公司財務管理辦法

14/14公司費用報銷及收款管理制度一、實施目的規(guī)范區(qū)內(nèi)分公司員工費用報銷標準、報銷流程及收款流程。二、適用范圍說明：本文適用于公司日常業(yè)務費用報銷及收款管理，報區(qū)域財務經(jīng)理備案。目錄一、基本要求2二、借款事項4三、分公司費用報銷7四、總公司費用報銷12五、賬扣費用報銷12六、商場押金管理12七、罰款、賠款及代收款管理13基本要求（一）費用分類總部費用：日常費用類：商場保證金、年度團隊出行、體檢費用等大型活動類：會議費、營銷活動、752項目、訂貨費、年度營銷會經(jīng)理人活動大秀活動等資產(chǎn)：電子設備、機器設備、運輸設備、在建工程等經(jīng)批準的其他事項：附OA單據(jù)的裝修費、經(jīng)公司總部批準的會員活動等分公司費用：分公司發(fā)生的營運費、運作費、餐費、車輛費用、業(yè)務招待費、電話網(wǎng)絡費、日常辦公費、分公司水電費、交通費、差旅費、會議培訓費、專柜維護費、團建費、辦公室租金、分公司體檢費以及未經(jīng)公司總部批準的裝修費等終端費用：商場費用，包含大店租金、物業(yè)水電費、促銷費、買單費等由商場強制或合同約定收取的費用，終端費用要求分攤到具體門店分公司推廣費：各事業(yè)部下發(fā)給分公司的推廣費，與總部推廣費相對應的燈片、道具、廣告費、會員維護費、裝修費、服裝費、展特賣推廣費等（二）報銷涉及的發(fā)票種類及粘貼要求報銷涉及的發(fā)票種類舉例票友記APP是否可識別粘貼方式增值稅發(fā)票普通發(fā)票、專用發(fā)票、電子發(fā)票是魚鱗式粘貼機打發(fā)票出租車發(fā)票、加油費發(fā)票否平鋪式粘貼定額發(fā)票停車費發(fā)票，保險費發(fā)票，交通一卡通充值卡發(fā)票否平鋪式粘貼火車票否平鋪式粘貼機票行程單否平鋪式粘貼保險單如果保險公司開具的發(fā)票為增值稅發(fā)票，可通過票友記APP進行識別，提交報銷時將保單粘貼，發(fā)票平鋪粘貼（方式與增值稅發(fā)票粘貼方式相同）平鋪式粘貼備注：票據(jù)粘貼不超過框線，拍照完整停車費類票據(jù)(上傳電子附件時平鋪拍照)后可魚鱗式粘貼抵票說明與抵票一同粘貼，與報銷票據(jù)分開，不用粘貼，用曲別針夾好增值稅專用發(fā)票需在單據(jù)上標明份數(shù)，并將抵扣聯(lián)曲別針夾在上面（三）NC附件要求（紙質(zhì)、電子版本相同）及其他要求NC附件要求（紙質(zhì)、電子版本相同）簽署合同付款：合同掃描后上傳PDF格式或拍照上傳。差旅費報銷：出差申請單上傳PDF格式或拍照上傳；火車票，機票行程單，出租車發(fā)票，地鐵一卡通充值卡發(fā)票，公交車票，需平鋪黏貼后，拍照上傳，不允許重疊。酒店結(jié)算單拍照上傳。裝修押金：審批完成的OA申請PDF格式或拍照上傳。押金條或收據(jù)返回時，需將此憑據(jù)黏貼后，拍照上傳。裝修費：審批完成的OA申請PDF格式或拍照上傳。裝修公司與本公司結(jié)算單（蓋章的）拍照上傳。若為裝修雜費抵票，應上傳抵票說明，并由分公司經(jīng)理人簽字確認的拍照上傳。大店租金：合同租金頁（帶金額的那頁）拍照上傳商場付款通知書拍照上傳。營銷獎支出OA相關審批拍照上傳。發(fā)票平鋪黏貼后，拍照上傳抵票說明拍照上傳會議費OA會議通知拍照上傳。會議人員簽到表拍照上傳。