會議效果的評估方法

會議不同階段的效果評估 會議是在具體的時間和空間舉行的，各種因素對會議效果的影響是一個持續(xù)的過程。要舉行成功的會議，從會議開始前到會議結(jié)束后都應(yīng)注意各種因素的影響。為了更好的保護積極因素，排除消極因素，有必要對影響會議效果的各種因素加以評估，從而建立取舍標準，也可避免將時間浪費在不值得討論的議案上。 一、會前效果評估 在會議舉行前，以下因素會影響會議效果： ?欠缺目標或目標不準確?欠缺議程 ?與會者人選不當，或者與會者人數(shù)太多或太少 ?會議時間、地點不當 ?開會的通知時間不當 ?開會通知的內(nèi)容欠周詳 ?會議場地設(shè)備欠佳?與會者沒有作充分準備 ?未定明會議的終止時間以及每一項議題的時間分配 ?會議不準時開始 ?以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩 ?開會次數(shù)太少，使每次會議的議題過多 二、會中效果評估 在會議進行中，影響會議效果的有如下因素： ?在會中的交誼活動 ?外界的干擾 ?與會者離題 ?主持人離題 ?讓沒有必要留在會場的與會者留在現(xiàn)場 ?資料不充足，決策偏頗?與會者欠缺、會后效果評估?對決議落實?不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組（一）目標 1?與會者欠缺、會后效果評估?對決議落實?不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組（一）目標 1、此次會議的目標是?與會者之間爭論 ?與會者與主席爭論 ?視聽器材發(fā)生故障熱心 ?會議超出預定時間 ?主持人未能總結(jié)會議的成果。會議結(jié)束后，經(jīng)常會出現(xiàn)以下情況，應(yīng)注意避免： ?欠缺會議記錄不力 ?不對會議的成敗得失進行總結(jié)?與會者對會議感到不滿 會后效果評估表是□否□部分達成口 3、哪些目標沒有完全達（二）時間1、會議目標是否是最短時間是□否□不能確定口 是□否□部分達成口 3、哪些目標沒有完全達（二）時間1、會議目標是否是最短時間是□否□不能確定口 2、倘若目標并非在最短時間內(nèi)達成，為什么沒有在（三） 與會者 1、列舉每一位與會者的姓名并評估2、為“不滿意”或“極不滿意”的與會者找出使他們“不（四） 假如再主持同樣的會議，下表中哪些事項將繼續(xù)會議不同角度的效果評估任何會議的舉行，都有必須付出一定的代價；二是會議應(yīng)有一定的目的；三是會議結(jié)束后，無論成功與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得一定的經(jīng)驗和教訓。會議效率的高低，不是一個一成不變的概念，需要從不同角度加以評估。以下對此作一簡要介紹。一、從付出代價的角度評估 會議實際支出了多少費用是很容易算出來的。計算會議成本的方法是：會議成本=每小時平均工資的3倍X2X開會人數(shù)X會議時間（小時）。當然會議實際費用還要加上會場租賃費、資料費、水電費等等。會議評估要力求科學，可以采用以下公式： 這一公式中的c是指每一個與會者為會議所作貢獻的費用；t是指車旅費；a是指食宿費用；p是指籌辦費用，包括地點、設(shè)備的租賃費，幻燈片和錄影帶等輔助資料的制作費等。把以上的數(shù)目加起來除以d——與會者人數(shù)，就可以得到一個cd值，也就是相當于在每位與會者身上所花的費用。 在這些費用中，與會者作貢獻的費用c，很可能被低估。這方面的原因很多，在此不多作說明。 在弄明白為每位與會者花了多少錢之后，還應(yīng)當明白錢是否都花在了刀刃上。