高校經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

高校經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施〔〕:

摘要：實(shí)驗(yàn)室已經(jīng)成為高校經(jīng)管類(lèi)專(zhuān)業(yè)教學(xué)活動(dòng)中的重要組成局部，是高校培養(yǎng)綜合型和復(fù)合型人才的重要基地。因此，實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作便成為全面進(jìn)步實(shí)驗(yàn)室管理程度、實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研程度的重要保證，是實(shí)驗(yàn)室建立與開(kāi)展中一項(xiàng)非常重要的工作。高校經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室近年來(lái)不斷開(kāi)展增加，實(shí)驗(yàn)室檔案管理是實(shí)驗(yàn)室管理工作中的重要組成局部，但在實(shí)際管理工作中仍存在著管理意識(shí)淡薄、制度不完善、管理人員素質(zhì)不高、管理手段落后和資金短缺等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策措施及建議。

關(guān)鍵詞：實(shí)驗(yàn)室檔案；檔案管理；對(duì)策建議

本文引用格式：常靜竹.高校經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].教育現(xiàn)代化，2022，6〔11〕：22-24

TheProblemsandCountermeasuresintheArchivesManagementofUniversityEconomicsandManagementLaboratory

ChangJing-zhu

〔Tianjininternationalstudiesuniversityinternationalbusinessschool，Tianjin,China〕

Absrtact:Laboratoryhasbeeanimportantpartoftheteachingactivitiesofeconomicsandmanagementmajorsincollegesanduniversities,andanimportantbaseforcollegesanduniversitiestocultivateprehensiveandinterdisciplinarytalents.Therefore,laboratoryarchivesmanagementhasbeeanimportantguaranteetoprehensivelyimprovethelaboratorymanagementlevel,experimentalteachingandscientificresearchlevel,andisaveryimportantworkinlaboratoryconstructionanddevelopment.Inrecentyears,theuniversityeconomicsandmanagementlaboratoryhasbeendevelopingandincreasingcontinuously.Thelaboratoryfilemanagementisanimportantpartofthelaboratorymanagementwork,buttherearestillsomeproblemsintheactualmanagementwork,suchasweakmanagementconsciousness,imperfectsystem,lowqualityofmanagementpersonnel,backwardmanagementmeansandshortageoffunds.Inviewoftheseproblems,thecorrespondingcountermeasuresandSuggestionsareputforward.

Keywords:Laboratoryrecords;Archivesmanagement;CountermeasuresandSuggestions

實(shí)驗(yàn)室已經(jīng)成為高校經(jīng)管類(lèi)專(zhuān)業(yè)教學(xué)活動(dòng)中的重要組成局部，是高校培養(yǎng)綜合型和復(fù)合型人才的重要基地。因此，實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作便成為全面進(jìn)步實(shí)驗(yàn)室管理程度、實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研程度的重要保證，是實(shí)驗(yàn)室建立與開(kāi)展中一項(xiàng)非常重要的工作。實(shí)驗(yàn)室檔案是在實(shí)驗(yàn)室進(jìn)展儀器采購(gòu)、設(shè)備論證和實(shí)驗(yàn)教學(xué)等活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，可以真實(shí)地、客觀地總結(jié)和反映實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的執(zhí)行狀況和完成情況?！?】然而，在很多高校的實(shí)驗(yàn)室管理與建立中，往往無(wú)視了對(duì)檔案的建立與管理，造成原始資料流失、數(shù)據(jù)缺損等情況，彌補(bǔ)起來(lái)事倍功半。因此，健全的實(shí)驗(yàn)室檔案管理體系在實(shí)驗(yàn)室管理中是尤為重要的，要在管理中不斷發(fā)現(xiàn)和探究出現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)的對(duì)策措施。

