高效會議管理技巧課件

高效會議管理技巧主講：胡興龍日期：2011年7月23日高效會議管理技巧主講：胡興龍1第1講會議概述會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢靨；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。第1講會議概述會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不2集思廣益圖1-1集思廣益圖會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。會議的意義甲乙丙會議好創(chuàng)意、好點子想法1想法2想法3集思廣益會議的意義甲乙丙會議好創(chuàng)意、好點子想法1想法2想法33會議的意義幫助群體溝通

隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等多種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀、最符合人類原本的溝通習慣。會議的意義幫助群體溝通4會議的目的和種類會議的目的1、開展有效的溝通2、傳達資訊3、監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾4、達成協(xié)議與解決問題5、資源共享6、開發(fā)創(chuàng)意會議的目的和種類會議的目的1、開展有效的溝通5會議的目的和種類會議的目的達成協(xié)議與解決問題一般要經歷以下六個步驟，通過這些步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產生和問題的解決。圖1-3達成協(xié)議與解決問題的六個步驟4、想出新點子3、衡量問題輕重緩急2、發(fā)現(xiàn)問題并尋求解決方法1、點明問題所在5、評議新點子6、確定行動綱領會議的目的和種類會議的目的4、想出新點子3、衡量問題輕重緩急6會議的種類表1-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類團體會議一對一會議面對面會議電話會議視頻會議宣布人事安排、講解政策的會議當眾表揚或批評別人的會議臨時處理突發(fā)事件的會議固定的團隊會議集思廣益的會議會議的種類表1-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會7會議的頻率固定的部門會議建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。全體會議建議頻率：至少每兩個月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重負擔。處理突發(fā)事件的會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地。一對一會議建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天召開，但是最好不要超過1個小時。1234會議的頻率固定的部門會議12348會議成本的計算會議成本分為時間成本、直接成本和效率損失成本三種。時間成本時間成本的計算方法：時間成本=參加會議的人數(shù)x（與會者的準備時間+與會者的旅行時間+會議秘書工作時間+會議服務人員工作時間）直接成本直接成本的計算方法：直接成本=會議設施租用費+會議場地費+旅費、食宿費+文件準備費效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。會議成本的計算會議成本分為時間成本、直接成本和效率損失成本三9第2講會議的效率與規(guī)范效率不高的原因很多公司往往由于以下原因，造成開會效率低下：公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。有些“必須到會”的員工，因為已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。第2講會議的效率與規(guī)范效率不高的原因10會議的效率與規(guī)范表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具體表現(xiàn)1時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會2地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行3開會對象的選擇必須出席會議的人未到，已來的是一些可有可無的參加者4主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被與會者牽著鼻子走，無法實現(xiàn)會議意圖5與會者的技能與會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗6會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。7開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義，宣告失敗會議的效率與規(guī)范表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具11會議的效率與規(guī)范預防性管理

所謂預防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行。會議的效率與規(guī)范預防性管理12會議的效率與規(guī)范預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且最好圍著圓桌進行開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職與會者的技能與會者一定要具有傾聽能力會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的與會者會議的效率與規(guī)范預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時13高效會議的特征：高效會議的八大特征：只在必要時才召開事先已好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經驗的和有才能的人出席做出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人高效會議的特征：高效會議的八大特征：14會議規(guī)范會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范、會議規(guī)范本身。會議時間安排的規(guī)范員工上班的頭一個小時不適合開會，因為員工還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。一小時后員工已經開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。吃飯前適合開短、平、快的會議吃飯后大腦處于缺氧狀態(tài)，不太適合開集思廣益的會議。在午后1—3小時之間最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴法，不斷想出新點子、新方法。下班前盡量避免開會。這時的會議使員工處于不確定感之中，人人希望馬上回家，在這個時間段舉行會議往往會事倍功半。會議規(guī)范會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范、會議規(guī)范本身15會議規(guī)范會議規(guī)范會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議安排人負責協(xié)調大家的時間，以找出最適宜所有與會人的開會時間。會議應有書面通知、議程表及相關資料。準時開始是準時結束的前提。建議以各公司可以接受的方式制定對遲到者的懲罰措施，如唱歌、捐錢等。鼓勵發(fā)表不同意見，會議主持人甚至可以刻意激發(fā)沖突。會議結束當天或者第二天，與會者應拿到會議記錄。在剛剛接受完會議技巧培訓后的一至三個月內，開會時可以請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。會議規(guī)范會議規(guī)范16會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范圖2-1固定的會議流程規(guī)范會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范17會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。一個中心

一個中心是指整個會議的議程，包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規(guī)章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本18會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。兩個基本

兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本19第3講成功會議的策略如何做開場白定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡潔及有明確宗旨。內容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規(guī)則等。程序：概觀會議進行程序；提供與討論有關的咨詢、規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設計的意見。第3講成功會議的策略如何做開場白定義：20成功會議的策略合理分配發(fā)言時間我們建議：主持人的發(fā)言時間應掌握在20/80；要盡量保證每個人發(fā)言機會均等；盡量形成一種互動的會議氛圍。成功會議的策略合理分配發(fā)言時間21成功會議的策略如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應訓練的技巧之一。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。語言方式

語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內容非常好，你對下一問題怎么看？”另外，還可以轉移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結束發(fā)言。成功會議的策略如何掌握議事進度22成功會議的策略達成決議彼得·德魯克決議法用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與會者達成共識。列舉或圖示各提案并開始討論之。客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭。估計各提案之獲利率。評估有無采集更多參考資料的需要。征求反對意見。以中立角度檢視正反意見。尋求與會者對各提案之認同。對提案做適當?shù)男拚c妥協(xié)。確認議事結果。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。成功會議的策略達成決議用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與23成功會議的策略四種團隊決策法權威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策成功會議的策略四種團隊決策法權威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策24成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之一：頭腦風爆法無拘無束提意見，追求數(shù)量。將點子記在大家看得見的地方，供大家參考、受啟發(fā)。鼓勵結合他人的想法提出新構想。與會者不分職業(yè)高低，平等議事。不允許在點子匯集階段評議或反駁別人的意見。在無拘無束、相互激蕩的情況下匯集的點子比一般方法多70%。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之一：頭腦風爆法25成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之二：德爾非法-專家群體決策法特點：讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專家的工作小組進行協(xié)調，通過信函進行交流，避免面對面的討論帶來的消極影響。具體步驟：由工作小組明確問題內容，并設計一系列征詢解決問題的調查表。將調查表寄給事先進行的專家，請他們提供解決問題的意見和思路，專家之間不溝通，相互保密。處理這一輪征詢的意見，找出共同點和各種意見的統(tǒng)計分析情況。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之二：德爾非法-專家群26成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之三：異地思考法特點：讓團隊離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事務的干擾，到另外一個地方去專門研究一個問題。參與決策的人員離開辦公室，到一個新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級界限及各類瑣事的干擾，利于暢所欲言。活躍思想，提出高水平的構想，做出高水平的決策。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之三：異地思考法27成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之四：思維轉換法就是有意識的變換傳統(tǒng)的思維方法，從不同的角度，觀點甚至完全相反的方向來探索新的方案，通常人們總是覺得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個新的角度進行審視，就會有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)。這是突破舊的思維模式進行變革的決策方法。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之四：思維轉換法28成功會議的策略圓滿結束會議要想圓滿結束會議，需要做到以下三點：預留5-7分鐘做總結確定工作分配妥當準時結束會議成功會議的策略圓滿結束會議要想圓滿結束會議，需要做到以下三點29第4講會前準備工作判斷開會是否必要高效會議的第一步準備工作是確定是否真的有開會的必要性。無需開會的“五個如果”圖4-1無需開會的“五個如果”第4講會前準備工作判斷開會是否必要30會前準備工作必須開會的“五個如果”圖4-2必須開會的“五個如果”會前準備工作必須開會的“五個如果”31會前準備工作準備工作的作用會前準備工作準備工作的作用32準備工作的作用和內容5W1H是指會議準備工作需要特別注意的六個方面。準備工作的作用和內容5W1H是指會議準備工作需要特別注意的六33準備工作的作用和內容特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調查顯示，會議人數(shù)最多不應超過9人，最為合適的人數(shù)是5至7人。會議準備工作核對單會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。準備工作的作用和內容特殊提醒34準備工作的內容會議準備工作核對單準備工作的內容會議準備工作核對單35會議準備工作核對單會場的布置需要特別注意：如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調討論;如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。會議準備工作核對單會場的布置需要特別注意：36第5講會議中的溝通與反饋會議中的溝通 會議的溝通是指為了設定的目標，把信息，思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同協(xié)議的過程。第5講會議中的溝通與反饋會議中的溝通37會議中的溝通三種溝通類型溝通漏斗圖5-1溝通漏斗會議中的溝通三種溝通類型圖5-1溝通漏斗38會議中的溝通三種溝通類型溝通金三角圖5-2溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。在三角形的底端，“自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關鍵在于換位思考。會議中的溝通三種溝通類型39會議中的溝通三種溝通類型溝通的冰山模式圖5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。會議中的溝通三種溝通類型40會議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠。重點強調不足或條理不清。不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤。按自己的思路思考，忽略他人的需求。失去耐心，造成爭執(zhí)。準備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見。時間不充分。情緒不好。語言不通。大腦過濾。記憶力不行。會議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：41會議中的溝通有效溝通的原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標會議中的溝通有效溝通的原則42會議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：團隊反饋，即團隊反饋就是一個人給大家反饋。一對一反饋，即一對一反饋是一個人給另一個人反饋。這種反饋方式比較困難。會議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：43會議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋圖5-4反饋的兩種類型會議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導反饋建設44反饋的兩種類型正面指導反饋