目的在于調(diào)整員工工作狀態(tài)的會議，比較容易評估效果。比如，會后員工們賣出的汽車是否增多？等等。如果達到效果，企業(yè)獲得的額外利潤就應(yīng)歸功于會議了。 如果會議的目的是為提高士氣，向企業(yè)員工通報情況，或者對員工進行培訓，就不能立即從財務(wù)上顯示出利潤來。在這種情況下，最好把會議看成是員工在職訓練計劃的一個部分，看成是對企業(yè)前途的投資，并盡可能從中挖掘價值。從長遠來看，投入一定的人力、財力，絕對是值得的。如果采取另外的辦法，比如取消會議，那么結(jié)果必然是士氣低落、無法接受變動或生產(chǎn)效率下降等。 在傳統(tǒng)上，許多會議的舉行是不太在乎開銷的，一般持這樣的觀點：所謂好主意就是把經(jīng)過精挑細選的部門經(jīng)理和員工送到一家五星級飯店，讓他們聽取富有創(chuàng)意的報告……這樣的會議被普通人認為是讓與會者去度假。而現(xiàn)在，人們在經(jīng)過了每次重大會議后，習慣反省一個問題：“這個會議的舉行值得嗎？”作為會議決策者，對這個問題必須引起重視。 評估會議是否值得舉行，不能僅僅局限在付出的代價的角度，而應(yīng)考慮會議是否管用，也就是會議是否達到了預期的目的。 二、從會議品質(zhì)的角度評估 為了提高會議效果，可以分開評估會議的各個部分，并就其作出判斷。下面提供了一份評估會議質(zhì)量的清單，可以作為評估時的參考。 在清單一開頭，簡要地提一下既定的會議目的。在完成這一評估報告時，不要忘記這一點。 印刷品 對設(shè)計和版面是否滿意？內(nèi)容是否正確或者表述清楚？印刷品是否及時提供？所花的費用是否值得？ 地點 會議地點的位置是否適當？大小是否合適？住宿、飲食和服務(wù)的等級如何？設(shè)施是否適用？工作人員是否肯幫忙？與會者的意見如何？ 交通 車輛是否保養(yǎng)得很好？車輛是否準時？機動性是否很高？司機是否客氣和肯幫忙？ 會場布置 標志、布景、照明和會議地點的裝飾水平如何？會場設(shè)計的各個項目是否及時提供和安裝？與會者對設(shè)計布置有什么意見？ 器材設(shè)備 提供器材設(shè)備的單位工作完成得如何？安裝和操作設(shè)備的人員工作效果如何？有無設(shè)備故障？原因是什么？ 發(fā)言者 發(fā)言內(nèi)容是否打動人心？講稿的風格是否合適？內(nèi)容是否明了？講稿是如何提供的？輔助設(shè)備的資料是否派上用場？與會者的意見 會議采用的風格是否合適？場地設(shè)計、音樂是否合適？會議時間是否合適？所花的費用是否值得？ 三、從經(jīng)驗教訓的角度評估 對剛剛結(jié)束的會議作出評估，促使下一次會議開得更有成效，費用更少。如果不得不跳過評估階段，或者是第一次策劃籌辦會議，下面的幾個辦法，可以在會議上少花錢，且獲得最大的價值上提供幫助。 ?會議要開得短。如果預計開一天的會議，可以只開半天，這樣只需一夜的住宿。?安排較多的活動，使會議獲得最大限度的價值。應(yīng)多安排自助餐而減少正式午宴。多開小會，以使與會者能增加參與度。如果有可能也利用晚間開會。 ?特別注意選擇地點。會議地點的技術(shù)設(shè)施都在改進，有良好設(shè)施的會場利用價值更大，因為可以節(jié)省設(shè)備的租賃費用。 ?對與會者的名單要精益求精。把與會者限于最有可能為會議作出貢獻的人。人數(shù)少意味著會議場地小，可節(jié)省場地租賃，住宿和餐飲費。 ?如果請公關(guān)公司籌辦會議，應(yīng)多看多問。有的企業(yè)提供價格低的全套特價服務(wù)，包括現(xiàn)成的布景和可挑選的器材設(shè)備。?