提高工作效率的十個(gè)建議

3/3提高工作效率的十個(gè)建議（輔導(dǎo)員）提高工作效率的十個(gè)建議

因?yàn)榭倫?ài)寫(xiě)一些有關(guān)輔導(dǎo)員的東西，在互聯(lián)網(wǎng)上結(jié)交了很多全國(guó)各地的朋友。交流的過(guò)程中，既有一些熱情洋溢心靈雞湯式的分享，但也會(huì)碰到種種不如意和抱怨。其中，出路和成就感顯然是其中的熱點(diǎn)，這是內(nèi)因和外因共同作用的結(jié)果。外部環(huán)境顯然在當(dāng)前的情況下難于改變，但在內(nèi)因方面，我們的確可以有所作為——不管是出路還是成就感，都離不開(kāi)一個(gè)關(guān)鍵因素，即效率和效果。一個(gè)高效有成就的輔導(dǎo)員和做事總不見(jiàn)效率更沒(méi)有效果的輔導(dǎo)員是截然不同的，一個(gè)在享受成長(zhǎng)，另一個(gè)則每天忙忙碌碌，卻不知道自己在忙什么。

造成這樣的結(jié)果，歸根結(jié)蒂還在于經(jīng)驗(yàn)的積累?？墒?，有的人積累了數(shù)年的經(jīng)驗(yàn)，有的人則一個(gè)經(jīng)驗(yàn)用數(shù)年，最終沒(méi)什么進(jìn)步。我們?cè)鯓臃e累經(jīng)驗(yàn)值，實(shí)現(xiàn)效率的提升最終做出另人側(cè)目的成就呢？筆者給出十個(gè)建議供大家參考。

在寫(xiě)此文之前，有三件事需要說(shuō)明：第一、在積累經(jīng)驗(yàn)方面，沒(méi)有捷徑可走，需要一點(diǎn)一點(diǎn)做好每一件基本的事，直到從生手變成熟手，從菜鳥(niǎo)變成老鳥(niǎo)；第二、確實(shí)存在一些技巧，讓人短期內(nèi)取得進(jìn)步，這種技巧屬于“時(shí)間管理”這門(mén)管理科學(xué)；第三、本文撰寫(xiě)的十條經(jīng)驗(yàn)，并未進(jìn)行分類(lèi)歸納，如里面提到的三個(gè)軟件應(yīng)歸納到信息技術(shù)一類(lèi)，但本文打破類(lèi)目，直接進(jìn)行敘述，目的是為了突出重點(diǎn)。這十條建議為：

一、研判每件事的重要性

看似老生常談，恰是問(wèn)題所在。因?yàn)楦鞣N原因，高校有關(guān)教育和管理的最終實(shí)施者都是輔導(dǎo)員；加之中國(guó)式的政績(jī)觀(guān)，自上而下有多種教育思想、教育理念、教育路線(xiàn)、教育政策、領(lǐng)導(dǎo)意愿、工作特色、各類(lèi)活動(dòng)，讓當(dāng)前的輔導(dǎo)員工作的任務(wù)量和復(fù)雜程度無(wú)以復(fù)加。可能中國(guó)的輔導(dǎo)員已經(jīng)成為目前世界上工作類(lèi)型最豐富的職業(yè)，在一天的工作中，一個(gè)輔導(dǎo)員很可能在各種角色間進(jìn)行頻繁切換：教師、班主任、心理咨詢(xún)師、職業(yè)指導(dǎo)師、健康達(dá)人、防災(zāi)教練、談判高手、破案專(zhuān)家、活動(dòng)策劃、創(chuàng)意執(zhí)行、文藝骨干、體育健將、裁判金哨、隊(duì)列指導(dǎo)、公共關(guān)系、科研學(xué)術(shù)、文件文案……凡是和人有關(guān)的，想到的和想不到的，都成為或?qū)⒊蔀檩o導(dǎo)員的工作。多樣的工作種類(lèi)印證了輔導(dǎo)員工作之多，數(shù)不清的工作讓很多人疲于應(yīng)付，無(wú)所適從……累嗎？累！做了什么？不知道！

重要的事情沒(méi)做，不重要的事情做了一大堆，等出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，覺(jué)得自己很冤枉：我真的一直特別特別忙，工作都是你們安排的，現(xiàn)在出了事來(lái)找我，讓我怎么辦？

