檔案實體分類方案

學(xué)院檔案實體分類方案第一章編制說明一、編制目的為統(tǒng)一學(xué)院檔案實體分類，實現(xiàn)檔案實體分類、編號、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的深化、更好地為學(xué)院工作和社會主義建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》，結(jié)合本院檔案工作的實際情況，特制定本方案。二、編制原則1、方案的編制是以學(xué)院的全部檔案（不含人事檔案）為對象，考慮學(xué)院檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和今后的發(fā)展，從學(xué)院各項工作的實際出發(fā)，充分反映學(xué)院檔案的形成規(guī)律、特點和內(nèi)容，把產(chǎn)生于統(tǒng)一活動領(lǐng)域，記錄和反映相同性質(zhì)的管理性和業(yè)務(wù)性文件材料作為有機聯(lián)系的整體，加以分類，確定統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)和類目序列。2、類目設(shè)置必須有相對的穩(wěn)定性，不受偶然因素和短期行為的影響，保持分類的連續(xù)性，同時具有可容性和可擴展性。嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。各類之間、各類相同級位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致；下位類目的外延之和等于上位類目的外延；同位類目之間界限清楚，不互相交叉或互相包容；同級類目之間的排列順序按習(xí)慣排列，即綜合類在前，專題類在后，使分類達(dá)到層層劃分，層層隸屬的關(guān)系，符合邏輯原則。三、類目設(shè)置（一）一級類目的設(shè)置一級類目是學(xué)院檔案實體分類的最高層次，根據(jù)分類原則劃定為黨群、行政、人事、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財會10個一級類目，同時考慮到聲像檔案、實物檔案、底圖檔案和人物檔案的特殊性，另外單獨設(shè)類，作為十大類的補充，共設(shè)14個一級類目。一級類目的標(biāo)識符號由該類目名稱漢語拼音的第一字母組成，如黨群類檔案標(biāo)識符號是“Q（二）二級類目的設(shè)置二級類目的設(shè)置是在一級類目的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴展，體現(xiàn)一級類目的具體內(nèi)容，即根據(jù)一級類目檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。二級類目的標(biāo)識采用雙位制，如“綜合類”為“11”，其余二級類目依次層累為12,1?3?9,9，但“10”等帶“0”的數(shù)字不用。1、各門類檔案的二級類目均把管理性材料列于專業(yè)性材料前，即在首類都設(shè)有綜合類“11”。2、黨群、行政類的檔案主要產(chǎn)生于各個職能部門。這種職能是通過不同的機構(gòu)和內(nèi)容體現(xiàn)的，因此，其二級類目從內(nèi)容考慮，按職能設(shè)置。黨群類設(shè)黨務(wù)綜合、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳教育、組織、統(tǒng)戰(zhàn)、工會、團委等7個二級類目；行政類設(shè)行政綜合、人事、審計、武裝保衛(wèi)、后勤、圖書檔案、教育研究等7個二級類目。3、教學(xué)檔案是教師進(jìn)行教學(xué)，學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)，教務(wù)部門進(jìn)行教學(xué)管理活動時自然形成的有機整體。因此，從學(xué)院教學(xué)工作實際出發(fā)，考慮到教學(xué)檔案的涉及面廣，二級類目主要按教學(xué)活動過程設(shè)置，設(shè)綜合、專業(yè)設(shè)置和實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教育和教學(xué)實踐、畢業(yè)生工作、教材管理等7類。4、科研、基建、設(shè)備類檔案二級類目的設(shè)置，考慮到其形成檔案材料具有成套性，主要按項目、單項工程、儀器設(shè)備的種類或型號設(shè)置。5、出版類檔案是由學(xué)院出版管理活動過程中形成的文件材料組成。根據(jù)學(xué)院出版活動的實際情況，二級類目的設(shè)置按類型設(shè)：綜合、報紙、刊物3個類目。6、外事類檔案是指在外事工作管理和外事實踐活動中形成的文件材料，其二級類目按形成結(jié)合活動過程分類設(shè)置，主要設(shè)綜合、出國（境）、聘請外籍專家和教師、國際合作與會議4個二級類目。7、財會類檔案包括財務(wù)管理和會計活動兩部分內(nèi)容，由于其專業(yè)性強，具有嚴(yán)密性的特點，因此，二級類目的設(shè)置根據(jù)類型和其活動過程設(shè)綜合、憑證、賬簿、報表、工資等5個二級類目。8、聲像、實物、底圖、人物類檔案二級類目設(shè)置具體見“第二章主表”。（三）三級類目的設(shè)置教學(xué)、財會類檔案是學(xué)院檔案中數(shù)量最多的兩個門類檔案，為了便于管理和利用，分類延伸到三級類目，其余檔案均設(shè)置到二級類目。