易邦公司行政管理制度

PAGE行政管理制度2.1總則2.1.1目的為加強(qiáng)企業(yè)行政事務(wù)管理，理順企業(yè)內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。2.1.2適用范圍本制度所指行政事務(wù)包括會(huì)議管理檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公用品管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等、日常行政管理范疇。2.2保密制度2.2.1為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，每位員工都有保守公司秘密的義務(wù)，在保密工作中既要確保秘密又要便于工作，為此，特制定本制度。2.2.2企業(yè)機(jī)密關(guān)系到公司的權(quán)益，是依照特定程序而確定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。2.2.3保密范圍的確定重大決策中的秘密事項(xiàng)；尚未輔助實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、企劃方案；需內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告；總部及各公司總經(jīng)理辦公室下發(fā)的文件、制度、會(huì)議記錄；財(cái)務(wù)預(yù)算、報(bào)告、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等；公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或公開(kāi)的各類信息；人事檔案、工資等勞動(dòng)性收入及資料；客戶檔案、銷售合同、采購(gòu)合同、未竣工的工程預(yù)算；公司所屬專利、技術(shù)圖紙、配方、計(jì)算機(jī)軟件等知識(shí)產(chǎn)權(quán)；經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。2.2.4密級(jí)的確定直接影響公司權(quán)益的重要決策策文件資料為“絕密”級(jí)；規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、重要會(huì)議記錄、經(jīng)營(yíng)情況為“機(jī)密”級(jí)；人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息為“秘密”級(jí)；凡屬公司秘密的資料均由行管部專人管理，按照確定秘密范圍與期限進(jìn)行管理，保密期限屆滿，自行解密。2.2.5保密措施屬公司密級(jí)文件和資料的打印、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由總裁辦公會(huì)決定由專人負(fù)責(zé)；密級(jí)文件、資料的復(fù)制和摘抄必須經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)；密級(jí)文件的收發(fā)、傳遞和外出攜帶必須由專人負(fù)責(zé)，并采取安全措施；公司的秘密設(shè)備或者產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運(yùn)輸、使用、保存、維修和銷毀由總裁辦公會(huì)指定部門專負(fù)責(zé)，并采取保密措施；在對(duì)外交往與合作中需要提供秘密事項(xiàng)的，必須由總裁批準(zhǔn)；公司的秘密內(nèi)容會(huì)議和其他外事活動(dòng)，由總裁辦公會(huì)指定參與人員，并確定其內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)的范圍；任何人不得在私人交往和在通信中泄露公司的秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過(guò)其它方式傳遞公司秘密；工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，要立即采取補(bǔ)救措施，并及時(shí)報(bào)總裁或副總裁，以便及時(shí)處理。2.2.6下列場(chǎng)院所為限制場(chǎng)所，并應(yīng)有禁止非直接主管及非崗位人員進(jìn)入的明顯標(biāo)志。公司生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)；質(zhì)量、營(yíng)銷、采購(gòu)、財(cái)會(huì)部門經(jīng)理室；董事長(zhǎng)、副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室、秘書室；檔案室、財(cái)務(wù)部憑證室、復(fù)印室。