大型會(huì)議接待方案

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大型會(huì)議接待方案1

一、會(huì)前預(yù)備工作

1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定具體的會(huì)務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定留意事項(xiàng)。

4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、爭論地點(diǎn)。

5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。

6、會(huì)場布置、會(huì)場布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。

(1)懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。

(2)設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，支配座次，設(shè)置發(fā)言席，訪問席簽、話筒，并保證音響效果。

(3)確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場區(qū)域，并使與會(huì)者明確。

(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

(5)擺放相宜花卉。

7、后期服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化消遣、平安保衛(wèi)等做出細(xì)致支配。

8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的預(yù)備工作。

9、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)預(yù)備工作狀況。

二、會(huì)務(wù)組織與服務(wù)工作

1、會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場，反復(fù)檢查會(huì)場預(yù)備狀況。

2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。

3、落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。

5、維持好會(huì)場秩序。會(huì)議開頭前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場;開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場。

6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫好會(huì)議簡報(bào)。

7、組織照相。

8、為與會(huì)人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。

會(huì)議善后工作

1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。依據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前支配車輛、送站人員等。

3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會(huì)議報(bào)道工作。

大型會(huì)議接待方案2

會(huì)議策劃簡介：

1、供應(yīng)多家大酒店由您選擇，價(jià)格優(yōu)待。

2、會(huì)場（或分會(huì)場）的選擇和預(yù)定，會(huì)場的設(shè)計(jì)和布置（會(huì)場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺(tái)、桌簽、簽到臺(tái)等）以及各種設(shè)備的擺放。

3、材料和證件的印制、會(huì)議手冊(cè)和參會(huì)人員通訊錄的設(shè)計(jì)制作、請(qǐng)柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設(shè)計(jì)、樣品供應(yīng)和制作。

5、設(shè)備：會(huì)議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務(wù)。

7、媒體支持、幫助聯(lián)系媒體、邀請(qǐng)記者。

8、供應(yīng)會(huì)議所需各類信息。

9、幫助招徠參會(huì)人員、幫助尋求贊助單位和邀請(qǐng)本地嘉賓。

10、禮賓接待、會(huì)議事務(wù)及其他秘書服務(wù)、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、款待酒會(huì)、會(huì)間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等

11、供應(yīng)西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單，依據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整，幫助選擇和推舉不同的用餐地點(diǎn)。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司特地為會(huì)議設(shè)計(jì)和支配了多條旅游路線，并依據(jù)參會(huì)人員的喜好，幫助支配各種休閑活動(dòng)。

14、報(bào)到同時(shí)有專人登記和辦理返程票預(yù)定。

會(huì)議接待程序：

1、我們提倡商務(wù)會(huì)議的全新概念，樂觀為合作客戶供應(yīng)效、優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，可以依據(jù)客戶需求，敏捷支配會(huì)議規(guī)模、費(fèi)用，供應(yīng)活動(dòng)整體策劃方案，以便為客戶供應(yīng)不同規(guī)模、檔次的商務(wù)會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

2、我們還供應(yīng)會(huì)議舉辦地的交通、氣候、商務(wù)環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶供應(yīng)商務(wù)會(huì)議期間全部的會(huì)務(wù)用品及會(huì)議現(xiàn)場布置，為客戶供應(yīng)相應(yīng)的媒體支持。

3、會(huì)議期間，會(huì)依據(jù)客戶的需求，在會(huì)議舉辦地進(jìn)行媒體宣揚(yáng)，敏捷操作，使商務(wù)會(huì)議期間的消遣休閑活動(dòng)具有鮮亮特色。

4、我們將依據(jù)會(huì)議的詳細(xì)狀況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

5、我們將為您提當(dāng)?shù)卮缶频?—7優(yōu)待價(jià)格的預(yù)定服務(wù)，并完全考慮您的要求，為您推舉適合您需要的酒店以及樓層。

6、我們擁有雄厚的辦會(huì)實(shí)力、豐富的辦會(huì)閱歷及訓(xùn)練有素的專業(yè)會(huì)務(wù)人員，與各酒店都有協(xié)議關(guān)系，可按客戶的不同要求供應(yīng)規(guī)范、經(jīng)濟(jì)的會(huì)議策劃及籌辦工作。

大型會(huì)議接待方案3

為確保各項(xiàng)會(huì)議接待工作的順當(dāng)進(jìn)行，特?cái)M定方案如下：

一、會(huì)議主題：待定

二、會(huì)議時(shí)間：20xx年6月7日星期四9：00-16：00

三、會(huì)議地點(diǎn)：淄博匯科機(jī)電設(shè)備有限公司二樓會(huì)議室

四、參會(huì)人數(shù)：35人左右

五、環(huán)境布置：

(一)會(huì)場外區(qū)域布置：懸掛橫幅，表示對(duì)各位參會(huì)的企業(yè)家的熱鬧歡迎。

(二)會(huì)場內(nèi)區(qū)域布置：

1、購置白板，預(yù)備好相應(yīng)的辦公文具等。

2、把原來的圍桌撤掉，放進(jìn)大約40張椅子，供與會(huì)人員就做。(必要時(shí)可以給領(lǐng)導(dǎo)支配座椅，座椅上貼有領(lǐng)導(dǎo)的名字，以便對(duì)號(hào)入座)

