時間管理與自我管理講義

時間管理與自我管理

小故事

有兩個人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當他們在想怎么辦時，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過來，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運動鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運動鞋就搖搖頭說：“沒用啊，你怎么跑也沒有獅子跑得快?！蓖檎f：“嗨，你當然不知道了，在這個緊要關(guān)頭最主要的是我要跑得比你快?！闭n程結(jié)構(gòu)1、時間管理概論2、時間管理之道3、浪費時間的解決方法4、人生目標管理5、突破思維格局時間管理概論時間的意義2.時間對您意味著什么1.您有足夠的時間嗎3.您如何對待時間4.您還有多少時間時間圈假如每一個人60歲退休，把這60歲減去你現(xiàn)在的年齡，計算一下，你還剩下多少小時。歲X220工作日X8小時60歲現(xiàn)在年齡退休年齡時=至退休前的工作時間小時X220工作日X3小時=X145工作日X12小時=小時小時至退休前的工作時間你的時間資產(chǎn)小時__時間盤點典型的錯誤工作作風產(chǎn)生原因：不知道把時間花到什么地方處了不知道完成一項任務(wù)需要多長時間不知道迄今為止所表現(xiàn)出的工作作風的優(yōu)缺點不知道哪些因素防礙自己的工作業(yè)績所以我們要對我們的時間進行盤點1、時間利用分析2、時間損失分析3、耗時因子分析時間盤點時間消耗的測量時間損失的錯誤根源不必要損耗時間的原因時間管理方法清單活動時間價值分析干擾打斷時間盤點的步驟時間管理的致命禁忌迷惑：目標是什么？猶豫不決：我們該做什么？精力分散：精神和體力超負荷？消極拖延：可以等明天？完美主義逃避打擾時間管理的發(fā)展第一代——備忘錄型第二代——事先規(guī)劃安排行程第三代——規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我第四代——強調(diào)一切以自然法則為中心的羅盤理論案例例分分析析我叫王力力，現(xiàn)在在一家公公司擔任任銷售業(yè)業(yè)務(wù)主管管，自從從我擔任任這個銷銷售業(yè)務(wù)務(wù)主管工工作以后后，每一一天都感感覺非常常的疲勞勞，而且且我的上上司，銷銷售經(jīng)理理對我的的績效好好像還不不是很滿滿意，所所以我今今天想把把制訂的的一份計計劃出來來與大家家分享一一下，請請大家指指正一下下我的工工作中有有哪一些些不足。。昨天晚晚上，也也就是星星期天的的晚上，，我自己己在家制制訂了一一個一周周的工作作計劃。。今天上上午一上上班，一一進辦公公室，首首先第一一個先修修正一下下我的計計劃，然然后再做做今天一一天的工工作計劃劃，下面面是我的的一天工工作計劃劃的一個個清單。。①首先我今今天必須須拿出3個小時時的時間間來制定定一份與與華金公公司價格格談判的的工作準準備，同同時還要要做出跟跟他簽約約的準備備；②我還要拿拿出2個個小時的的時間做做一份給給中實公公司的合合作協(xié)議議書，而而且要在在下午上上班之前前傳給對對方；③另外我還還要用將將近1個個小時的的時間通通過電話話拜訪十十二個客客戶；④中午的時時候我要要和我的的銷售經(jīng)經(jīng)理共度度午餐，，大概用用1.5小時來來探討一一個關(guān)于于促銷的的活動；；⑤同時我還還要閱讀讀一下公公司里的的內(nèi)部文文件，