一高校經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)室檔案是指在實(shí)驗(yàn)室建立、管理、教學(xué)、科研及其他等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、數(shù)據(jù)資料、圖像資料和其他影音資料等。詳細(xì)就高校經(jīng)管類(lèi)的實(shí)驗(yàn)室來(lái)說(shuō)，實(shí)驗(yàn)室檔案管理的內(nèi)容可以分為以下幾個(gè)方面：

〔一〕實(shí)驗(yàn)室建立檔案

實(shí)驗(yàn)室建立檔案主要包括在實(shí)驗(yàn)室在設(shè)計(jì)規(guī)劃及建立建造的過(guò)程中的檔案文件，如，實(shí)驗(yàn)室申報(bào)書(shū)、上級(jí)批復(fù)的準(zhǔn)予建立文件及專(zhuān)項(xiàng)資金規(guī)劃文件、實(shí)驗(yàn)室使用房屋的建立圖紙、設(shè)計(jì)裝修規(guī)劃圖紙及驗(yàn)收情況說(shuō)明、實(shí)驗(yàn)室的水電路布線圖等等。

〔二〕實(shí)驗(yàn)室制度及管理檔案

實(shí)驗(yàn)室制度是實(shí)驗(yàn)室管理的重要組成局部。主要包括學(xué)校和學(xué)院制定的各級(jí)實(shí)驗(yàn)中心的管理制度和規(guī)定，如?實(shí)驗(yàn)室平安管理制度??實(shí)驗(yàn)室教師守那么??實(shí)驗(yàn)室學(xué)生守那么??實(shí)驗(yàn)室平安操作標(biāo)準(zhǔn)及流程?等。管理檔案是指實(shí)驗(yàn)室日常管理中的一些文件和資料，如實(shí)驗(yàn)室使用記錄、實(shí)驗(yàn)室平安檢查記錄、實(shí)驗(yàn)室維修記錄、實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放記錄、歷年實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、歷年實(shí)驗(yàn)室工作方案和總結(jié)等等。

〔三〕實(shí)驗(yàn)室資產(chǎn)管理檔案

資產(chǎn)管理是實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重中之重，包括固定資產(chǎn)管理和低值易耗品的管理。每個(gè)實(shí)驗(yàn)室都要建立專(zhuān)門(mén)的資產(chǎn)設(shè)備賬戶，對(duì)每一項(xiàng)固定資產(chǎn)設(shè)備申報(bào)、招標(biāo)手續(xù)、購(gòu)置的設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、相關(guān)設(shè)備的參數(shù)規(guī)格、及購(gòu)置后的維護(hù)維修、轉(zhuǎn)賬、報(bào)廢等工作都要做好明晰的記錄。另外，針對(duì)大型精細(xì)儀器設(shè)備要建立專(zhuān)門(mén)的單獨(dú)檔案進(jìn)展存檔管理，詳細(xì)做好每一次使用記錄和運(yùn)維狀況等。對(duì)于實(shí)驗(yàn)室低值易耗品的采購(gòu)和分配情況，也應(yīng)建立相應(yīng)的檔案?jìng)洳椤?/p>

〔四〕實(shí)驗(yàn)室教學(xué)檔案

實(shí)驗(yàn)室教學(xué)檔案主要包括：各實(shí)驗(yàn)室的每學(xué)期課程表、各實(shí)驗(yàn)室的使用記錄本、自編實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱和實(shí)驗(yàn)教學(xué)方案、實(shí)驗(yàn)工程表和指導(dǎo)書(shū)、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告及成績(jī)單、以及實(shí)驗(yàn)室相關(guān)開(kāi)出率、使用人時(shí)數(shù)等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)記錄等。

