固定資產(chǎn)采購及支付管理制度

精選優(yōu)質文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)固定資產(chǎn)管理制度(初稿)一、總則1、本制度加強公司固定資產(chǎn)管理，合理控制固定資產(chǎn)采購支出，特制定本制度。2、本制度規(guī)定了固定資產(chǎn)采購、領用、更換、支付簽批程序及相應的實施細則。3、本制度適用于****集團有限公司。二、范疇1、固定資產(chǎn)的定義為：（1）非損耗性物品而預算使用期超過二年。（2）物品價值不低于RMB2,000元。2、一切固定資產(chǎn)的采購，在考慮到其規(guī)格、質量、送貨時限、價格、結算方式、可信度及服務質量的前提下，都要求選定最優(yōu)惠的供應商。供應商的選擇要求對方有足夠的經(jīng)濟實力并能按時供貨。固定資產(chǎn)的采購和管理部門電腦設備的采購部門和管理部門：綜合部、網(wǎng)管員除電腦設備之外的固定資產(chǎn)的采購和管理部門：綜合部綜合部統(tǒng)一負責處理固定資產(chǎn)實物臺帳的記錄和更新；實物盤點、報廢等。三、采購及支付流程1、采購申請（1）、固定資產(chǎn)使用部門應根據(jù)辦公需要提出申請，填寫一份固定資產(chǎn)采購0A申請單。采購申請單上應注明采購項目、采購物品用途、采購數(shù)量、物品的型號、規(guī)格、估計單價及部門資產(chǎn)編號等，經(jīng)部門負責人簽字同意后提交綜合部。（2）、綜合部根據(jù)部門固定資產(chǎn)采購申請單查驗該申請是否合理及必要，需要采購的綜合部應向供應商詢價和核價。詢價原則是：大型設備應3家以上（含3家），小型設備2家以上（含2家），并取得供應商配置清單及報價單傳真件或復印件。（3）、綜合部對各家供應商的報價進行審核，在考慮到其規(guī)格、質量、送貨時限、價格、結算方式、可信度及服務質量的前提下，選擇對方有足夠的經(jīng)濟實力并能按時供貨的供應商，簽字確認后提交財務部審核采購預算（啟動預算管理后）。（4）財務部將該申請與公司預算進行比較核對；如果屬于預算內項目，并在其權限范圍內，可直接審核提報分管副總裁批準；如果屬于預算外支出項目，應交財務總監(jiān)和總裁辦進行特批。（啟動預算管理后）（6）固定資產(chǎn)采購部門收到總裁辦已經(jīng)批準的采購申請，已經(jīng)同意的采購價格為基礎，對外洽談、草簽合同，合同經(jīng)按規(guī)定權限批準后，對外正式簽署。若因特別原因只有一家或二家供應商可供選擇，采購部門負責人應在采購申請單上注明。采購報價應以書面報價為準。對于重大資產(chǎn)采購合同在簽訂前應交財務總監(jiān)和總經(jīng)理進行審核，重要的合同或協(xié)議書應經(jīng)有關專業(yè)人員如公司聘用律師審核。驗收手續(xù)固定資產(chǎn)采購部門人員接到供應商送貨時，應認真檢驗與核實所收物品與相關單據(jù)(發(fā)票復印件)及原已批準的固定資產(chǎn)采購申請單是否一致。任何不符之物品(質量不符合標準或實物與單據(jù)不符)，管理部門有權拒收，采購人員負責跟蹤解決，并根據(jù)需要及時辦理商品退貨。管理部門應填寫采購入庫/驗收單（此驗收/入庫單一式三聯(lián)），商品是驗收合格還是退回應在采購入庫/驗收單上加以注明。將一份驗收單交給財務部入固定資產(chǎn)財務帳，另一份及時提供給資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門據(jù)此及時更新固定資產(chǎn)實物管理帳。資產(chǎn)入庫后，通知申請部門資產(chǎn)管理員OA領取，管理員填制固定資產(chǎn)卡片交資產(chǎn)管理部門存檔。支付報銷固定資產(chǎn)采購和驗收結束，采購人員應及時到財務部報賬，相應提供已批準的固定資產(chǎn)OA采購申請單、送貨單、采購入庫/驗收單以及合同/報價復印件。財務部查實各票據(jù)上的貨物品種、數(shù)量、金額等與申請及驗收無誤后，及時將新增的固定資產(chǎn)入系統(tǒng)賬。付款手續(xù)參見費用審批及報銷管理制度，根據(jù)合同約定或供貨商付款通知，對已購入固定資產(chǎn)需支付貨款時，采購人員應填寫費用報銷申請單，經(jīng)采購部門負責人審核批準后，送交財務部。財務部核對發(fā)票等原始單據(jù)，對相關單據(jù)的真實性，完整性，合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，之后經(jīng)財務總監(jiān)及總裁辦批準，予以付款。