南陽石油分公司非油品業(yè)務經(jīng)營管理制度概要

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)南陽石油分公司非油品業(yè)務經(jīng)營管理制度（試行）為了加強管理，規(guī)范核算，使南陽石油分公司加油站非油品業(yè)務經(jīng)營工作有序開展，引導非油品業(yè)務良性運作，確保順利完成非油品各項工作目標，特制訂本方案如下：一、商品流通（一）、商品采購環(huán)節(jié)1、門店訂貨所有門店要貨均應根據(jù)非油品科下發(fā)（在系統(tǒng)要貨日前下發(fā)）的省市公司商品采購目錄進行選擇。自采商品采購目錄由市公司非油品科確定，并報省分公司非油品業(yè)務部門審批后下發(fā)。每月全省統(tǒng)一下發(fā)一次要貨公告。一般是在15號左右。便利店依據(jù)省分公司統(tǒng)采商品目錄及市分公司自采商品目錄要貨各便利店在要貨日通過系統(tǒng)上報要貨，經(jīng)省公司非油品處審核同意后，由省市公司非油品部門制定采購訂單，通知供應商向指定中央倉或便利店配送商品。（1）香煙要貨便利店香煙采購由便利店自行操作。POS門店和WEBPOS門店每次進煙后在系統(tǒng)上直接進行香煙的要貨，要貨時應按照煙草部門提供的購煙小票名稱和金額，確保采購商品和要貨商品一致。WEBPOS子站在每次購煙后向所屬的母站便利店進行采購明細的上報，月末前，由母站代其在系統(tǒng)進行要貨，待庫存增加后通過調(diào)撥將庫存調(diào)至子站。各縣公司設專人進行購煙資金結(jié)轉(zhuǎn)、和當?shù)責煵莶块T對賬（每月25日前）、開具增值稅發(fā)票、在規(guī)定時間內(nèi)往市公司送發(fā)票、清帳等工作。月末清帳工作必須做到本月購銷小票累計金額、開具發(fā)票金額和非油品科打印的采購驗收單金額三方完全一致。（2）省配或自采商品要貨周配門店每月進行四次要貨、配送，門店要貨時間為每月5號、13號、20號、28號，省分公司處理要貨時間為每月6號、14號、21號、29號上午10點；半月配門店每月進行二次要貨、配送，門店要貨時間為每月9號、24號，省分公司處理訂單時間為每月10號、25號上午10點。遇特殊情況另行通知各便利店要合理分析庫存及銷售情況，及時準確進行系統(tǒng)要貨。要貨計劃要分別經(jīng)由店長、縣公司財務代表和縣公司經(jīng)理審核通過。各WEBPOS子站要提前將要貨計劃上報母站便利店，由母站便利店進行匯總要貨，避免出現(xiàn)因要貨不及時而脫銷斷檔。便利店要貨要注意各類商品的單位和規(guī)格，盡量進行多口味、多規(guī)格、多頻次、小數(shù)量的要貨，合理估計要貨數(shù)量，并根據(jù)各便利店市場情況及時引進新品種，同時季末也要注意換季商品的轉(zhuǎn)化和其他特殊商品的配置等（特別是結(jié)合我國傳統(tǒng)節(jié)日的商品采購）。省公司有促銷活動時，按要求規(guī)定參加活動的門店必須對活動商品要貨。對于單品要貨達不到最小要貨量的，要采取聯(lián)合要貨的方法進行要貨。即匯總縣公司內(nèi)便利店要貨數(shù)量集中在一個便利店進行要貨，到貨后再進行數(shù)量的二次分配。2、門店商品驗收門店商品驗收分為配送驗收和直送驗收市公司非油品科應明確商品配送接收責任人（含000便利店），各加油站便利店需明確兩位商品驗收責任人，其中一位必須是站長。市分公司商品配送接收責任人負責全區(qū)便利店商品在配送過程出現(xiàn)問題后的銜接反饋工作；加油站商品驗收責任人負責便利店商品到貨后的驗收工作。