教學(xué)檔案在招生、學(xué)籍管理2個二級類目下設(shè)三級類目，并按辦學(xué)類型設(shè)全日制?？粕?、成人教育2個三級類目。財會類檔案按職能管理部門，并兼顧具有獨立經(jīng)濟核算部門設(shè)置三級類目。四、檔號檔號是存取檔案的代號，排架的依據(jù)。（一）檔號的結(jié)構(gòu)檔號=年度號+分類號+案卷號1、年度號：是指歸檔材料形成的年度。一般要以某項工作最后完成年度作為歸檔年度，編寫年度號。年度號的確定方法如下：（1）各類檔案中綜合管理內(nèi)容的檔案均指的是自然年度；（2）黨群、行政類檔案是指自然年度；（3）教學(xué)類檔案是指教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然年度。其余可采用教學(xué)年度。（4）科研、基建和設(shè)備類檔案分別是指科研項目通過鑒定、項目竣工驗收和設(shè)備購置的年度；（5）產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)類檔案是指產(chǎn)品投入生產(chǎn)和科技開發(fā)的自然年度；（6）出版類檔案是指出版年度；（7）外事類檔案只是自然年度；（8）財會類檔案是指會計年度；（9）聲像檔案、實物檔案是指自然年度；2、分類號即代表各級類目的標(biāo)識符號，使用到哪一級就標(biāo)識至哪一級。3、案卷號即案卷順序號的最下類目內(nèi)，對該類內(nèi)的案卷編制的順序號。（二）檔號的模式“”代表一個阿拉伯?dāng)?shù)字（三）檔號的標(biāo)簽檔號的標(biāo)簽，采用三線四格的形式（規(guī)格為長，寬為，MM等種）；第一格填寫全宗號，第二格填寫年度號，第三格填寫分類號，第四格填寫案卷號（或件號）。五、檔案的實體排架檔案的實體排架從體現(xiàn)各類檔案內(nèi)在聯(lián)系和邏輯性的科學(xué)體系出發(fā)，結(jié)合本校檔案的具體情況組織排架，全部檔案采用橫向、縱橫、縱縱相結(jié)合的排架方法，具體方法如下：（一）各類檔案間（除黨群、行政類檔案外），即一級類目的排列按縱向排列；（二）由于黨群、行政類檔案總括全局、統(tǒng)率業(yè)務(wù)，因此它們之間采用橫向排列；（三）各類檔案內(nèi)（除財會類檔案），即二級類目的排列按橫向排列；（四）財會類檔案案卷量多，且憑證、賬簿、報表其保管期限不同，采用縱縱排架的方法，這樣可減輕檔案銷毀后的工作量，有利于管理。六、說明（一）聲像檔案、實物檔案和底圖檔案同是高等學(xué)院檔案的重要組成部分，其內(nèi)容不超出十大類，但由于載體和畫幅尺寸（類型）不同，保管要求不同等原因，擬單獨列出，單獨編號排架，作為十大類檔案的補充。1、聲像載體檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。其檔號結(jié)構(gòu)為：聲像檔案代號（）載體代號（二級類目）保管單位號保管單位采用卷、冊、盒。2、實物檔案包括獎狀（證書）、獎?wù)?、錦旗、獎杯、印章、各類禮品和樣品等實物。其檔號結(jié)構(gòu)分為：（1）獎狀、獎?wù)虏捎茫耗甓忍枌嵨餀n案代號（）實物代號（二級類目）保管單位號（2）錦旗、獎杯、印章、各類禮品和樣品采用：年度號實物檔案代號（）實物代號（二級類目）保管單位號，保管單位采用件。（3）底圖檔案是與基建檔案相關(guān)聯(lián)的，其編號模式：底圖檔案代號（）單項工程代號（二級類目）保管單位號，保管單位采用張。（二）人物檔案編號模式：人物檔案代號（）姓名（二級類目）保管單位號（三）本方案從201年51月起執(zhí)行。第二章主表黨群11黨務(wù)綜合黨群類統(tǒng)計報表和院（系、所、中心）黨群綜合材料入此12紀(jì)檢、監(jiān)察13組織離休干部、黨校工作材料；黨總支、直屬黨支部綜合材料入此14宣傳教育學(xué)生思想政治工作材料入此15統(tǒng)戰(zhàn)民主黨派材料入此16工會教代會、工代會和婦女工作材料入此17團委學(xué)生社團工作材料入此行政11綜合行政類統(tǒng)計報表和院（系、所、中心）綜合材料入此12人事師資培養(yǎng)、退休教職工材料入此13審計14武裝保衛(wèi)安全工作材料入此后勤檔案、圖書教育研究教學(xué)工作11綜合學(xué)生運動會、教學(xué)評估、優(yōu)秀教學(xué)評獎材料入此12專業(yè)設(shè)置、實驗室建設(shè)（教學(xué)管理）13招生全1日2制?？平逃?人3教育14學(xué)籍管理（此三級類目按招生三級類目劃分）15課堂教學(xué)和教學(xué)實踐16畢業(yè)生工作17教材管理科學(xué)研究11綜合專業(yè)建設(shè)、教育科學(xué)研究文件材料入此?按科研（課題）項目設(shè)置二級類目產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)11綜合?按產(chǎn)品項目設(shè)置類目基本建設(shè)11綜合?按單項工程項目設(shè)置二級類目儀器設(shè)備11綜合（國有資產(chǎn)管理的材料入此）?按儀器設(shè)備項目設(shè)置二級類目出版11綜合12報紙13刊物外事11綜合12出國（境）13聘請外籍專家、教師14國際合作與會議中外合作辦學(xué)、合作科研、校際交流入此財會11綜合12會計報表12財務(wù)處13基建14工會15后勤16產(chǎn)業(yè)13會計賬簿（三級類目同會計報表）14會計憑證（三級類目同會計報表）15工資清冊獎金、助學(xué)金入此附：聲像檔案12照片黨1政2活動