內(nèi)內(nèi)部刊物物這大概概要10分鐘時時間；⑥同時因為為我并不不是每時時每刻都都在辦公公室，我我還要接接聽一下下我的電電話留言言，并且且做一下下記錄，，這大概概要15分鐘；；⑦我還要把把我的一一些工作作文件整整理歸檔檔，我估估計要1小時的的時間；；⑧同時今天天還有一一個工作作計劃的的改動，，原訂于于周五的的一個業(yè)業(yè)務(wù)工作作會議，，被調(diào)整整到今天天下午的的三點鐘鐘；⑨同時還要要處理一一下我的的一個大大客戶他他原訂于于本月5號要到到的貨沒沒有到，，我要處處理這個個事情，，這兩件件事總計計要2小小時的時時間；⑩同時還要要跟我的的業(yè)務(wù)人人員共同同討論一一個索賠賠的案件件，這個個要占用用我1小小時的時時間；⑾而早上我我剛進辦辦公室的的時候，，人力資資源部的的經(jīng)理找找到我，，說在明明天上午午前一定定要我把把新員工工的工作作表現(xiàn)報報告寫出出來交給給他，我我考慮最最起碼要要占用我我1小時時的時間間；⑿另外我在在寫今天天的工作作計劃時時，我的的經(jīng)理進進來了，，要求我我今天必必須拿出出近三個個月的業(yè)業(yè)績報告告。我沒有細細算，也也沒有仔仔細看具具體今天天要用多多少時間間，但我我知道我我今天恐恐怕又是是一個不不眠之夜夜了。第一步:將各項項工作按按其價值值的大小小一分為為二，1、2象象限為重重要；3、4象象限為不不重要。。第二步：：根據(jù)各各項工作作的完工工期限，，遠近分分為1、4為為急迫的的；2、、3為不不急迫的的。緊急重要Ⅰ緊急又又重要Ⅱ重要不不緊急Ⅲ緊急不不重要Ⅳ不重要要不緊急急Ⅲ造成成干擾的的事、電話信件件、報告告某些會議議許多迫在在眉捷的的符合別人人期望事事四象限工工作性質(zhì)質(zhì)分析不急急迫迫急迫迫不重要重要Ⅳ忙忙碌瑣碎碎的事某些信件件某些電話話浪費時間間逃避性活活動Ⅰ緊急急狀況危機迫切的問問題限期完成成的工作作Ⅱ準準備工作作計劃預防措施施價值觀的的澄清人際關(guān)系系的建立立保持身體體健康第三步：：對王王力的工工作定位位，并分分析工作作現(xiàn)狀重要不重要急不急與華金金公司司的討討論定定價3H中實公公司的的合作作意向向書2H天際公公司的的貨未未到問問題？？上級要要求上上報三三個月月的業(yè)業(yè)績報報表2H周五業(yè)業(yè)務(wù)會會提前前1H品質(zhì)部部明天天要顧顧客意意見反饋總總結(jié)報報告1H共進午午餐，，討論論促銷銷會1.5H商討索索賠案案處理理1H閱讀內(nèi)內(nèi)部刊刊物10分分鐘打電話話給12客客戶30分分鐘聆聽電電話留留言10分分鐘完成文文件歸歸檔1H第四步步：問問題與與措施施第一象象限：抓緊緊做；；返回回第二二象限限第二象象限：重點點做,按計計劃步步驟做做；為為明天天準備備第三象象限：不花花時間間；少少花時時間；；授權(quán)權(quán)部下下做第四象象限：平衡衡好被被支配配的事事情；；不被被迷惑惑，爭爭取自由返返回一一、二二象限限將4個個象限限時間間合理理的科科學配配置，，將會會遇到到六項項阻力力，第五步步時時間間價值值=工工作價價值阻力控制計劃組織決策指揮信息傳傳遞第六步步：系系統(tǒng)思思維面對變變化的的環(huán)境境——應(yīng)變能力要要強——突出第第二象象限管管理法法，牢牢抓抓住關(guān)關(guān)系企企業(yè)持持續(xù)發(fā)發(fā)展，，價值值創(chuàng)造的大大事，，上下下左右右系統(tǒng)統(tǒng)思維維——步調(diào)一一致第七步步有有效效運用用工作作日程程管理理表分析每每項工工作的的性質(zhì)質(