各縣公司加油站便利店商品驗收責任人的姓名及身份證號應上報市公司非油品科備案（如遇工作調(diào)整應書面上報市公司非油品科）。市公司非油品倉庫和門店商品收貨主要包括單據(jù)驗收、數(shù)量驗收和質(zhì)量驗收三方面。商品和隨貨單據(jù)到達門店時，門店應先在便利店系統(tǒng)上核對所到單據(jù)是否與系統(tǒng)中門店訂貨單信息一致（如訂單號、供應商名稱、商品名稱、商品編碼、規(guī)格、數(shù)量等），不一致時拒絕驗收貨。檢查單據(jù)信息一致后開始檢查送貨單據(jù)與實際到貨商品的關鍵信息是否一致，如品牌、口味等。然后進行數(shù)量驗收，數(shù)量驗收為檢查實物商品數(shù)量與門店驗收單、調(diào)撥單的數(shù)量是否一致，收貨數(shù)量以收少不收多為原則，即到貨數(shù)量可以小于定單，但不能大于定單。最后進行質(zhì)量驗收，質(zhì)量驗收為檢查實物商品的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、包裝等反映商品質(zhì)量的要素是否符合企業(yè)的驗收標準；此外，還需核對商品包裝上的關鍵信息（如生產(chǎn)廠家、產(chǎn)地等內(nèi)容）是否與送貨單據(jù)上一致。實物驗收結(jié)束后便利店管理人員在當日進行系統(tǒng)驗收，不得延誤。便利店商品驗收責任人在進行商品驗收時，一定要核對好商品采購驗收單的單據(jù)號、商品名稱、商品編碼，并將到貨日期、驗收單號和實收數(shù)量準確填寫，備注欄必須劃斜線，確保驗收商品準確無誤。如果該商品隨貨的是《直配型商品采購驗收單》，在系統(tǒng)驗收時直接輸入該商品的生產(chǎn)日期；如果該商品隨貨的是《中央倉商品采購驗收單》，要在隨貨單據(jù)上手工填寫對應商品的生產(chǎn)日期。便利店商品收貨時，原則上要求檢查所有商品的保質(zhì)期是否都在公司規(guī)定的允收期內(nèi)（非食品允收期為小于保質(zhì)期的1/3；食品允收期為小于保質(zhì)期的1/4），特殊商品（如進口商品）或特殊情況，門店聽從市公司統(tǒng)一安排。（注：允收期指商品生產(chǎn)日期距收貨驗收時間之差。）門店收貨時要做到“四拒”、“三保證”。配送商品到站后，各便利店驗收人員應認真負責的對配送商品進行驗收，在驗收過程中做到“四拒、三保證”。1、“四拒”：一是配送方無法提供統(tǒng)一格式的《商品配送驗收單》拒絕接收；二是《商品配送驗收單》單據(jù)號與前臺系統(tǒng)中的訂貨單信息不一致拒絕接收；三是配送商品實物種類、數(shù)量等信息與驗收單據(jù)不一致部分拒絕驗收；四是配送商品有明顯損毀、拆箱跡象拒絕接收。2、“三保證”：一是保證驗收人員必須是加油站明確的兩位商品驗收責任人；二是保證按照收貨原則實物驗收，開箱檢查，逐一清點；三是保證現(xiàn)場驗收商品后，在便利店POS系統(tǒng)或是WEBPOS系統(tǒng)中做好驗收程序，并將驗收單號、接收人的姓名及證件號碼如實填寫在《商品配送驗收單》上，并加蓋商品收訖章。3、收貨后事項市公司直配型商品如香煙：每月對帳后非油品科打印二份，交市公司財務科一份，返便利店一份。如充值卡：要貨集中到000門店，省處理后生成直配型商品采購驗收單，000門店留一份，交財務一份。隨貨的省公司《中央倉配送商品驗收單》便利店留兩份（一份自留、另一份由便利店交片區(qū)），交送貨的物流公司兩份。（二）、商品銷售環(huán)節(jié)1、商品銷售便利店商品銷售分為常規(guī)商品銷售和促銷兩種形式。