深入解讀-如何寫一封有說(shuō)服力的信

深入解讀-如何寫一封有說(shuō)服力的信（包含圖片）

如果你在和銀行、保險(xiǎn)公司、政府機(jī)構(gòu)、雇主或者學(xué)校交涉的過(guò)程中遇到了麻煩，需要請(qǐng)求他人提供幫助，你該如何寫一封具有說(shuō)服力的信來(lái)達(dá)成目的呢？以下是為你提供的建議。步驟部分1寫信之前的準(zhǔn)備工作1集思廣益。在開始寫信之前，進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。在這個(gè)過(guò)程中要明確你想要什么、為什么需要、為什么對(duì)方應(yīng)該滿足你、任何能夠反駁你的理由，以及這是否是你想討論的問(wèn)題。把點(diǎn)子都寫下來(lái)能讓你清晰地構(gòu)思信件，明確你在這個(gè)問(wèn)題中的立場(chǎng)。以“我要說(shuō)服對(duì)方協(xié)助達(dá)成我的目標(biāo)”為出發(fā)點(diǎn)。將你想要說(shuō)服的對(duì)象代入對(duì)方，你想讓對(duì)方做的事情代入我的目標(biāo)。然后，問(wèn)問(wèn)自己：為什么要這么做？列出你想讓對(duì)方這樣做的原因。在總結(jié)好原因后，把它們按重要程度分類。把所有重要的原因放在一列，然后把其他所有不太重要的原因放在另一列中。這有助于縮小思考范圍，幫你抓住問(wèn)題的關(guān)鍵。[1]2明確自己的目的。你要準(zhǔn)確地知道自己想要或者需要什么。你想要達(dá)成什么目標(biāo)？希望得到怎樣的結(jié)果？明確目的之后，想想你能給出怎樣的解決方案。[2]3了解你的讀者。分析、理解對(duì)方有助于確定如何設(shè)計(jì)信的結(jié)構(gòu)?？赡艿脑?，判斷一下對(duì)方與你意見(jiàn)相同、相左，還是持中。[3]這有助于確定信中每個(gè)要點(diǎn)應(yīng)占的比重。盡量選擇一個(gè)人，能夠在你的信中明確地稱呼他。他們是誰(shuí)？有什么能幫到你的能力？他們會(huì)如何改變你的想法？他們會(huì)不會(huì)直接忽略你的請(qǐng)求？你應(yīng)該如何稱呼他們？他們是高管或者公務(wù)員嗎？職位不同，你的措辭也應(yīng)該有所變化。盡量找出對(duì)方對(duì)該問(wèn)題的看法和傾向。你們之間可能存在哪些分歧？如何有禮貌的提出反駁意見(jiàn)？找出對(duì)方可能有哪些顧慮。他們可以支配的資金是否有限？你的請(qǐng)求會(huì)不會(huì)直接影響他們？他們有多少時(shí)間來(lái)考慮你的請(qǐng)求？[4]考慮一下需要提供哪些證據(jù)來(lái)說(shuō)服你的讀者。[5]4研究一下你的問(wèn)題。y具有說(shuō)服力的信一封要包含能支持相應(yīng)立場(chǎng)的事實(shí)證據(jù)和信息。一定要多方面考慮，不要只關(guān)注自己的立場(chǎng)，也要提及與你立場(chǎng)對(duì)立的觀點(diǎn)和相關(guān)事實(shí)。用事實(shí)、邏輯、數(shù)據(jù)以及小道消息來(lái)支持你的立場(chǎng)。[6]不要直接指出其他的觀點(diǎn)是錯(cuò)的。要禮貌地解釋為什么你的觀點(diǎn)更合理，更值得關(guān)注。部分2設(shè)置信件格式1使用齊頭式。商務(wù)信件有特定的格式。格式恰當(dāng)時(shí)不會(huì)有什么影響，但是格式一旦使用不當(dāng)，就會(huì)對(duì)你產(chǎn)生不良影響，對(duì)方可能會(huì)因此直接無(wú)視你的信件。首先設(shè)置“單倍行距”，同時(shí)應(yīng)使用獨(dú)立段落。段落全部設(shè)置為“左對(duì)齊”，不要像在散文或者文章中那樣首行縮進(jìn)。段落和段落之間要空出一行。使用標(biāo)準(zhǔn)字體，一般使用“TimesNewRoman”或“Arial”，12號(hào)字。[7]2正確填寫信頭。首先在左上角填寫你的地址。只需填寫街道、城市、州（省）和郵編即可，不要寫上自己的名字。還可以寫上電話號(hào)碼和郵箱地址（各占一行）。