商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)

商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)xxx公司商務(wù)郵件格式注意事項(xiàng)文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度商務(wù)郵件一．注意事項(xiàng)寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語言水平的體現(xiàn)，正常商務(wù)交流的前提。商務(wù)電子郵件有其自身的特點(diǎn)，其實(shí)也不復(fù)雜，牢記下面5步即可輕松搞定搞清發(fā)送郵件對(duì)象、郵箱地址發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對(duì)象、職位(以便稱呼對(duì)方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發(fā)送者郵箱地址；主題，即這份的主要內(nèi)容是什么。每一項(xiàng)都必須保證完全正確，簡(jiǎn)單明了地寫清楚是什么事即可。明確郵件目的一般來講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝、答復(fù)消息醒、確認(rèn)信息、提出要求、詢問原因、提出建議。正文內(nèi)容直奔主題商務(wù)郵件不需要過多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會(huì)議準(zhǔn)備，接下去再展開具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過長(zhǎng)，闡述清楚即可，不需要過多修飾。注意語氣和措辭除了文字不出錯(cuò)，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級(jí)之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達(dá)，而和上司匯報(bào)工作、和客戶溝通則需要用正式。檢查文字確保發(fā)送的郵件不要有文字上的錯(cuò)誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬不要因?yàn)槲母迳嫌绣e(cuò)誤字體而給對(duì)方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護(hù)航，寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。二、關(guān)于主題一定不要空白標(biāo)題。最好寫上來自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然，又便于留存。標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理?？蛇m當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜?fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。三、關(guān)于稱呼與問候恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個(gè)寫。結(jié)尾常見寫個(gè)“祝您順利”之類的。若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。四、正文Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重。注意Email的論述語氣尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短干練。一次郵件交待完整信息盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查五、附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。六、語言的選擇和漢字編碼中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana或者Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。七．結(jié)尾簽名簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。注意：關(guān)于文件收件人及抄送如果發(fā)給多個(gè)客戶，職位高的郵箱地址放最前，再根據(jù)職位依次排列。公司文檔發(fā)給客戶，一般收件人為客戶，要抄送給公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)。如果該郵件需要提供給公司領(lǐng)導(dǎo)知道，又不想讓客戶知道，可以選擇添加密送給公司領(lǐng)導(dǎo)。八、郵件的格式1．事務(wù)郵件：XX經(jīng)理/總：您好！非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。附件是**/某某文件請(qǐng)查閱附件/今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報(bào)價(jià)及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請(qǐng)您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯(lián)系我。恭祝商祺！中山龍創(chuàng)軟件科技有限公司行政助理：朱丹青移動(dòng)電話:地址：中山市東區(qū)亨尾大街3號(hào)三層320-3232．問候郵件X經(jīng)理/總：您好！生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會(huì)了才會(huì)有溫馨浪漫的甜蜜……