá)企業(yè)總經(jīng)理辦公室秘書。這是7月一天,星期四。清晨,一陣急促鬧鈴聲打破了邱秘書酣睡夢境。此時,距離上班時間還有一個半小時,經(jīng)過一番精心梳洗打扮,邱秘書便邁著自信步伐向工作單位出發(fā)了。早晨8:15邱秘書來到企業(yè)，她要提前10分左右抵達(dá)企業(yè),方便做好正式上班前準(zhǔn)備工作。她先打開總經(jīng)理辦公室窗戶通風(fēng),然后將空調(diào)調(diào)到適宜溫度,接著開始整理總經(jīng)理桌面,將文件放整齊,并將廢紙簍中垃圾傾倒?jié)崈?。之?她回到自己辦公桌前,開始整理自己辦公桌,清掃擦拭桌面和文件柜,并用酒精擦拭電話送話器和傳真機(jī)磁頭。然后打開電腦,從outlook中將當(dāng)日上司工作日志和自己工作日志各輸出一份。案例分析導(dǎo)入工作認(rèn)識第5頁8:30,總經(jīng)理走了進(jìn)來,邱秘書站起來與總經(jīng)理打招呼后,馬上給他送去一杯咖啡。然后邱秘書再打開E-mail看有沒有主要郵件，此時她收到一封來自美國客戶蘋果企業(yè)郵件，要與邱秘書商議下個月他們企業(yè)主管市場開拓副總Mr.Wilson一行四人想來立達(dá)企業(yè)參觀并商討關(guān)于合作事宜。邱秘書馬上將此時匯報給總經(jīng)理，總經(jīng)理召集了市場部相關(guān)人員商討此事。趁此時,她趕快到企業(yè)收發(fā)室去取回今天郵件,將其分類、拆封后裝入文件夾里。這時她也得到了總經(jīng)理關(guān)于同意蘋果企業(yè)代表團(tuán)來訪回復(fù)，并要求他做好相關(guān)工作安排。邱秘書馬上向蘋果企業(yè)回復(fù)電郵，真誠邀請他們來訪，并問詢詳細(xì)來訪時間、飛機(jī)抵達(dá)時間及來訪中有幾位女士等相關(guān)事宜。導(dǎo)入工作認(rèn)識第6頁郵件回復(fù)完后，邱秘書看了一下工作日志,今天下午是例行辦公室用具發(fā)放時間。她來到保管室,將柜子里辦公用具發(fā)放登記簿拿出來,有幾個部門人員來領(lǐng)取了復(fù)印紙、信籠、打印機(jī)打印墨水、文件袋等辦公用具。邱秘書將其一一填寫迸發(fā)放登記簿,而且還清點(diǎn)了庫存辦公用具,看賬面余額和實物是否相符。離開保管室時,她還檢驗了一遍門窗是否關(guān)好,然后才放心地離開。剛回到辦公室，又來了位客人,來客是騰達(dá)企業(yè)公關(guān)經(jīng)理,他想見立達(dá)企業(yè)張副總經(jīng)理,邱秘書告訴來客說張副總經(jīng)理出差了,下周一可能回來。問他有什么事需要幫助,來客說下周他們再來,邱秘書將客人送到電梯口后返回辦公室。導(dǎo)入工作認(rèn)識第7頁接下來，總經(jīng)理又拿來了一份緊急文件要邱秘書復(fù)印,邱秘書抓緊時間復(fù)印完后,拿出登記簿將復(fù)印情況登記在冊。在下班之前,總經(jīng)理又暫時安排了幾件工作,邱秘書樓上樓下地跑了好幾趟,還打印了兩份文件。即使不長,但因為總經(jīng)理要得急,讓邱秘書有點(diǎn)喘不過氣來。時鐘指向了18點(diǎn),這是企業(yè)下班時間。邱秘書微笑著向最終一位離創(chuàng)辦公室同事道了再見后,她走到每一扇窗戶前推了推看是否關(guān)嚴(yán),然后檢驗文件柜是否上鎖,每一臺電腦是否已關(guān)機(jī),最終她關(guān)了辦公室總電源,把門鎖緊后離開了辦公室。第二天上班后，邱秘書從蘋果企業(yè)郵件回復(fù)中得知了他們來訪一些詳細(xì)信息，向總經(jīng)理回報完成后打電話到飯店安排住宿。導(dǎo)入工作認(rèn)識第8頁打完電話后，邱秘書便開始上網(wǎng)搜尋了解該客戶相關(guān)背景資料及文化，同時制訂了來訪者行程安排及接待費(fèi)用預(yù)算，并交與總經(jīng)理審批。很快，蘋果企業(yè)一行將于今天早晨抵達(dá)機(jī)場，邱秘書隨同司機(jī)小王前往機(jī)場接機(jī)并安排他們在本市國際大酒店入住休息。之后她回企業(yè)向總經(jīng)理匯報相關(guān)情況，依據(jù)行程安排，明天總經(jīng)理將親自出席與蘋果企業(yè)洽談會。邱秘書按照會議安排給相關(guān)人員傳真了關(guān)于召開洽談會通知,然后將電話統(tǒng)計本拿出來,將下午要打幾個電話內(nèi)容、電話號碼、接電話人都統(tǒng)計在電話統(tǒng)計單上,然后將電話一個一個地打出去。導(dǎo)入工作認(rèn)識第9頁會議在第二天早上九點(diǎn)召開，早上8：00，邱秘書便趕到企業(yè)，落實檢驗會議室準(zhǔn)備工作，包含提前開窗通風(fēng)；會標(biāo)是否懸掛好；

