秘書實務課件

第１章秘書的涵義[本章學習要求]●從職業(yè)角度認知秘書的涵義和職責●認知秘書職業(yè)化的意義●理解秘書工作的特征●理解秘書工作的要求第一節(jié)什么是秘書一、情景案例在文學作品里，公司里的秘書往往被描述成這樣一個特殊群體：靚麗的外表，時尚的裝束，浪漫的感情，豐厚的收入……容易給人一種錯誤的認識——秘書是花瓶，吃的是青春飯。事實上，現(xiàn)代秘書更注重能力和悟性。國外的高級秘書多為三四十歲的成熟女性，比如比爾·蓋茨的秘書露寶女士，上任時就是一位42歲的有四個孩子的母親。露寶把微軟公司看成一個大家庭，她一直自覺以一個成熟女性特有的縝密與周到，把公司里里外外打理得妥妥貼貼。露寶以她的教養(yǎng)、經(jīng)驗和能力在微軟享有很高的地位，深受比爾·蓋茨的器重和員工的尊重。有人說，比爾·蓋茨是微軟的董事長，露寶是微軟的家長。比爾·蓋茨曾說過：“我和微軟的成功因為有露寶秘書實務一、情景案例第一節(jié)什么是秘書

在國外，“秘書”一詞源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的職員”。英語中的秘書（secretary）與秘密（secret）有著密切的聯(lián)系。現(xiàn)代西方國家的秘書概念形成于資產(chǎn)階級工業(yè)革命時期，是工業(yè)社會的產(chǎn)物，主要指一種職位或職業(yè)及具有此職位的職員或從事此職業(yè)的人員。（一）秘書的界定二、基本知識

國際職業(yè)秘書協(xié)會

秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下，表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權力范圍內(nèi)作出決定。歐洲專業(yè)秘書協(xié)會

秘書對其上司的活動和工作范圍有足夠的了解，能夠替上司分擔很多工作。她能在一定的范圍內(nèi)作出決定和發(fā)出指示，并在做生意的場合代表她的上司。美國《韋氏秘書手冊》

今天的秘書決不再是單純的接待員兼打字員，因為越來越多的經(jīng)理希望自己的秘書成為行政管理的助手，以便自己有可能從繁瑣的日常事務及專門事務中解脫出來……秘書已經(jīng)成為決策者和執(zhí)行者之間的一座橋梁……一個精干而可靠的秘書不僅是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應當是協(xié)助經(jīng)理的左右手中國秘書學家常崇宜

秘書，是從事信息性、事務性、技術性工作，近距離綜合輔助領導決策與管理的職員。下面是從職業(yè)的角度列出的一些有代表性的解釋或描述：中國秘書學者楊樹森

秘書就是直接為領導、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務，并以腦力勞動為主的工作人員。中國秘書學家常崇宜

秘書，是從事信息性、事務性、技術性工作，近距離綜合輔助領導決策與管理的職員。中國秘書學者楊樹森

秘書就是直接為領導、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務，并以腦力勞動為主的工作人員。中國秘書學者譚一平

秘書就是為了給上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人中國國家勞動和社會保障部《秘書國家職業(yè)標準》

秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。（二）秘書的分類作為一種現(xiàn)代的社會職業(yè)，秘書的種類越來越多，橫向分類也越分越細。我國對秘書的分類主要有：1．從秘書服務的對象劃分從秘書服務的對象劃分，可以分為公務秘書和私人秘書兩類。公務秘書是指在國家機關、團體、部隊、國有企事業(yè)單位中，由組織或人事部門選派的承擔秘書工作的人員，在編制上屬于該單位干部。私人秘書是指由私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭聘請并為私人服務的秘書。私人秘書在遵守國家法律的前提下，向自己的雇傭聘任者負責。他們的工作制度和工作方式具有很大的靈活性和多樣性。2．從秘書工作的性質(zhì)劃分

從秘書工作的性質(zhì)劃分，可以分為黨政秘書、企業(yè)秘書、商務秘書等。

黨政秘書是輔助黨政機關領導人和領導集體實施決策與管理，保障機關各項工作正常運轉的秘書。現(xiàn)在我國通用的秘書工作的各項原則規(guī)范，主要是針對黨政秘書制定的。

企業(yè)秘書是在公司企業(yè)中專門為企業(yè)領導統(tǒng)籌公司的各項事務而服務的秘書。在私有企業(yè)工作的屬于私人秘書性質(zhì)，在國有企業(yè)工作的屬于公務秘書性質(zhì)。

商務秘書是在公司企業(yè)的經(jīng)營活動中，專門輔助領導處理各類商業(yè)性事務的秘書。目前在我國公司企業(yè)中，純粹的商務秘書還不多，隨著人們對商務秘書在商務運作中的重要性有了更進一步的了解和認識，這種局面將會得到改善。3．從秘書業(yè)務的內(nèi)容劃分

