建設工程檔案管理制度

建設工程檔案管理制度為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定，結合我司的特點，制定本制度。一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求（一）工程檔案的歸檔范圍對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）（二）歸檔文件的要求1、歸檔的工程文件應為原件。2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。二、工程檔案的管理機構各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計（一）工程檔案的收集文件形成后，文件形成責任人（經(jīng)手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。（二）工程檔案的整理按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。（三）工程檔案的立卷1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。2、工程準備階段文件按建設程序組卷。3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。5、竣工圖按專業(yè)組卷。6、竣工驗收文件按單位工程組卷。（四）工程檔案的編目1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。2、卷內(nèi)目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替?！拔募幪枴碧顚懝こ涛募械奈奶柣驁D號;“文件題名”填寫文件標題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌凇Ｎ窗匆缶幠康?，每項扣罰部門資料員5元。（五）工程檔案的裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。（六）工程檔案的歸檔1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。（七）工程竣工檔案移交工程竣工驗收完成后60日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號？）工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。工程代號如金碧花園首期為1.1工程代號如金碧花園首期為1.1樓盤代號如金碧花園代號為1專業(yè)號如：基建類1為1.1.1案卷號如：第1卷1.1.1-1（九）工程檔案的保管工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。（十）工程檔案的統(tǒng)計工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。四、工程檔案保管期限保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）1、永久：是指工程檔案需永久保存。2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。3、短期：是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。五、工程檔案密級密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行附錄A建設工程文件歸檔范圍和保管期限表序號歸檔文件保存單位和保管期限建設單位施工單位設計單位監(jiān)理單位城建檔案館工程準備階段文件一立項文件1項目建議書永久∨2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久∨3可行性研究報告及附件永久∨4可行性研究報告審批意見永久∨5關于立項有關的會議紀要、領導講話永久∨6專家建議文件永久∨7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期∨二建設用地、征地、拆遷文件1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久∨2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設用地批準書永久∨3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長期∨4建設用地規(guī)劃許可證及其附件永久∨5劃撥建設用地文件永久∨6國有土地使用證永久∨三勘察、測繪、設計文件1工程地質(zhì)勘察報告永久永久∨2水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查永久永久∨3建設用地釘樁通知單（書）永久∨4地形測量和撥地測量成果報告永久永久∨5申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書永久長期∨6初步設計圖紙和說明長期長期7技術設計圖紙和說明長期長期8審定設計方案通知書及審查意見長期長期∨9有關行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準文件或取得的有關協(xié)議永久∨10施工圖及其說明長期長期11設計計算書長期長期12政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見永久長期∨四招投標文件1勘察設計招投標文件長期2勘察設計承包合同長期長期∨3施工招投標文件長期4施工承包合同長期長期∨5工程監(jiān)理招標文件長期6監(jiān)理委托合同長期∨五開工審批文件1建設項目列入年度計劃的申報文件永久∨2建設項目列入年度計劃的批文件或年度計劃項目表永久∨3規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙永久4建設工程規(guī)劃許可證及其附件永久∨5建設工程開工審查表永久6建設工程施工許可證永久∨7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明長期∨8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期∨六財務文件1工程投資估算材料短期2工程設計概算材料短期3施工圖預算材料短期4施工預算短期七建設、施工、監(jiān)理機構及負責人1工程項目管理機構（項目經(jīng)理部）及負責人名單長期∨2工程項目監(jiān)理機構（項目監(jiān)理部）及負責人名單長期長期∨3工程項目施工管理機構（施工項目經(jīng)理部）及負責人名單長期長期∨監(jiān)理文件1監(jiān)理規(guī)劃①監(jiān)理規(guī)劃長期短期∨②監(jiān)理實施細則長期短期∨③監(jiān)理部總控制計劃等長期短期2監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題長期長期∨3監(jiān)理會議紀要中的有關質(zhì)量問題長期長期∨4進度控制①工程開工／復工審批表長期長期∨②工程開工／復工暫停令長期長期∨5質(zhì)量控制①不合格項目通知長期長期∨②質(zhì)量事故報告及處理意見長期長期6造價控制①預付款報審與支付短期②月付款報審與支付短期③設計變更、洽商費用報審與簽認長期④工程竣工決算審核意見書長期∨7分包資質(zhì)①分包單位資質(zhì)材料長期②供貨單位資質(zhì)材料長期③試驗等單位資質(zhì)材料長期8監(jiān)理通知①有關進度控制的監(jiān)理通知長期長期②有關質