盤點(diǎn)那些需要提高的春節(jié)防盜意識(shí)課件

淺談公文管理院辦公室劉華周（2008年11月21日）文秘檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)淺談公文管理院辦公室劉華周文秘檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)1主要內(nèi)容一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)二、公文特點(diǎn)三、公文分類四、公文處理程序五、常用公文文種主要內(nèi)容一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)2

1．中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例2．國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法3.國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）4.國(guó)務(wù)院公文主題詞表5．標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法（GB/T15834－1995）6．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－1995）一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)1．中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家3

二、公文特點(diǎn)（一）具有法定作者

1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織及其法定代表人可行正式法定公文。

2.三種表現(xiàn)形式(發(fā)文名義)

機(jī)關(guān):教育部、中共北京市委、成都市人民政府、××集團(tuán)公司、××縣人大常委會(huì)機(jī)關(guān)某組織單位:某廳所屬二級(jí)單位，××集團(tuán)公司所轄22個(gè)子公司、7個(gè)分公司、3個(gè)托管單位機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo):（法定代表人）二、公文特點(diǎn)（一）具有法定作者4

（1）正式行文——非正式行文【例】中國(guó)人民銀行關(guān)于調(diào)整儲(chǔ)蓄利率的公告【例】教育部發(fā)展規(guī)劃司關(guān)于××大學(xué)申辦二級(jí)學(xué)院的復(fù)函（2）對(duì)內(nèi)行文——對(duì)外行文【例】××大學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃【例】××大學(xué)關(guān)于上報(bào)××大學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃的報(bào)告（3）直接行文——間接行文【例】洪山縣民政局關(guān)于撥款修復(fù)老年活動(dòng)中心的請(qǐng)示【例】××省人民政府批轉(zhuǎn)省扶貧辦關(guān)于進(jìn)一步辦好扶貧開(kāi)發(fā)區(qū)的意見(jiàn)的通知3.作者多元化形成多種行文方式——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式（1）正式行文——非正式行文3.作者多元化形成多種5（4）單獨(dú)行文——聯(lián)合行文【例】××市人民政府辦公室關(guān)于在上海建立駐滬聯(lián)絡(luò)處的函【例】錦城區(qū)規(guī)劃局錦城區(qū)公安局關(guān)于紅星路擴(kuò)建工程搬遷工作的通告

（5）職權(quán)行文——授權(quán)行文

授權(quán)其辦公廳（室）行文授權(quán)其部門行文——多為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示3.作者多元化形成多種行文方式——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式（4）單獨(dú)行文——聯(lián)合行文3.作者多元化形成多種行文方式6（二）具有法定的權(quán)威和效用

1.公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和時(shí)效2.空間（地域、職權(quán)）效力范圍超越職權(quán)范圍行文的幾種情況：