如發(fā)票提供方為旅行社，應附有相關會議內(nèi)容的合同并拍照上傳培訓費OA培訓通知拍照上傳學院審批后的OA培訓申請單拍照上傳參會人員清單簽到表拍照上傳業(yè)務招待費業(yè)務招待費備查單拍照上傳團建費和工作餐費分公司日常費用報銷單中團建費報銷附業(yè)務招待費備查單拍照上傳500以上招待費需附消費清單拍照上傳保險費保險投保單拍照上傳發(fā)票平鋪黏貼掃描上傳(應為增值稅專用發(fā)票)（注：即所有用于報銷的資料文件（不論是發(fā)票、合同還是其他說明文件），都需要在網(wǎng)報系統(tǒng)電子化存儲）其他要求財務組織與發(fā)票抬頭保持一致、NC電子附件底行顯示全面涉及抵票項目：預算占用項目為實際事項項目，摘要及實際發(fā)票項目為發(fā)票所載項目，抵票項目附清單，并由經(jīng)理人批準個人費用（如差旅費、日常費用等）多單合計每超過500元即可進行一次報銷，一月可報銷多次；不足500元的每月報銷一次（特殊事項單獨溝通，一事一議）終端費用報銷單需要費用具體到專柜對于住宿費發(fā)票要求開具增值稅專用發(fā)票，其他應開而未開專用發(fā)票分公司經(jīng)理人簽字報銷。借款事項：原則上要求房租、物業(yè)、商場促銷費用、裝修費等均采用公對公付款，其中需要注意：裝修費、裝修押金公對公付款；如果裝修押金商場要求必須現(xiàn)金交納的，按照金額劃分為：2000元以下個人墊付，取得裝修押金收據(jù)時填寫單據(jù)報銷；2000元以上的可以借款（一）總部借款事項全額由總部承擔項目：商場保證金、年度團隊出行、體檢費用等經(jīng)公司批準的由總部承擔的費用：附OA單據(jù)的裝修費、經(jīng)公司總部批準的會員活動等（二）分公司借款個人借款、裝修押金借款等；由分公司承擔的對公借款（財務組織必須選總公司，不要選自營店分公司）（三）金額要求：差旅費或團隊出行：20000元以上；對私：2000元以上（四）報銷、還款要求：當借款金額小于報銷金額時，填寫“報銷單”沖借款，沖銷所有金額，財務會將差額報銷給相關人員當借款金額大于報銷金額時：沖銷金額按實際發(fā)生的報銷金額，借款單里的金額仍會在系統(tǒng)中，可以下次繼續(xù)沖銷，適合分階段報銷。如果沒有再沖銷的費用發(fā)生，在網(wǎng)報系統(tǒng)填寫還款單，并將剩余款項還至公司賬戶當借款后未用，無報銷事項，將款項還至公司賬戶，填寫還款單歸還借款時間為7天，前款不清后款不借還款賬戶：原則上借款從哪個賬戶支付的，就還到哪個賬戶：附：各公司還款賬號公司：愛慕股份有限公司，開戶行：中國工商銀行北京望京科技園區(qū)支行0200296719000001507，賬號：0200296719000001507公司：北京愛慕服飾銷售有限公司，開戶行：上海浦東發(fā)展銀行北京金融街支行，賬號：91060154800011203公司：重慶愛慕美麗服飾有限公司，開戶行：上海浦東發(fā)展銀行北京金融街支行，賬號：91060078801100000532公司：北京愛慕郡是服飾有限公司，開戶行：上海浦東發(fā)展銀行北京金融街支行，賬號：91060078801100000558還款時：備注：寫上還款單單號或報銷沖借款單的報銷單號借款流程：（借款人發(fā)起后，統(tǒng)一由費用中心進行支付）借款人發(fā)起后，根據(jù)NC流程催辦相應審批人，提前一周發(fā)起借款申請2、預估流程所需時間，因流程時長原因?qū)е碌臏{金等費用，由當事人自行承擔分公司費用報銷各類費用報銷標準及要求：根據(jù)不同的費用屬性填寫報銷單據(jù)（一）通訊費：座機話費：分公司座機話費全額報銷，專柜座機話費按公司給定標準，根據(jù)專柜體量每月按30-50元以內(nèi)標準報銷，每一份報銷發(fā)票應標明費用所屬期間并在系統(tǒng)做期間描述。標準特殊情況下可根據(jù)需要適度放寬（發(fā)票后備注活動情況，業(yè)務簽字）。如專柜話費無法更改優(yōu)惠套餐及商場統(tǒng)一辦理的，則視實際情況在規(guī)定額度內(nèi)參考，給予該專柜話費報銷標準。