采購及支付款流程圖各部門各部門進行特殊批準進行特殊批準 填制固定資產(chǎn)采購申請部門負責人部門負責人綜合部綜合部審核、詢價 同意財務部判斷放棄或重新申請 交財務部查預算 不同意財務部判斷放棄或重新申請綜合部聯(lián)系供應商提供報價單綜合部聯(lián)系供應商提供報價單審核判斷 預算外審核判斷財務總監(jiān)及總裁辦財務總監(jiān)及總裁辦有閑置資產(chǎn) 申請部門填寫資產(chǎn)轉移單申請部門填寫資產(chǎn)轉移單預算內 報批采購申請綜合部驗收綜合部驗收貨物及發(fā)票、送貨單供應商供貨分管副總裁辦供應商供貨分管副總裁辦固定管理員接收貨物并填寫固定資產(chǎn)登記卡固定管理員接收貨物并填寫固定資產(chǎn)登記卡和入庫單 綜合部辦理報銷手續(xù)綜合部辦理報銷手續(xù)綜合部登實物臺帳財務開票或支付現(xiàn)金或電匯財務部入財務開票或支付現(xiàn)金或電匯財務部入系統(tǒng)帳四、日常管理1.固定資產(chǎn)日常管理固定資產(chǎn)應分類設置各種賬戶分別記錄，各類資產(chǎn)應附有單獨的卡片或表單，記錄各種詳細有用的資料，應記錄每項資產(chǎn)的簡要說明、存放地點、購入日期、資產(chǎn)價值、折舊計算方法等。固定新增、變更的管理。固定資產(chǎn)出現(xiàn)新增、變更情況時，部門資產(chǎn)管理員（含門店）應及時更新固定資產(chǎn)卡片（一式三份），部門資產(chǎn)管理員一份、財務部資產(chǎn)管理部門更新固定資產(chǎn)檔案。新增、變更資產(chǎn)，部門資產(chǎn)管理員填寫一式三份固定資產(chǎn)卡片（使用人、資產(chǎn)管理員、信息部、行政部簽字）財務部 入帳新增、變更資產(chǎn)，部門資產(chǎn)管理員填寫一式三份固定資產(chǎn)卡片（使用人、資產(chǎn)管理員、信息部、行政部簽字）財務部行政部行政部 更新存檔使用部門留底使用部門資產(chǎn)部部門負責人每半年利用出差機會對駐外門店資產(chǎn)進行盤點，并將盤點結果傳回綜合部、財務部備查。對金額大、數(shù)量多的可派實物管理部門定期盤點。駐外資產(chǎn)金額大、數(shù)量多綜合部駐外資產(chǎn)金額大、數(shù)量多綜合部資產(chǎn)使用部門定期（按月）取得資產(chǎn)清單 傳回 盤點資產(chǎn)使用部門負責人每半年對駐外門店資產(chǎn)使用部門負責人每半年對駐外門店資產(chǎn)盤點網(wǎng)管盤點表網(wǎng)管離職員工資產(chǎn)管理。員工離職時，部門資產(chǎn)管理員應通知綜合部、網(wǎng)管，網(wǎng)管核查該資產(chǎn)數(shù)量、配置與綜合部登記卡片是否一致。不一致的應責成使用人及資產(chǎn)管理員查明原因；一致的綜合部、網(wǎng)管簽字審核。資產(chǎn)使用人離職簽字審資產(chǎn)使用人離職簽字審核綜合部網(wǎng)管網(wǎng)管資產(chǎn)報損管理。部門資產(chǎn)管理員根據(jù)資產(chǎn)使用狀況，申請?zhí)岢鲑Y產(chǎn)報廢。綜合部接到資產(chǎn)報廢申請后，會到網(wǎng)管核實該資產(chǎn)是否有必要報廢，同意報廢處理在申請表上簽字并提交財務部審核。財務部固定資產(chǎn)會計審核該資產(chǎn)是否計提折舊完畢，如折舊完畢提交領導簽批；如折舊尚未完畢，予以備注請領導特批。申請部門提出申請（部門負責人簽批）綜合部審核報廢合規(guī)申請部門提出申請（部門負責人簽批）綜合部審核報廢合規(guī)性網(wǎng)管審核報廢必要性 綜合部登記 財務部入帳財務總監(jiān)簽批綜合部處理總裁簽批分管副總裁簽批財務總監(jiān)簽批綜合部處理總裁簽批分管副總裁簽批財務部填寫資產(chǎn)殘值已報廢資產(chǎn)管理。對報廢處理審批完畢的固定資產(chǎn)全部轉入綜合部報損庫房統(tǒng)一管理，綜合部按季度處理報廢資產(chǎn)。在清理固定資產(chǎn)前，相應固定資產(chǎn)管理部門要評估有關資產(chǎn)的轉售價值，以下為尋找買家的一般指導原則：預估轉售總值 需獲取潛在買家的數(shù)目<RMB600 0RMB600–RMB55,000 2>RMB55,000 3A：潛在的買家及買家的報價應詳列于固定資產(chǎn)清理/轉移申請表。如未售于最高出價者，應說明原因。