一是制發(fā)者超出職權(quán)范圍行文：工商局行公安局職權(quán)范圍的文件

二是公文內(nèi)容超出職權(quán)范圍：下級(jí)機(jī)關(guān)越權(quán)制定實(shí)施細(xì)則（二）具有法定的權(quán)威和效用1.公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和時(shí)效73.時(shí)間效力范圍（1）公文生效時(shí)間即時(shí)生效（一般公文、內(nèi)容敏感的規(guī)范性文件）【例】“文到之日起執(zhí)行”;“自發(fā)布之日起執(zhí)行”。定時(shí)生效（一般規(guī)范性文件）【例】行政法規(guī)按規(guī)定一個(gè)月以后生效。（2）公文終止生效時(shí)間及條件（變?yōu)闅v史文件）內(nèi)容已經(jīng)執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止）內(nèi)容過(guò)時(shí)，新文件代替舊文件（默示廢止）被調(diào)整的社會(huì)關(guān)系或制發(fā)機(jī)關(guān)不復(fù)存在（且無(wú)新機(jī)關(guān)接替其職能）3.時(shí)間效力范圍84.機(jī)關(guān)公文的效力等級(jí)發(fā)文機(jī)關(guān)地位越高，公文效力等級(jí)也越高；在同一主體制發(fā)的公文中，按照特定的、更為嚴(yán)格的程序制定的公文效力等級(jí)高于按一般程序制發(fā)的公文；同一發(fā)文機(jī)關(guān)就同一問(wèn)題先后制發(fā)的公文比照”新法優(yōu)于舊法”原則；同一發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)的公文；通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文；即“特殊優(yōu)于一般”;授權(quán)行文的效力等同于授權(quán)機(jī)關(guān)制發(fā)公文的效力。4.機(jī)關(guān)公文的效力等級(jí)9（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專用公文1．正式通用公文：各機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。2．內(nèi)部通用公文：機(jī)關(guān)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、內(nèi)部性和靈活性。包括（1）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：（2）會(huì)議類文件：會(huì)議報(bào)告、講話、致辭、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議指南、日程、議程等（3）計(jì)劃與信息反饋類文件：計(jì)劃類、調(diào)查報(bào)告、信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等（4）其他事務(wù)類文件：各類書信、禮儀文書等。三、公文分類（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專10（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專用公文3．專用公文：專業(yè)部門在專門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)、或各機(jī)關(guān)在履行自身專門職能或業(yè)務(wù)工作中使用的公文，具有專門性和限制性。外交文件（國(guó)書、照會(huì)）、外事文件（外事函件、外事專用批文）；紀(jì)檢監(jiān)察文件；司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）；財(cái)務(wù)文件（發(fā)票、帳簿、報(bào)表）、保險(xiǎn)文件、稅收文件；人事工作文件（各類登記表）……三、公文分類（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專11（二）從物質(zhì)載體的角度分類1.紙質(zhì)文書2.感光介質(zhì)文件：以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質(zhì)文件：以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件：借助計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。（二）從物質(zhì)載體的角度分類1.紙質(zhì)文書12（三）按涉密程度分類

（GB7156/1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》）分為6種絕密級(jí)涉及國(guó)家核心秘密的公文。機(jī)密級(jí)涉及重要國(guó)家秘密的公文。秘密級(jí)涉及一般國(guó)家秘密的公文。內(nèi)部級(jí)限國(guó)內(nèi)某行業(yè)、系統(tǒng)或社會(huì)組織內(nèi)使用。國(guó)內(nèi)級(jí)限國(guó)內(nèi)公開(kāi)的公文。公開(kāi)級(jí)可對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外公布的公文。（三）按涉密程度分類

（GB7156/1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)13

（四）按行文（傳遞）方向分類上行文——下級(jí)組織向上級(jí)組織報(bào)送的公文。平行文——平級(jí)組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文——上級(jí)組織向下級(jí)組織下發(fā)的公文。

（四）按行文（傳遞）方向分類上行文——下級(jí)組織向上級(jí)組織報(bào)14機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)

同級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)上指導(dǎo)與被指導(dǎo)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門下級(jí)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)平行關(guān)系1.2.3.機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)15（五）按來(lái)源分類收文發(fā)文（內(nèi)部、對(duì)外）（六）按處理方式分類閱辦件（辦件）——需要閱件人審批的公文閱知件（閱件）——需要閱件人閱知的公文（五）按來(lái)源分類161.草稿——非正式、無(wú)效力。（征求意見(jiàn)稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發(fā)或會(huì)議批準(zhǔn)標(biāo)志。（原稿、底稿）

3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標(biāo)志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本）4.副本——正本的復(fù)份或復(fù)制本（抄送件、傳閱件、存本）（七）按公文稿本分類

1.草稿——非正式、無(wú)效力。（征求意見(jiàn)稿、討論稿、修改稿、17

四、公文處理程序

四、公文處理程序18紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會(huì)商審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對(duì)用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對(duì)內(nèi)催辦查辦、對(duì)外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加19（一）擬稿（1）內(nèi)容要求符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定要加以說(shuō)明；如對(duì)原有政策、規(guī)定進(jìn)行調(diào)整或修訂，應(yīng)在頒布時(shí)對(duì)原有政策、規(guī)定予以廢止。（2）文字表達(dá)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅適宜并力求簡(jiǎn)短。（一）擬稿（1）內(nèi)容要求20（3）文種使用根據(jù)行文目的、職權(quán)范圍、行文關(guān)系確定。（4）稱謂使用人物、機(jī)構(gòu)、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯(cuò)誤；對(duì)同一人物、機(jī)構(gòu)、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應(yīng)姓名在前，職務(wù)在后；應(yīng)使用權(quán)威部門公布的規(guī)范簡(jiǎn)稱。（3）文種使用21（5）引文、日期引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體年、月、日。一般不用“今年”、“上月”、“昨天”等詞來(lái)表達(dá)，也不用簡(jiǎn)寫來(lái)表達(dá)。（6）使用國(guó)家法定計(jì)量單位（5）引文、日期22（7）