寬帶費：憑原始發(fā)票實報實銷，新開專柜寬帶費提前OA申請在分公司內(nèi)報備，報銷時附OA通訊補貼：工資中體現(xiàn)，不再另行報銷商場統(tǒng)一辦理網(wǎng)絡通訊費用使用終端費用報銷單（二）辦公用品：分公司行政人事統(tǒng)一在京東商城購買，并開具增值稅專用發(fā)票，大批的辦公用品在購買之前需列出購買預算清單，分公司經(jīng)理人批準后購買，制定辦公用品領用臺賬，報銷時需附銷貨方提供的蓋章的詳細清單（兩份）。分公司員工統(tǒng)一向行政人事申領，不得擅自購買；特殊情況先向分公司經(jīng)理人報備，憑發(fā)票實報實銷外埠專柜臨時急用辦公用品需由專柜導購提前向轄區(qū)業(yè)務及行政人事報備，經(jīng)同意后在當?shù)刭徺I，費用報銷由業(yè)務代為辦理，提供原始發(fā)票及清單（三）水電費及物業(yè)費：提供原始發(fā)票及繳費通知單報銷（四）運輸費：同城專柜之間貨品調(diào)撥郵寄不予報銷，特殊情況需經(jīng)分公司經(jīng)理人同意后方可報銷道具及其他商品調(diào)撥運費需提供相應證明（五）書報雜志費用：提供原始發(fā)票及所購書籍的詳細清單報銷計入推廣費類雜志費需附相應支持文件所屬頁報銷（六）交通費：因公外出發(fā)生停車費，報銷人應在停車費單據(jù)上注明原由、時間，經(jīng)分公司經(jīng)理人同意后報銷。因私不予報銷過路、過橋費實報實銷管理人員工作至21：30以后（附打卡證明）的交通費，憑出租車票實報實銷；日常工作需打車，經(jīng)分公司經(jīng)理人后同意方可報銷導購延時加班（23：00后）車補：專柜柜長報備給轄區(qū)業(yè)務，由轄區(qū)業(yè)務按每人15元/次匯總報銷注意事項：出租車票根據(jù)原始憑據(jù)報銷，每筆發(fā)生的交通費注明出發(fā)點、目的地、發(fā)生原因、乘車人員、時間及金額，票據(jù)遺失不予報銷出租車發(fā)票/電子發(fā)票平鋪黏貼，若搭乘快車或其他拼車時，還需提供行程單。（七）餐費：員工節(jié)假日加班、大型盤點安排及促銷活動客流量較大時，產(chǎn)生的誤餐費按照不超過30元/人給予報銷，超出部分不予報銷。（特賣期間不報銷參展人員餐費，特殊情況經(jīng)分公司經(jīng)理人同意方可報銷）團建活動餐費在額度內(nèi)實報實銷（八）差旅費：公司總部出差（區(qū)內(nèi)人員至大區(qū)學習培訓）：交通費：報銷往返交通票，如飛機票價等同火車票價，經(jīng)分公司經(jīng)理人同意，可報銷飛機票；機場、車站至目的地之間的市內(nèi)交通費用可在長途交通費中報銷，金額不可高于50元/天。餐費：因公司不安排就餐或離開公司駐地在外看市場而發(fā)生的餐費實報實銷（標準不超過30元/餐）；住宿：一般由公司統(tǒng)一安排住宿，公司統(tǒng)一報銷因客觀原因而發(fā)生的在公司承擔之外的住宿費報備分公司經(jīng)理人可給予報銷，報銷標準不超過300元/天。參加公司組織集體會議、活動、學習不享受出差補貼。分公司員工到總部實習培訓，由總部統(tǒng)一提供住宿的，時間在15天以上不足6個月的，按40元/天發(fā)入差旅補助，費用由公司總部承擔。區(qū)域內(nèi)出差：交通費：報銷往返交通票，如飛機票價等同火車票價，經(jīng)分公司經(jīng)理人同意，可報銷飛機票；機場、車站至目的地之間的市內(nèi)交通費用可在長途交通費中報銷，金額不可高于50元/天住宿費：住宿標準為260元/天/人，兩人同住按照300元/天出差范圍界定：鄭州市四環(huán)以外區(qū)域出差補助：出差補助按每人60元/天補貼，40元/半天補助當天往返：出差時間大于或等于8小時按全天補助，小于8小時按半天補助（出發(fā)時間以票面為準，返回時間以到達時間為準）一天以上出差：實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返回時間為準，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計算，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）按全天計算。