zhì)，排排出優(yōu)優(yōu)先次次序?qū)⒚刻焯旃ぷ髯鲀?nèi)容容列入入表格格擬定處處理對對策時間管管理之之道最適狀狀態(tài)效率方式效益時間管管理之之道A、生物節(jié)節(jié)律識識別生物節(jié)節(jié)律體力周周期23天天情緒周周期28天天智力周周期33天天B、設(shè)定目目標：：規(guī)劃劃好您您的人人生與與事業(yè)業(yè)設(shè)定目目標的的意義義找到目目標境況分分析目標表表述總結(jié)與與評估估C、4D原則(DropitorDeleteit)----是否有有必要要(Delayit)---為什么么是現(xiàn)現(xiàn)在(Delegateit)---為什么么是我我？(Doit)----親自做做D、授權(quán)11.等待批示2.問3.提出你最好的想法4.自已判斷，，讓我知道你你做了什么5.自已判斷，，定期報告。6.自已判斷，，不用報告。。授權(quán)水平等等級E、阿爾卑斯山山方法（A）列出任務(wù)—第二天想要要完成和必必須完成（L）估計工作需需要的時間間（P）60：：40規(guī)劃—預留機動時時間經(jīng)意外外事情（E）決定優(yōu)先、、刪減和授授權(quán)（N）事后檢查—將未完成的的任務(wù)轉(zhuǎn)移移F、帕雷托時間間管理原則則（80/20）得到20％％的效果得到80％％的效果產(chǎn)出造成消耗80％％的時間消耗20％％的時間投入帕雷托時間間管理原則則（80/20）G、ABC法則A級任務(wù)B級任務(wù)C級任務(wù)極其重要數(shù)量占15％價值占65％自己干，不授權(quán)重要性一般數(shù)量占20％價值占20％策略性規(guī)劃，規(guī)定期限不太重要，不重要數(shù)量占65％價值占15％授權(quán)、刪減任務(wù)消耗100％35％15％65％85％100％浪費時間的的解決方法法浪費時間的原因害怕冒犯別別人希望保持消消息靈通自我膨脹享受社交的的樂趣解決方法阻絕干擾集合電話電話干擾的的原因及解解決方法不速之客的的原因及解解決方法（1）延后處理（2）把訪客轉(zhuǎn)交交給別人（3）另外安排時時間（4）學會會過濾（5）不要要讓別人找找到你用人不當?shù)牡脑蚣敖饨鉀Q方法1、公司雇雇人程序出出了錯2、該職位位提供了不不正當?shù)挠柧?、教導員員工善用時時間2、提升員員工時間管管理的成本意識識社交閑談的的原因及解解決方法（1）過濾訪客與與電話（2）衡量辦公地地點是否恰恰當（3）設(shè)置一些暗暗示社交時時間的結(jié)束技巧權(quán)責混淆的的原因及解解決方法權(quán)責問題主主要是發(fā)生生在工作項目的說說明上，說說明含糊不清就就會導致權(quán)權(quán)責不清。權(quán)責配合不不當，會浪浪費許多時間，甚甚至浪費精精力。定期更新所所有員工的的工作說明明，以保證他們們真正的權(quán)權(quán)責得到清清楚的界定權(quán)責對等溝通不良的的原因及解解決方法1、不明明白事情的的重要性2、沒有時間3、沒有傾聽4、溝通的目的的不明確5、時機不當6、溝通的的機會不夠夠（1）學會傾聽（2）使用恰當?shù)牡淖盅郏?）運用非語言言式的溝通通進度失控的的原因及解解決方法進度失控造造成的浪費費時間就是是不明白事事情的重要要性，不知知道控制的的進度工具具，認為完完善的計劃劃會自行達達成目標，，沒有加強強控制及提提出適當?shù)牡倪M度報告告。解決的方法法就是擬定定計劃。什什么時候完完成什么事事情，由誰誰來執(zhí)行，，完成以后后誰匯報等等程序，擬擬定詳細的的計劃。