3、需飲水機(jī)一臺(tái)，以便于與會(huì)人員休息時(shí)飲水。

六、人員配置：

(一)會(huì)前布置：人員于8：40左右支配就位，公司一樓門前設(shè)接待人員一名，二樓會(huì)議室門前設(shè)接待一名。

(二)會(huì)中布置：支配三名我公司員工，進(jìn)行會(huì)中服務(wù)，一名服務(wù)人員將為講師服務(wù)，協(xié)作講師順當(dāng)完成此次培訓(xùn)；一名服務(wù)人員負(fù)責(zé)飲水等工作；另一名服務(wù)人員，在辦公室，負(fù)責(zé)行政保障工作。

(三)會(huì)后布置：培訓(xùn)完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)企業(yè)家離開會(huì)場。

(四)午休時(shí)間布置：會(huì)議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機(jī)電城接待處聯(lián)系解決中午就餐問題，午休時(shí)，需支配一名員工在前臺(tái)坐班，為與會(huì)人員供應(yīng)服務(wù)。

七、禮貌用語

為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會(huì)人員時(shí)，還需要使用必要的禮貌用語，如：會(huì)前接待時(shí)，可說：你好，歡迎來到匯科機(jī)電/請(qǐng)這邊走等；會(huì)議結(jié)束后，可說：“再見，請(qǐng)慢走，歡迎您下次光臨等。”

大型會(huì)議接待方案4

依據(jù)參與會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的預(yù)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會(huì)議的籌備工作。

●依據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

會(huì)議通知必需寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參與者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要留意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請(qǐng)的人是否參與會(huì)議，預(yù)備參與會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參與者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避開了外地人問路的很多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的詳細(xì)支配，它是人們了解會(huì)議狀況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。

●選擇會(huì)場。

選擇會(huì)場，要依據(jù)參與會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：

第一：大小要適中。會(huì)場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺;會(huì)場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好。所以，英國的.首相丘吉爾曾說：“肯定不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。”

其次：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住宅較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員肯定要對(duì)會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠由于“上次會(huì)議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順當(dāng)”。否則，可能會(huì)造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。

●會(huì)場的布置。

會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會(huì)議，依據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁?huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會(huì)場更加莊重，主席臺(tái)上可懸掛國旗、國家旗或懸掛國徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗潔凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。假如是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消退不公平的感覺。另外，與會(huì)者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交換看法。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次支配應(yīng)留意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及伴隨面對(duì)面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。

②口字型。假如使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。

③教室型。這是采納得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)狀況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要爭論、溝通看法。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

●預(yù)備會(huì)議資料。

會(huì)務(wù)組應(yīng)當(dāng)預(yù)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，便利于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言預(yù)備。

會(huì)議前的接待禮儀。

●會(huì)前檢查。

這是對(duì)在預(yù)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否預(yù)備齊全。

●提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)當(dāng)在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2名工作人員，假如是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。假如是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)常常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。

②引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開頭前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

③接待。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱忱向與會(huì)者解答各種問題，滿意各種要求，供應(yīng)盡可能周到的服務(wù)。

會(huì)議中的服務(wù)禮儀

會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、靈敏、準(zhǔn)時(shí)。

●倒茶服務(wù)人員留意觀看每一位與會(huì)者，以便準(zhǔn)時(shí)為期天茶水。到誰是動(dòng)作輕快、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水精確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。假如操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌驚慌張，來回奔跑，將與會(huì)者的留意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

●其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要消失冷場的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)預(yù)備工作。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)馬上播放出國歌。又如，大會(huì)宣布方法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)快速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)摺槭箷?huì)場上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避開會(huì)場上消失混亂。

假如與會(huì)者有電話或有人要相告特殊重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。假如要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避開無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語，分散與會(huì)者留意力。

●做好會(huì)后服務(wù)的預(yù)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好預(yù)備。如，會(huì)后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的預(yù)備。另外，會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥當(dāng)支配。

會(huì)后服務(wù)

會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)支配一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織力量才能勝任，同時(shí)其他接待人員要樂觀協(xié)作，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)方案的順當(dāng)實(shí)施。

●送別依據(jù)狀況支配好與會(huì)者的交通工具，使其開心、準(zhǔn)時(shí)地踏上歸程。

●清理睬議文件①依據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理睬議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議

大型會(huì)議接待方案5

一．會(huì)前

1．與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需