〔五〕實(shí)驗(yàn)室科研及活動(dòng)成果檔案

實(shí)驗(yàn)室是教師科研和學(xué)生競(jìng)賽等活動(dòng)的重要依托，師生需利用實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)展數(shù)據(jù)查詢(xún)、操作和模擬等。因此實(shí)驗(yàn)室檔案還應(yīng)涵蓋相關(guān)教師以實(shí)驗(yàn)室為依托而產(chǎn)出的科研成果，包括發(fā)表的論文、著作及主持或參與的課題等；學(xué)生為參與實(shí)驗(yàn)類(lèi)競(jìng)賽而在實(shí)驗(yàn)室進(jìn)展訓(xùn)練的時(shí)間、人數(shù)、內(nèi)容等信息及相關(guān)獲獎(jiǎng)證書(shū)等。

二高校經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問(wèn)題

〔一〕實(shí)驗(yàn)室檔案管理意識(shí)淡薄，普遍對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案缺乏重視

高校的實(shí)驗(yàn)室管理中心通常更重視實(shí)驗(yàn)室的硬件配置是否到位、軟件是否正常運(yùn)行、實(shí)驗(yàn)室平安是否得到保障這些方面，往往對(duì)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理重視缺乏，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和人員對(duì)實(shí)驗(yàn)室的檔案進(jìn)展搜集和整理，導(dǎo)致檔案管理缺位，往往到檢查臨近時(shí)才臨時(shí)布置相關(guān)檔案整理工作，往往存在各種紕漏。

〔二〕實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度缺位，缺少專(zhuān)職的實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員

很多高校實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)室平安管理制度、使用標(biāo)準(zhǔn)、操作流程等制度都已經(jīng)非常健全，但并沒(méi)有建立相關(guān)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度及相關(guān)規(guī)定，使得實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)檔案管理工作無(wú)矩可循，對(duì)于檔案的分類(lèi)、內(nèi)容和格式等都缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，使得檔案在很多時(shí)候不能得到充分的統(tǒng)一和共享。很多學(xué)校的檔案室或檔案管理部門(mén)并不負(fù)責(zé)管理實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)材料，而實(shí)驗(yàn)室管理中心及下設(shè)的各級(jí)實(shí)驗(yàn)中心也都沒(méi)有裝備相應(yīng)的檔案管理人員，都是由實(shí)驗(yàn)室管理員兼職，而實(shí)驗(yàn)室管理員往往沒(méi)有相關(guān)的檔案管理工作知識(shí)，也沒(méi)經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，實(shí)驗(yàn)室的其他管理工作瑣碎而復(fù)雜，通常檔案管理的工作都是簡(jiǎn)單處理，并不能在需要使用相關(guān)資料時(shí)進(jìn)展快速的調(diào)取和使用。

〔三〕實(shí)驗(yàn)室檔案管理手段落后，檔案存放存在問(wèn)題

當(dāng)前高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的根底設(shè)施跟不上技術(shù)的開(kāi)展，制約了檔案管理工作的時(shí)效性，對(duì)于電子資源和信息化管理的形式?jīng)]有進(jìn)展開(kāi)發(fā)和利用。實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)信息和檔案的紙質(zhì)材料和電子材料無(wú)法對(duì)應(yīng)，也沒(méi)有相關(guān)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室資料的快速查閱和調(diào)取，沒(méi)有進(jìn)展相關(guān)的歸類(lèi)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅僅是進(jìn)展簡(jiǎn)單材料堆放，無(wú)法滿足如今對(duì)實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)需求，仍然需要大量人力勞動(dòng)來(lái)進(jìn)展手動(dòng)計(jì)算。此外，很多實(shí)驗(yàn)室的檔案資料存放分散，各實(shí)驗(yàn)室中心保管各自資料，或者是各科負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)教師進(jìn)展保管，長(zhǎng)此以往，當(dāng)人事發(fā)生變動(dòng)后，很多資料便無(wú)處可尋，出現(xiàn)材料和數(shù)據(jù)的空缺。

