采購控制管理程序

PAGEPAGE6/7目的本程序旨在建立對(duì)本公司有關(guān)采購的過程控制辦法，以期以合理的價(jià)格，適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)向公司提供符合規(guī)定要求的物料和服務(wù)，以滿足生產(chǎn)需要，達(dá)到公司經(jīng)營目標(biāo)。范圍本程序適用于公司所需的采購產(chǎn)品的采購過程控制，包括：——采購目標(biāo)的制定、采購控制流程、采購方式的選擇；——采購文件的編制與審批；——供方的調(diào)查與選定，考核與管理；——價(jià)格管理；——物料驗(yàn)證和代用管理；——合同、訂單管理，等。職責(zé)生產(chǎn)部物控負(fù)責(zé)物料需求計(jì)劃的編制控制及組織本公司內(nèi)配套材料的供應(yīng)。采購部負(fù)責(zé)物料采購計(jì)劃的編制和實(shí)施。研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)采購物料的認(rèn)定和技術(shù)支持。采購部、研發(fā)質(zhì)量部共同負(fù)責(zé)對(duì)供方配套能力的考評(píng)。活動(dòng)內(nèi)容采購目標(biāo)料及獲得優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。確保采購物料的質(zhì)量。不斷提高采購物料的性價(jià)比。不斷提高采購工作效率及人員的工作質(zhì)量，嚴(yán)格控制合同風(fēng)險(xiǎn)。防止采購工作異常情況的發(fā)生，針對(duì)異常情況迅速妥當(dāng)?shù)靥幚?。采購過程控制流程A。。C。采購方式采購人員應(yīng)根據(jù)物料使用狀況，用量大小，采購頻率，市場供需狀況，交易習(xí)慣及價(jià)格質(zhì)量穩(wěn)定等因素，選擇下列最有利的采購方式，辦理采購業(yè)務(wù)。一般采購根據(jù)生產(chǎn)工程部/業(yè)務(wù)部的物料/成品需求計(jì)劃“確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購報(bào)表”和相關(guān)采購政策，編排物料采購計(jì)劃進(jìn)行例行訂貨。定期采購針對(duì)交貨期較長或穩(wěn)定使用的大宗物料，采購部應(yīng)事先選定合適的供方，議定一段時(shí)間的供應(yīng)價(jià)格，交易條件及分批交貨時(shí)間，辦理采購業(yè)務(wù)。零星采購針對(duì)生產(chǎn)工程部的“樣品索樣單”及“新品物料請(qǐng)購單”所需物料的采購。針對(duì)市場部、人事行政部審批的零星“物料請(qǐng)購單”所需物料的采購。針對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的委托采購單所需生產(chǎn)材料的采購。固定資產(chǎn)采購根據(jù)公司各部門提出的“儀器/設(shè)備請(qǐng)購單”進(jìn)行的采購。采購審批）提出，生產(chǎn)工程部（業(yè)務(wù)部）負(fù)責(zé)人審核并報(bào)總經(jīng)理審批?！皹悠匪鳂訂巍薄ⅰ靶缕肺锪险?qǐng)購單”由生產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)人審核。零星“物料請(qǐng)購單”其使用部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)總經(jīng)理審批。訂單審批權(quán)限：單個(gè)合同（訂單）合審批。固定資產(chǎn)部份由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。供方的調(diào)查與選定供方的設(shè)備規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)保能力，建立供方檔案。供方選擇原則：具有營業(yè)執(zhí)照，一般納稅人認(rèn)定；質(zhì)量、價(jià)格、交貨及服務(wù)等條件良好；ISO9000及財(cái)務(wù)體系健全的供方；商譽(yù)良好。供方的選定采購部應(yīng)廣采商源或接受推薦的供方。為批量采購的對(duì)象。供方提供的物料出現(xiàn)質(zhì)量異常，應(yīng)于指定期限內(nèi)回復(fù)改善，如無法達(dá)到者，采購部有權(quán)取消其合格供方的資格。應(yīng)供方的要求，認(rèn)定部門可向其提供質(zhì)保方面的指導(dǎo)。采購工作的實(shí)施由生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場部各單位在各自授權(quán)責(zé)任范圍內(nèi)根據(jù)生產(chǎn)、量等。采購部根據(jù)采購需求，編制采購計(jì)劃，明確采購信息，訂立采購合同（訂單），其內(nèi)容包括：確定的供方、所采購物料的項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。采購人員應(yīng)在采購合同（訂單）審批后，開始采購工作。在生產(chǎn)急需等特殊情況下，可在合格供方范圍內(nèi)緊急組織進(jìn)貨應(yīng)急使用，然后補(bǔ)簽采購合同（訂單）。若屬分批交貨者，采購員應(yīng)于采購合同（訂單）期、交貨地點(diǎn)。采購人員于訂購作業(yè)完成后，因特殊事項(xiàng)變更者，應(yīng)及時(shí)以函、電方式與供方商洽談變更訂貨行為，必要時(shí)由對(duì)方書面確認(rèn)。求后采購員方可辦理付款手續(xù)。交貨期管理供方交貨的依據(jù)為雙方簽訂的合同（訂單），供方應(yīng)按合同（訂單）如期交貨。交貨期的跟蹤與控制為確保供方如期交貨，采購人員應(yīng)根據(jù)未結(jié)（未交貨、在途等）進(jìn)行跟蹤、控制和平衡。采購部應(yīng)對(duì)供方的交貨準(zhǔn)確度進(jìn)行考核。當(dāng)供方無法按合同（訂單）關(guān)控制單位。交貨期變更本公司因業(yè)務(wù)需要，變更交貨日期，需與供方聯(lián)絡(luò)處理。供方無故違反合同（訂單）權(quán)取消合同（訂單）。不可抗力造成合同（訂單）無法全部或部份履行的，應(yīng)在事故過去二周內(nèi)相應(yīng)照會(huì)對(duì)方并視具體情況變更或取消合同（訂單）。價(jià)格管理詢價(jià)的選擇，原則上以獲得本公司合格供方資格者優(yōu)先。每一種物料，原則上需有三家以上的供方報(bào)價(jià)。限，呈報(bào)審批。采購部應(yīng)根據(jù)供方報(bào)價(jià)及市場狀況進(jìn)行議價(jià)、比價(jià)，選擇最佳的訂貨對(duì)象和時(shí)機(jī)。物料驗(yàn)證和代用管理料超差代用申請(qǐng)表”，送生產(chǎn)部審批，獲準(zhǔn)后才進(jìn)一步投入使用或加工。因生產(chǎn)急需或貨源短缺問題，需用其他規(guī)格的物料進(jìn)行代用，由采購部或生產(chǎn)部填寫“物料更換代用申請(qǐng)表”，向工程部獲準(zhǔn)后方可采購或使用。進(jìn)貨異常的處理列入《合格供方手冊(cè)》的供方應(yīng)建立密切的工作關(guān)系與聯(lián)絡(luò)渠道，如買賣雙方對(duì)出現(xiàn)異常的采購物料有處理或認(rèn)同的差異時(shí)，由生產(chǎn)工程部會(huì)同采購部處理。進(jìn)貨缺料時(shí)，工廠倉庫應(yīng)保存好原始證據(jù)（短缺物料所在的箱號(hào)、生產(chǎn)批次號(hào)等查證資料）并在收貨單上記錄收貨差異情況，采購部應(yīng)立即進(jìn)行核對(duì)，并通知供方盡快補(bǔ)齊。采購物料存在質(zhì)量異常時(shí)，由研發(fā)質(zhì)量部或采購部向供方反饋。必要時(shí)跟蹤檢查供方的糾正措施及效果。4.10.4因物料本身的質(zhì)量缺陷，造成本公司聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)損失的，按簽定的有關(guān)質(zhì)量索賠協(xié)議處理。采購文件的控制圖紙及采購規(guī)范負(fù)責(zé)物料認(rèn)定和采購的部門其文件管理應(yīng)建立檔案。b）研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)認(rèn)定報(bào)告的分發(fā)及變更控制，而供方由采購部通知。訂單管理訂單編制應(yīng)包括物料名稱、型號(hào)規(guī)格、企業(yè)編號(hào)、廠家、單價(jià)、數(shù)量、交貨告或雙方認(rèn)可的規(guī)格書驗(yàn)收。采購訂單一式五聯(lián)，其中兩聯(lián)按授權(quán)原則審批簽定后生效，供需雙方各保存一份原稿。一聯(lián)分送財(cái)務(wù)部。訂單或采購合同正本在采購部保存，保存期三年?！逗细窆┓绞謨?cè)》的管理定依據(jù)。采購過程控制流程圖附錄A采購過程控制流程圖制定生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)/業(yè)務(wù)確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購報(bào)