如果你在英國(guó)，那么地址就要填在右邊，然后空一行。注明時(shí)間。依次寫上月份、日期和年份，再空一行。2013年6月4日填寫收件人的姓名和地址。想想你要把信寄給誰(shuí)。空一行。[8]3在信的開頭打個(gè)招呼。公認(rèn)的做法是以親愛(ài)的一詞開始，接上對(duì)方的名字。一定要把對(duì)方的名字寫對(duì)，并與信頭處填寫的名稱一致。稱呼對(duì)方時(shí)應(yīng)使用其頭銜（先生、女士以及博士等）和姓氏。如果無(wú)法確定一名女性讀者希望被怎樣稱呼，那就稱她為女士。然后跟上一個(gè)冒號(hào)。在正文第一段和打招呼之間空出一行。[9]親愛(ài)的布朗博士：4用結(jié)束語(yǔ)結(jié)束這封信。在選擇結(jié)束語(yǔ)時(shí)要考慮文章的語(yǔ)境。像謝謝，是非常標(biāo)準(zhǔn)的；而像祝好一類，則更偏親密。你需要選擇是使用正式的，還是較為親密的結(jié)束語(yǔ)。無(wú)論選擇哪個(gè)，第一個(gè)單詞都應(yīng)該首字母大寫，其余小寫。結(jié)束語(yǔ)后面跟上一個(gè)逗號(hào)。非常正式的信件使用尊敬的，。真誠(chéng)的，祝好，真摯的，適用于正式的商務(wù)郵件。最好的問(wèn)候，或祝你度過(guò)愉快的一天，則更日常、更親切一些。然后空出四行后再打上你的名字，為簽名留出空間。謝謝，部分3書寫信件正文1行文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。此類信件應(yīng)該簡(jiǎn)短、禮貌。事務(wù)繁忙的人很少會(huì)理會(huì)超過(guò)一頁(yè)或者態(tài)度惡劣的來(lái)信。不要內(nèi)容冗長(zhǎng)，盡量使用清楚、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)句。不要跑題或者提到不相關(guān)、不必要的事情。避免句子過(guò)長(zhǎng)，要使用有力的陳述句。行文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，通俗易懂。不要把段落寫得太長(zhǎng)。囊括過(guò)多的信息會(huì)使你偏離要點(diǎn)，或者讓對(duì)方難以理解你的觀點(diǎn)。每個(gè)段落要只專注于一項(xiàng)內(nèi)容，開始寫新的內(nèi)容時(shí)應(yīng)另起一段。[10]2在開頭幾句話中點(diǎn)明要點(diǎn)。以友好的開場(chǎng)白開頭，然后直奔主題。在前兩句話中就應(yīng)點(diǎn)明你的需求（要點(diǎn)）。[11]這個(gè)段落的長(zhǎng)度應(yīng)控制在2-4句話之間。3在第二段中強(qiáng)調(diào)你的要求的重要性。在本段中列出你的顧慮、請(qǐng)求或需求。你不需要在這里給出具體的理由、論據(jù)或觀點(diǎn)。詳細(xì)解釋你的立場(chǎng)、請(qǐng)求的特點(diǎn)，以及為什么它值得對(duì)方幫忙。[12]要陳述事實(shí)，應(yīng)始終符合邏輯，措辭禮貌。避免使用過(guò)于情緒化的語(yǔ)言，不要強(qiáng)硬地要求對(duì)方采取行動(dòng)，也不要對(duì)對(duì)方或者與你持相反意見(jiàn)的人無(wú)禮。4接下來(lái)，提出論據(jù)來(lái)支撐你的觀點(diǎn)。在隨后的幾段中提供背景信息和細(xì)節(jié)。這些內(nèi)容要合理合法，符合邏輯且尊重事實(shí)。要迅速準(zhǔn)確地切中要害，不要長(zhǎng)篇大論，也不要試圖靠情感、信仰或者表達(dá)你的渴望來(lái)達(dá)到目的。你可以使用以下幾種策略：引用事實(shí)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)服對(duì)方。引用的內(nèi)容應(yīng)可信、可靠，并注明來(lái)源，不要斷章取義。引用支持你的立場(chǎng)，或者反對(duì)對(duì)立立場(chǎng)的專家的言論。