結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號(hào)原則上不超過(guò)四層。其符號(hào)為：第一層“一、”（作為小標(biāo)題時(shí)句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)）；第二層“（一）”（作為小標(biāo)題時(shí)句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無(wú)）；第三層“1.”（無(wú)論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)）；第四層“（1）”（必須有標(biāo)點(diǎn)）。（7）

結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號(hào)23（8）非規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱（下文不再出現(xiàn)不必注明）。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。注意：簡(jiǎn)稱應(yīng)該準(zhǔn)確概括原稱的含義，不使用不為人們所普遍熟知的簡(jiǎn)稱。盤點(diǎn)那些需要提高的春節(jié)防盜意識(shí)課件24（9）數(shù)字使用除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（10）擬制公文，首頁(yè)應(yīng)使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。

（9）數(shù)字使用25（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）審批簽發(fā)前由公文處理部門審核是否需要行文；是否符合行文關(guān)系、行文方式是否妥當(dāng)；需要會(huì)簽的是否已經(jīng)會(huì)簽；是否符合擬制公文的有關(guān)要求、格式是否規(guī)范。

（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）審批簽發(fā)前由公文26簽發(fā)后的發(fā)文清樣印刷前，應(yīng)由公文處理部門作全面復(fù)核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備附件材料是否齊全格式是否規(guī)范等。

如果發(fā)現(xiàn)明顯錯(cuò)漏或不當(dāng)之處，應(yīng)予改正。對(duì)內(nèi)容有實(shí)質(zhì)性改動(dòng)的，應(yīng)加簽（核簽）。（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）簽發(fā)后的發(fā)文清樣印刷前，應(yīng)由公文處理部門作全面復(fù)核（二27五、常用公文文種

五、常用公文文種

28

下行文

決定

通告

通知

通報(bào)

意見(jiàn)

批復(fù)

上行文

報(bào)告

請(qǐng)示

平行文

函

會(huì)議紀(jì)要

下行文

決定

通告

通知

29（一）我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種

我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè)：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有13個(gè):命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。上述文件共27個(gè)，其中9個(gè)是相同的，即：決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要；不同的有9個(gè)，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)有4個(gè)，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個(gè)文件是黨和國(guó)家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

（一）我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使30（二）常用的主要公文種類

1、決定（1）功能

適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（2）分類法規(guī)政策性決定。重要事項(xiàng)的決定。獎(jiǎng)懲決定。下行文（二）常用的主要公文種類1、決定下行文312．通告

（1）功能適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)（2）分類法規(guī)性通告知照性通告通告不寫抬頭，無(wú)主送單位。通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同下行文2．通告下行文323．通知

（1）

功能

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（2）分類

a.發(fā)布指示的通知

b.頒發(fā)規(guī)章的通知

因在行政公文文種中沒(méi)有條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時(shí)，都要用通知，也就是加一個(gè)文件頭。如人事部關(guān)于印發(fā)《人事?tīng)?zhēng)議處理辦案規(guī)則》和《人事?tīng)?zhēng)議仲裁員管理辦法》的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）

下行文3．通知下行文334．通報(bào)

（1）功能 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（2）分類表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡＋先進(jìn)事跡意義＋表彰決定＋希望號(hào)召批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)＋錯(cuò)誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求情況通報(bào)：緣由目的＋情況信息＋希望要求下行文4．通報(bào)下行文345．意見(jiàn)

（1）功能 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（2）分類規(guī)劃性意見(jiàn)實(shí)施意見(jiàn)具體工作意見(jiàn)下行文5．意見(jiàn)下行文356.批復(fù)

（1）功能適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)與其他文種不同的是，往往在標(biāo)題主要內(nèi)容中明確表示對(duì)請(qǐng)示事件的意見(jiàn)如《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級(jí)榆林市的批復(fù)》下行文6.批復(fù)下行文367．報(bào)告

（1）功能適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)。（2）類型a、工作報(bào)告b、情況報(bào)告c、建議報(bào)告d、答復(fù)報(bào)告e、報(bào)送報(bào)告