2.2.7下列人員為得點(diǎn)保密人員各級(jí)主管；各公司電腦操作人員；財(cái)務(wù)管理人員；秘書、檔案管理員；生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)業(yè)務(wù)人員及現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)計(jì)員。2.2.8責(zé)任與處罰泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的給予50-200元處罰；違反本制度第四項(xiàng)中的第2、3、5、7條，視情節(jié)處以100-500元的處罰；對(duì)已泄露但采取補(bǔ)救措施的給以200-500元的處罰；故意或過(guò)失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果視情節(jié)給辭退，并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失；違反本制度規(guī)定，為他人竊取、刺探或收買提供公司秘密的給以辭退并追加相應(yīng)處罰，直至提交司法部門處理；利用職權(quán)強(qiáng)迫他人違反保密制度的予以辭退并追加相應(yīng)處罰。2.2.9對(duì)本規(guī)定3、1、6所列重點(diǎn)保密人員要重點(diǎn)試用考察，有流動(dòng)意向或不適應(yīng)本職工作時(shí)，必須及時(shí)調(diào)換。2.2.10公司辭職、辭退人員一律不得進(jìn)入限制場(chǎng)所。2.2.11各部門計(jì)算機(jī)要確定專人管理，在安會(huì)地方放置，外單位人員不許獨(dú)立操作。存有秘密資料的計(jì)算機(jī)要加必碼保護(hù)，不用時(shí)要及時(shí)清理。2.2.12公司員工撰寫的各種有關(guān)公司的新聞報(bào)道稿件，公司內(nèi)部宣傳材料等，發(fā)稿前必須經(jīng)部門主管和總裁審核，未經(jīng)審閱，一律不準(zhǔn)寄發(fā)，公司內(nèi)部宣傳材料上凡涉及公司經(jīng)營(yíng)內(nèi)容的應(yīng)經(jīng)過(guò)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意方可宣傳報(bào)導(dǎo)。2.2.13本制度經(jīng)總裁辦公會(huì)審定后實(shí)施，修正時(shí)亦同，由集團(tuán)行管部負(fù)責(zé)解釋。2.3集團(tuán)公司會(huì)議管理的有關(guān)規(guī)定2.3.1為保證集團(tuán)公司各種會(huì)議合理、有效，防止形式主義，真正達(dá)到解決問(wèn)題、理順關(guān)系、嚴(yán)肅紀(jì)律、溝通信息的目的，特對(duì)集團(tuán)公司各種會(huì)議加以規(guī)范，制訂本管理制度。2.3.2會(huì)議召開(kāi)原則：務(wù)實(shí)、高效。2.3.3具體事項(xiàng)將原生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)例會(huì)改為管理例會(huì)由行管部負(fù)責(zé)召集，每月召開(kāi)一次，時(shí)間、地點(diǎn)另行通知。管理例會(huì)主要處理集團(tuán)各部門及分（子）公司需要上級(jí)解決的困難和工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，以及協(xié)調(diào)各部門之間的責(zé)權(quán)關(guān)系，以達(dá)到溝通信息，解決問(wèn)題之目的；每月召開(kāi)一次市場(chǎng)營(yíng)銷分析會(huì)，由主管副總裁負(fù)責(zé)召集，會(huì)中主要針對(duì)當(dāng)月市場(chǎng)變化情況，及時(shí)掌握各種信息，通過(guò)討論研究對(duì)策，制定各項(xiàng)工作方案，彌補(bǔ)本月工作中的不足。參加會(huì)議人員、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)由集團(tuán)決定；根據(jù)實(shí)際工作需要，不定期地召開(kāi)各種專題會(huì)議，解決各部門專題性問(wèn)題；財(cái)務(wù)部每月定期召開(kāi)一次財(cái)務(wù)分析會(huì)，針對(duì)集團(tuán)公司以及各分（子）公司當(dāng)月成本、利潤(rùn)等各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)的變化情況做出總結(jié)，上報(bào)總裁班子，使集團(tuán)公司能夠及時(shí)了解財(cái)務(wù)情況，確定下步發(fā)展方向；集團(tuán)各部門及分（子）公司會(huì)議根據(jù)本單位具體情況自行安排；要求集團(tuán)各部門及分（子）公司高度重視各項(xiàng)會(huì)議，認(rèn)真做好會(huì)前準(zhǔn)備，對(duì)敷衍了事、無(wú)故不參加者，要給予嚴(yán)厲批評(píng)，并視情節(jié)給予經(jīng)濟(jì)處罰。