物料需求計(jì)劃生產(chǎn)部/編制采購計(jì)劃 采購采購政策、需求緊供方配套能力及等

詢價(jià)、比價(jià) 采購部YE價(jià)格異動(dòng)NO決定采購方式 采購分配訂購量 采購

N報(bào)價(jià)審批YES電腦記錄更采購合同或采購訂

編制訂單 采購部業(yè)務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理訂單審NOOKYE發(fā)出訂單 采購交貨動(dòng)態(tài)管理 采購理 貨 工廠倉庫庫NO檢驗(yàn)合格否？入 庫

退、換NO讓步接收否？YE重檢重NO合格?結(jié) 束 YE零星采購過程控制流程圖附錄B零星采購過程控制流程圖物料請(qǐng)購物料請(qǐng)購提出申請(qǐng) 使用部門審批控制部門NOYE詢價(jià)、比價(jià) 采購部NO供應(yīng)商核對(duì)規(guī)YES報(bào)審表NO替價(jià)格合YES確定供方 采購部編制訂單 采購部訂單審批生產(chǎn)工程/業(yè)務(wù)部總經(jīng)理NOOKYE發(fā)出訂單 采購員收貨交驗(yàn) 倉庫合檢 驗(yàn)不合退供方入 庫入 庫倉庫固定資產(chǎn)采購過程控制流程圖附錄C固定資產(chǎn)采購過程控制流程圖年度經(jīng)營