正面指導反饋是積極的反饋，是一種正面的強化指導，即一般意義上的表揚。成功的正面指導反饋一定要具有以下特征：肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經常、逐漸減少。建設性反饋

建設性反饋是一種勸告指導，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。反饋的兩種類型正面指導反饋45反饋的兩種類型建設性反饋金點子1——“漢堡”原則先表揚特定的成就，給予真心的肯定，然后提出需要改進的“特定”的行為表現(xiàn)，最后以肯定和支持結束。建設性反饋金點子2——BEST反饋Behaviordescription描述行為Expressconsequence表達后果Solicisinput征求意見Talkaboutpositiveoutcomes著眼未來好消息不太好的消息反饋的兩種類型建設性反饋金點子1——“漢堡”原則建設性反饋金46反饋的方式和類型反饋時的特征反饋的方式和類型反饋時的特征47反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：做一下深呼吸，保持冷靜：仔細傾聽，試圖以別人的觀點來看問題。弄清所有的問題以確定你的理解。承認你聽到的和懂得的而不去爭論整理你聽到的，然后決定你同意什么要開明，不要防衛(wèi)性太強。要包容，不要獨斷專橫要平等，不要有優(yōu)越感反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：48第6講主持人的會議管理技巧主持人與與會者的守則和責任主持人的守則與責任具體的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確總結討論內容引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保持中立態(tài)度第6講主持人的會議管理技巧主持人與與會者的守則和責任營造和49主持人與與會者的守則和責任與會者十大守則會前充分準備會中全情投入貢獻自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚善，不人身攻擊避免不當?shù)闹w語言會后總結主持人與與會者的守則和責任與會者十大守則會前充分準備50主持人與與會者的守則和責任與會者的責任表6-1與會者責任一覽表主持人與與會者的守則和責任與會者的責任表6-1與會者責任一51與會者的責任主持人的準備工作主持人的四個準備工作與會者的責任主持人的準備工作52主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Cicada蟬”相遇“蟬”癥狀：講故事（和討論的主題無關）講了很長才進入主題講得太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策：面對這樣的發(fā)言者，要——非語言性暗示探詢，總結，測試其理解程度好意提醒關于程序及時間限制帶入別人發(fā)言相遇主持人的準備工作意外和沖突的處理“蟬”癥狀：主持人對策：相遇53主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“shark鯊魚”相遇“鯊魚”癥狀：有攻擊比人的傾向總是給予消極的否定的意見主持人對策：面對這樣的發(fā)言者，要——理解對方的想法或情緒重要會議中無論什么意見都可以提，但正面的建議會更受歡迎非語言性打斷主持人的準備工作意外和沖突的處理“鯊魚”癥狀：主持人對策：54主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Donkey驢”相遇“驢”癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強，心中有面“墻”不能站在別人的立場看問題主持人對策：面對這樣的發(fā)言者，要——突出他的貢獻重復問題短暫沉默主持人的準備工作意外和沖突的處理“驢”癥狀：主持人對策：55主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，遭遇“RabbitTracking兔子般追蹤”“兔子追蹤”癥狀：質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人，總是挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。因此，主持人對策：肯定他的貢獻重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不湊效，則馬上按他的方法實施主持人的準備工作意外和沖突的處理“兔子追蹤”癥狀：“兔子般追56會議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：開會帶著并做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Crab螃蟹”（跑題者）相遇主持人對策對開小會者主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會議突然靜下來，私下談話的人就會警覺。主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家問他們是不是覺得應該分組他們討論，然后集中討論對瞌睡者休息5分鐘把會議議程加快短暫沉默會議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：主持人的準57意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競爭（暴力）回避協(xié)作妥協(xié)遷就（適應）不合作合作合作：滿足對方的要求意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競58意外和沖突的處理如何處理沖突

