公司船管部行政主管崗位說明書

文檔僅供參考文檔僅供參考年4月19日公司船管部行政主

管崗位說明書船管部行政主管崗位任務(wù)說明書編號:YD/CG/011擬制:核準:生效日期：、基本資料部門名稱船管部崗位名稱行政主管直接上級經(jīng)理/副經(jīng)理所轄人員、工作說明1、主要職責(zé)1、負責(zé)處理部門內(nèi)部行政事務(wù)。2、負責(zé)安排船舶檢驗。3、負責(zé)船舶證書的管理工作。2、主要工作內(nèi)容1、協(xié)助經(jīng)理制定本部門工作計劃；負責(zé)制定本部門行政管理工作計劃，經(jīng)審批后實施。2、熟悉已頒布的適用的船舶檢驗規(guī)程和條例 ，掌握船舶檢驗最新要求；負責(zé)收集、整理船檢的相關(guān)信息和資料。3、及時檢查船舶檢驗狀態(tài)，在各類檢驗到期前及時與機務(wù)管理人員等有關(guān)人員進行協(xié)商 ，選擇合適的地點、時間安排檢驗，并通知船長等有關(guān)人員，做好船檢準備。4、負責(zé)與船級社和驗船師聯(lián)系，保證船舶能如期檢驗，并跟蹤檢驗結(jié)果，領(lǐng)取有效證書。5、熟悉船旗國政府關(guān)于船舶注冊、登記的規(guī)程和條例 ，負責(zé)船舶國籍證書的申領(lǐng)、換發(fā)等工作。6、負責(zé)船舶技術(shù)證書的申領(lǐng)、收集、整理、登記和保管等管理工作 ，及時協(xié)助船舶申請辦理各種技術(shù)證書。7、負責(zé)訂購、管理相關(guān)的船舶科技業(yè)務(wù)書刊 ；負責(zé)船舶技術(shù)資料的收集、整理和立卷。8、負責(zé)船舶各類費用賬單的收集、核對、整理、登記與統(tǒng)計分析 ，負責(zé)船舶修理、供應(yīng)等費用的匯付、對帳和費用立檔工作。9、負責(zé)部門內(nèi)各類信函、電文的收發(fā) ；負責(zé)部門會議資料的準備和會議記錄等 ；負責(zé)相關(guān)文件的收發(fā)和相關(guān)臺帳、檔案的立卷、歸檔和管理工作。10、負責(zé)部門文件的起草、打印、發(fā)放和管理。11、負責(zé)部門辦公設(shè)施和設(shè)備的登記、造冊、管理和維護工作。12、負責(zé)部門內(nèi)務(wù)衛(wèi)生的管理工作13、負責(zé)部門各種辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放。14、負責(zé)本部門與公司內(nèi)、外的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。15、協(xié)調(diào)與本部門同事以及其它部室的同事之間的關(guān)系。16、完成經(jīng)理布置的其它工作，并及時向經(jīng)理匯報工作。3、主要工作要求1、船舶檢驗收集、整理船檢的相關(guān)信息和資料 ，做到及時、全面，熟悉已頒布的適用的船舶檢驗規(guī)程和條例，掌握船舶檢驗最新要求；熟悉船旗國政府關(guān)于船舶注冊、登記的規(guī)程和條理。及時提醒機務(wù)總管關(guān)于相關(guān)船舶證書的到期日、檢驗期限和檢驗要求 ，以保證船舶證書得到及時的簽發(fā)或換發(fā)，杜絕超期現(xiàn)象。與船級社和驗船師聯(lián)系、溝通及時，檢驗安排合理有序，通知船舶及時，保證船舶能夠如期檢驗。證書保管妥善，無遺失損壞，管理有條理，申辦及時，發(fā)船及時。對留有批注項目的證書能予以跟蹤 ，并督促有關(guān)部門/人員及時消除批注。不因船舶證書問題造成影響船期、被滯留等后果。2、費用、賬單管理每月統(tǒng)計一次船舶修理、備件等費用以及船舶管理費用 ，對費用統(tǒng)計結(jié)果進行分析并將結(jié)果以書面形式報告部門經(jīng)理 ，能對費用管理和使用提出建議或意見。費用對外匯付，有預(yù)算、有計劃，分輕重緩急，及時與財務(wù)審計部協(xié)調(diào)，不發(fā)生錯付、漏付、急付等情況。3、電函收發(fā)收到各類函、電、文件，要做好登記，加蓋收妥章并標明收到日期后交部門經(jīng)理簽閱 ，接聽電話要做好記錄，代接電話要留條示意以免誤事。部門內(nèi)各類函、電、文件的收 /發(fā)記錄齊全、規(guī)范，并保證收/發(fā)的函、電、文件傳遞到責(zé)任人處 ，避免因傳遞不及時影響工作。部門文件起草用語要準確，要認真修改、校對，對外發(fā)文要規(guī)范格式。4、資料、臺賬資料收集和提供及時、整理有序 ，保管妥善，資料反應(yīng)的重要信息要及時向經(jīng)理匯報。要及時登記、記錄本部門工作情況。記錄、臺賬整齊、規(guī)范 ，無漏登、漏記和翻查不便的情況。有關(guān)資料要及時移交檔案室。5、部門內(nèi)務(wù)部門內(nèi)辦公設(shè)施和設(shè)備登記、造冊要及時、內(nèi)容全面 ，定期進行檢查、維護。辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放及時。部門內(nèi)部環(huán)境干凈、整潔。部門會議資料準備齊全，記錄和紀要完整、準確。積極做好部門其它內(nèi)務(wù)工作，保證部門內(nèi)部行政事務(wù)協(xié)調(diào)、高效。迅速、準確、高質(zhì)量地落實領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作 ，并將結(jié)果及時反饋。

三、任職資格因素細分因素等級限定資料知識學(xué)歷C航運、船舶管理、行政管理類相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷或相當程度。行業(yè)知識C了解航運行業(yè)知識，了解行業(yè)中先進的管理經(jīng)驗。專業(yè)知識B熟悉航運與船舶管理專業(yè)知識；掌握公司安全管理體系；掌握國內(nèi)、國際相關(guān)的公約、法規(guī)、條例等。能力事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計劃，及時、局效、正確的完成各項工作。理解能力A準確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容 ；準確、迅速的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；準確理解同事、下屬、客戶的目的和意圖；對于所學(xué)的知識和技能能夠迅速理解和掌握 ，反應(yīng)機敏，能夠舉一反三。判斷能力B能迅速、準確的判斷各種問題，掌握其實質(zhì)，能較為準確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。表示能力C表示內(nèi)容準備較充分、主題較明確、構(gòu)思較清楚。經(jīng)驗行業(yè)工作經(jīng)驗D在航運類企業(yè)工作3年以上。