座位、席卡是否安排好；茶盤及茶點(diǎn)是否擺好；音響設(shè)備是否完好；禮儀接待是否就緒等。一切就緒后，8：30隨同司機(jī)小王前往賓館接來訪團(tuán)到企業(yè)，十分鐘旅程加上紅燈等抵達(dá)企業(yè)剛好是早上8：55分。會議進(jìn)行十分順利，接下來參觀也在邱秘書精心安排下順利完成了，蘋果企業(yè)隨即愿意與立達(dá)企業(yè)簽署合作協(xié)議，時間定在回國前一天。簽約儀式在某星級賓館舉行,邱秘書比他們提前了15分鐘趕到賓館,盡管昨天下午她就已經(jīng)做好了簽字儀式一切準(zhǔn)備工作,但她還是有點(diǎn)不放心,提前到是為了再做一次檢驗。當(dāng)初針指向11點(diǎn),簽字儀式最終一道程序結(jié)束了,各方簽字人熱烈握手,并相互祝賀。導(dǎo)入工作認(rèn)識第10頁在準(zhǔn)備好禮品送走了美國客人后，邱秘書將處理完文件和郵件從“辦理完成”文件夾里取出來,按照文書立卷要求將其分門別類地裝入不一樣案卷中,在邱秘書文件柜里,盡管文件已經(jīng)裝得很滿,但都井井有條,要找文件十分方便。每年文件歸檔時,邱秘書都只需很短時間就將一年文件案卷整理好交到檔案室歸檔。同時，邱秘書又拿出了當(dāng)初費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)接待發(fā)票找總經(jīng)理簽字并到財務(wù)部門報銷。至此，該商務(wù)接待活動才真正告一段落，邱秘書才真正松了一口氣。導(dǎo)入工作認(rèn)識第11頁經(jīng)過該案例，我們能夠把涉外文秘工作大致分為以下工作內(nèi)容：案例分析導(dǎo)入工作認(rèn)識第12頁導(dǎo)入工作認(rèn)識第13頁導(dǎo)入工作認(rèn)識第14頁導(dǎo)入工作認(rèn)識第15頁一、商務(wù)秘書一天（一）上班之前（二）上班之后（三）下班后涉外秘書概論導(dǎo)入工作認(rèn)識第16頁（一）上班之前1、整理回顧昨天工作2、考慮當(dāng)日應(yīng)該完成工作3、修飾個人儀表4、提前上班導(dǎo)入工作認(rèn)識第17頁整理回顧昨天工作（1）還未完成工作※昨天還遺留了什么工作有待今天來完成※哪些是上班就要完成,哪些能夠稍微后推統(tǒng)計到當(dāng)日秘書和上司兩本工作日志中去。導(dǎo)入工作認(rèn)識第18頁（2）已完成而且滿意工作※秘書從中分析一下,得出經(jīng)驗,以作為今后辦事經(jīng)驗參考?！貢膊荒芗兇庾非鬂M意率,因為有些事情能否做好,不完全取決于秘書個人。秘書只要是盡力而為了導(dǎo)入工作認(rèn)識第19頁（3）已完成但不夠滿意工作秘書要盡可能降低工作中差錯。工作中出現(xiàn)令自己、令上司都不滿意現(xiàn)象,大都與秘書對該項工作認(rèn)識是否到位、工作是否投入、方法是否合理有密不可分關(guān)系。秘書要對這一部分工作總結(jié)教訓(xùn)。導(dǎo)入工作認(rèn)識第20頁（二）上班之后1、整理辦公場所上司辦公室和自己責(zé)任區(qū)、公共區(qū)域2、向上司呈送茶水及當(dāng)日文件3、處理常規(guī)事務(wù)性工作和暫時交辦工作常規(guī)事務(wù)：應(yīng)答電話、接待客人、收發(fā)文件、上司約會、例會會務(wù)工作等暫時交辦：草擬文件、查找資料、問詢等4、下班前工作整理當(dāng)日文件資料、檢驗安全工作導(dǎo)入工作認(rèn)識第21頁（三）下班后1、加班處理當(dāng)日未完成工作2、商務(wù)社交活動3、雙休日和節(jié)假日秘書無休息日導(dǎo)入工作認(rèn)識第22頁二、商務(wù)秘書實務(wù)1、常規(guī)工作2、非常規(guī)工作3、利用創(chuàng)造性思維當(dāng)好上司決議助手導(dǎo)入工作認(rèn