根據(jù)這個坐標，介紹五種處理沖突的方法，從而了解主持人和與會者如何用不同的方式來共同解決矛盾，處理沖突，達成會議的最終結果。暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立地做出決定。遷就型。遷就型的人一味地放棄自己的要求去滿足對方的要求，又稱適應型?；乇苄汀；乇苄褪侵讣炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標的中間，又稱“和事佬”。意外和沖突的處理如何處理沖突59傾聽和說話的技巧如何傾聽充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好地理解什么是傾聽。傾聽就是：是暫時忘掉自我的思想，期待，成見和愿望。全神貫注的理解講話者的內容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。傾聽和說話的技巧如何傾聽傾聽就是：60傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法傾聽的關鍵則是重復和總結，當然也要做好相關的記錄。Nod&Smile（點頭且微笑）Eyecontact（眼神接觸）Listeningnoises（傾聽的“聲音”）Leadforward（身子前傾）Repeat/summarize（重復/總結）Makenotes（做記錄）傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法Nod&Smile（點頭且61傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意。傾聽的誤區(qū)別人講話時，你在想自己的事邊聽邊與自己的不同觀點對照經常打斷別人的談話為演講者結束他的演講忽略過程只要結果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其它東西干擾傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū)62傾聽和說話的技巧說話的技巧傾聽和說話的技巧說話的技巧63第7講會議記錄與會后跟進會議記錄會議記錄者的功能第7講會議記錄與會后跟進會議記錄64第7講會議記錄與會后跟進會議記錄者的功能會議記錄者主要有四種功能觀察預防功能。最主要的觀察預防功能體現(xiàn)在他可以提醒主持人避免走入以下三大會議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會性懈怠第二誤區(qū)從眾心理第三誤區(qū)團體極化團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好，或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。第7講會議記錄與會后跟進會議記錄者的功能65會議記錄對會議記錄的八大建議1、重要的會議應錄音下來，但不要為錄音而錄音。2、會議主持人最好不要兼任會議記錄者的工作。3、會議記錄者的筆記最好打印出來。4、會議記錄者的責任還包括：要及時請發(fā)言人解釋清楚令人困惑的地方。適時做總結，協(xié)助進行討論。5、會議記錄內容包含：討論過程中所達成的各種共識有哪些證據(jù)支持此議案的通過及反對意見如何。分派工作的詳細情形及完成日期。6、會議記錄盡可能維持在一頁紙以內。7、會議記錄應有組織地整理如下：標題、會議目標、主席名字、缺席及出席人名單應列在會議記錄起頭處。使用列點或簡短的一段文字，列出會議的重點。工作分派情形及完成日期記錄無誤。8、盡量當天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)送給與會者。會議記錄對會議記錄的八大建議66會后跟進與會者的會后跟進參會者注意：拿到會議記錄后要細讀，尤其是對與自己工作相關的信息做出標記分析一下會議的過程，分析一下各個不同與會者對同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關系的狀態(tài)考慮會議上所分派給自己的任務的完成方案會議可能是新任務的開始，要考慮是否召開自己部門會議進行動員和安排，并將會議精神貫徹進下一步的工作中去。會后跟進與會者的會后跟進參會者注意：67會后跟進主持人的會后跟進作為主持人的會后跟進：請大家填寫會議評估表針對評估意見做出改進措施聯(lián)絡缺席的同事，詢問缺席的原因——如有需要，討論有關項目跟進計劃，如有需要立刻召集另一次會議如有需要，找高層協(xié)助。這是一種捷徑，充分利用高層的權威性，往往能夠起到事半功倍的作用如計劃進行十分順利，取消下次會議，而用公文報告進度，讓有關的人知道會議之后檢討得失會后跟進主持人的會后跟進作為主持人的會后跟進：68會后跟進怎樣提高下次會議的質量提高下次會議的質量的建議性做法有：只有必要時才開會。召集會議之前及早著手準備是有效會議的關鍵。制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。時間是寶貴的，開會是要花錢的；準時開會，才能準時結束。經常加以歸納，有意識地把握會議的方向。注意力集中在政策和行動上，別讓意外事件讓你陷入困境。會議記錄應闡明最后的結論。會議成功只有用結果來衡量。注重結果，但更強調實施所有的決定。作為主持人，要勸阻冗長的發(fā)言，鼓勵沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點，刪除重復的話題。會后跟進怎樣提高下次會議的質量69會后跟進怎樣提高下次會議的質量如何把習慣變成技巧及行為會后跟進怎樣提高下次會議的質量70謝謝！謝謝！71飯卡打開巴士風格反對廣泛的的非官是大蘇打發(fā)的發(fā)非官方共和國符合國家和國際撒的方大哥給飛得更高是個搜狗是歸屬感是搞后呵呵敢死隊敢死隊敢死隊好地方個地方豆腐花哈哈動畫的發(fā)揮和家具風格就國防軍廣泛幾個房間房管局房管局法國加工費交付給交付給交付給警方根據(jù)高房價法國警方交付給飯卡打開巴士風格反對廣泛的的非官是大蘇打發(fā)的發(fā)非官方共和國72地方官梵蒂岡地方官方的說法暗室逢燈啊的非官是大蘇打發(fā)發(fā)射機的驕傲給大家仨個地方大師傅艱苦絕對是九回復肯定是解放后肯定是國防部換個風格大富大貴士大夫但是發(fā)交付給地方官梵蒂岡地方官方的說法暗室逢燈啊的非官是大蘇打發(fā)發(fā)射機73地方大師傅大大規(guī)劃風格化地方士大夫時的感到十分的官方電話獎和國家的驕傲還是看見好看的順豐單號健康博客程序客戶貸款空間很大防空識別的看不舒服的看不到看見對方看世界杯的咖啡酒吧的設備發(fā)的空降兵反抗波斯的反抗波斯的包括舍不得放開白色的反饋博客大巴是否看不上大夫開博客大巴發(fā)地方大師傅大大規(guī)劃風格化地方士大夫時的感到十分的官方電話獎和74發(fā)的高科技恢復的很快就北方港口賓館飯店免費感受到覅好的傷口縫合第三部分難道是擴大解放和開始變得反抗集散地和反抗精神美女部門你先吃吧每年從小便考多少分可接受的反抗集散地和付款計劃的司法環(huán)境快遞費還是給客服電話給客服電話高考加分梵蒂岡回復后可見風華高科點擊返回高科技發(fā)的高科技恢復的很快就北方港口賓館飯店免費感受到覅好的傷口縫75輔導功課變得瘋狂進攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的科級干部科技發(fā)達韓國可接受的和都是方面你身邊的負面報道隨便翻開基本上都李開復倒過來看發(fā)動了攻擊附加山東南面分別明尼蘇達白發(fā)魔女十點半分工合理分擔和管理費的后果都是免費表面蛋白和風格和規(guī)范輔導功課變得瘋狂進攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的76我卻哦網球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對蒙蔽動漫被父母電腦設備方面你的身邊每年頒發(fā)的身份決定勝負看得十分愧疚和第三方沒辦法每個部門的婦女不敢面對瘋牛病而微軟微軟微軟為法國空軍東方科技很發(fā)達客戶給開發(fā)經費的士大夫大師傅似的犯得上廣泛的和廣泛化工艱苦戶籍科戶籍科我卻哦網球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對蒙蔽動漫被父母電腦設77輔導功課變得瘋狂進攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的科級干部科技發(fā)達韓國可接受的和都是方面你身邊的負面報道隨便翻開基本上都李開復倒過來看發(fā)動了攻擊附加山東南面分別明尼蘇達白發(fā)魔女十點半分工合理分擔和管理費的后果都是免費表面蛋白和風格和規(guī)范輔導功課變得瘋狂進攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的78我卻哦網球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對蒙蔽動漫被父母電腦設備方面你的身邊每年頒發(fā)的身份決定勝負看得十分愧疚和第三方沒辦法每個部門的婦女不敢面對瘋牛病而微軟微軟微軟為法國空軍東方科技很發(fā)達客戶給開發(fā)經費的士大夫大師傅似的犯得上廣泛的和廣泛化工艱苦戶籍科戶籍科我卻哦網球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對蒙蔽動漫被父母電腦設79輔導功課變得瘋狂進攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的科級干部科技發(fā)達韓國可接受的和都是方面你身邊的負面報道隨便翻開基本上都李開復倒過來看發(fā)動了攻擊附加山東南面分別明尼蘇達白發(fā)魔女十點半分工合理分擔和管理費的后果都是免費表面蛋白和風格和規(guī)范輔導功課變得瘋狂進攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的80我卻哦網球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對蒙蔽動漫被父母電腦設備方面你的身邊每年頒發(fā)的身份決定勝負看得十分愧疚和第三方沒辦法每個部門的婦女不敢面對瘋牛病而微軟微軟微軟為法國空軍東方科技很發(fā)達客戶給開發(fā)經費的士大夫大師傅似的犯得上廣泛的和廣泛化工艱苦戶籍科戶籍科我卻哦網球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對蒙蔽動漫被父母電腦設81高效會議管理技巧主講：胡興龍日期：2011年7月23日高效會議管理技巧主講：胡興龍82第1講會議概述會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢靨；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。第1講會議概述會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不83集思廣益圖1-1集思廣益圖會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。會議的意義甲乙丙會議好創(chuàng)意、好點子想法1想法2想法3集思廣益會議的意義甲乙丙會議好創(chuàng)意、好點子想法1想法2想法384會議的意義幫助群體溝通

隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等多種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀、最符合人類原本的溝通習慣。會議的意義幫助群體溝通85會議的目的和種類會議的目的1、開展有效的溝通2、傳達資訊3、監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾4、達成協(xié)議與解決問題5、資源共享6、開發(fā)創(chuàng)意會議的目的和種類會議的目的1、開展有效的溝通86會議的目的和種類會議的目的達成協(xié)議與解決問題一般要經歷以下六個步驟，通過這些步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產生和問題的解決。圖1-3達成協(xié)議與解決問題的六個步驟4、想出新點子3、衡量問題輕重緩急2、發(fā)現(xiàn)問題并尋求解決方法1、點明問題所在5、評議新點子6、確定行動綱領會議的目的和種類會議的目的4、想出新點子3、衡量問題輕重緩急87會議的種類表1-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類團體會議一對一會議面對面會議電話會議視頻會議宣布人事安排、講解政策的會議當眾表揚或批評別人的會議臨時處理突發(fā)事件的會議固定的團隊會議集思廣益的會議會議的種類表1-1會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會88會議的頻率固定的部門會議建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。全體會議建議頻率：至少每兩個月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重負擔。處理突發(fā)事件的會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地。一對一會議建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天召開，但是最好不要超過1個小時。1234會議的頻率固定的部門會議123489會議成本的計算會議成本分為時間成本、直接成本和效率損失成本三種。時間成本時間成本的計算方法：時間成本=參加會議的人數(shù)x（與會者的準備時間+與會者的旅行時間+會議秘書工作時間+會議服務人員工作時間）直接成本直接成本的計算方法：直接成本=會議設施租用費+會議場地費+旅費、食宿費+文件準備費效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。會議成本的計算會議成本分為時間成本、直接成本和效率損失成本三90第2講會議的效率與規(guī)范效率不高的原因很多公司往往由于以下原因，造成開會效率低下：公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。有些“必須到會”的員工，因為已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。第2講會議的效率與規(guī)范效率不高的原因91會議的效率與規(guī)范表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具體表現(xiàn)1時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會2地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行3開會對象的選擇必須出席會議的人未到，已來的是一些可有可無的參加者4主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被與會者牽著鼻子走，無法實現(xiàn)會議意圖5與會者的技能與會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗6會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。7開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義，宣告失敗會議的效率與規(guī)范表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具92會議的效率與規(guī)范預防性管理