2.4集團(tuán)公司“管理例會(huì)”實(shí)施辦法2.4.1目的：為合理、有效地開(kāi)好管理例會(huì)，達(dá)到反映情況，溝通信息，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，進(jìn)一步安排下步工作任務(wù)的目的，特?cái)M訂本管理辦法。會(huì)議參加人員：總裁、主管副總裁，副總裁，財(cái)務(wù)總監(jiān)，集團(tuán)機(jī)關(guān)部門、下屬分（子）公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理；會(huì)序：首先由集團(tuán)各部門及分（子）公司匯報(bào)當(dāng)月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況及存在的困難和問(wèn)題，同時(shí)提出解決困難的建議，簡(jiǎn)要說(shuō)明下個(gè)月工作重點(diǎn)。匯報(bào)的順序?yàn)椋喝A翔物流有限公司、華翔塑業(yè)有限公司、大連思創(chuàng)經(jīng)貿(mào)有限公司、大連思創(chuàng)信息材料有限公司、集團(tuán)財(cái)務(wù)部、集團(tuán)行管部、集團(tuán)人力資源部；在匯報(bào)過(guò)程中，由主管副總裁負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各部門及分（子）公司所需解決的問(wèn)題和困難進(jìn)行詢問(wèn)并提出解決意見(jiàn)；匯報(bào)工作結(jié)束后，主管副總裁按上個(gè)月工作計(jì)劃逐項(xiàng)落實(shí)完成情況，進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，各副總裁分別部署所管部門的下步工作任務(wù)。2.4集團(tuán)公司“管理例會(huì)”實(shí)施辦法2.4.1為合理、有效地開(kāi)好管理例會(huì)，達(dá)到反映情況，溝通信息，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，進(jìn)一步安排下步工作任務(wù)的目的，特?cái)M訂本管理辦法。會(huì)議參加人員：總裁、主管副總裁，副總裁，財(cái)務(wù)總監(jiān)，集團(tuán)各部門負(fù)責(zé)人及分（子）公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理；會(huì)序：首先由各分（子）公司、部門匯報(bào)當(dāng)月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況及存在的困難和問(wèn)題，同時(shí)提出解決困難的建議，簡(jiǎn)要說(shuō)明下個(gè)月工作重點(diǎn)。匯報(bào)的順序?yàn)椋喝A翔物流有限公司、華翔塑業(yè)有限公司、大連思創(chuàng)經(jīng)貿(mào)有限公司、大連思創(chuàng)信息材料有限公司、集團(tuán)財(cái)務(wù)部、集團(tuán)行管部、集團(tuán)人力資源部；在匯報(bào)過(guò)程中，由主管副總裁負(fù)責(zé)對(duì)各分（子）公司、部門所需解決的問(wèn)題和困難進(jìn)行詢問(wèn)并提出解決意見(jiàn)；匯報(bào)工作結(jié)束后，主管副總裁按上個(gè)月工作計(jì)劃逐項(xiàng)落實(shí)完成情況，進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，各副總裁分別部署所管部門的下步工作任務(wù)。2.5檔案管理2.5.1歸檔范圍企業(yè)的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。2.5.2檔案管理要指定專人專責(zé),明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)完整，密級(jí)檔案必須保證安全。2.5.3檔案的借閱與索取總裁、副總裁及有關(guān)人員借閱非密級(jí)檔案應(yīng)通過(guò)行政秘書辦理借閱手續(xù)，直接提檔；企業(yè)其他人員需要借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總裁批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案經(jīng)行政秘書批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。