我只能以一聲無(wú)聲的嘆息回答，的確，工作很忙，但重點(diǎn)是什么，所謂的表面性的“忙”并非理由。我們需要知道自己是誰(shuí)，自己在做什么，工作種類(lèi)再多，也離不開(kāi)“學(xué)生”兩個(gè)字。誰(shuí)忘了這兩個(gè)字，誰(shuí)的工作終究是瞎忙！

在實(shí)際工作中，研判每件事的重要程度是有規(guī)律可循的。第一位的一定是安全，之后是健康、學(xué)風(fēng)、人際、貧困生、學(xué)生干部、戀愛(ài)、公寓、社會(huì)實(shí)踐、文體活動(dòng)……每個(gè)人可以有自己的排序，但哪個(gè)重

要，哪個(gè)不重要，一定清清楚楚地知道，一定清清楚楚地在實(shí)際工作中體現(xiàn)。

二、占領(lǐng)第二象限

專(zhuān)業(yè)的輔導(dǎo)員一定接受過(guò)職業(yè)生涯規(guī)劃的相關(guān)培訓(xùn)和訓(xùn)練，都應(yīng)該了解史蒂芬·柯維的四象限法。把“重要”和“緊急”兩個(gè)因素進(jìn)行有機(jī)排列，第一象限的事物為重要且緊急，必須馬上去做；第二象限為重要但不緊急，很多人不著急就不做；第三象限為不重要卻緊急，很多人做得熱火朝天；第四象限為不緊急不重要，一些邏輯不好的人卻在這樣的事情上浪費(fèi)時(shí)間。

一個(gè)有普通心理問(wèn)題的同學(xué)轉(zhuǎn)化成心理疾病并不需要多久，一個(gè)因愛(ài)生恨的情種走上高樓只需要一個(gè)念頭，一個(gè)因?yàn)樗奚崦軗]刀相向只需要一個(gè)瞬間——很多人認(rèn)為這是純粹的不可預(yù)料性事件，在我看來(lái)不然。因?yàn)槊τ谔幚淼诙笙抟馔獾氖乱?，總無(wú)意間忽略掉那些重要卻不緊急的事件，由重要不緊急轉(zhuǎn)化成重要且緊急就成為必然。忽略了學(xué)生，忽略了和學(xué)生有關(guān)的那些事，到頭來(lái)當(dāng)然出現(xiàn)問(wèn)題的也是學(xué)生，到時(shí)后悔莫及！

道理誰(shuí)都懂，可在第二象限面前，人們?nèi)詴?huì)選擇性失明。“領(lǐng)導(dǎo)要一個(gè)材料”“下午有個(gè)會(huì)議要參加”“要檢查工作記錄了““這個(gè)活動(dòng)我必須辦好”等等理由，意思都是說(shuō)這些事很緊急很重要，我沒(méi)有別的選擇，于是就自然成為忽略真正重要東西的理由。

不把這個(gè)邏輯真正想通，所有工作永遠(yuǎn)是混亂的、混雜的、虛無(wú)飄渺的，令人擔(dān)憂(yōu)的，情緒也如此煩躁。當(dāng)前的事沒(méi)真正處理好，重要的事又沒(méi)重視，結(jié)果只能是工作效率低下，躲不開(kāi)麻煩！

三、甩掉身上的“猴子”

所謂的猴子，就是對(duì)工作的擬物化比喻：工作是一只猴子，活蹦亂跳，一旦爬到身上再不下來(lái)——除非，把猴子甩給別人！怎么甩？

學(xué)生會(huì)的一個(gè)部長(zhǎng)找你來(lái)問(wèn)，我想辦個(gè)環(huán)?；顒?dòng)，不過(guò)不知道怎么能辦？領(lǐng)導(dǎo)找你說(shuō)，你帶學(xué)生做個(gè)社會(huì)實(shí)踐吧，沒(méi)問(wèn)題吧？同事找你，訴說(shuō)了半天自己的不公平待遇，問(wèn)你怎么辦？跨部門(mén)的同事說(shuō)，學(xué)生們反應(yīng)XX教師教得不好，問(wèn)我該怎么處理這件事？團(tuán)委書(shū)記說(shuō)，你做個(gè)策劃，OK？老婆打電話(huà)過(guò)來(lái)問(wèn)你明天去買(mǎi)家電行嗎？貧困生則想和你聊聊。

