商務寫作原則和應用

商務電子郵件寫作上海新東方學校（蘇州分校）張眾zhangzhongchina@gmail.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第1頁!商務寫作的基本原則Thankyouforyourofferbyfax.Weareinterestedinyourproductofputers.Asourorderisarelativelylargeone,wewillappreciateitifyoucanloweryourpricealittlebit.Ilookforwardtoyourreply.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第2頁!正式用語與非正式用語Themain10industriesinmylovelyhometownarelightengineering,furniture-making,sugar-refining,etc.10industries→tenindustriesMylovelyhometown→myhometownEtc.→includeThemaintenindustriesinmyhometownincludelightengineering,furniture-making,sugar-refining.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第3頁!正式用語與非正式用語HereistheBMWproject.LetusknowwhatyouthinkatMonday’smeeting.Hereis…Letus…whatyouthinkPleasereviewtheattachedBMWreport.IlookforwardtohearingyourmentatnextMonday’smeeting.Thanks.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第4頁!人稱使用的建議“I大于we”Pleasecontactmeat88038804.Pleasecontactusat88038804.“you大于I”Iwillbeavailableatanytime.Youcancontactmeatyourconvenience.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第5頁!描述變化趨勢該產品的市場份額在2006年是10％，2007年增長到15％，增長了5％。Thisproductincreasedinitsmarketsharebyfivepercentfromtenpercentin2006tofifteenpercentin2007.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第6頁!分詞我做了一系列調查。我建議添置一臺電腦以應付日益增多的辦公工作。

（1）Ididaseriesofinvestigation.（2）Iremendthatweshouldbuyanewputertocopewiththeeverincreasingofficework.Doingaseriesofinvestigation,Iremendthatweshouldbuyanewputertocopewiththeeverincreasingofficework.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第7頁!主句漫步在五月份的九寨溝，溪水潺潺，小鳥歡鳴，微風拂面，令人恍若置身天堂。

WanderinginJiuzhaigouinMay,withthestreamswinding,happybirdssinging,breezetouchingthecheeks,onefeelsinheaven.

使用“主句＋分詞＋獨立結構”，就能完成大部分日常的句子。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第8頁!英文郵件的具體內容1.Sender’saddress55JinfanRdCanglangDistrictSuzhouCity,JiangsuProv.P.R.C.215000商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第9頁!英文郵件的具體內容4.Date例：040506

（英）2006年5月4日（美）2006年4月5日為避免混淆，月份寫成英文最好。例如：2007年10月20日（英）20October2007（美）October20,2007商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第10頁!英文郵件的具體內容6.Subject(Sub.)

NewProductLaunchingPressConferenceComments,BMWReport……商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第11頁!英文郵件的具體內容9.Signature10.Typedsignature11.Title

總：chief/general

副的：deputy/vice/associate12.Enc.(Enclose)=attachment13.P.S.=postscript商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第12頁!通過語序表達強調下個月，銷售部門將雇傭兩名新的客戶經理，來提高我們的售后服務質量。

Theafter-saleservicewillbeimprovednextmonthduetothetwonewclientmanagerstobeemployedbymarketingdepartment.

Nextmonth,salesdepartmentwillhiretwonewclientmanagerstoimproveourafter-saleservice.

Twonewclientmanagerswillbehirednextmonthtoimproveourafter-saleservice.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第13頁!初次指涉一個詞語在文中次出現，即初次指涉。初次指涉，應寫出完整的名稱，有必要的話就加以解釋。因為你不能肯定對方一定知道。在之后的指涉中，可以使用縮寫。例：人力資源部的新任主管召開全部門的會議。ThenewheadofhumanresourcescalledameetingwiththeentireHRdepartment.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第14頁!正式與非正式正式寫作的文體：年度報告、公司間往來、會議公文、給客戶的郵件、其他正式場合。非正式寫作的文體：同事間的郵件往來。例如：同事間的往來，結尾可以用