)識第23頁1、常規(guī)工作（1）天天都出現(xiàn)工作整理辦公環(huán)境收發(fā)、登記郵件和文件接打電話為上司管理時間、制訂工作日志辦公室設(shè)備使用和管理接待來訪等導(dǎo)入工作認(rèn)識第24頁（2）定時出現(xiàn)工作企業(yè)高層例會準(zhǔn)備定時工作匯報定時發(fā)放辦公用具制訂周計劃辦公室安全檢驗文件立卷歸檔等導(dǎo)入工作認(rèn)識第25頁2、非常規(guī)工作暫時起草文件查找資料并回答各種問詢傳達(dá)溝通信息幫助上司存款、驗證、納稅突然性事件導(dǎo)入工作認(rèn)識第26頁三、商務(wù)秘書工作基本職責(zé)（一）信息處理（二）法律監(jiān)護(hù)（三）輔助決議（四）督促檢驗（五）文書處理（六）綜合協(xié)調(diào)（七）公關(guān)傳輸（八）會務(wù)組織（九）信訪接待（十）內(nèi)務(wù)管理導(dǎo)入工作認(rèn)識第27頁四、商務(wù)秘書在涉外交往中主要禮儀（一）稱呼（二）語言習(xí)慣（三）涉外迎送（四）會見會談（五）參觀游覽（六）國旗懸掛導(dǎo)入工作認(rèn)識第28頁五、國際禮儀基本規(guī)范1、紳士風(fēng)度忌諱：◆太隨便◆太擔(dān)心著裝：衣帽整齊，面、手潔凈，頭發(fā)、胡須不宜過長，剪得整齊。常識：舉止大度得體，態(tài)度端莊和善，挺胸正體，有精神，守時約。考究身份，講話客氣，恪守公共秩序。導(dǎo)入工作認(rèn)識第29頁2、禮貌用語“請”“謝謝”“對不起”3、入鄉(xiāng)隨俗4、尊重隱私以個人行動為立場中心，不干預(yù)他人，尊重他人隱私。5、女士優(yōu)先男性在各種場所都給女性以優(yōu)先權(quán)，顯示男士氣質(zhì)及紳士風(fēng)度。6、不卑不亢導(dǎo)入工作認(rèn)識第30頁小貼士：女士優(yōu)先表達(dá)：（1）走路進(jìn)門時女士先行；（2）下樓梯男士要走前；（3）上樓梯男士要走后；（4）大街上人行道并肩行走時男士要靠馬路一邊；（5）黑暗處男士走在較暗處；（6）進(jìn)出門，上下電梯、汽車，男士主動為女士開門；導(dǎo)入工作認(rèn)識第31頁（7）會場、公共車輛上，男士讓座；（8）電影院、劇院靠通道旁座位普通為男士席；（9）火車、飛機(jī)靠窗邊為女士席；（10）攝影時女士要坐在前排正中央；（11）同時乘電梯時男士要脫帽；（12）社交、聚會場所，男士見女士時要起身，（女士無須要）；（13）客人普通要與女主人打招呼，次為男主人；（14）進(jìn)餐時，男士要推拉椅子，女士先點(diǎn)餐；（15）打招呼、寒暄時女士可坐著。導(dǎo)入工作認(rèn)識第32頁其它主要國家風(fēng)俗禮儀：英國習(xí)俗性格和習(xí)俗家庭就是城堡，喜歡獨(dú)處，不喜歡他人闖進(jìn)其生活。不經(jīng)邀請而造訪是對其生活擾亂，極不禮貌。切忌下班后在酒吧談?wù)摴ぷ?。?dǎo)入工作認(rèn)識第33頁性格：緘默寡言，慎重，高傲冷漠，難以靠近，常以讀報來防止與人談話。與英國人談話不能手舞足蹈，不要高談闊論英國國教：圣公會教（AnglicanChurch）北愛爾蘭：天主教（Catholic）與英國人談話不能談宗教，政治，切忌將皇家事拉家常。防止用England代英國，而應(yīng)為Britain.英國人綽號為JohnBull（約翰牛）.導(dǎo)入工作認(rèn)識第34頁英國人忌諱：忌用大象（elephant）作任何標(biāo)志。（大象是無用東西，最笨蠢動物）視Peacock為淫鳥，禍鳥，把孔雀開屏視為炫耀和吹噓。（Peacockdisplace）“山羊”被認(rèn)為是“不正經(jīng)男子”。忌用百合（Lily）當(dāng)禮品送人，認(rèn)為Lily代表死亡。禁止用人像作裝潢、商標(biāo)。各學(xué)校制服、領(lǐng)帶為雜色，其它非學(xué)生不能系雜色領(lǐng)帶。導(dǎo)入工作認(rèn)識第35頁美國習(xí)俗性格和習(xí)俗花錢較大方，交朋友喜新厭舊。（美國經(jīng)濟(jì)是建立在汽車輪子上。）美國人信基督教（Christianity）、天主教（Catholicism）、猶太教（Judaism）、東正教（OrthodoxEasternChurch）