上行文7．報(bào)告上行文378、請(qǐng)示

（1）功能運(yùn)用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（2）應(yīng)用范圍a、遇到問(wèn)題無(wú)法解決，需要上級(jí)指示b、處理較為重要的事件和問(wèn)題，要上報(bào)批準(zhǔn)c、遇到問(wèn)題，雖有解決方法，但沒(méi)有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上級(jí)幫助d、對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn)，要上級(jí)解答e、下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分岐，要上級(jí)仲裁f、請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作上行文8、請(qǐng)示上行文38（3）分類a、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示b、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人不得越級(jí)請(qǐng)示，必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話

常用結(jié)語(yǔ)（當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批，特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)等）。（3）分類399.函（1）功能 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽合作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（2）分類a.公函和便函b.發(fā)函和復(fù)函函是平行文，寫法特別要注意用語(yǔ)分寸。

平行文9.函平行文4010．會(huì)議紀(jì)要

（1）功能

適用記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（2）分類a.

決策型b.

交流型c.

研討型

10．會(huì)議紀(jì)要41謝謝！謝謝！42淺談公文管理院辦公室劉華周（2008年11月21日）文秘檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)淺談公文管理院辦公室劉華周文秘檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)43主要內(nèi)容一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)二、公文特點(diǎn)三、公文分類四、公文處理程序五、常用公文文種主要內(nèi)容一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)44

1．中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例2．國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法3.國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）4.國(guó)務(wù)院公文主題詞表5．標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法（GB/T15834－1995）6．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－1995）一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)1．中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例一、現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家45

二、公文特點(diǎn)（一）具有法定作者

1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織及其法定代表人可行正式法定公文。

2.三種表現(xiàn)形式(發(fā)文名義)

機(jī)關(guān):教育部、中共北京市委、成都市人民政府、××集團(tuán)公司、××縣人大常委會(huì)機(jī)關(guān)某組織單位:某廳所屬二級(jí)單位，××集團(tuán)公司所轄22個(gè)子公司、7個(gè)分公司、3個(gè)托管單位機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo):（法定代表人）二、公文特點(diǎn)（一）具有法定作者46

（1）正式行文——非正式行文【例】中國(guó)人民銀行關(guān)于調(diào)整儲(chǔ)蓄利率的公告【例】教育部發(fā)展規(guī)劃司關(guān)于××大學(xué)申辦二級(jí)學(xué)院的復(fù)函（2）對(duì)內(nèi)行文——對(duì)外行文【例】××大學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃【例】××大學(xué)關(guān)于上報(bào)××大學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃的報(bào)告（3）直接行文——間接行文【例】洪山縣民政局關(guān)于撥款修復(fù)老年活動(dòng)中心的請(qǐng)示【例】××省人民政府批轉(zhuǎn)省扶貧辦關(guān)于進(jìn)一步辦好扶貧開(kāi)發(fā)區(qū)的意見(jiàn)的通知3.作者多元化形成多種行文方式——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式（1）正式行文——非正式行文3.作者多元化形成多種47（4）單獨(dú)行文——聯(lián)合行文【例】××市人民政府辦公室關(guān)于在上海建立駐滬聯(lián)絡(luò)處的函【例】錦城區(qū)規(guī)劃局錦城區(qū)公安局關(guān)于紅星路擴(kuò)建工程搬遷工作的通告

（5）職權(quán)行文——授權(quán)行文

授權(quán)其辦公廳（室）行文授權(quán)其部門行文——多為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示3.作者多元化形成多種行文方式——公文發(fā)布、傳遞的層次與形式（4）單獨(dú)行文——聯(lián)合行文3.作者多元化形成多種行文方式48（二）具有法定的權(quán)威和效用

1.公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和時(shí)效2.空間（地域、職權(quán)）效力范圍超越職權(quán)范圍行文的幾種情況：