如果對于某會議承辦公司的工作感到滿意，可考慮與其長期合作。保持合作關(guān)系，可促使他們減少收費。 ?討價還價。應(yīng)先確定自己的價位，并努力找到能獲得與它最接近的價格的辦法。上面提到的經(jīng)驗，有助于會議舉辦者參考。如果動用企業(yè)內(nèi)部資源籌辦下一次會議，應(yīng)首先明確：什么應(yīng)當做，什么應(yīng)當避免。如果是由公關(guān)公司代為籌辦，可以先問問他們是否有某種形式的評估，他們也許會很樂意滿足這一要求。多數(shù)會議承辦公司知道，客戶越來越不重視會議表面的熱鬧和氣派，而在乎會議是否能做更有效的變動。因此，這一方面的經(jīng)驗總結(jié)正在加強。 關(guān)于會議的經(jīng)驗教訓的內(nèi)容應(yīng)包括：會議開得是否有效；會議有什么失敗的地方；有哪些需要改進的地方；與會者的立場觀點。發(fā)言者的表現(xiàn)如何；向所有人表明會議開得是否成功。 如果策劃和組織一次會議，經(jīng)過排練加上具有說服力的發(fā)言者，以及有力而又恰到好處的技術(shù)支持，對于籌辦人、參與者以及所有相關(guān)人員來說，可能是一次令人真正滿意的經(jīng)歷。 不同人員對會議效果的評估 評估會議有三個主要來源：一是會議主持人，二是訓練有素的會議專業(yè)人士，三是與會者。 專業(yè)人士和與會者對會議所做的評估，視野比較開闊，也比較客觀。 （一）會議主持人的評估 會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)該這樣征求意見:“我主持得怎么樣？”“哪些議題進行得非常順利？為什么？”“哪些部分有問題？”等等。 這是主持人最起碼要思考的問題?；〞r間對這些細節(jié)深入思考，自我評估是有助益的。 （二）訓練有素的會議專業(yè)人士的評估 一個訓練有素的會議專業(yè)人士對于有效會議的成份、客觀評估的技巧以及給予評估的回應(yīng)都是相當熟悉的。會議專業(yè)人士通常坐在會議室的后面，并且以評估表格來做記錄。評估的表格一般是按照會議進行的先后次序而設(shè)計的。會議結(jié)束之后，會議專業(yè)人士可以將他觀察到的事情向全體與會者報告，并邀請他們共同討論如何改進下一次會議；也可以私下同會議主持人交換看法，并討論需要改進的地方。 （三）與會者的評估 與會者是評估會議的最佳人選。他們對于會議內(nèi)容、會議中發(fā)生的事情以及主持人的表現(xiàn)都有所感受與反應(yīng)。會議中公開討論通常是得到與會者反饋信息的最佳方案。 雖然會議中與會者的直接反應(yīng)對于評估會議有一定的價值，但這種反應(yīng)勢必帶有迎合會議氣氛的色彩，要獲得與會者對會議的印象及自己的想法，可以在會議結(jié)束后幾天之內(nèi)，請他們填寫一份問卷。問卷要簡單，最好采取只提少數(shù)相關(guān)問題的辦法，測驗會議的主要意圖是否已被接受和理解。 除了這些有關(guān)的問題，問卷還應(yīng)設(shè)法發(fā)現(xiàn)與會者對以下問題的看法： ?地點一一位置是否適當？是否容易到達？是否有足夠的停車場？是否舒適？服務(wù)和飲食是否良好？工作人員的服務(wù)如何？ ?會議的組織一一是否在開會前就對會議內(nèi)容已有所知？旅行安排的效果如何？座位安排是否滿意？日程表、選票、簡報等輔助資料是否做得很好？ ?會議一一會議是否籌辦得很好？在會上能否看清楚、聽清楚？發(fā)言者是否給人深刻印象？輔助器材是否良好?有沒有足夠的時間提問？與會者是否覺得充分參與了會議？從會議中學到了什么？ /r