2.5.4檔案的銷毀任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀企業(yè)檔案材料；若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)主管副總裁批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn)后即可銷毀；經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的企業(yè)檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。2.6信息傳遞的管理辦法2.6.1為了保證集團(tuán)內(nèi)部信息傳遞的暢通，進(jìn)一步加強(qiáng)集團(tuán)信息化管理，本著務(wù)實(shí)高效的原則，特制訂本辦法。各分（子）公司信息員必須按照集團(tuán)信息中心的要求，每月上報(bào)各分（子）公司信息。詳見(jiàn)信息員管理辦法；總裁班子成員、思創(chuàng)信息材料公司副董事長(zhǎng)張連斌、集團(tuán)各部門經(jīng)理、各分（子）公司總經(jīng)理、思創(chuàng)信息材料公司營(yíng)銷總監(jiān)必須在每周六11：00時(shí)前，按照集團(tuán)公司人力資源部擬訂的固定格式，上報(bào)個(gè)人下周工作計(jì)劃及本周工作總結(jié)；上報(bào)部門：集團(tuán)行管部。上報(bào)形式：電子郵件郵箱：hxrl@思創(chuàng)信息材料公司內(nèi)銷經(jīng)理、外貿(mào)經(jīng)理及所有營(yíng)銷員的周工作計(jì)劃和總結(jié)由思創(chuàng)信息材料公司按照第2條規(guī)定統(tǒng)一上報(bào)。內(nèi)銷經(jīng)理、外貿(mào)經(jīng)理及所有營(yíng)銷員的周工作計(jì)劃和總結(jié)按其固定格式上報(bào)；集團(tuán)財(cái)務(wù)部必須在每月15日15：00時(shí)前上報(bào)上月集團(tuán)內(nèi)部核算損益表和資產(chǎn)負(fù)債表；上報(bào)部門：集團(tuán)行管部。上報(bào)形式：電子郵件郵箱：hxxg@5.對(duì)于不按時(shí)上報(bào)信息者，每次罰款20元，每周由集團(tuán)行管部考核并下監(jiān)察通報(bào)。2.7合理化建議評(píng)選辦法2.7.1為充分調(diào)動(dòng)集團(tuán)公司廣大員工的工作積極性，發(fā)揚(yáng)以廠為家的企業(yè)精神，不斷改進(jìn)和完善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作。經(jīng)研究決定，定期對(duì)合理化建議進(jìn)行認(rèn)真評(píng)選并予以獎(jiǎng)勵(lì)。1.合理化建議日常受理機(jī)構(gòu)集團(tuán)公司行管部負(fù)責(zé)日常建議的受理、整理工作，及時(shí)將重要的、可操作性強(qiáng)的建議提交有關(guān)部門并上報(bào)合理化建議獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)選小組；2.合理化建議獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)選小組評(píng)選小組人員組成：組長(zhǎng)：主管副總裁副組長(zhǎng)：副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁助理組員：財(cái)務(wù)部經(jīng)理、行管部經(jīng)理、各分（子）公司總經(jīng)理、主管業(yè)務(wù)副總裁、特聘高級(jí)技師3.評(píng)選的原則經(jīng)營(yíng)管理方面的建議要實(shí)用、科學(xué)、有效；技改方面的建議要切合實(shí)際地對(duì)機(jī)械設(shè)備、工具、工藝技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)和革新。具體標(biāo)準(zhǔn)另行制訂。4.評(píng)選辦法及評(píng)選時(shí)間評(píng)選小組依據(jù)評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)每月評(píng)一次，重要的、可操作性強(qiáng)的合理化建議采取一事一議方式。5.獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)（設(shè)立合理化建議金、銀、銅三種獎(jiǎng)項(xiàng)）金獎(jiǎng)1000元，按建議內(nèi)容對(duì)受獎(jiǎng)勵(lì)人員進(jìn)行公開(kāi)表彰和建議內(nèi)容命名；銀獎(jiǎng)800元，按建議內(nèi)容對(duì)受獎(jiǎng)勵(lì)人員進(jìn)行公開(kāi)表彰和建議內(nèi)容命名；銅獎(jiǎng)500元，按建議內(nèi)容對(duì)受獎(jiǎng)勵(lì)人員進(jìn)行公開(kāi)表彰和建議內(nèi)容命名。6.對(duì)有上述貢獻(xiàn)的員工優(yōu)先晉級(jí)、評(píng)選優(yōu)秀員工及其它待遇。