一是制發(fā)者超出職權(quán)范圍行文：工商局行公安局職權(quán)范圍的文件

二是公文內(nèi)容超出職權(quán)范圍：下級(jí)機(jī)關(guān)越權(quán)制定實(shí)施細(xì)則（二）具有法定的權(quán)威和效用1.公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和時(shí)效493.時(shí)間效力范圍（1）公文生效時(shí)間即時(shí)生效（一般公文、內(nèi)容敏感的規(guī)范性文件）【例】“文到之日起執(zhí)行”;“自發(fā)布之日起執(zhí)行”。定時(shí)生效（一般規(guī)范性文件）【例】行政法規(guī)按規(guī)定一個(gè)月以后生效。（2）公文終止生效時(shí)間及條件（變?yōu)闅v史文件）內(nèi)容已經(jīng)執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止）內(nèi)容過(guò)時(shí)，新文件代替舊文件（默示廢止）被調(diào)整的社會(huì)關(guān)系或制發(fā)機(jī)關(guān)不復(fù)存在（且無(wú)新機(jī)關(guān)接替其職能）3.時(shí)間效力范圍504.機(jī)關(guān)公文的效力等級(jí)發(fā)文機(jī)關(guān)地位越高，公文效力等級(jí)也越高；在同一主體制發(fā)的公文中，按照特定的、更為嚴(yán)格的程序制定的公文效力等級(jí)高于按一般程序制發(fā)的公文；同一發(fā)文機(jī)關(guān)就同一問(wèn)題先后制發(fā)的公文比照”新法優(yōu)于舊法”原則；同一發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)的公文；通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文；即“特殊優(yōu)于一般”;授權(quán)行文的效力等同于授權(quán)機(jī)關(guān)制發(fā)公文的效力。4.機(jī)關(guān)公文的效力等級(jí)51（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專用公文1．正式通用公文：各機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。2．內(nèi)部通用公文：機(jī)關(guān)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、內(nèi)部性和靈活性。包括（1）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：（2）會(huì)議類文件：會(huì)議報(bào)告、講話、致辭、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議指南、日程、議程等（3）計(jì)劃與信息反饋類文件：計(jì)劃類、調(diào)查報(bào)告、信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等（4）其他事務(wù)類文件：各類書信、禮儀文書等。三、公文分類（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專52（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專用公文3．專用公文：專業(yè)部門在專門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)、或各機(jī)關(guān)在履行自身專門職能或業(yè)務(wù)工作中使用的公文，具有專門性和限制性。外交文件（國(guó)書、照會(huì)）、外事文件（外事函件、外事專用批文）；紀(jì)檢監(jiān)察文件；司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）；財(cái)務(wù)文件（發(fā)票、帳簿、報(bào)表）、保險(xiǎn)文件、稅收文件；人事工作文件（各類登記表）……三、公文分類（一）按形成、使用領(lǐng)域——分為通用公文（正式、內(nèi)部）和專53（二）從物質(zhì)載體的角度分類1.紙質(zhì)文書2.感光介質(zhì)文件：以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質(zhì)文件：以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件：借助計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。（二）從物質(zhì)載體的角度分類1.紙質(zhì)文書54（三）按涉密程度分類

（GB7156/1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》）分為6種絕密級(jí)涉及國(guó)家核心秘密的公文。機(jī)密級(jí)涉及重要國(guó)家秘密的公文。秘密級(jí)涉及一般國(guó)家秘密的公文。內(nèi)部級(jí)限國(guó)內(nèi)某行業(yè)、系統(tǒng)或社會(huì)組織內(nèi)使用。國(guó)內(nèi)級(jí)限國(guó)內(nèi)公開(kāi)的公文。公開(kāi)級(jí)可對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外公布的公文。（三）按涉密程度分類

（GB7156/1987《文獻(xiàn)保密等級(jí)55

（四）按行文（傳遞）方向分類上行文——下級(jí)組織向上級(jí)組織報(bào)送的公文。平行文——平級(jí)組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文——上級(jí)組織向下級(jí)組織下發(fā)的公文。

（四）按行文（傳遞）方向分類上行文——下級(jí)組織向上級(jí)組織報(bào)56機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)

同級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)上指導(dǎo)與被指導(dǎo)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門下級(jí)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)平行關(guān)系1.2.3.機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)57（五）按來(lái)源分類收文發(fā)文（內(nèi)部、對(duì)外）（六）按處理方式分類閱辦件（辦件）——需要閱件人審批的公文閱知件（閱件）——需要閱件人閱知的公文（五）按來(lái)源分類581.草稿——非正式、無(wú)效力。（征求意見(jiàn)稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發(fā)或會(huì)議批準(zhǔn)標(biāo)志。（原稿、底稿）