會議耽誤的的原因及解解決方法會議沒有適適當?shù)臏蕚鋫?，或者沒沒有會議目目的會議沒有議議程開會找錯人人參加，或或者是參加加的人太多多或太少，，或者是關(guān)關(guān)鍵的人沒沒有到會開會沒有計計劃會議過多或或會議時間間過長不能準時開開會，或者者不能準時時散會開會時有外外來干擾討論脫離議議程的內(nèi)容容浪費時間間會議議沒沒有有結(jié)結(jié)論論，，甚甚至至會會而而無無議議，，議議而而未未決決沒有有追追蹤蹤對對會會議議的的執(zhí)執(zhí)行行情情況況1、、會會議議要要有有目目的的，，沒沒有有目目的的就就不不開開會會2、、召召開開會會議議首首先先安安排排會會議議的的議議程程3、、對對找找錯錯人人參參加加，，參參加加的的人人數(shù)數(shù)太太多多，，太太少少的的解解決方方法法4、、安排排適適當當?shù)牡挠嬘媱潉?、、會會議議的的時時間間和和次次數(shù)數(shù)要要適適當當6、、務(wù)務(wù)必必準準時時開開會會與與散散會會7、、應(yīng)應(yīng)付付干干擾擾、、提提高高效效率率的的辦辦法法就就是是制制定定規(guī)規(guī)則則8、、對對于于脫脫離離討討論論議議題題的的解解決決方方法法9、、會會要要有有議議，，議議要要有有決決，，決決要要有有行行10、、追追蹤蹤會會議議決決議議的的執(zhí)執(zhí)行行擱置的原因及及解決方法不明白問題所所在沒有目標，優(yōu)優(yōu)先的次序、、完成的期限不明確沒有自我獎勵勵遇到急事立刻刻反應(yīng)桌上一片混亂亂，沒有條理理缺乏完成工作作的決心，缺缺乏目標，懶惰成性沒法把事情分分派出去，授授權(quán)不當接受干擾變更優(yōu)先程序序不完全，或者者不可靠的資資料妨礙了工作的完成1、應(yīng)明白問題所所在2、對于沒有目標標、先后次序序、完成期限限的解決方法3、自我獎勵4、遇到急事不立立刻反應(yīng)5、對于桌上一片片混亂，沒有有條理的解決決方法6、對于缺乏乏完成工作的的決心，缺乏乏目標，懶惰惰成性的解決方方法7、學會授權(quán)8、排除干擾擾9、保持優(yōu)先先程序10、對于不不完全和不可可靠的資源妨妨礙工作的完完成的解決方法法危機應(yīng)付的原原因及解決方方法不明白事情的的重要性沒有預期會發(fā)發(fā)生問題反映過度把問問題當危機看看忙著救火做事拖延工作時間預算算的不切實際際機械故障，人人為錯誤部屬不愿透露露壞消息因重要人物提提出要求而引引起的過度反反應(yīng)進度失控1、解決方方法是記錄危危機工作日志志，分析危機機的來源、原因因、重要性以以及可控制的的因素2、把潛在的的問題列出來來，根據(jù)嚴重重性及可能性性分門別類，然然后提出可能能的防范的措措施，或不可能防范的的狀況下減輕輕不良后果的的步驟。3、反應(yīng)不要要過度4、事前預防防5、做事不拖拖延6、工作時間間預算的要切切實際7、減少機械械故障、人為為的錯誤8、部屬要透透露壞消息9、因重要人人物提出要求求而不要引起起過度的反應(yīng)應(yīng)10、進度的的失控要防范范事必躬親的原原因及解決方方法1、管理人員員的上級引導導學會讓他獨當當一面不斷地教他要要接納錯誤，，從錯誤中學學習引導他如何授授權(quán)，去信任任部屬，利用用進度報告加加以控制2、管理人員員自身應(yīng)注意意學會表達完整整，不讓人覺覺得模糊，要要求部屬遵從從指令，確定定任務(wù)內(nèi)容把標準降到大大家可以接受受的程度而不不是自己的表表現(xiàn)，并適當當?shù)目刂乒ぷ髯鬟M度如果人手不足足，部屬工作作過量，當一一個主管的你你應(yīng)該學習完完成一部分