7.本辦法從下發(fā)之日起實(shí)行，由總裁辦公會(huì)負(fù)責(zé)解釋。2.8“四小時(shí)復(fù)命”制度2.8.1目的為使集團(tuán)公司各項(xiàng)管理工作逐步向現(xiàn)代企業(yè)管理模式過(guò)渡，努力建設(shè)一支運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、辦事高效的行政管理隊(duì)伍，經(jīng)總裁辦公會(huì)研究決定，在集團(tuán)公司各管理層執(zhí)行“四小時(shí)復(fù)命”工作制。2.8.2當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或部門向下一級(jí)員工或部門之間相互交辦一項(xiàng)工作任務(wù)后，只要答應(yīng)了，必須“四小時(shí)之內(nèi)復(fù)命”。如執(zhí)行人在執(zhí)行開(kāi)始后發(fā)現(xiàn)有困難或阻力，應(yīng)努力去克服；如確實(shí)有不可克服的困難，執(zhí)行人無(wú)法按時(shí)、按標(biāo)準(zhǔn)完成，要立即向下命令者復(fù)命，講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已經(jīng)完成任務(wù)，也要復(fù)命。當(dāng)工作可以順利完成的情況下，且完成該項(xiàng)工作需超過(guò)一天時(shí)，要在當(dāng)日下班前進(jìn)行階段性匯報(bào)。2.8.3無(wú)論出于什么原因,在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令之后,沒(méi)有向下命令人復(fù)命,延誤了工作,要由受命令人負(fù)責(zé)。2.8.4對(duì)于違反此規(guī)定的員工,第一要對(duì)其罰款20元/次;第二要在工作業(yè)績(jī)考核中減分。第三要根據(jù)影響工作情況加倍處理。2.8.5本制度由行管部負(fù)責(zé)解釋。注：四小時(shí)復(fù)命并不是指要在“四小時(shí)”之內(nèi)完成任務(wù)，而是指從完成或發(fā)現(xiàn)完不成任務(wù)的時(shí)刻算起，四小時(shí)之內(nèi)將結(jié)果報(bào)告給下命令者，以便下命令者采取相應(yīng)措施，不會(huì)延誤工作。2.9印鑒、介紹信管理2.9.1目的公章是標(biāo)志行政職權(quán)具有法定效力的憑證，公司發(fā)布命令、頒布決定、辦理證明信件和對(duì)外聯(lián)系工作業(yè)務(wù)等，均根據(jù)公章而產(chǎn)生效力。介紹信是外出辦事的依據(jù)，為加強(qiáng)印信管理，防止出現(xiàn)偏差，特制定本制度。2.9.2企業(yè)印鑒的使用一律由主管副總裁簽字許可后，行管部經(jīng)理方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。2.9.3企業(yè)所需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢，存檔。2.9.4企業(yè)一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況確需要開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)主管副總裁簽字批條方可開(kāi)出，持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向企業(yè)匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。2.9.5蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。2.9.6具體要求1、公章、介紹信由行管部設(shè)專人保管，加蓋公章要通過(guò)印章管理人員。2、用印時(shí)，須經(jīng)主管副總裁簽字同意，經(jīng)行管部主管人員登記后方可使用，不能盲目蓋印，出現(xiàn)問(wèn)題要嚴(yán)肅處理。3、使用正式印章要在辦公室內(nèi)，一般不得將印章攜帶外出，如遇特殊情況必須攜章外出，需經(jīng)總裁或常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后，妥善安排人員專門辦理。4、集團(tuán)公司財(cái)務(wù)專用章具體由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管及使用，并按財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及有關(guān)結(jié)算法規(guī)執(zhí)行，財(cái)務(wù)部門對(duì)重大結(jié)算業(yè)務(wù)使用印鑒時(shí)需經(jīng)公司總裁或主管副總裁及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。