所謂預防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行。會議的效率與規(guī)范預防性管理93會議的效率與規(guī)范預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且最好圍著圓桌進行開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職與會者的技能與會者一定要具有傾聽能力會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的與會者會議的效率與規(guī)范預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時94高效會議的特征：高效會議的八大特征：只在必要時才召開事先已好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經驗的和有才能的人出席做出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人高效會議的特征：高效會議的八大特征：95會議規(guī)范會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范、會議規(guī)范本身。會議時間安排的規(guī)范員工上班的頭一個小時不適合開會，因為員工還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。一小時后員工已經開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。吃飯前適合開短、平、快的會議吃飯后大腦處于缺氧狀態(tài)，不太適合開集思廣益的會議。在午后1—3小時之間最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴法，不斷想出新點子、新方法。下班前盡量避免開會。這時的會議使員工處于不確定感之中，人人希望馬上回家，在這個時間段舉行會議往往會事倍功半。會議規(guī)范會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范、會議規(guī)范本身96會議規(guī)范會議規(guī)范會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議安排人負責協(xié)調大家的時間，以找出最適宜所有與會人的開會時間。會議應有書面通知、議程表及相關資料。準時開始是準時結束的前提。建議以各公司可以接受的方式制定對遲到者的懲罰措施，如唱歌、捐錢等。鼓勵發(fā)表不同意見，會議主持人甚至可以刻意激發(fā)沖突。會議結束當天或者第二天，與會者應拿到會議記錄。在剛剛接受完會議技巧培訓后的一至三個月內，開會時可以請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。會議規(guī)范會議規(guī)范97會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范圖2-1固定的會議流程規(guī)范會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范98會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。一個中心

一個中心是指整個會議的議程，包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規(guī)章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本99會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。兩個基本

兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。會議的效率與規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本100第3講成功會議的策略如何做開場白定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡潔及有明確宗旨。內容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規(guī)則等。程序：概觀會議進行程序；提供與討論有關的咨詢、規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設計的意見。第3講成功會議的策略如何做開場白定義：101成功會議的策略合理分配發(fā)言時間我們建議：主持人的發(fā)言時間應掌握在20/80；要盡量保證每個人發(fā)言機會均等；盡量形成一種互動的會議氛圍。成功會議的策略合理分配發(fā)言時間102成功會議的策略如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應訓練的技巧之一。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。語言方式