常規(guī)商品銷售應注意以下事項：便利店銷售需即時進行POS銷售，不得以任何借口延遲刷POS或集中刷POS銷售。現(xiàn)金銷售每筆交易產(chǎn)生一筆交易流水，嚴禁多筆銷售集中產(chǎn)生一筆交易流水。銷售商品應以先進先出為原則，注意商品的保質(zhì)期；嚴禁私自進貨、賒銷、代銷；當顧客選購行為可能影響加油站便利店安全與商品品質(zhì)時，應禮貌提醒顧客；商品銷售應當時進行POS銷售，注意不要漏刷、重刷或錯刷；收款找零需要唱收唱付，小票主動交給顧客。并注意收款、找零、遞票均使用雙手；便利店商品銷售價格以POS系統(tǒng)價格為準，明碼標價，不得隨意加價、降價銷售、嚴禁私自進貨、以次充好，嚴禁搭售商品和賒銷商品。便利店嚴禁私自為個人或他人代售、代存商品。便利店商品統(tǒng)一使用非油品科打印的價格標簽，如與新品需增加價格標簽或變更價格的及時與非油品科聯(lián)系，重新打印并及時進行更換。（1）如遇大單團購或其他集中采購業(yè)務，縣公司要先進行所需商品的要貨數(shù)量上報及價格信息溝通，也同時留出向省公司申報和配貨的時間。(2)促銷活動要按照公司的相關促銷管理進行更換價格標簽、促銷商品陳列、張貼宣傳海報及其他事宜等。(3)打包促銷商品嚴謹拆分銷售和將促銷品挪作他用。(4)便利店商品銷售實行明碼標價，如遇價格調(diào)整應及時更換價格標簽。嚴禁私自提價和降價。便利店要嚴格按照下發(fā)的油非（或卡非）互動指定商品參與互動活動。如遇特殊情況（單品庫存較大、保質(zhì)期短等）需要調(diào)整的互動商品的，需書面上報非油品科（縣公司經(jīng)理簽字），經(jīng)批準后方可進行調(diào)換。便利店站長為該站油非（或卡非）互動商品監(jiān)控的第一責任人，不經(jīng)允許不能隨便更換互動商品。原則上彩票、香煙、手機、充值卡和階段性禁止互動的商品一律不允許參加互動活動。堅決杜絕內(nèi)部員工借“油非（或卡非）互動”銷售之名，虛開選購小票換領商品，置換店內(nèi)正?，F(xiàn)金銷售收入，套取現(xiàn)金等嚴重違規(guī)行為。加油站員工能及時提醒客戶告知活動內(nèi)容，按照實際加油信息開具選購小票，并交客戶選購商品等。油非（或卡非）互動銷售的商品，需當時進行POS銷售，產(chǎn)生一個交易流水號。安裝WEBPOS系統(tǒng)（包括WEBPOS子站）的便利店，便利店有銷售的，銷售收入必須在當天錄入WEB系統(tǒng)，單獨填寫交款單并隨當日輕油銷售款一同繳存銀行。同時將非油品營業(yè)款上繳導入零售電子帳表管理系統(tǒng)。2、其他事項（1）便利店銷售必須做到日清日結(jié)，單獨填寫交款單隨輕油營業(yè)款一起交郵儲。每班（日）結(jié)后，當班（日）交存現(xiàn)金應與POS機統(tǒng)計的當班（日）現(xiàn)金收款金額一致，由站長審核確認。并登記《營業(yè)款上交臺帳》，嚴禁截留、挪用商品銷售收入，嚴禁賒銷商品。(2)便利店銷售商品憑POS機購物小票據(jù)實為客戶開具發(fā)票，收款員按單品明細或商品類別開具發(fā)票，發(fā)票開具內(nèi)容與顧客實際消費品類、金額一致，不得代開、虛開。(3)杜絕員工使用購物券、代金券、銀行卡等套現(xiàn)行為發(fā)生。(4)門店應有專人領用、發(fā)放和保管發(fā)票，建立發(fā)票領用臺帳。(5)門店應有專人保管備用金，不得將備用金挪作他用。3、顧客退換貨注意事項顧客提出退換貨時應注意以下幾點：（1）一般商品：對于包裝完好或者是包裝開啟后確有質(zhì)量問題的商品，原則上顧客可憑原始購物單據(jù)在原購物門店辦理退貨。