會(huì)計(jì)檔案整理 課件

會(huì)計(jì)檔案整理

方法講義荔灣區(qū)檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科：鄒紅會(huì)計(jì)檔案整理

方法講義1一、會(huì)計(jì)檔案概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（財(cái)政部和國家檔案局財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條）一、會(huì)計(jì)檔案概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)2二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；2、會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿；3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑3二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍4、工資表：各單位工作人員工資表及個(gè)人所得稅申報(bào)表。5、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)?！镒ⅲ簩?shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。（其它類）二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍4、工資表：各單位工作人員工資表4三、歸檔時(shí)間當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的專（兼）職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理裝訂，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年后，由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。三、歸檔時(shí)間當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，由財(cái)務(wù)5四、歸檔要求1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。要建立立卷歸檔、移交、復(fù)印、借閱、保管、銷毀等制度。2、月度、季度報(bào)表不用按歸檔要求整理，可由財(cái)務(wù)部門自行保管至5年期滿后編制清冊(cè)銷毀。3、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單等按要求裝訂成冊(cè)，保管期限為5年。4、已開具的發(fā)票（或收據(jù)）存根聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為5年。四、歸檔要求1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門按照6五、保管期限

會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限參照（附表一、二）所列期限執(zhí)行?！鴷?huì)計(jì)檔案保管期限除年度報(bào)表類按“永久”中文表示外，其它類的保管期限用數(shù)字表示。五、保管期限會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定7六、分類與代號(hào)

會(huì)計(jì)檔案分為五大類：即：年度報(bào)表、帳薄、憑證、工資表及其它類機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案代號(hào)是“D”，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案代號(hào)是“9”，其中：報(bào)表帳簿憑證工資單其他企業(yè)：9.19.29.39.49.5機(jī)關(guān)：D1D2D3D4D5六、分類與代號(hào)會(huì)計(jì)檔案分為五大類：即：年8六、分類與代號(hào)

如果本單位設(shè)有其它帳戶的會(huì)計(jì)檔案需要獨(dú)立立卷的，在一級(jí)屬類后面加二級(jí)屬類。模式：

報(bào)表帳簿憑證工資單其他企業(yè)：9.1.19.2.19.3.19.4.19.5.1機(jī)關(guān)：D1.1D2.1D3.1D4.1D5.1例：D1.1——政府辦D1.2——投資服務(wù)中心D1.3——地鐵拆遷辦六、分類與代號(hào)如果本單位設(shè)有其它帳戶的9七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求1、立卷（1）年度報(bào)表、工資表獨(dú)立組卷?！鴮?duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說明的文字，如財(cái)務(wù)情況說明、財(cái)務(wù)報(bào)告等，是會(huì)計(jì)報(bào)表的重要組成部分，要與報(bào)表一同組卷歸檔，并置于被說明的報(bào)表前?！べY表按時(shí)間順序整理，各單位可視本單位工資單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求1、立卷10七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）帳薄一冊(cè)一卷，每本帳薄（包括電算化管理的帳?。┰谠饷嬗疑辖琴N上會(huì)計(jì)檔案“小標(biāo)簽”，并按標(biāo)簽上的內(nèi)容填寫。模式：全宗號(hào)3年度2004目錄號(hào)D2—1保管期限15案卷號(hào)1頁數(shù)30題名×××單位會(huì)計(jì)總帳七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）帳薄一冊(cè)一卷，每本帳?。ò?1七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求

★對(duì)活頁式、卡片式帳簿，在年終結(jié)帳后，應(yīng)拆除硬封面，自制軟封面，并在封面的右上角貼上會(huì)計(jì)檔案小標(biāo)簽。（3）會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會(huì)計(jì)人員在完成報(bào)帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，組成一卷或多卷。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求★對(duì)活頁式、卡片式帳簿，在年終結(jié)12七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求

★整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)注意的問題：由于會(huì)計(jì)憑證在若干年內(nèi)具有查考作用，所以會(huì)計(jì)人員在憑證裝訂成冊(cè)后，往往在裝訂線上貼上封簽，并在封簽處蓋章，以示負(fù)責(zé)，并說明這種卷冊(cè)不許其他任何人拆開，以防抽換、舞弊。凡屬本單位房地產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合同、人員工資、涉及外事、數(shù)額較大的開支和固定資產(chǎn)的憑證應(yīng)單獨(dú)裝釘，可與本年度的憑證一起編號(hào)，在目錄注明永久或長期保管期限。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求★整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)注意的問題：13七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求2、編目（1）編頁碼▲會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始?！撎?hào)編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號(hào)?！啽臼綆げ静挥貌鹑タ瞻醉?，按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號(hào)?！鴷?huì)計(jì)憑證檔案不用打頁碼。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求2、編目14七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）卷內(nèi)文件目錄編制▲年度報(bào)表、工資表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實(shí)抄錄。卷內(nèi)目錄案卷號(hào)：1