猴子來(lái)了，好多猴子！

對(duì)學(xué)生干部：你去找一下XXX，他以前辦過(guò)大型活動(dòng)，向他請(qǐng)教一下，形成完整的方案后過(guò)來(lái)找我，到時(shí)候我?guī)湍愀模粚?duì)領(lǐng)導(dǎo)：社會(huì)實(shí)踐我能帶，不過(guò)請(qǐng)先告訴我，我手頭數(shù)學(xué)建模競(jìng)賽的任務(wù)是不是可以給別人？對(duì)同事：哦對(duì)不起，中午吃飯時(shí)說(shuō)這事行嗎，其實(shí)我也沒(méi)什么辦法；對(duì)跨部門(mén)同事：就聽(tīng)你老兄的安排吧，我沒(méi)意見(jiàn)；對(duì)團(tuán)委書(shū)記：策劃沒(méi)問(wèn)題，不過(guò)我需要把手頭助學(xué)金的事處理一下，另外請(qǐng)你先把相關(guān)資料收齊給我好嗎？對(duì)老婆：沒(méi)問(wèn)題老婆，你先看好了選哪一款，明天我跟你去；對(duì)貧困生說(shuō)，好，咱們談?wù)劊?/p>

原來(lái)光是這么說(shuō)說(shuō)，就已經(jīng)感到一身輕松！原來(lái)我的工作，還可以這么安排！

這里需要說(shuō)明兩件事：一是同事找你訴說(shuō)自己不公平的待遇，能拖就拖，或者直接拒絕，否則本來(lái)那一肚子氣的猴子在同事身上，說(shuō)完后他一身輕松，猴子跑到了你身上——還不如不聽(tīng)。而貧困生想和你聊聊卻一口答應(yīng)——學(xué)生的事一定是最重要的，而一個(gè)貧困生鼓起勇氣來(lái)找你，一定有他不得不找的理由。放棄這樣的一個(gè)機(jī)會(huì)，可能會(huì)把重要不緊急的事轉(zhuǎn)化成緊急，到時(shí)候后悔也來(lái)不及了。

甩掉猴子并非借口不干工作，正好相反，這是分辨分內(nèi)事和分外事，分辨自己事和別人事，分辨緊急事和不緊急的終極方法。養(yǎng)猴子的人永遠(yuǎn)做不了真正重要的事，想做真正重要的事：就先甩掉猴子，一身輕松！

四、找助手，越多越好

其實(shí)所有的管理最終只有三個(gè)要素，即人、財(cái)、物。而人，就是核心因素。某種意義上，有人，就有一切。

那我們就找很多的人，當(dāng)我們的助手吧。如果所有的學(xué)生都是我們的助手，那該多好！

這并不是胡思亂想，而有事實(shí)基礎(chǔ)。我一直相信著魏書(shū)生先生的一句話(huà)：“相信每個(gè)學(xué)生的心靈深處都是你的助手”。在實(shí)踐中，因?yàn)槲业南嘈诺玫絹?lái)很多好處：我能讓助理成為我的助手，然后是學(xué)生會(huì)干部們，然后是班干部們，然后，很多很多人都是我的助手，甚至全部——那時(shí)，他們就長(zhǎng)大了。

尊重他們，相信他們，調(diào)動(dòng)他們，學(xué)生們?cè)敢夂臀覀円煌鎸?duì)生活，我們需要做的就是，激發(fā)學(xué)生自我管理的潛力，讓他們逐步自我管理。從少數(shù)人一直到多數(shù)人，從力所能及到做一切的事，找助手，越多越好！

這不是理念，而是可以實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)。不過(guò)，要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，當(dāng)然要遵循客觀(guān)規(guī)律，一批一批地發(fā)展，不宜操之過(guò)急。他們能做的事情，也要一點(diǎn)一點(diǎn)耐心地教，只要入門(mén)，后面的一切好辦。

可能在某些人那里會(huì)有這樣的擔(dān)心：讓學(xué)生干活是不是于理不合？其實(shí)我想完全不必?fù)?dān)心，只要掌握讓學(xué)生協(xié)助的工作不是個(gè)人的私事，不是必須保密的事宜，不會(huì)影響學(xué)生的學(xué)習(xí)生活，而且能保證工作質(zhì)量，協(xié)助我們做一些工作本身就是一種非常友好的社會(huì)實(shí)踐，師生共贏(yíng)，何樂(lè)而不為？

五、糾正“忙碌”就是“努力”的觀(guān)念

這絕不是一兩個(gè)人的看法，而是所有人的內(nèi)心期望。不表現(xiàn)得很忙碌，不就讓人覺(jué)得不努力