（2）特殊商品：香煙、酒類、彩票、充值卡等商品離柜概不退貨。（3）店員應首先禮貌提出換貨，在顧客不同意的情況下，辦理退貨手續(xù)。顧客無法提供原始購物小票時，原則上，門店有權拒絕退貨。（4）辦理退貨手續(xù)時，門店必須使用POS機操作。（5）原則上，退貨時，100元以下的報非油品科批準后進行；100元以上的必須上報省公司，經(jīng)批準后才能進行。（三）、門店退貨與調(diào)撥環(huán)節(jié)1、門店退換貨門店退貨按照退貨的原因通常分為三類：一是商品質(zhì)量問題；二是商品滯銷（采購目錄上明示可退貨商品）；三是特殊情況。便利店商品（除省公司直接配送部分外）是由各便利店自行進行數(shù)量和品類的上報，原則上除商品質(zhì)量問題外，一律不允許退換貨。臨期商品（非食品和保質(zhì)期大于9個月的食品，臨期時限為90天；保質(zhì)期為9個月以內(nèi)的食品，臨期時限為保質(zhì)期的1/3）須經(jīng)店長現(xiàn)場確認，便利店一旦出現(xiàn)臨期商品，必須在每月系統(tǒng)盤點結(jié)束后隨月度盤點表一起上報臨期商品統(tǒng)計表，臨期商品統(tǒng)計表打印一式兩份，由便利店管理人員、站長、片區(qū)經(jīng)理簽字后送交非油品科一份，站上留存一份。經(jīng)市公司非油品科審核批準后方可進行臨期商品的處理（降價促銷或其他促銷方式），進行庫存消化，防止商品過期導致全額損耗。臨期商品上報及處理每月集中上報一次（即每月系統(tǒng)盤點時隨月度盤點表一起上報），其他時間一律不予受理。臨期商品可以繼續(xù)銷售的，在到期日前可以在貨架正常銷售；準備退貨的臨期商品應裝箱單獨存放在指定區(qū)域。2、門店調(diào)撥調(diào)撥是指在門店間調(diào)劑商品余缺的過程。門店不得擅自進行調(diào)撥作業(yè)，如有調(diào)撥需求要上報調(diào)撥需求申請，經(jīng)縣公司經(jīng)理簽字后發(fā)傳真到非油品科，統(tǒng)籌進行安排。調(diào)出門店在進行商品調(diào)撥時要注意核對調(diào)撥單據(jù)，確保調(diào)撥商品準確無誤。商品調(diào)撥完成后調(diào)入、調(diào)出門店要及時查看系統(tǒng)庫存是否自動增減。門店應通過合理訂貨和積極銷售等方式優(yōu)化庫存，盡量避免調(diào)撥作業(yè)（四）商品庫存管理1、庫存管理門店庫房管理包括倉儲管理和出入庫管理兩部分。庫房管理應確保商品分區(qū)、歸位、安全存放，方便日常管理；庫房管理應以確保不合格的商品不入店、有問題的商品不進便利店、有效降低運營風險為目標。 2、商品盤點月末，便利店、中央倉自行組織商品盤點；便利店季度、年度盤點及不定期抽盤由地市公司財務、非油品業(yè)務部門組織。中央倉季度、年度盤點及不定期抽盤由?。ㄊ校┓止矩攧湛?、非油品科組織。每月末，按省分公司盤點通知要求，縣公司、加油站同時對便利店進行月末商品盤點，手工、POS系統(tǒng)同時盤點。正式盤點開始前，必須進行人員分工，明確職責和目標。參與盤點的成員主要包括站長、記賬員、便利店員、縣公司非油品管理人員等，分別承擔控制、初盤、復盤和錄入職責。便利店盤點必須進行實物盤點，實物盤點結(jié)束后按照實盤數(shù)量錄入POS機。季度、半年、年度盤點及不定期抽盤由非油品科與財務科牽頭實施。便利店月盤點表（包括月盤清查表、月盤匯總表）由便利店填制，由便利店員、店長、縣公司經(jīng)理審核無誤后簽字確認。