卷內(nèi)文件目錄必須用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式三份，一份隨檔案裝訂，一份由會(huì)計(jì)部門裝訂成檢索目錄保管，一份向本單位綜合檔案室移。

序號(hào)文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號(hào)頁次備注1資產(chǎn)負(fù)債表荔灣區(qū)政府辦公室2004.12.3112收入支出表荔灣區(qū)政府辦公室2004.12.3143經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)表荔灣區(qū)政府辦公室2004.12.316七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）卷內(nèi)文件目錄編制序號(hào)文件材料題名15七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求▲帳薄、憑證檔案不用編制卷內(nèi)文件目錄。（3）案卷號(hào)編制案卷號(hào)指的是案卷在整理過程中排列的序號(hào)。同一類別下若干年編一個(gè)案卷順序號(hào)，但這個(gè)案卷順序號(hào)最大不超過四位數(shù)。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求▲帳薄、憑證檔案不用編制卷內(nèi)文件目錄。16七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求示例：D2－1~800（1991~2000年）到了2001年，可作一個(gè)斷號(hào)，即：D2－1~983（2001~2010年）所不同的區(qū)分是在目錄號(hào)上，即：1991~2000年：D2－12001~2010年：D2－2★同一年里帳簿不分屬類，不分保管期限排列編案卷號(hào)。★憑證、工資表的排列按形成時(shí)間先后排列。

七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求示例：17七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（4）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制★案卷題名要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。例如：“荔灣區(qū)政府辦公室2004年度會(huì)計(jì)報(bào)表”★年度報(bào)表、工資表的封面必須用電腦打印?！锞韮?nèi)備考表編制七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（4）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制18

荔灣區(qū)政府辦公室２００４年度會(huì)計(jì)報(bào)表荔灣區(qū)政府辦公室

目錄號(hào)D1-1案卷號(hào)1案卷題名全宗號(hào)３荔灣區(qū)政府辦公室２００４年度19七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求3、裝訂入盒（1）組好的案卷年度報(bào)表、工資表，依次按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。（2）會(huì)計(jì)憑證必須使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的“會(huì)計(jì)檔案憑證軟封面”來裝訂，封面要按項(xiàng)目填寫。

３D3-12004張三李四1荔灣區(qū)政府辦公室七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求3、裝訂入盒３D3-12004張三李四20

D3-12004D3-1200421（3）各類會(huì)計(jì)檔案，按案卷號(hào)順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不需要填寫，只填寫脊背的內(nèi)容。報(bào)表（工資冊(cè)）全宗號(hào)３目錄號(hào)D1-1案卷號(hào)1-10（3）各類會(huì)計(jì)檔案，按案卷號(hào)順序裝滿一盒再裝第二盒。不同22

★對(duì)帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面。2004.1D3-11～2

2004.1D3-11～223七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求4、案卷目錄及目錄號(hào)的編制（1）案卷目錄按目錄的格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式二份與相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由會(huì)計(jì)部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。案卷目錄案卷號(hào)類別案卷標(biāo)題起止時(shí)間憑證起止號(hào)保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注起止1報(bào)表荔灣區(qū)政府辦公室2004年度會(huì)計(jì)報(bào)表2004.01.01～12.3119永久102七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求4、案卷目錄及目錄號(hào)的編制案卷號(hào)類別案24七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）按報(bào)表、帳薄、憑證、工資表及其它類等五類產(chǎn)生的目錄裝訂成檢索目錄，每冊(cè)目錄編一個(gè)目錄號(hào)，如：D1—1~n、D2—1~n、D3—1~n、D4—1~n、D5—1~n，每滿一冊(cè)斷號(hào)。模式：機(jī)關(guān)：D1——1～n目錄順序號(hào)一級(jí)屬類（報(bào)表）大類代號(hào)（會(huì)計(jì)檔案）企業(yè)：９.1——１～n目錄順序號(hào)一級(jí)屬類（報(bào)表）大類代號(hào)（會(huì)計(jì)檔案）七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）按報(bào)表、帳薄、憑證、工資表及其它25七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（3）目錄夾封面、脊背的編制目錄夾封面全宗名稱荔灣區(qū)政府辦公室全宗號(hào)3目錄號(hào)D1—1案卷起止號(hào)1——年度2004——類別會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表）全宗號(hào)3目錄號(hào)D1—1案卷起止號(hào)1——年度2004—類別報(bào)表類目錄夾脊背七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（3）目錄夾封面、脊背的編制全宗名稱26八、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀1、鑒定：組成鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員組成）；2、銷毀程序按《辦法》第十條執(zhí)行。3、銷毀審批表模式：經(jīng)鑒定后，清出無保存價(jià)值的報(bào)表卷（冊(cè)）,帳簿卷（冊(cè)），憑證卷（冊(cè)）應(yīng)予以銷毀，請(qǐng)審批。鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人（簽名）年月日主管負(fù)責(zé)人（簽名）年月日監(jiān)銷人（簽名）年月日八、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀1、鑒定：組成鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)及27九、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理1、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的單位按《辦法》第十三條，屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案以及涉及重要的固定資產(chǎn)、未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和其他未了結(jié)事項(xiàng)的原始憑證等，應(yīng)交由企業(yè)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管。2、合并與分立單位按《辦法》第十四、十五條辦理。九、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理1、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的單位按《辦法》第28會(huì)計(jì)檔案整理

