深入解讀-如何寫商業(yè)信函

深入解讀-如何寫商業(yè)信函（包含圖片）

你需要寫一封完美、專業(yè)的商業(yè)信函嗎？大多數(shù)商業(yè)信函都遵循一個既定的易學的格式，你可以往里面填充各種類型的內容。商業(yè)信函必須包含日期、發(fā)件人和收件人的信息以及一些主體段落。遵循以下這些步驟來做，需要的話做適當?shù)男薷?，從而符合你公司的標準。步驟部分1開始寫信函1清楚格式。無論你寫什么內容的信函，它的形式都有一些商業(yè)標準需要遵循。商業(yè)信函必須由常見的字體（如宋體和新羅馬體）輸入和組成。采用分塊分段，即開始一個新的段落的時候，點擊兩次“回車”，而不使用縮進。如果你要把這封信函打印出來并寄出，考慮在印有公司抬頭的信紙上打印。這樣可以讓它更專業(yè)，并為對方提供你的公司的標志和聯(lián)系信息。電子郵件業(yè)務信也必須用常見的字體。不要在商業(yè)電子郵件里用手寫體，或者用黑色和白色以外的其他顏色。2要把你公司的信息包括進來。列出你公司的名字、地址，把地址的每個部分分別寫在不同的行里。如果你是個體經營戶或者獨立承包人，用你的名字代替公司名字，或者寫在它的上面。如果你的公司有預先設計好的信紙，你可以使用它而不必輸入你的公司和地址。如果你正在輸入地址，它必須出現(xiàn)在頁面頂部，選擇左對齊還是右對齊取決于你和你的公司的偏好。3寫上日期。寫出完整的日期是最專業(yè)的選擇。例如，寫“4月1日，2012年”或者“2012年4月1日”。這必須出現(xiàn)在寄件人地址的下方幾行，并且左對齊。4添加收件人的信息。以這樣的一個順序寫出收件人的信息：完整的名字、頭銜（如果適用）、公司名稱和地址，每一條信息都寫在單獨的一行，如果有必要，加上一個參考編號。收件人的信息必須寫在日期下方并左對齊。5選擇稱呼。稱呼是表達尊重的重要指標，選擇什么稱呼取決于你是否知道你要寫給誰，你有多了解對方以及你們的關系在哪個水平。參考下面的選項：當且僅當你不知道收信人的具體姓名時，采用“致有關人士”。如果你不太了解收件人，“親愛的先生/女士”是一個安全的選擇。你也可以使用收件人的姓氏和頭銜，例如“史密斯博士”。如果你很了解收件人，并且和他/她有親密的非正式的關系，你可以考慮直接用她的名字，如“親愛的蘇珊”。如果你不確定收件人的性別，只需輸入全名，如“親愛的克里斯?史密斯”不要忘了在稱呼后的逗號或“敬啟者”后的冒號。部分2組成正文1使用正確的語氣。時間就是金錢，正如諺語所說，大多數(shù)商人討厭浪費時間。因此你的信的語氣應該是簡短和專業(yè)的。通過直指主題和第一段的簡潔評論讓你的信可以快速閱讀完。例如，你可以以“我寫信給你是關于……”開頭，從這里寫下去。不要關心華麗的轉折、夸張的詞匯或漫長曲折的句子——你的意圖應該是需要盡可能地快速、清晰的溝通。為了簡明扼要，避免使用被動動詞，盡量別插入主觀評論。2寫得清楚簡明。讓你的讀者準確地知道你想說什么。如果你的意思表達得像水晶一樣透徹，你的讀者就會迅速做出反應。特別是，如果因為你的信你將會做出什么動作或導致什么結果，向對方闡明這一切。用盡可能少的話來表明你的態(tài)度。3適當?shù)臅r候用對話式的語言。信是人寫給人看的。盡量避免用通用信件——你不可能靠千篇一律的沒有人情味的信件與對方建立關系。