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長期長期③有關造價控制的監(jiān)理通知長期長期9合同與其他事項管理①工程延期報告及審批永久長期∨②費用索賠報告及審批長期長期③合同爭議、違約報告及處理意見永久長期∨④合同變更材料長期長期∨10監(jiān)理工作總結①專題總結長期短期②月報總結長期短期③工程竣工總結長期長期∨④質(zhì)量評價意見報告長期長期∨施工文件一建筑安裝工程(一)土建（建筑與結構）工程1施工技術準備文件①施工組織設計長期②技術交底長期長期③圖紙會審記錄長期長期長期∨2施工現(xiàn)場準備①控制網(wǎng)設置資料長期長期∨②工程定位測量資料長期長期∨③基槽開挖線測量資料長期長期∨④施工安全措施短期短期⑤施工環(huán)保措施短期短期3地基處理記錄①地基釬控記錄和釬探平面布點圖永久長期∨②驗槽記錄和地基處理記錄永久長期∨③樁基施工記錄永久長期∨④試樁記錄長期長期∨4工程圖紙變更記錄①設計會議會審記錄永久長期長期∨②設計變更記錄永久長期長期∨③工程洽商記錄永久長期長期∨5施工材料預制構件質(zhì)量證明文件及復試驗報告①砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗匯總表長期∨②砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、鋁合金門窗材料出廠證明文件長期∨③砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、焊條、瀝青復試試驗報告長期∨④預制構件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄長期∨6施工試驗記錄①土壤（素土、灰土）干密度試驗報告長期∨②土壤（素土、灰土）擊實試驗報告長期∨③砂漿配合比通知單長期④砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告長期∨⑤混凝土配合比通知單及外加劑出廠質(zhì)量證明文件及復檢報告長期∨⑥砼攪拌質(zhì)量記錄長期∨⑦混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告長期∨⑧混凝土抗?jié)B試驗報告長期∨⑨商品混凝土出廠合格證、復試報告長期∨⑩鋼筋接頭（焊接）試驗報告∨⑾防水工程試水檢查記錄⑿樓地在、屋面坡度檢查記錄⒀土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總表長期∨7隱蔽工程檢查記錄①基礎和主體結構鋼筋工程長期長期∨②鋼結構工程長期長期∨③防水工程長期長期∨④高程控制長期長期∨8施工記錄①工程定痊測量檢查記錄永久長期∨②預檢工程檢查記錄短期③冬施混凝土攪拌測溫記錄短期④冬施混凝土養(yǎng)護測溫記錄短期⑤煙道、垃圾道檢查記錄短期⑥沉降觀測記錄長期∨⑦結構吊裝記錄長期⑧現(xiàn)場施工預應力記錄長期∨⑨工程竣工測量長期長期∨⑩新型建筑材料長期長期∨eq\o\ac(○,11)施工新技術長期長期∨9工程質(zhì)量事故處理記錄永久∨10工程質(zhì)量檢驗記錄①檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期②分項工程質(zhì)量驗收記錄長期長期長期③基礎、主體工程驗收記錄永久長期長期∨④幕墻工程驗收記錄永久長期長期∨⑤分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期長期∨(二)電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程1一般施工記錄①施工組織設計長期長期②技術交底短期2圖紙變更記錄①圖紙會審永久長期∨②設計變更永久長期∨③工程洽商永久長期∨3設備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄①設備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書長期∨②設備裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告長期③設備安裝記錄長期長期∨④設備試運行記錄長期∨⑤設備明細表長期∨4預檢記錄短期5隱蔽工程檢查記錄長期長期∨6施工試驗記錄①電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測試記錄長期∨②樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄長期∨③變配電設備安裝、檢查、通電、滿負荷測試記錄長期∨④給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等管道強度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通球、閥門等試驗記錄長期∨⑤電氣照明、動力、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等系統(tǒng)調(diào)試、試運行記錄長期∨⑥電梯接要電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運行記錄、平衡運速、噪聲調(diào)整試驗報告長期∨7質(zhì)量事故處理記錄永久長期8工程質(zhì)量檢驗記錄①檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期②檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期③分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期長期∨(三)室外工程1室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件長期∨2室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件長期∨竣工圖一建筑安裝工程竣工圖(一)綜合竣工圖1綜合圖∨①總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）永久長期∨②豎向布置圖永久長期∨③室外給水、排水、熱力、燃氣等管網(wǎng)綜合圖永久長期∨④電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖永久長期∨⑤設計總說明書永久長期∨2室外專業(yè)圖①室外給水永久長期∨②室外雨水永久長期∨③室外污水永久長期∨④室外熱力永久長期∨⑤室外燃氣永久長期∨⑥室外電訊永久長期∨⑦室外電力永久長期∨⑧室外電視永久長期∨⑨室外建筑小品永久長期∨⑩室外消防永久長期∨eq\o\ac(○,11)室外照明永久長期∨eq\o\ac(○,12)室外水景永久長期∨eq\o\ac(○,13)室外道路永久長期∨eq\o\ac(○,14)室外綠化永久長期∨(二)專業(yè)竣工圖1建筑竣工圖永久長期∨2結構竣工圖永久長期∨3裝修裝飾工程竣工圖永久長期∨4電氣工種智能化工程竣工圖永久長期∨5給排水工程消防工程竣工圖永久長期∨6采暖通風空調(diào)工程竣工圖永久長期∨7燃氣工程竣工圖永久長期∨竣工驗收文件1建設工程竣工驗收報告永久長期∨2工程施工質(zhì)量驗收申請表永久長期∨3工程質(zhì)量評估報告永久∨4勘察文件質(zhì)量檢查報告永久∨5設計文件質(zhì)量檢查報告永久∨6單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期∨7市政基礎設施的有關質(zhì)量檢測和功能性試驗資料永久長期∨8建設工程施工質(zhì)量驗收意見書永久∨9建設工程規(guī)劃驗收合格證永久∨10建筑工程消防驗收意見書永久∨11環(huán)保驗收文件永久∨12建設工