其它部門無(wú)權(quán)保管及使用。5、保管印章要牢固加鎖，防止被盜。6、印章管理人員要注意保養(yǎng)印章，及時(shí)清洗，以確保印章清潔。7、啟用新公章要以文件通知有關(guān)單位和部門，廢止的公章要登記存查。8、建立公章保管登記冊(cè)，登記現(xiàn)有印章、印文、印模及保管人姓名等。9、加蓋印章要端正、清晰，嚴(yán)禁在空白紙或其它沒(méi)有文字記載的紙張上蓋章。10、加強(qiáng)介紹信的管理，各公司、部門用介紹信時(shí)，辦理一般事情可隨時(shí)開(kāi)出，如重大事情或數(shù)額較大時(shí)，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。否則不準(zhǔn)隨意亂開(kāi)。11、介紹信必須事先填好辦事內(nèi)容，不得帶空白介紹信外出。12、如有外單位借用公司介紹信時(shí)，經(jīng)總裁和財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后方可開(kāi)出，否則不準(zhǔn)開(kāi)出。13、公章、介紹信管理要嚴(yán)，不得丟失，如不慎丟失時(shí)，要馬上登記作廢，并對(duì)責(zé)任者嚴(yán)加處理。3.6.3本制度自公布之日起執(zhí)行，未盡事宜另加修訂和補(bǔ)充。2.10公文管理、打印文書是指在各種活動(dòng)中形成書面材料的總稱，對(duì)工作具有重要的信息指導(dǎo)作用。為此，特制定本管理制度。2.10.1正確處理好文書。無(wú)論是公司內(nèi)部文書，還是上級(jí)或有關(guān)部門的外來(lái)文書，都應(yīng)該按公文處理的要求和公司的有關(guān)規(guī)定來(lái)處理。2.10.2妥善地保管好文書，特別是重要的文書。對(duì)重要的資料，一定要保管好，決不能丟失、破損。2.10.3文書的收發(fā)登記。對(duì)外來(lái)的收文或內(nèi)部的發(fā)文，都應(yīng)及時(shí)地登記造冊(cè)。編排收發(fā)順序號(hào)，填好文件的內(nèi)容摘要和有關(guān)要求。2.10.4借閱手續(xù)。對(duì)公司的各種文件，公司各部門需借閱的，應(yīng)填寫借閱單，并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。對(duì)外單位借閱的，除應(yīng)按公司要求填寫借閱單外，還必須經(jīng)副總裁同意方可借閱。2.10.5裝訂歸檔。處理完的文書材料，依據(jù)其內(nèi)在的聯(lián)系，分門別類，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)裝訂歸檔，裝訂歸檔的時(shí)間在下一年度的二月末完成。2.10.6對(duì)失職者，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)外，處以50元的經(jīng)濟(jì)處罰，對(duì)嚴(yán)重失職者，按公司有關(guān)管理制度的要求處理。2.10.7企業(yè)公文的打印工作由行管部秘書負(fù)責(zé)。2.10.8各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交行管部秘書安排。2.10.9各部門所有打印公文或文件必須交行管部秘書留底存檔。2.11辦公電話的管理2.11.1電話的管理由行管部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。2.11.2電話的使用由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督與管理。2.11.3打電話時(shí)，要長(zhǎng)話短說(shuō)，簡(jiǎn)潔扼要。2.11.4各部門撥打長(zhǎng)途電話應(yīng)登記，并于結(jié)算月前上報(bào)行管部備查。2.11.5公司不允許員工在公司撥打私人國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途電話，嚴(yán)禁撥打信息電話。如有違反，視其情節(jié)，除向公司交納電話費(fèi)外，加罰10-500元。2.11.6上班時(shí)間電話要有專人接聽(tīng)，響鈴3次后仍無(wú)人接聽(tīng)，如無(wú)正當(dāng)理由，視為離崗。并對(duì)其責(zé)任人或領(lǐng)導(dǎo)罰款10元。2.11.7電話使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)電話設(shè)備，輕拿輕放，防止人為損壞。2.11.8接聽(tīng)電話應(yīng)注意禮節(jié)：接聽(tīng)時(shí)應(yīng)先說(shuō)“您好”，然后自報(bào)家門，如電話找人不在，應(yīng)禮貌處理；通話聲音應(yīng)自然、音量適中，不要影響他人辦公；接聽(tīng)電話領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，應(yīng)做好記錄，問(wèn)清對(duì)方單位、姓名、電話、是否需要轉(zhuǎn)達(dá)事項(xiàng)等。