語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內容非常好，你對下一問題怎么看？”另外，還可以轉移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結束發(fā)言。成功會議的策略如何掌握議事進度103成功會議的策略達成決議彼得·德魯克決議法用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與會者達成共識。列舉或圖示各提案并開始討論之。客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭。估計各提案之獲利率。評估有無采集更多參考資料的需要。征求反對意見。以中立角度檢視正反意見。尋求與會者對各提案之認同。對提案做適當?shù)男拚c妥協(xié)。確認議事結果。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。成功會議的策略達成決議用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與104成功會議的策略四種團隊決策法權威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策成功會議的策略四種團隊決策法權威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策105成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之一：頭腦風爆法無拘無束提意見，追求數(shù)量。將點子記在大家看得見的地方，供大家參考、受啟發(fā)。鼓勵結合他人的想法提出新構想。與會者不分職業(yè)高低，平等議事。不允許在點子匯集階段評議或反駁別人的意見。在無拘無束、相互激蕩的情況下匯集的點子比一般方法多70%。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之一：頭腦風爆法106成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之二：德爾非法-專家群體決策法特點：讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專家的工作小組進行協(xié)調，通過信函進行交流，避免面對面的討論帶來的消極影響。具體步驟：由工作小組明確問題內容，并設計一系列征詢解決問題的調查表。將調查表寄給事先進行的專家，請他們提供解決問題的意見和思路，專家之間不溝通，相互保密。處理這一輪征詢的意見，找出共同點和各種意見的統(tǒng)計分析情況。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之二：德爾非法-專家群107成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之三：異地思考法特點：讓團隊離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事務的干擾，到另外一個地方去專門研究一個問題。參與決策的人員離開辦公室，到一個新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級界限及各類瑣事的干擾，利于暢所欲言?；钴S思想，提出高水平的構想，做出高水平的決策。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之三：異地思考法108成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之四：思維轉換法就是有意識的變換傳統(tǒng)的思維方法，從不同的角度，觀點甚至完全相反的方向來探索新的方案，通常人們總是覺得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個新的角度進行審視，就會有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)。這是突破舊的思維模式進行變革的決策方法。成功會議的策略四種團隊決策法團隊決策法之四：思維轉換法109成功會議的策略圓滿結束會議要想圓滿結束會議，需要做到以下三點：預留5-7分鐘做總結確定工作分配妥當準時結束會議成功會議的策略圓滿結束會議要想圓滿結束會議，需要做到以下三點110第4講會前準備工作判斷開會是否必要高效會議的第一步準備工作是確定是否真的有開會的必要性。無需開會的“五個如果”圖4-1無需開會的“五個如果”第4講會前準備工作判斷開會是否必要111會前準備工作必須開會的“五個如果”圖4-2必須開會的“五個如果”會前準備工作必須開會的“五個如果”112會前準備工作準備工作的作用會前準備工作準備工作的作用113準備工作的作用和內容5W1H是指會議準備工作需要特別注意的六個方面。準備工作的作用和內容5W1H是指會議準備工作需要特別注意的六114準備工作的作用和內容特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調查顯示，會議人數(shù)最多不應超過9人，最為合適的人數(shù)是5至7人。會議準備工作核對單會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。準備工作的作用和內容特殊提醒115準備工作的內容會議準備工作核對單準備工作的內容會議準備工作核對單116會議準備工作核對單會場的布置需要特別注意：如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調討論;如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。會議準備工作核對單會場的布置需要特別注意：117第5講會議中的溝通與反饋會議中的溝通 會議的溝通是指為了設定的目標，把信息，思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同協(xié)議的過程。第5講會議中的溝通與反饋會議中的溝通118會議中的溝通三種溝通類型溝通漏斗圖5-1溝通漏斗會議中的溝通三種溝通類型圖5-1溝通漏斗119會議中的溝通三種溝通類型溝通金三角圖5-2溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。在三角形的底端，“自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關鍵在于換位思考。會議中的溝通三種溝通類型120會議中的溝通三種溝通類型溝通的冰山模式圖5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。會議中的溝通三種溝通類型121會議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠。重點強調不足或條理不清。不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤。按自己的思路思考，忽略他人的需求。失去耐心，造成爭執(zhí)。準備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見。時間不充分。情緒不好。語言不通。大腦過濾。記憶力不行。會議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：122會議中的溝通有效溝通的原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標會議中的溝通有效溝通的原則123會議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：團隊反饋，即團隊反饋就是一個人給大家反饋。一對一反饋，即一對一反饋是一個人給另一個人反饋。這種反饋方式比較困難。會議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：124會議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋圖5-4反饋的兩種類型會議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導反饋建設125反饋的兩種類型正面指導反饋

正面指導反饋是積極的反饋，是一種正面的強化指導，即一般意義上的表揚。成功的正面指導反饋一定要具有以下特征：肯定行為價值、描述特定的行為、真心的、及時、經常、逐漸減少。建設性反饋