〔四〕實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作缺乏專(zhuān)項(xiàng)資金支持

由于很多高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作缺乏重視，因此也就存在在該項(xiàng)工作上資金劃撥少甚至是沒(méi)有資金預(yù)算的情況。檔案存儲(chǔ)所需的效勞器、數(shù)據(jù)庫(kù)、備份設(shè)備、平臺(tái)開(kāi)發(fā)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)據(jù)處理軟件等，都需要資金的支持，此外，檔案管理員的工作也需要相應(yīng)的資金支持來(lái)進(jìn)步工作人員的主動(dòng)性和積極性。

三建立高校經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的建議和措施

〔一〕進(jìn)步實(shí)驗(yàn)室工作人員的檔案意識(shí)，增強(qiáng)工作責(zé)任感

首先要加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理重要性的思想認(rèn)知，大力宣傳實(shí)驗(yàn)室檔案管理在實(shí)驗(yàn)室管理中的重要地位，從各級(jí)指導(dǎo)層面到一線工作人員都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作重要性的認(rèn)知，要明確實(shí)驗(yàn)室檔案及數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)科開(kāi)展和教學(xué)改革的重要輔助作用，也是衡量教學(xué)質(zhì)量和行政管理程度的重要指標(biāo)。各級(jí)管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任心和使命感，使檔案管理工作可以保質(zhì)保量完成。

〔二〕建立專(zhuān)門(mén)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室人員管理培訓(xùn)

實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度是實(shí)驗(yàn)室檔案管理的根底，首先要明確實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員的詳細(xì)職責(zé)，其次要制定相應(yīng)的檔案管理方法及標(biāo)準(zhǔn)，如何歸檔、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、編號(hào)、保密等，都是需要進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)化的事項(xiàng)。實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員的素質(zhì)和程度決定了實(shí)驗(yàn)室檔案管理的效率。實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作涉及到的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)諸多，以經(jīng)管類(lèi)實(shí)驗(yàn)室為例，既需要熟悉相關(guān)實(shí)驗(yàn)室硬件及軟件設(shè)備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要理解經(jīng)濟(jì)和管理的相關(guān)根底知識(shí)，還應(yīng)該掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能。在人員短缺暫時(shí)不能解決的情況下，就要加大對(duì)實(shí)驗(yàn)室管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)步實(shí)驗(yàn)室管理人員的綜合管理素質(zhì)，將檔案管理技能納入到績(jī)效考核指標(biāo)中，催促相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)程度的進(jìn)步與穩(wěn)固。

〔三〕加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的信息化建立，增強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)性和利用性

隨著信息化建立的不斷開(kāi)展，實(shí)驗(yàn)室檔案管理也應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，不僅可以進(jìn)步工作效率，對(duì)于檔案的調(diào)閱、查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)也提供了宏大的方便。這就需要高校管理層面加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息化建立的重視，建立相應(yīng)的系統(tǒng)平臺(tái)，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理手段，增強(qiáng)檔案和數(shù)據(jù)的可利用性。此外，還應(yīng)建立一套高效的實(shí)驗(yàn)室檔案管理方法，明確各實(shí)驗(yàn)中心的分工和相關(guān)交接手續(xù)，保證各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)錄入和保存。

〔四〕加大實(shí)驗(yàn)室檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金投入

前面說(shuō)到的進(jìn)步管理人員工作責(zé)任心的鼓勵(lì)手段、加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、信息化檔案平臺(tái)的建立、以及實(shí)驗(yàn)室檔案保存過(guò)程中必要的硬件設(shè)備等，無(wú)一不需要資金的支持。學(xué)校及各實(shí)驗(yàn)中心應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理預(yù)算，用于相關(guān)硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)以及人員培訓(xùn)等，為實(shí)驗(yàn)室的檔案建立工作提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

【1】米瑞利,殷曉三.高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理問(wèn)題的分析與研究[J].改革與開(kāi)放,2022(15):127-128.

【2】王衛(wèi)芳.高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理形式研究[J].實(shí)驗(yàn)科學(xué)與技術(shù),2022(1):191-193.

【3】陳梅佳.高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理探析[J].新余學(xué)院學(xué)報(bào),2022(1)