從秘書業(yè)務的內(nèi)容劃分，可以分為行政秘書、機要秘書、文字秘書、事務秘書、會議秘書、公關秘書等。

行政秘書是指協(xié)助領導處理公務、實施管理的秘書機要秘書是指處理機關機密文件的秘書文字秘書是指專職從事以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書，具有較強的口頭與文字表達能力，俗稱“筆桿子”。事務秘書是指負責總務、后勤等事務性工作或負責照顧高層領導、專家生活的秘書會議秘書是指專門從事會議策劃、組織、安排、協(xié)調(diào)等工作的秘書公關秘書是指能夠協(xié)助領導協(xié)調(diào)關系、處理矛盾、樹立和維護組織良好形象的秘書

（三）秘書的分級1．初級秘書初級秘書主要從事操作性的服務工作，幫助領導處理一些日常程序性的瑣事和雜務2．中級秘書中級秘書主要從事輔助管理事務和部分操作性事務，消除領導在決策與管理過程中的各種技術障礙3．高級秘書高級秘書是指秘書部門的負責人、助理、首腦機關的專職秘書等在社會實踐中，對于初級秘書、中級秘書和高級秘書的劃分方法及相應要求，由于各國國情和管理體制等不同而均有差異。（四）秘書職業(yè)化1．我國秘書職業(yè)化的過程

2．我國秘書職業(yè)化的特征（1）服務對象多元化（2）業(yè)務工作專門化（3）勞動價值商品化（4）商務秘書女性化（5）資格認定制度化三、技能訓練■訓練１下面是《東方魔鬼辭典》和《辦公室魔鬼辭典》中對“秘書”和“文秘”的解釋，請結合本節(jié)所學的基本知識對其作出評判。秘書1．不必打字好，只須線條好。2．董事太太的敵人。3．只消說“董事正在開會，何時結束很難說”便可領取薪金的漂亮女子。文秘1．沏茶倒水者的美稱。2．用化妝盒多于用筆的職工。3．電話最多的紀錄保持者。4．坐在椅子上等待結婚之人。秘書

1．領導喜歡有人輔佐，不喜歡有人超過。

2．如果你想向上司提出忠告，你應該顯得只是在提醒他某種他本來就知道不過偶然忘掉的東西。

3．至高權力的守護者。他們通過處理日程安排、電話和電子郵件而控制著通往權力的大門。■訓練２下面是人們對秘書及秘書工作的一些形象化的描繪，請體會其中的真義所在。

·從事秘書工作這一行，別人睡覺我清醒，別人度假我站崗，別人娛樂我工作，加班是正常的，不加班是不正常的?！び腥孙L趣地說：秘書工作“無法無天”，不受勞動法保護，沒有星期天的概念。·領導開會我先來，看看座位怎么排；領導講話我先講，看看話筒響不響。■訓練３回憶你看過的文學作品或影視作品中的秘書人物（或有秘書特征的人物），比如金庸小說《鹿鼎記》中的韋小寶、電視劇《喬家大院》中的孫茂才等，請共同討論分析這些人物身上有什么是值得我們學習的？又有什么是我們必須摒棄的？■訓練４根據(jù)下列的測試量表對自己是否適合從事秘書工作進行測量。你適合做秘書工作嗎？自我分析二十條：（1）你是不是認為，要當元帥的士兵不一定是好士兵。（2）小時候，媽媽如果讓你去打醬油，買菜，再到郵局幫她寄信，回來的時候還要幫爸爸取放在朋友處的材料，你是不是習慣先很好地計劃一下，再有條不紊地完成呢？（3）當你工作的時候，你是不是說“上帝保佑，又到了星期一了”。（4）當你考慮一個問題沒有答案的時候，能不能換個角度，甚至從逆向角度加以考慮。（5）小時候，你能不能看一天的螞蟻搬家。（6）你是不是更喜歡讓別人拿主意，你照著完成即可呢？（7）你無意中知道了別人的一個秘密，你總是能很好地保密。（8）你從小就很喜歡和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的歡。（9）你是否在做好一件事情之前，就開始很好地考慮后面的事情。（10）上學時，是否嘗試過騎自行車長途旅行？（11）小時候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你會幫助他做得更好。（12）當你成功地完成一件事情后，功勞卻記在了別人頭上，而你從不會很在意。（13）你從小就是個熱心腸的人，喜歡到處張羅。（14）說真的，你覺得自己雖然不是個作家但是文筆還真的不呢。（15）你從小就很細致，做事情一絲不茍。（16）你喜歡和比你強的人物在一起，并不覺得有壓力。（17）你有一項了不起的本事，那就是很善于彌補別人或者事情的不足。（18）你從小就會揣摩爸爸媽媽的心思，因此他們也總是夸你是個很懂事的孩子。（19）你的口才不錯。（20）