Allthebest,/Cheers,/Best,等給客戶的信函，結尾則要用

Yourstruly,/Sincerelyyours,等商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第15頁!何時大寫個人頭銜，如在姓名之前，則大寫。例如：FederalReserveBoardChairmanAlanGreenspan頭銜如在姓名之后，則小寫。例如：Igor,toolengineer如果是工作而不是頭銜，不管在前在后，都要小寫。例如：copyeditorMaryBrown商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第16頁!何時大寫－3方位詞North,South,East,West，在表示方向的時候要小寫。例如：GosouthonKingdomStreettofindtheheadquarters.在表示地區(qū)的時候，方位詞要大寫。例如：TheyareplanningtomovetotheSouth.如果方位詞是專有名詞的一部分，也要大寫。例如：SouthStreet,theFifthAvenue如果出現在地名之后，則要縮寫并大寫。例如：中山南路ZhongshanRoad(S)商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第17頁!縮寫－1公司名稱：在地址中，以及文中次出現時，要使用公司全名。之后，可以不用全名。例：我建議購買英特爾的產品。英特爾所擁有的頂尖技術能符合我們的需求。IremendwebuytheproductsfromIntelCorporation.Intelhasthebesttechnologyforourneed.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第18頁!縮寫－3對于律師，要寫成：VirginiaKelvin,Esq.錯誤的寫法：Mr.VirginiaKelvin,Esq.在人名后面的junior和senior要縮寫并大寫：JohannStrauss,Jr.JohannStrauss,Sr.不要縮寫職務說明，這和頭銜不同。例如：technologistAlexSexton商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第19頁!縮寫－5如果是小寫字母縮寫，則每個字母后面都要加句號。例如：a.m.而不是amc.o.d.而不是codf.o.b.而不是fob使用縮寫時，用&取代and，例如：researchanddevelopment縮寫為R&D，不能寫成RandD非縮寫詞不能用&，例如：JimandEdwinwillhandletheproject.不能寫成Jim&Edwinwillhandletheproject.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第20頁!圖片說明只需一兩句話即可。用現在時。要指出人物。常見錯誤：專有名詞拼法和文中不一致。例1：Amanatworkonthefactoryfloor.例2：Anemployeeusesthepanygym.例3：DouglasEich,aforemanattheDetroitplant,examinesthenewergonomicadjustmentmadetotheassemblylineinMay2002.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第21頁!中文名字中文名字，要先寫名再寫姓。原因：防止對方把姓和名搞錯。例如：ZhongZhang必要的話，可以把姓的每個字母都大寫。例如：ZhongZHANG商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第22頁!英文名字－2不要在文件中使用名字的縮寫。例如：Thomasisourdistinguishedguesttoday.Thomisanacclaimedauthor.

只要身份明確，則可采用個人常見的形式。例如：BillGates,BillClinton商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第23頁!逗號ma逗號的目的：清理意義。不要過度使用逗號。兩個獨立的句子被一個連接詞連接時，中間用逗號。例如and,but,for等。Billwillgotothemeeting,buthemustfinishtheproposalfirst.Marylikeshernewjob,andsheplanstostayuntilsheretires.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第24頁!結尾的問候語要加逗號。例如：sincerelyyours,/faithfullyyours,表示附加說明的詞句，前后用逗號隔開。例如：Ifthisisnotagreeabletoyou,youshouldseekthecounselofsomeotherlawfirm.If,however,thisisnotagreeabletoyou,youshouldseekthecounselofsomeotherlawfirm.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第25頁!直接引述之前或之后加上逗號。Allensaid,“Iwillneverhireaninternagain.”如果引述是句子的一部分，則不用逗號。Allensaidthatweneeded“tostartfromscratch”.直接對話中，使用逗號。ProfessorNash,it’sabighonortohaveyouhere.Yes,Iwillgotothemeetingwithyou.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第26頁!形容詞的順序：“現描大長高行令塞國材途”限、描、大、長、高、形、齡、色、國、材、途。thebeautiful,small,short,round,old,black,American,wooden,writingpencil練習：一條古老的蘇州步行街AnoldSuzhouwalkingstreet商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第27頁!名稱帶有Inc.的公司，Inc.前后保持一致。WewillvisitSCIsystems,Inc.,onournexttrip.或：WewillvisitSCIsystemsInc.onournexttrip.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第28頁!分號semicolon分號的分隔效果大于逗號，小于冒號、句號。用分號連接兩個完整句子，不需加連詞。Humanresourcesdealswithpersonnelissues;auditingdealswithriskissues.分號表示比逗號更強的分隔。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第29頁!怎樣跳到另一個位置continuedon…轉……頁continuedfrom…接……頁例：第10頁：PattyLeonardexecutedthetradeon[continuedonPage120]120頁：[continuedfromPage10]December28,2006.Leonarddidnot…商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第30頁!貨幣currency如果沒有標明金額，則寫出完整的貨幣名稱。WeareunabletoacceptJapaneseyen,andweareonlyabletoacceptUSdollar.如果標明金額，則可以使用完整貨幣名稱，也可以使用貨幣符號。Thepanyinvested400millionUSdollars.（1）貨幣符號有兩種：以美元為例：$和USDThepanyinvested$400million.（2）ThepanyinvestedUSD400million.（3）電子郵件最好用（1）（3）種形式。無論何種形式，都要保持“一致性”。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第31頁!句首的數字一定要寫成英文，無論何種風格。Eighty-fouremployeesattendedtheconference.口語中的數字要完整拼出。（正）Thanksamillion.（誤）Thanks1,000,000.序數：1～9要完整拼出：first,second,third,fourth,fifth,sixth,seventh,eighth,ninth.10開始則寫成數字。如14th,16th.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第32頁!i.e.的用法這是拉丁文idest的縮寫，表示thatis.i.e.要小寫，加句點，后面加逗號，在括號中。Thedesignerdevelopedthenewpany’sbrandedmaterials(i.e.,letterhead,signage,businesscards).原則同“e.g.”，之前的句子一定要含義明確。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第33頁!“有點”口語：kindof/sortofShewaskindofdisappointedwithherraise.半正式：ratherShewasratherdisappointedwithherraise.正式：去掉Shewasdisappointedwithherraise.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第34頁!EOM EOM=endofmessage不要發(fā)只有一個詞的e-mail，浪費讀者時間。