然而，也不要用口語和俚語，如“你知道”、“我的意思是”、“想要”等等。保持語氣商業(yè)化，但也得是友好和友善的。如果你對收信人十分了解，增加一行友好的祝福也是不錯的。仔細判斷需要透露出多少個性化的東西。有的時候在商業(yè)環(huán)境中添加一點幽默是很有用的，但是在開玩笑之前要謹慎小心。你的信最有可能是要說服收信人做什么事情：改變他們的想法，糾正一個錯誤，寄錢或采取行動。向對方證明自己有道理。4要有禮貌。即使你寫的是投訴或什么問題，你也可以很有禮貌?？紤]收信人的地位并且提供在合理范圍內你所能做的事，表現(xiàn)得包容和樂于助人。5總結一下。在最后一段，總結你的觀點，并且清晰地勾勒出你的行動計劃或者你期望收信人做什么。注意收信人可能會因為一些問題或疑慮而聯(lián)系你，要對他/她說謝謝，因為對方關注了你的信件/事件。部分3結束信函1選擇一個結尾。結尾，如上文的稱呼，是尊重和禮節(jié)的一項指標?！澳阏嬲\的”或“真誠的”是最普遍最安全的選擇；也可以考慮“熱忱”、“恭敬”、“問候”和“敬啟”。稍微不那幺正式但是依舊專業(yè)的結尾包括“一切都好”、“真摯的祝?！?、“溫暖的問候”和“謝謝”。在你的結尾后面使用一個逗號。2簽署這封信。留大約四行來簽字。在你打印它之后簽字，如果你是通過電子郵件發(fā)送的，掃描你的簽名圖像并附加到信的這個位置。藍色或黑色墨水最好。3包括輸入你的名字和聯(lián)系方式。在你的簽名下方，輸入你的名字、聯(lián)系電話、電子郵件地址或其他適用的聯(lián)系方式。給每一條信息單獨的一行。4如果有必要的話，加上“附件”。如果你要附上額外的文件給收件人檢閱，在你的聯(lián)系信息的下方用幾行字標出包括文檔的數(shù)量和類型，如“附件（2）：簡歷，小冊子”。部分4完成信函1編輯信?？陬^陳述是專業(yè)的一個重要因素。想確保讓你的收信人輕易地看出你的能力，就要仔細審查改正信里那些錯誤的地方。在你的文字編輯器上檢查拼寫錯誤，并且在你寄出之前通讀一遍。問問你自己這封信是否明確和簡潔。有沒有哪一段超過了3到4句話？如果有，看看是否可以刪去不必要的陳述句。如果信函十分重要，你也許希望一個朋友或同事幫你看一看。有的時候第二雙眼睛可以幫助你看到你沒有注意到的錯誤或尷尬的措辭。2寄信。發(fā)送電子郵件，或者通過郵局寄信，使用商務信封（如果可以，用印有公司商標的）。整齊地打印你的寄件地址和收信人的地址。把信折三折，這樣收信人就會首先看到頂層，然后是底層。確保你貼上了足夠的郵票，然后寄出。如果你感到你的筆跡太潦草，不符合你的專業(yè)角色，用文字處理器輸入你的地址，再通過打印機打出信封。小提示用一支質量好的筆來寫信函。如果你寫的是一封復雜的信函，考慮先寫一個大綱。列出你想添加的主題，不用在意順序。每一個主題都列出Key、例子、論據和事實。檢查你的大綱里的每個主題和你的目的以及受眾的關聯(lián)性。去掉不是很有用的部分。把信息按對你的讀者最好的順序來排列及時。如果你不能在一個星期之內全面回應，告訴收信人，并且提醒他/她什么時候可以得到你的回應。強調積極的一面。談論你做的到的，而不是你做不到的。例如，如果一樣商品脫銷了，不要告訴客戶你不能填寫訂單，相反地，告訴