方法講義荔灣區(qū)檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科：鄒紅會(huì)計(jì)檔案整理

方法講義29一、會(huì)計(jì)檔案概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（財(cái)政部和國家檔案局財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條）一、會(huì)計(jì)檔案概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)30二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；2、會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿；3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑31二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍4、工資表：各單位工作人員工資表及個(gè)人所得稅申報(bào)表。5、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)?！镒ⅲ簩?shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。（其它類）二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍4、工資表：各單位工作人員工資表32三、歸檔時(shí)間當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的專（兼）職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理裝訂，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年后，由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。三、歸檔時(shí)間當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，由財(cái)務(wù)33四、歸檔要求1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。要建立立卷歸檔、移交、復(fù)印、借閱、保管、銷毀等制度。2、月度、季度報(bào)表不用按歸檔要求整理，可由財(cái)務(wù)部門自行保管至5年期滿后編制清冊(cè)銷毀。3、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單等按要求裝訂成冊(cè)，保管期限為5年。4、已開具的發(fā)票（或收據(jù)）存根聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為5年。四、歸檔要求1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門按照34五、保管期限

會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限參照（附表一、二）所列期限執(zhí)行?！鴷?huì)計(jì)檔案保管期限除年度報(bào)表類按“永久”中文表示外，其它類的保管期限用數(shù)字表示。五、保管期限會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定35六、分類與代號(hào)

會(huì)計(jì)檔案分為五大類：即：年度報(bào)表、帳薄、憑證、工資表及其它類機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案代號(hào)是“D”，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案代號(hào)是“9”，其中：報(bào)表帳簿憑證工資單其他企業(yè)：9.19.29.39.49.5機(jī)關(guān)：D1D2D3D4D5六、分類與代號(hào)會(huì)計(jì)檔案分為五大類：即：年36六、分類與代號(hào)

如果本單位設(shè)有其它帳戶的會(huì)計(jì)檔案需要獨(dú)立立卷的，在一級(jí)屬類后面加二級(jí)屬類。模式：

報(bào)表帳簿憑證工資單其他企業(yè)：9.1.19.2.19.3.19.4.19.5.1機(jī)關(guān)：D1.1D2.1D3.1D4.1D5.1例：D1.1——政府辦D1.2——投資服務(wù)中心D1.3——地鐵拆遷辦六、分類與代號(hào)如果本單位設(shè)有其它帳戶的37七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求1、立卷（1）年度報(bào)表、工資表獨(dú)立組卷?！鴮?duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說明的文字，如財(cái)務(wù)情況說明、財(cái)務(wù)報(bào)告等，是會(huì)計(jì)報(bào)表的重要組成部分，要與報(bào)表一同組卷歸檔，并置于被說明的報(bào)表前?！べY表按時(shí)間順序整理，各單位可視本單位工資單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求1、立卷38七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）帳薄一冊(cè)一卷，每本帳?。ò娝慊芾淼膸け。┰谠饷嬗疑辖琴N上會(huì)計(jì)檔案“小標(biāo)簽”，并按標(biāo)簽上的內(nèi)容填寫。模式：全宗號(hào)3年度2004目錄號(hào)D2—1保管期限15案卷號(hào)1頁數(shù)30題名×××單位會(huì)計(jì)總帳七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）帳薄一冊(cè)一卷，每本帳薄（包39七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求

★對(duì)活頁式、卡片式帳簿，在年終結(jié)帳后，應(yīng)拆除硬封面，自制軟封面，并在封面的右上角貼上會(huì)計(jì)檔案小標(biāo)簽。（3）會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會(huì)計(jì)人員在完成報(bào)帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，組成一卷或多卷。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求★對(duì)活頁式、卡片式帳簿，在年終結(jié)40七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求