部門負責人在申請表上簽字批準后，送交財務部。B：固定資產(chǎn)管理部門在獲得相關負責人的批準后，由其按照審批結果安排固定資產(chǎn)的處理。資產(chǎn)處置后，相關管理部門在固定資產(chǎn)清理/轉移申請表上標注上“完成”字樣后將其正本送交財務部，并自行保留副本。C：資產(chǎn)處理完畢，綜合部應同時更新固定資產(chǎn)實物管理帳；財務部應開出發(fā)票安排收款，并做出適當?shù)臅嬏幚??？偛煤炁斂偛煤炁攧湛偙O(jiān)簽批分管副總裁簽批財務部收款并作財務帳處財務部收款并作財務帳處理聯(lián)系買家資產(chǎn)管理部門（綜合部）提出處理申請2.公司內部間固定資產(chǎn)轉移轉出資產(chǎn)的部門應填寫固定資產(chǎn)清理/轉移申請表，清楚列示出轉移原因并取得新的使用部門的書面同意。部門負責人應審核批準該申請表。財務部負責人同意批準后，固定資產(chǎn)管理部門依據(jù)審核批準的申請表安排資產(chǎn)的轉移。轉移完成后，資產(chǎn)管理部門應在固定資產(chǎn)清理/轉移申請表上標注上“完成”字樣，行政部根據(jù)完成的申請單及時更新實物帳。接受部門負責人簽批轉出部門提出申請（部門負責人簽批）接受部門負責人簽批轉出部門提出申請（部門負責人簽批）綜合部審核調撥 審核殘值 綜合部登記并更新部門臺帳 財務部入帳 綜合部調撥資產(chǎn)總裁簽批財務總監(jiān)簽批分管副總裁簽批綜合部調撥資產(chǎn)總裁簽批財務總監(jiān)簽批分管副總裁簽批財務部3.固定資產(chǎn)售予集團內其它公司轉出資產(chǎn)的單位應填寫固定資產(chǎn)清理/轉移申請表，清楚列示轉移原因并取得受讓單位的書面同意。依據(jù)資產(chǎn)處理的審批權限經(jīng)批準后，相關資產(chǎn)管理部門安排資產(chǎn)的轉移。固定資產(chǎn)清理/轉移申請表的正本送轉出資產(chǎn)單位的資產(chǎn)管理部門，副本送受讓單位的資產(chǎn)管理部門。財務部及行政部門根據(jù)執(zhí)行完成的該申請表及時更新固定資產(chǎn)的財務帳和實物帳。五、盤點管理（一）：盤點時間及流程對固定資產(chǎn)應進行定期盤點以檢查固定資產(chǎn)使用狀況，并確認固定資產(chǎn)帳實相符。1、全部資產(chǎn)：每年一次，每年9月10號-20號盤點；2、閑置資產(chǎn)：每年一次，每年9月20號-30號盤點綜合部根據(jù)部門資產(chǎn)卡片與綜合部資產(chǎn)臺帳核對部門資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)卡片進行自盤綜合部根據(jù)部門資產(chǎn)卡片與綜合部資產(chǎn)臺帳核對部門資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)卡片進行自盤綜合部確定盤點時間 通知個部門 提交卡片提交臺帳及卡片綜合部（盤點數(shù)量） 綜合部（盤點數(shù)量） 簽字財務部（盤點數(shù)量）調帳 盤點財務部（盤點數(shù)量）財務部核對綜合部實物臺帳與財務金額帳財務部核對綜合部實物臺帳與財務金額帳 簽字網(wǎng)管（檢查配置）網(wǎng)管（檢查配置） 簽字固定資產(chǎn)盤點報告固定資產(chǎn)盤點報告分管副總裁分管副總裁簽批財務總監(jiān)簽批財務總監(jiān)簽批總裁總裁簽批（二）、盤點要求和處理1、盤點前，綜合部提前半個月通知各部門年度盤點時間。2、各部門接到盤點通知后進行自盤并提交部門固定資產(chǎn)卡片到綜合部。3、綜合部核對各部門資產(chǎn)臺帳數(shù)與部門提交的卡片是否相符。4、綜合部核對完后提交財務部。財務部會計核對各部門帳面數(shù)與行政部臺帳進行核對。如有不符，退回綜合部查名原因。5、部門卡片、綜合部臺帳及財務部帳面數(shù)核對一致后，綜合部、網(wǎng)管、財務部對各部門資產(chǎn)進行實物盤點。綜合部及財務部核對數(shù)量是否帳實一致，網(wǎng)管核對卡片配置與實物配置是否一致。盤點時發(fā)現(xiàn)差異，有關部門應及時跟蹤，獲得真實準確的盤點結果。財務部根據(jù)盤點情況出具盤點報告，經(jīng)固定資產(chǎn)管理部門負責人、財務總監(jiān)同意，最后經(jīng)總裁（或授權人）批準，財務部做相應的會計處理。綜合部及財務部應定期檢查固定資產(chǎn)狀況及損耗情形。發(fā)生損壞情形時，應預估資產(chǎn)可收回金額