From:BillSmithTo:salesmanagerSubject:Thankyou–EOMDate:Jan.12,2008（以下空白）商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第35頁!正式用語與非正式用語

TheproblemsIhavefoundareasfollows:※Thecardoorneedsimproving※Thewindowglassshouldbetterbealtered※Someproblemsexistwithair-conditioner商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第36頁!數字和比較用藍牙耳機接聽手機，比用普通耳機接聽手機要方便得多。ItismoreconvenienttouseBluetoothearphonethan

touseordinaryearphoneforcellphone.采用我們技術的產品已經占據30％以上的市場。Productswithourtechnologyaccountformorethanthirtypercentofmarket.（Constitute/accountfor/represent）商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第37頁!用連詞連接句子（1）Bluetoothearphoneconstitutesamajorityofmarket.（2）Ordinaryearphoneconstitutesonlyaminority.Bluetoothearphoneconstitutesamajorityofmarket,but/whileordinaryearphoneconstitutesonlyaminority.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第38頁!獨立結構我經過一系列調查，加上天氣變化，我建議添置一臺電腦。

Doingaseriesofinvestigation,withtheweatherchanging,Iremendthatweshouldbuyanewputer.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第39頁!電子郵件總體結構From:liuli@To:malx@

Cc:wul@

Subject:ThanksDate:Fri,21Feb199512:28:08DearSirs,Thankyousomuchforyourhelp.Bestregards,

Andy商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第40頁!英文郵件的具體內容2.Recipient’saddress3.ReferenceNumber(Ref.No.)YourRef.…OurRef.…商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第41頁!英文郵件的具體內容5.Salutation（1）若知道名字，則：DearMr./DearMiss/DearMrs./DearMs.

（2）若不知道名字，則：DearSir/DearMadam/DearSirorMadam（3）若寄給公司，則：DearSirs商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第42頁!英文郵件的具體內容7.Mainbody8.Complimentaryclose（1）DearSirorMadam/DearSirs/DearMadam,Yoursfaithfully/faithfullyyours（2）DearMr.Smith,Yourssincerely/sincerelyyours商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第43頁!如何擴展敘述模擬情境：寫信給總部，說明自己不能參加明天的總部會議。

IamsorrybutIwillbeunabletogotothemeetingatourpany’sheadoffice.IcannotattenditbecauseofpreviousarrangementswhichIcannotchange.Mr.Jane,averygoodcolleagueofmine,willgoinsteadofme.

Pleaseacceptmyapologies.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第44頁!電子郵件的細節(jié)修飾下面將講述一些細節(jié)修飾，它們在e-mail中都很有用。了解這些細節(jié)，將使電子郵件更加親切、規(guī)范、自然、人性化。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第45頁!一致性一份文本中，某一個詞的形式，要前后保持一致。一致性是邏輯清晰的表現。若違背了一致性原則，則給對方感覺思維混亂。例1：website和website例2：1990s和1990’s以上兩例，兩種寫法都是正確的，但如果文中多次出現，每次都應當用同樣的形式。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第46頁!何時大寫－1專有名詞要大寫。例如：GeorgeW.Bush。引述句的個字要大寫。例如：

MikeMooresaid,“Theaccountantcan’tbelievetheauditisfinished.”書本、戲劇、頭條新聞等標題的每個詞首字母都要大寫。例如：

OfficialsQuestiontheNumbersintheReport書信中，地址的每個詞首字母都要大寫。例：

333GuodingRd,YangpuDistrict,Shanghai.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第47頁!何時大寫－2所有假日名，都要大寫。無論官方、非官方；宗教、非宗教。例如：AbrahamLincolnDay履歷表上，學?？颇繜o需大寫。但涉及語言和特殊地名的科目要大寫。例如：Latin,English,biology,geography,Europeanhistory.一星期的日子和月份，都要大寫。例如：Thursday,April商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第48頁!何時大寫－4出現在數字之前的詞要大寫。例如：Page13,Section5,Version3表示電腦功能的詞要大寫。例如：請按“發(fā)送”按鈕。HittheSendbutton.例外情況：cc和bcc，要斜體并小寫。例如：PleaseccTracyLamonyoure-mail.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第49頁!縮寫－2對于醫(yī)生，有兩種寫法：Dr.HeidiWaldorfHeidiWaldorf,M.D.錯誤的寫法：Dr.HeidiWaldorf,M.D.對于博士，有兩種寫法：Dr.RaymondMurrayRaymondMurray,Ph.D.錯誤的寫法：Dr.RaymondMurray,Ph.D.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第50頁!縮寫－4表格、簡報、參考書目，要使用縮寫。月份如果出現在數字之后，通常要縮寫。十二個月份的縮寫分別為：Jan.Feb.Mar.Apr.May.