★整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)注意的問題：由于會(huì)計(jì)憑證在若干年內(nèi)具有查考作用，所以會(huì)計(jì)人員在憑證裝訂成冊(cè)后，往往在裝訂線上貼上封簽，并在封簽處蓋章，以示負(fù)責(zé)，并說明這種卷冊(cè)不許其他任何人拆開，以防抽換、舞弊。凡屬本單位房地產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合同、人員工資、涉及外事、數(shù)額較大的開支和固定資產(chǎn)的憑證應(yīng)單獨(dú)裝釘，可與本年度的憑證一起編號(hào)，在目錄注明永久或長期保管期限。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求★整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)注意的問題：41七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求2、編目（1）編頁碼▲會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始。▲頁號(hào)編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號(hào)?！啽臼綆げ静挥貌鹑タ瞻醉?，按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號(hào)。▲會(huì)計(jì)憑證檔案不用打頁碼。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求2、編目42七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）卷內(nèi)文件目錄編制▲年度報(bào)表、工資表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實(shí)抄錄。卷內(nèi)目錄案卷號(hào)：1

卷內(nèi)文件目錄必須用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式三份，一份隨檔案裝訂，一份由會(huì)計(jì)部門裝訂成檢索目錄保管，一份向本單位綜合檔案室移。

序號(hào)文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號(hào)頁次備注1資產(chǎn)負(fù)債表荔灣區(qū)政府辦公室2004.12.3112收入支出表荔灣區(qū)政府辦公室2004.12.3143經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)表荔灣區(qū)政府辦公室2004.12.316七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）卷內(nèi)文件目錄編制序號(hào)文件材料題名43七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求▲帳薄、憑證檔案不用編制卷內(nèi)文件目錄。（3）案卷號(hào)編制案卷號(hào)指的是案卷在整理過程中排列的序號(hào)。同一類別下若干年編一個(gè)案卷順序號(hào)，但這個(gè)案卷順序號(hào)最大不超過四位數(shù)。七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求▲帳薄、憑證檔案不用編制卷內(nèi)文件目錄。44七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求示例：D2－1~800（1991~2000年）到了2001年，可作一個(gè)斷號(hào)，即：D2－1~983（2001~2010年）所不同的區(qū)分是在目錄號(hào)上，即：1991~2000年：D2－12001~2010年：D2－2★同一年里帳簿不分屬類，不分保管期限排列編案卷號(hào)?！飸{證、工資表的排列按形成時(shí)間先后排列。

七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求示例：45七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（4）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制★案卷題名要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。例如：“荔灣區(qū)政府辦公室2004年度會(huì)計(jì)報(bào)表”★年度報(bào)表、工資表的封面必須用電腦打印。★卷內(nèi)備考表編制七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（4）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制46

荔灣區(qū)政府辦公室２００４年度會(huì)計(jì)報(bào)表荔灣區(qū)政府辦公室

目錄號(hào)D1-1案卷號(hào)1案卷題名全宗號(hào)３荔灣區(qū)政府辦公室２００４年度47七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求3、裝訂入盒（1）組好的案卷年度報(bào)表、工資表，依次按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。（2）會(huì)計(jì)憑證必須使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的“會(huì)計(jì)檔案憑證軟封面”來裝訂，封面要按項(xiàng)目填寫。

３D3-12004張三李四1荔灣區(qū)政府辦公室七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求3、裝訂入盒３D3-12004張三李四48

D3-12004D3-1200449（3）各類會(huì)計(jì)檔案，按案卷號(hào)順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不需要填寫，只填寫脊背的內(nèi)容。報(bào)表（工資冊(cè)）全宗號(hào)３目錄號(hào)D1-1案卷號(hào)1-10（3）各類會(huì)計(jì)檔案，按案卷號(hào)順序裝滿一盒再裝第二盒。不同50

★對(duì)帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面。2004.1D3-11～2

2004.1D3-11～251七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求4、案卷目錄及目錄號(hào)的編制（1）案卷目錄按目錄的格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式二份與相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由會(huì)計(jì)部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。案卷目錄案卷號(hào)類別案卷標(biāo)題起止時(shí)間憑證起止號(hào)保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注起止1報(bào)表荔灣區(qū)政府辦公室2004年度會(huì)計(jì)報(bào)表2004.01.01～12.3119永久102七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求4、案卷目錄及目錄號(hào)的編制案卷號(hào)類別案52七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求（2）按報(bào)表、帳薄、憑證、工資表及其它類等五類產(chǎn)生的目錄裝訂成檢索目錄，每冊(cè)目錄編一個(gè)目錄號(hào)，如：D1—1~n、D