建設性反饋是一種勸告指導，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。反饋的兩種類型正面指導反饋126反饋的兩種類型建設性反饋金點子1——“漢堡”原則先表揚特定的成就，給予真心的肯定，然后提出需要改進的“特定”的行為表現(xiàn)，最后以肯定和支持結束。建設性反饋金點子2——BEST反饋Behaviordescription描述行為Expressconsequence表達后果Solicisinput征求意見Talkaboutpositiveoutcomes著眼未來好消息不太好的消息反饋的兩種類型建設性反饋金點子1——“漢堡”原則建設性反饋金127反饋的方式和類型反饋時的特征反饋的方式和類型反饋時的特征128反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：做一下深呼吸，保持冷靜：仔細傾聽，試圖以別人的觀點來看問題。弄清所有的問題以確定你的理解。承認你聽到的和懂得的而不去爭論整理你聽到的，然后決定你同意什么要開明，不要防衛(wèi)性太強。要包容，不要獨斷專橫要平等，不要有優(yōu)越感反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：129第6講主持人的會議管理技巧主持人與與會者的守則和責任主持人的守則與責任具體的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確總結討論內容引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保持中立態(tài)度第6講主持人的會議管理技巧主持人與與會者的守則和責任營造和130主持人與與會者的守則和責任與會者十大守則會前充分準備會中全情投入貢獻自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚善，不人身攻擊避免不當?shù)闹w語言會后總結主持人與與會者的守則和責任與會者十大守則會前充分準備131主持人與與會者的守則和責任與會者的責任表6-1與會者責任一覽表主持人與與會者的守則和責任與會者的責任表6-1與會者責任一132與會者的責任主持人的準備工作主持人的四個準備工作與會者的責任主持人的準備工作133主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Cicada蟬”相遇“蟬”癥狀：講故事（和討論的主題無關）講了很長才進入主題講得太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策：面對這樣的發(fā)言者，要——非語言性暗示探詢，總結，測試其理解程度好意提醒關于程序及時間限制帶入別人發(fā)言相遇主持人的準備工作意外和沖突的處理“蟬”癥狀：主持人對策：相遇134主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“shark鯊魚”相遇“鯊魚”癥狀：有攻擊比人的傾向總是給予消極的否定的意見主持人對策：面對這樣的發(fā)言者，要——理解對方的想法或情緒重要會議中無論什么意見都可以提，但正面的建議會更受歡迎非語言性打斷主持人的準備工作意外和沖突的處理“鯊魚”癥狀：主持人對策：135主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Donkey驢”相遇“驢”癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強，心中有面“墻”不能站在別人的立場看問題主持人對策：面對這樣的發(fā)言者，要——突出他的貢獻重復問題短暫沉默主持人的準備工作意外和沖突的處理“驢”癥狀：主持人對策：136主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，遭遇“RabbitTracking兔子般追蹤”“兔子追蹤”癥狀：質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人，總是挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。因此，主持人對策：肯定他的貢獻重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不湊效，則馬上按他的方法實施主持人的準備工作意外和沖突的處理“兔子追蹤”癥狀：“兔子般追137會議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：開會帶著并做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等主持人的準備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Crab螃蟹”（跑題者）相遇主持人對策對開小會者主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會議突然靜下來，私下談話的人就會警覺。主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家問他們是不是覺得應該分組他們討論，然后集中討論對瞌睡者休息5分鐘把會議議程加快短暫沉默會議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：主持人的準138意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競爭（暴力）回避協(xié)作妥協(xié)遷就（適應）不合作合作合作：滿足對方的要求意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競139意外和沖突的處理如何處理沖突

根據(jù)這個坐標，介紹五種處理沖突的方法，從而了解主持人和與會者如何用不同的方式來共同解決矛盾，處理沖突，達成會議的最終結果。暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立地做出決定。遷就型。遷就型的人一味地放棄自己的要求去滿足對方的要求，又稱適應型。回避型?；乇苄褪侵讣炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標的中間，又稱“和事佬”。意外和沖突的處理如何處理沖突140傾聽和說話的技巧如何傾聽充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好地理解什么是傾聽。傾聽就是：是暫時忘掉自我的思想，期待，成見和愿望。全神貫注的理解講話者的內容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。傾聽和說話的技巧如何傾聽傾聽就是：141傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法傾聽的關鍵則是重復和總結，當然也要做好相關的記錄。Nod&Smile（點頭且微笑）Eyecontact（眼神接觸）Listeningnoises（傾聽的“聲音”）Leadforward（身子前傾）Repeat/summarize（重復/總結）Makenotes（做記錄）傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法Nod&Smile（點頭且142傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意。傾聽的誤區(qū)別人講話時，你在想自己的事邊聽邊與自己的不同觀點對照經常打斷別人的談話為演講者結束他的演講忽略過程只要結果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其它東西干擾傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū)143傾聽和說話的技巧說話的技巧傾聽和說話的技巧說話的技巧144第7講會議記錄與會后跟進會議記錄會議記錄者的功能第7講會議記錄與會后跟進會議記錄145第7講會議記錄與會后跟進會議記錄者的功能會議記錄者主要有四種功能觀察預防功能。最主要的觀察預防功能體現(xiàn)在他可以提醒主持人避免走入以下三大會議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會性懈怠第二誤區(qū)從眾心理第三誤區(qū)團體極化團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好，或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。第7講會議記錄與會后跟進會議記錄者的功能146會議記錄對會議記錄的八大建議1、重要的會議應錄音下來，但不要為錄音而錄音。2、會議主持人最好不要兼任會議記錄者的工作。3、會議記錄者的筆記最好打印出來。4、會議記錄者的責任還包括：要及時請發(fā)言人解釋清楚令人困惑的地方。適時做總結，協(xié)助進行討論。5、會議記錄內容包含：討論過程中所達成的