2.12辦公用品的管理2.12.1辦公用品的購(gòu)發(fā)：每月月底前，各部門負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交行管部秘書；行管部秘書制訂每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)會(huì)，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃地分發(fā)給各個(gè)部門。由部門主管簽字領(lǐng)回；除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品的須經(jīng)行政秘書批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；企業(yè)新聘工作人員的辦公用品由行政秘書根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好；負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人簽字；辦公室用品管理一定要做到文明、清潔，注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。2.13報(bào)刊及郵發(fā)管理2.13.1行政秘書每半年按照企業(yè)的要求作出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。2.13.2行政秘書每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交由行政秘書統(tǒng)一保管存檔備查。2.13.3任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用。2.13.4行政秘書負(fù)責(zé)為各部門郵發(fā)信件、郵件。私人信件一律實(shí)行自費(fèi)，貼足郵票，交行政秘書處理。所有公發(fā)信件及郵件一律不封口，由行政秘書進(jìn)行登記后統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)。各類掛號(hào)信，須經(jīng)各部門主管批準(zhǔn)，行政秘書登記后方可郵發(fā)。2.13.5本規(guī)定如有未盡事宜或隨著企業(yè)的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見(jiàn)交行政秘書研究并提請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)。2.14來(lái)客接待管理制度2.14.1目的為樹(shù)立企業(yè)形象，更好地為來(lái)訪客人提供服務(wù)，保證日常工作秩序，特制定本制度。凡外來(lái)客人，首先由迎賓員負(fù)責(zé)詢問(wèn)，并根據(jù)情況和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門取得聯(lián)系，確認(rèn)接待領(lǐng)導(dǎo)之后將客人領(lǐng)導(dǎo)指定辦公室；接待領(lǐng)導(dǎo)或部門人員不在時(shí)，由行管部出面接待；如行管部人員也不在，其它管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)接待，并做好服務(wù)，協(xié)調(diào)好來(lái)客所要處理的公務(wù)；實(shí)行文明用語(yǔ):“您好”“請(qǐng)進(jìn)”、“請(qǐng)坐”、“請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？”、“請(qǐng)稍候”、“我去給您找”、“您慢走”等等；當(dāng)來(lái)客有不友好的言行時(shí)，接待人員不要與之爭(zhēng)吵，要客氣地請(qǐng)客人向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出申訴，并立刻與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系。任何人員不]應(yīng)將來(lái)客拒之門外，不許和來(lái)客爭(zhēng)吵，否則將按違紀(jì)處罰；此制度從公布之日起實(shí)行。2.14.2握手1.注意握手順序冒然伸手，不僅對(duì)方感到唐突，也會(huì)讓自己尷尬；男女之間，應(yīng)女方先伸手，男方點(diǎn)頭致意便可；賓主之間，初見(jiàn)面時(shí)，主人先伸手，無(wú)論客人是男或女，作為客人均不宜先伸手；告別時(shí)，客人先伸手；長(zhǎng)幼之間，長(zhǎng)輩先伸手；上下級(jí)之間，上級(jí)先伸手，若又是賓主之間，下級(jí)作為主人應(yīng)先伸手以示歡迎。2.注意握手的方式手臂自然伸出，五指稍用力握兩三