選擇的專家應(yīng)該在其專業(yè)領(lǐng)域中頗具名望，且有資格就該問(wèn)題發(fā)表意見(jiàn)。[13]給出對(duì)方應(yīng)該滿足你的要求的理由。直接告訴對(duì)方需要做什么并不是說(shuō)服對(duì)方的好方式。應(yīng)該向他們解釋為什么要這么做，這樣有助于改變他們的想法。[14]說(shuō)明一下現(xiàn)在的情況，以及為什么應(yīng)該做出改變。提供詳細(xì)信息、相關(guān)證據(jù)、目前你所遇到的困境以及請(qǐng)求。告訴對(duì)方你已經(jīng)為此做了哪些努力或者還需要做哪些工作。列出幾個(gè)證明材料。想想任何其他能夠說(shuō)明問(wèn)題的重要性的證據(jù)。[15]記得控制段落的長(zhǎng)度。簡(jiǎn)述你的情況，交代重點(diǎn)即可。應(yīng)選擇最相關(guān)的數(shù)據(jù)、專家及證明材料，不要事無(wú)巨細(xì)一一列出。5反駁對(duì)立觀點(diǎn)。駁斥對(duì)立觀點(diǎn)是有效的游說(shuō)方式。思考一下對(duì)方可能有怎樣的反對(duì)意見(jiàn)或疑問(wèn)，然后你就可以在信中提前解答了。要找出與對(duì)立立場(chǎng)的共同點(diǎn)，或者為自己的立場(chǎng)提供強(qiáng)有力的支持。一定要坦率言明你的立場(chǎng)和對(duì)立方的不同。試圖隱藏這些差異會(huì)削弱說(shuō)服力，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)共同的理念、經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)方存在的問(wèn)題。避免使用論斷性論述。論斷性論述會(huì)夾雜過(guò)多的個(gè)人情感，削弱邏輯性。同時(shí)，過(guò)分否定對(duì)立方可能會(huì)降低反對(duì)者認(rèn)同你的可能性。[16]6最后，以重申請(qǐng)求結(jié)束。在結(jié)尾處重申你的請(qǐng)求或意見(jiàn)。你可以在本段中提出解決方案或者請(qǐng)求對(duì)方做出特定的行動(dòng)。記得告訴對(duì)方你會(huì)通過(guò)電話、電子郵件或者直接與他見(jiàn)面跟進(jìn)處理相關(guān)事務(wù)。以強(qiáng)有力的句子結(jié)尾有助于說(shuō)服讀者站在你這邊，或者至少使對(duì)方更明白你的立場(chǎng)。提出你自己的解決方案或者能做出的努力。你可以表明愿折中妥協(xié)，預(yù)先做了哪些準(zhǔn)備來(lái)處理這種情況。部分4進(jìn)行最終潤(rùn)色1檢查錯(cuò)誤。拼寫和語(yǔ)法錯(cuò)誤會(huì)影響讀者對(duì)你的第一印象。應(yīng)該讓讀者專注于你的觀點(diǎn)和請(qǐng)求，而不是信中的錯(cuò)誤。寄出之前要多次校對(duì)，校對(duì)時(shí)應(yīng)大聲朗讀，聽(tīng)聽(tīng)效果。必要的話，可以找他人幫忙校對(duì)（或者使用校對(duì)軟件）。2簽上你的名字。如果是紙質(zhì)信而不是電子郵件，你就需要簽名了。這能證明信件是真實(shí)可靠、由你發(fā)出的。3需要的話，給其他重要人員發(fā)送一份副本。如果公司或者其他組織內(nèi)有人也應(yīng)該收到這封信，那就給他們發(fā)送一份副本（帶有原始簽名的信件復(fù)印件）。4自己留存一份副本。要始終留存一份副本作為記錄，同時(shí)記下你何時(shí)寄的信，寄給了誰(shuí)。另外，要隨時(shí)記下后續(xù)跟進(jìn)情況，直到問(wèn)題解決。小提示信件要正式。聊天式或者其他不正式的語(yǔ)言會(huì)讓對(duì)方很難信任你，而且正式用語(yǔ)比俚語(yǔ)更為禮貌。適當(dāng)恭維對(duì)方。人們一般更愿意幫助對(duì)他們友善的人。不要跑題。談?wù)摰膬?nèi)容應(yīng)相關(guān)、簡(jiǎn)潔，不要談?wù)撆c當(dāng)前問(wèn)題不相關(guān)的事情。用事實(shí)說(shuō)話。只有當(dāng)你有一套非常清晰的步驟、行動(dòng)