出發(fā)時間在早8：30（票面時間）前，或晚上到達時間21:00（抵達目的地時間）后，可補助車貼20元；其他：如遇特殊情況的特殊費用（如招待餐費等）經(jīng)事先申請，經(jīng)經(jīng)理人同意方可報銷，并扣除20元/餐補助；出差期間到出差地點附近觀光或探親時間超過半天的，事先須經(jīng)分公司經(jīng)理人批準，附近觀光或探親期間產(chǎn)生的費用自付，公司不予報銷。報銷要點：所有費用必須憑原始憑證報銷，報銷出差補助的不再另行報銷出租車費用票據(jù)遺失不予報銷，因個人原因發(fā)生的退票費不予報銷差補中含團建或其他形式餐費的,每餐減少20元差補自行檢查補貼天數(shù)、金額是否正確；費用發(fā)生地是否在出差范圍之內(nèi)；費用發(fā)生是否在出差期間公司總部組織的大型活動會議培訓無差旅費補助)交際應酬費經(jīng)銷業(yè)務招待經(jīng)銷客戶或?qū)９駱I(yè)務招待商場人員需事先向經(jīng)理人申請，按批復額度招待。報銷時必須提供原始的屬同一酒店的餐飲發(fā)票交際應酬報銷不得開具增值稅專用發(fā)票，《業(yè)務備查單》及NC網(wǎng)報上不能出現(xiàn)“公關”字樣，費用項目可填寫“業(yè)務招待費”或“交際餐費”購買公司產(chǎn)品以外的其他禮品，在額度內(nèi)事先向經(jīng)理人申請得到同意后方可發(fā)生，必須填寫《業(yè)務備查單》，注明人員、禮品內(nèi)容、金額，憑原始發(fā)票予以報銷（十）運輸費無法提供原始發(fā)票的日常性運輸費用：原則上需憑有收款人簽字的原始憑證報銷，并列明運輸原因、趟次、金額、時間等；備注收款人聯(lián)系方式，附抵用發(fā)票作為報銷憑單；（十一）車用雜費車輛維修費及保養(yǎng)費的報銷應提供增值稅專用發(fā)票汽車保養(yǎng)應嚴格按照8000-10000公里/次執(zhí)行，日常維修及保養(yǎng)須提前申請，報銷時附分公司范圍內(nèi)批復的OA申請停車費、過路費、洗車費等車用雜費憑原始正規(guī)發(fā)票實報實銷（十二）固定資產(chǎn)、低值易耗品先申請，后購買，報銷時附OA申請及固定資產(chǎn)管理卡片提供增值稅專用發(fā)票。（十三）)會議費及培訓費先申請，后執(zhí)行。報銷時附OA申請、費用清單、會議紀要、參會人員清單提供原始正規(guī)發(fā)票，報銷金額不超OA申請金額如發(fā)票提供方為旅行社，應附有相關會議內(nèi)容的合同公司組織的培訓費，附OA、人員清單及學院批準的培訓申請單（十四）其他費用噴繪費用：發(fā)生時以原始發(fā)票報銷，同時附詳細的噴繪清單、注明用途、OA申請確認予以報銷商場維護費：購買批量維修用品、購道具（燈具），報銷需附詳細清單、OA申請確認予以報銷房租費的報銷：附原始發(fā)票、OA申請、合同復印件作為報銷附件體檢及旅游費：附原始發(fā)票，OA申請及實際發(fā)生人員名單作為報銷附件（如發(fā)票提供方為旅行社，應附有相關活動內(nèi)容的合同）（十五）推廣費額度內(nèi)推廣：品牌事業(yè)部OA審批（大愛慕自2017年度開始OA審批權(quán)限在分公司經(jīng)理人），提供原始發(fā)票及推廣照片，附OA申請，額度內(nèi)執(zhí)行額度外推廣：發(fā)生前向公司品牌事業(yè)部申報批準備案，報銷時附原始發(fā)票及OA審批，戶外及櫥窗推廣附照片報銷報銷要點：推廣費OA申請一事一議，分次報銷按品牌提供費用清單、關聯(lián)OA、現(xiàn)場照片，報銷嚴格執(zhí)行先審