商務(wù)接待管理制度-

商務(wù)接待管理制度-商務(wù)接待管理制度-商務(wù)接待管理制度-xxx公司商務(wù)接待管理制度-文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度商務(wù)接待管理制度一、總則為樹立良好的企業(yè)形象，保障公司商務(wù)接待工作順利、有序進(jìn)行，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各種商務(wù)接待工作。三、接待分類1、業(yè)務(wù)接待：指營銷運(yùn)營中心相關(guān)推進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展方面的接待。2、貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及參觀團(tuán)或地方政府部門的接待。四、接待原則(一)堅持熱情、周到、誠懇、節(jié)約的原則，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。(二)堅持安全第一原則，包括客人食宿安全、財產(chǎn)安全、交通安全等。(三)堅持請示匯報制度，凡遇到超出職權(quán)范圍、難以解決的問題，應(yīng)主動請示。（四）堅持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化原則。（五）按接待等級、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則；商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅持重點(diǎn)、兼顧一般、上下一致、齊心協(xié)力，共同做好接待工作。五、接待標(biāo)準(zhǔn)按接待級別劃分，商務(wù)接待大致分為一級接待、二級接待、三級接待。（一）一級接待項目名稱說明適合人員政府部門領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)高級領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀人員、特邀領(lǐng)導(dǎo)、外賓等；交通標(biāo)準(zhǔn)按上級要求預(yù)定；住宿標(biāo)準(zhǔn)公司總統(tǒng)套房或五星級以上酒店；餐飲標(biāo)準(zhǔn)配套接待用餐；接待陪同人員分管總監(jiān)、負(fù)責(zé)人、院長、院長助理、董事長；接待車輛高級商務(wù)車（奧迪A6、帕薩特等）其它接待1、制定來賓接待方案，必要時安排公司客房內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果等；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司簡介等宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、餐桌配置鮮花、水果等；4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、安排來賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂；6、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品。備注（二）二級接待項目名稱說明適合人員業(yè)務(wù)往來企事業(yè)單位中高層領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人等；交通標(biāo)準(zhǔn)按上級要求預(yù)定；住宿標(biāo)準(zhǔn)公司標(biāo)準(zhǔn)套間或豪華套間或按上級要求預(yù)訂酒店；餐飲標(biāo)準(zhǔn)配套接待用餐；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、分管總監(jiān)；接待車輛中級商務(wù)車（帕薩特、邁騰等）其它接待1、必要時制作來賓接待方案；2、公司會議室布置公司簡介等宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）等；3、視情況經(jīng)院長批準(zhǔn)后安排來賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂；4、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品。備注（三）三級接待項目名稱說明適合人群企事業(yè)單位對應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)人等；交通標(biāo)準(zhǔn)按上級要求預(yù)定；住宿標(biāo)準(zhǔn)公司標(biāo)間或按上級要求預(yù)訂酒店；餐飲標(biāo)準(zhǔn)配套接待用餐；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛普通商務(wù)車（桑塔納、捷達(dá)、斯柯達(dá)等）；其它接待1、視情況安排相應(yīng)飲品（飲用水、茶、咖啡）、營養(yǎng)餐；2、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品。備注六、接待住宿管理接待住宿分為公司內(nèi)客房住宿及外部訂房住宿兩種。（一）公司內(nèi)客房住宿1、根據(jù)接待級別安排相應(yīng)客房：一級接待—總統(tǒng)套房；二級接待—豪華套房及標(biāo)準(zhǔn)套房;三級接待—標(biāo)間；具體可根據(jù)實(shí)際情況，在請示上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后適當(dāng)調(diào)整。2、住宿由商務(wù)接待專員依據(jù)審批后的《商務(wù)接待申請表》安排。（二）外部訂房住宿1、公司現(xiàn)有客房客滿無法入住時，可安排外部訂房住宿，由商務(wù)接待專員根據(jù)《商務(wù)接待申請表》級別預(yù)定相應(yīng)星級酒店，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審核批示。2、住宿由商務(wù)接待專員依據(jù)審批后的《商務(wù)接待申請表》安排。七、接待用車管理接待時需用車要在《商務(wù)接待申請表》填寫清楚用車數(shù)量、用車時間、用車地點(diǎn)及要求，批示后由商務(wù)接待專員負(fù)責(zé)聯(lián)系安排。八、接待方式1、業(yè)務(wù)接待：由營銷運(yùn)營中心主辦人員陪同，根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇公司內(nèi)部訂餐或外出訂餐，就餐時須有營銷運(yùn)營中心經(jīng)辦人或指派專員陪同；如有需求，可安排到本地主要景點(diǎn)游玩。2、貴賓接待：由公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人迎接，公司領(lǐng)導(dǎo)或指派專員陪同接待，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求以茶點(diǎn)、煙、果盤等方式招待，如須就餐根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示可安排于公司或外出就餐；如有需求，可安排來賓到本地主要景點(diǎn)游玩。九、商務(wù)接待工作流程（一）商務(wù)接待審批流程1、業(yè)務(wù)接待流程：申請部門至少提前一周填寫《商務(wù)接待申請表》（包含住宿、就餐、體檢、景點(diǎn)參觀，詳見附件1）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字—-交人力行政部審核—-院長批準(zhǔn)完畢后，將申請表原件報商務(wù)接待專員，由商務(wù)接待專員按申請表審批時間統(tǒng)一安排接待先后次序,無特殊原因不接急單。(申請部門應(yīng)在《商務(wù)接待申請表》內(nèi)明確填寫各項內(nèi)容)2、貴賓接待流程：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)提前三天告知商務(wù)接待專員，由商務(wù)接待專員填寫《商務(wù)接待申請表》---交人力行政部審核—-院長批準(zhǔn)完畢后，由商務(wù)接待專員統(tǒng)一安排接待。3.由于緊急原因來不及提前填寫《商務(wù)接待審批表》的，應(yīng)事先電話征詢院長同意，由院長口頭授意，接待工作結(jié)束后應(yīng)在24小時內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。（二）商務(wù)接待工作流程1、商務(wù)接待專員在接到《商務(wù)接待申請表》后根據(jù)表中明確的相關(guān)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行通知需配合部門/人員。2、申請接待部門在接待過程中需指派專人與商務(wù)接待專員對接相關(guān)接待明細(xì)及要求。3、商務(wù)接待專員根據(jù)申請表及申請部門要求落實(shí)安排好餐飲、住宿、體檢、參觀各項事宜并及時反饋申請部門各項接待工作準(zhǔn)備情況，以保障各項接待工作的有序銜接。4、商務(wù)接待專員應(yīng)及時記錄接待來賓信息，并匯總存檔，以備后期查用。十、商務(wù)接待要求（一）接待貴賓時，應(yīng)根據(jù)貴賓的特點(diǎn)、愛好、興趣來設(shè)計接待活動。.（二）接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不允許有任何越格行為發(fā)生。（三）商務(wù)接待人員在接待進(jìn)行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。（四）接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。（六）接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)1、物品擺放整齊，表面無灰塵。2、地面干凈無臟物，空氣流通清新。3、室溫適度，燈光合適。4、備品齊全。（七）接待禮儀要求1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接客戶時：要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、走廊引領(lǐng)時：