June.July.Aug.Sept.Oct.Nov.Dec.例如：Jan.11,2008或11Jan.2008若月份單獨出現，或只跟著年份，則要完整拼出。例如：October1985，不能寫成Oct.1985商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第51頁!圖表中的縮寫為了節(jié)省空間，圖表中可以使用文中沒有出現的縮寫。這和圖片說明是不同的。例如：billion/million/2003~2008寫成：bn/mn/2003~08一星期的縮寫：Sun.,Mon,Tues.,Wed.,Thurs.,Fri.,Sat.或：S.M.T.W.T.F.S如果有多張圖表，要注意圖表之間的一致性。包括：字體、字型、表格形狀、標點符號、顏色、小數點的使用。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第52頁!表示溫度Itisaround5℃outside.（寫法）Itisaround5degreecentigradeoutside.（讀法）Thepipesfrozebecauseitwasminus10℃.錯誤寫法：Thepipesfrozebecauseitwas-10℃.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第53頁!英文名字－1在正文中，首次提到某個人時，要避免使用Mr.,Mrs.,Ms.等詞語，而是要寫全名。例：JohnBanvilleistheguestspeakertoday.再次提起時，可以選擇縮寫形式。例：Johnisanacclaimedauthor.或：Mr.Banvilleisanacclaimedauthor.但要注意，不論哪種形式，在同一份文件中要保持一致性。商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第54頁!冒號colon用來介紹相關陳述、引述。Rodgerisrisingrapidlyinhispany:Hewillbepromotedtovicepresidentnextyear.Rodgerisrisingrapidlyinhispany:hewillbepromotedtovicepresidentnextyear.使用冒號時，如果引述是一個完整句子，則要首字母大寫。其他情況下，首字母小寫。例：Threepositionswillopenupnextmonth:accountexecutive,administrativeassistant,manager.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第55頁!如果詞匯或短語對句義來說是限定的，則不要在該詞匯或短語前后使用逗號。XiaogangFeng’sfilmAssembleisplayingatthetheater.如果是非限定的，則要在前后加逗號。ThecurrentChinesePresident,HuJintao,ispayinganofficialvisittoPlantronics.練習：我們的總經理Rosy發(fā)表了重要講話。Ourgeneralmanager,Rosy,gaveanimportantspeech.王力宏的歌“大城小愛”是我的最愛。Leehon’ssongSmallLoveinBigCityismyfavorite.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第56頁!一連串的列舉，要用逗號分隔。練習：加標點：PenspencilsstaplerruleretcareinthedeskdrawerPens,pencils,stapler,ruler,etc.areinthedeskdrawer.一些列簡單的詞，最后的and前可以不加逗號。例：France’sflagisred,whiteandblue.復雜句子并列，最后的and前要加逗號。例：Jimspokeaboutthetaxliability,Edspokeabouttaxesandtariffs,andStuartcoveredpricingandfinancing.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第57頁!使用逗號把年齡分隔開。BillEckert,59,planstotakeearlyretirement.括號之前，請勿使用逗號。VinnywilltaketheplanetoNewYork(andthesubwaytoBrooklyn).兩個以上的形容詞，用逗號隔開。Hewastheonlyshort,slimparticipantinthestudy.商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第58頁!具體日期，要用逗號分隔年份。ShecurrentlyworksinChicago,butonSept.6,2008,shewillrelocatetoParis.如果只有年和月份，則不用逗號。InDecember2008Katewillretire.名字和職務之間，可以空行，也可以逗號。例：Igor,toolengineer

或Igor

toolengineer商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第59頁!破折號dash長破折號：表示思維的突然中斷。比逗號語氣強烈。破折號的兩端不要插入空格。Thediversitymanagerandthebenefitsmanager—bothfromhumanresources—attendedthemeeting.短破折號：作為連字符。NewYork-borngolfer還可以表示日期的連接。July-August2007商務寫作原則和應用共67頁，您現在瀏覽的是第60頁!例：AndyClinton,directorofhumanresources,asksemployeestoreadtheEmployeeManual,theInsuranceBooklet,includingthepreface,theEmployeeStylebook,eventhoughitismorethan300pages,andtheCodeofEthics.改