3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標(biāo)志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本）4.副本——正本的復(fù)份或復(fù)制本（抄送件、傳閱件、存本）（七）按公文稿本分類

1.草稿——非正式、無(wú)效力。（征求意見(jiàn)稿、討論稿、修改稿、59

四、公文處理程序

四、公文處理程序60紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會(huì)商審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對(duì)用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對(duì)內(nèi)催辦查辦、對(duì)外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加61（一）擬稿（1）內(nèi)容要求符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定要加以說(shuō)明；如對(duì)原有政策、規(guī)定進(jìn)行調(diào)整或修訂，應(yīng)在頒布時(shí)對(duì)原有政策、規(guī)定予以廢止。（2）文字表達(dá)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅適宜并力求簡(jiǎn)短。（一）擬稿（1）內(nèi)容要求62（3）文種使用根據(jù)行文目的、職權(quán)范圍、行文關(guān)系確定。（4）稱謂使用人物、機(jī)構(gòu)、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯(cuò)誤；對(duì)同一人物、機(jī)構(gòu)、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應(yīng)姓名在前，職務(wù)在后；應(yīng)使用權(quán)威部門公布的規(guī)范簡(jiǎn)稱。（3）文種使用63（5）引文、日期引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體年、月、日。一般不用“今年”、“上月”、“昨天”等詞來(lái)表達(dá)，也不用簡(jiǎn)寫來(lái)表達(dá)。（6）使用國(guó)家法定計(jì)量單位（5）引文、日期64（7）

結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號(hào)原則上不超過(guò)四層。其符號(hào)為：第一層“一、”（作為小標(biāo)題時(shí)句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)）；第二層“（一）”（作為小標(biāo)題時(shí)句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無(wú)）；第三層“1.”（無(wú)論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)）；第四層“（1）”（必須有標(biāo)點(diǎn)）。（7）

結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號(hào)65（8）非規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱（下文不再出現(xiàn)不必注明）。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。注意：簡(jiǎn)稱應(yīng)該準(zhǔn)確概括原稱的含義，不使用不為人們所普遍熟知的簡(jiǎn)稱。盤點(diǎn)那些需要提高的春節(jié)防盜意識(shí)課件66（9）數(shù)字使用除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（10）擬制公文，首頁(yè)應(yīng)使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。

（9）數(shù)字使用67（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）審批簽發(fā)前由公文處理部門審核是否需要行文；是否符合行文關(guān)系、行文方式是否妥當(dāng)；需要會(huì)簽的是否已經(jīng)會(huì)簽；是否符合擬制公文的有關(guān)要求、格式是否規(guī)范。

（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）審批簽發(fā)前由公文68簽發(fā)后的發(fā)文清樣印刷前，應(yīng)由公文處理部門作全面復(fù)核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備附件材料是否齊全格式是否規(guī)范等。

如果發(fā)現(xiàn)明顯錯(cuò)漏或不當(dāng)之處，應(yīng)予改正。對(duì)內(nèi)容有實(shí)質(zhì)性改動(dòng)的，應(yīng)加簽（核簽）。（二）審核

（分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核）簽發(fā)后的發(fā)文清樣印刷前，應(yīng)由公文處理部門作全面復(fù)核（二69五、常用公文文種

五、常用公文文種

70

下行文

決定

通告

通知

通報(bào)

意見(jiàn)

批復(fù)

上行文

報(bào)告

請(qǐng)示

平行文

函

會(huì)議紀(jì)要

下行文

決定

通告

通知

71（一）我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種

我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè)：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有13個(gè):命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。上述文件共27個(gè)，其中9個(gè)是相同的，即：決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要；不同的有9個(gè)，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)有4個(gè)，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個(gè)文件是黨和國(guó)家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

（一）我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使72（二）常用的主要公文種類

1、決定（1）功能

適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（2）分類法規(guī)政策性決定。重要事項(xiàng)的決定。獎(jiǎng)懲決定。下行文（二）常用的主要公文種類1、決定下行文732．通告

（1）功能適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)（2）分類法規(guī)性通告知照性通告通告不寫抬頭，無(wú)主送單位。通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同下行文2．通告下行文743．通知

（1）

功能

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不