，，再完成另一一部分，先把把這個階段的的事情完成，，再把下一具具階段完成，，而不要一次次性的賦予他他們更多的任任務(wù)或事情人生目標管理理人生的領(lǐng)域心心靈凈化理財規(guī)劃休閑藝術(shù)家庭和諧身體健康事業(yè)工作心智成長人際關(guān)系Specific具體的Measurable可衡量的Achievable可實現(xiàn)的Relevant與價值相關(guān)的的Tractable可跟進的SMART目標目標設(shè)定的步步驟1、強烈的欲望望2、信念、信仰仰、信心3、白紙黑字寫寫下來4、要問自己怎怎么做5、分析現(xiàn)在的的位子6、你有哪些障障礙7、所需要的知知識8、誰是你的客客戶9、堅持不懈的的努力21項時間管理策策略1、確定明確的的目標2、這些目標要要去分割、量量化3、方向大于效效率4、目標要與價價值觀吻合5、明確詳細的的計劃6、每天的目標標必須完成7、輔助方案8、固定的時間間做計劃9、每一件事情情都要設(shè)定期期限10、馬上行動11、辨清事情的的輕、重、緩緩、急12、把重要的事事情辦成很緊緊急13、改變自我的的意向14、專心專注于于每一件事情情15、遵循40/30/30法則（被動/主動/突破）16、第一一次就就把事事情做做對17、檢討討是成成功之之母18、做最最有價價值的的事情情19、每天天30分鐘獨獨處時時間20、注意意行動動的姿姿態(tài)21、把握握痛苦苦和快快樂的的杠桿桿突破思思維格格局思維方方式與與思維維系統(tǒng)統(tǒng)電燈是是否發(fā)發(fā)光，，首先先取決決于所所在的的電路路系統(tǒng)統(tǒng)是否否正常常，同同樣，，我們們能否否卓越越，首首先取取決于于我們們的思思維系系統(tǒng)是是否卓卓越。。思路路決定定出路路，思思維的的廣度度和深深度決決定人人生的的高度度。人生的的狀態(tài)態(tài)思維最最佳狀狀態(tài)：：靈從從心動動、心心思則則動、、動之之則靈靈愛——擁有快快樂人人生的的根源源四神：：知足足、感感恩、、善解解、包包容三寶：：舍得得、放放下、、忘記記心核——以德為為先，，背負負責任任內(nèi)圣、、回饋饋社會會、接接受、、負責責、每每天進進步一一點點點心?！e極心心態(tài)，，在黑黑暗中中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)星星星動作創(chuàng)創(chuàng)造情情緒，，生理理狀態(tài)態(tài)影響響心理理狀態(tài)態(tài)不是因因為你你快樂樂而笑笑了，，而是是因為為你笑笑了才才快樂樂一時心心境一一時心心動，，長久久心境境長久久行動動，永永恒心心境永永恒行行動三大層層次：：態(tài)度、、激情情創(chuàng)造造奇跡跡、信信念兩大因因素：：改變生生理狀狀態(tài)、、改變變注意意力心殼—外圓內(nèi)內(nèi)方，，外化化而內(nèi)內(nèi)不化化外化：：隨俗順順世，，使自自己隱隱逸在在俗眾眾之中中。內(nèi)不化化：內(nèi)心以以圣哲哲典范范與天天地自自然同同類。。壓力調(diào)調(diào)整:我們不不能左左右天天氣，，但可可改變變心情情獲得最最強精精力：：保健、、體態(tài)態(tài)（身身體語語言））、禮禮儀廣義習習慣人類大大腦中中最優(yōu)優(yōu)秀的的軟件件在影響響人行行為的的諸多多因素素中，，最厲厲害的的便是是習慣慣成了習習慣，，觸發(fā)發(fā)時間間通常常沒有有過程程我們?nèi)巳祟惖牡男袨闉榇蟛坎糠质鞘橇晳T慣性的的習慣是是我們們?nèi)祟愵惔竽X腦最優(yōu)優(yōu)秀的