簽字確認的盤點表一式四份，一份便利店自留，送縣公司兩份（縣公司財務人員和非油品管理人員各一份），一份送市公司非油品科。電子版由加油站上報縣公司非油品管理人員，縣公司匯總后上報非油品科，非油品科經(jīng)與海信系統(tǒng)審核無誤后，上報省公司非油品處。每月十日內(nèi)，市公司非油品科將《非油品盤點匯總表》（一式兩份）經(jīng)相關領導簽字審批后，非油品科留存一份，送市公司財務科一份。門店盤點結(jié)束后，等待后臺通知盤點結(jié)果。若無異常，則及時恢復盤點前暫停的各項業(yè)務；若有異常，要查明原因并上報差異說明。對差異進行分析及處理，屬管理工作不到位引起的損失，由加油站站長和理貨員共同賠償，縣公司負連帶責任。更換站長或便利店管理人員的同時，縣公司要對非油品商品進行盤點和移交，該工作由各縣公司組織，并制移交表上報非油品科。非油品倉庫盤點和便利店盤點同步進行，盤點結(jié)束后將盤點表送交非油品科系統(tǒng)管理人員，將實盤數(shù)據(jù)及時錄入系統(tǒng)。如果出現(xiàn)異常，要查明原因，對差異進行分析和處理。3、損耗管理損耗是指實物庫存與賬面庫存之間的差額。損耗存在于門店的訂貨、收貨、銷售（庫存）、退貨等各個環(huán)節(jié)。門店應在日常管理中嚴格把關，從損耗源頭上進行控制。防止出現(xiàn)因訂貨數(shù)量太多，訂貨品種并非適銷對路導致的訂貨損耗；防止因收貨時野蠻搬運、品質(zhì)驗收錯誤等產(chǎn)生的收貨損耗；防止因商品陳列不當、倉儲不當?shù)犬a(chǎn)生的銷售（庫存）損耗門店當月?lián)p耗（暫定）額度為便利店當月營業(yè)額的千分之三。超出部分應有專項報告，經(jīng)相關領導審批后根據(jù)處理意見進行處理。門店報損應集中在每月系統(tǒng)盤點時處理，報損商品應提前上報非油品科，經(jīng)非油品科及主管經(jīng)理批準后方能進行報損處理。報損商品不能隨意丟棄，必須在指定地點存放并張貼標識，由縣公司上報市公司非油品科，經(jīng)審核確認后進行回收處理。二、手續(xù)傳遞1、商品采購（配送）驗收單（1）發(fā)生省公司商品采購業(yè)務時，省公司非油品處打印《中央倉配送商品驗收單》交物流公司與貨同行，門店實物清點驗收后，由門店商品驗收責任人與物流公司共同簽字蓋章確認后，兩份自留，兩份交供應商，同時在便利店前臺系統(tǒng)中確認。特別注意要在隨貨單據(jù)上手工填寫對應商品的生產(chǎn)日期備查。（2）發(fā)生市公司商品采購隨貨的市公司《直配型商品采購驗收單》（共四份）便利店留一份，另外三份由送貨人員帶回或《商品調(diào)撥單》（共三份）便利店留一份，另一份由送貨人員帶回。但自采商品省公司暫不允許自采，驗收完畢后，由門店商品驗收責任人在商品采購單上據(jù)實填寫實收數(shù)量（如實收數(shù)量為“零”的要把實收數(shù)量一欄整個用斜線劃掉），同時應手工填寫到貨日期及單據(jù)號與供應商共同簽字蓋章確認后，叁份交送貨車，由送貨車交非油品科，一份自留，同時在便利店前臺系統(tǒng)中驗收記賬。特別注意要在系統(tǒng)驗收時輸入該商品的生產(chǎn)日期備查。2、商品調(diào)撥單（1）便利店與便利店間的調(diào)撥：發(fā)生商品調(diào)撥業(yè)務時，移庫申請表經(jīng)非油品科審批后，由縣、區(qū)分公司打印《商品調(diào)撥單》（一式兩份），門店實物清點驗收后，商品調(diào)撥單經(jīng)送貨人員和調(diào)出、調(diào)入雙方便利店人員共同簽字蓋章確認后，調(diào)出、調(diào)入門店各留一份，同時及