電機(jī)工廠ISO體系文件編寫教材課件

ISO體系文件編寫

培訓(xùn)教材制作：丁延平2013.12.13ISO體系文件編寫制作：丁延平目錄一、體系文件的重要性二、體系文件的架構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu)四、流程圖繪制五、編寫文件五忌六、文件的審查、批準(zhǔn)七、三洋公司文件編寫導(dǎo)則八、電機(jī)工廠文件編寫導(dǎo)則九、舉例說明十、課后作業(yè)目錄一、體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件在ISO9000、ISO14000及TS16949體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的條文中,均要求組織“建立并保持書面的體系,以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”.工作的依據(jù)建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和穩(wěn)定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn),或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚.體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件的重要性(續(xù)一)提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷地完善管理和技術(shù)的要求.防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失,從而造成運(yùn)作上的困難.體系文件的重要性(續(xù)一)提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)體系文件的重要性(續(xù)二)改善人際關(guān)系用于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令,在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通,同時(shí)降低了同事之間磨擦的機(jī)會(huì).增加員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容,明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感.體系文件的重要性(續(xù)二)改善人際關(guān)系體系文件的架構(gòu)目前建立的體系文件,一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次,即:一階文件:手冊(cè)二階文件:程序三階文件:工序卡（工作指導(dǎo)書）四階文件:表單和表格體系文件的架構(gòu)目前建立的體系文件,一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四體系文件的架構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件,許多規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)分為3個(gè)層次,即:一階文件:手冊(cè)二階文件:程序/工作指導(dǎo)書三階文件:表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等.體系文件的架構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)體系文件的架構(gòu)(續(xù)二)文件架構(gòu)的說明手冊(cè)對(duì)于一個(gè)國(guó)家來說,憲法是他的根本大法,任何法律的制訂都必要依憲法的要求來擬制,而對(duì)于一間公司業(yè)說,手冊(cè)即是公司在管理制度上的根本大法,它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求,簡(jiǎn)言之,手冊(cè)即是要求我們應(yīng)該要做哪些工作.體系文件的架構(gòu)(續(xù)二)文件架構(gòu)的說明程序書程序即是明確工作進(jìn)行規(guī)定的途徑,亦就是說,針對(duì)手冊(cè)要求要做的工作和要求程序需詳細(xì)描述此工作如何來做.文件化的程序通常包括活動(dòng)的目的和范圍;做什么事情和由誰來做;何時(shí)何地和由誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。體系文件的架構(gòu)(續(xù)三)程序書體系文件的架構(gòu)(續(xù)三)體系文件的架構(gòu)(續(xù)四)工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共用，在表達(dá)明白的前提下，精簡(jiǎn)填寫的項(xiàng)目和內(nèi)容。體系文件的架構(gòu)(續(xù)四)工作指導(dǎo)書體系文件的架構(gòu)(續(xù)五)一般來說，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們寫文件時(shí)編制成程序，例采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式，例設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。一般對(duì)于圖紙、設(shè)備說明書、國(guó)內(nèi)、國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書類文件。體系文件的架構(gòu)(續(xù)五)一般來說，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們文件的結(jié)構(gòu)一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整的結(jié)構(gòu)有：1.目的2.適用范圍3.術(shù)語和定義4.職責(zé)5.作業(yè)程序6.相關(guān)文件7.使用表單8.附件（流程）文件的結(jié)構(gòu)一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)一)現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述:1.目的應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的,即“做這件事是為了什么”2.范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī),范圍的界定直接決定文件的功能范圍,所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性.例有的公司是有手動(dòng)和自動(dòng)的繞線機(jī),而如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī)卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有的繞線機(jī)的使用”即是明顯的錯(cuò)誤.文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)一)現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述:文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)二)3.術(shù)語和定義亦即名詞解釋,針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語,英文縮寫的做明確說明,會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白.4.職責(zé)即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé),一般在文件敘述時(shí)常會(huì)就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)略敘述,但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的.文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)二)3.術(shù)語和定義文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)三)5.作業(yè)程序即工作執(zhí)行的方法、過程和要求,一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩部分.(1)流程圖:以流程圖的形式描述工作進(jìn)行的程序,會(huì)更容易了解文件內(nèi)容,但是并非每份文件都需流程圖,完全視乎文件的類型.(2)文件內(nèi)容:在編寫文件內(nèi)容時(shí),一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)結(jié)合,即由誰(WHO)在何時(shí)(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)為什么做(WHY),怎樣(HOW),缺少任何一個(gè)W或H,都有可能使文件的內(nèi)容不易理解.文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)三)5.作業(yè)程序6.相關(guān)文件(參考文件資料)用以索引文件中所提到或引用的文件資料,在索引文件時(shí),最好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后會(huì)易查找,但是不可將文件版本附上.7.使用表單一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單,公司所有的表單都應(yīng)從此而來,最好將表單的編號(hào)附在名稱后,但是也不可以附版本.8.附件（流程圖）

對(duì)此份文件所操作的流程示意圖，要求要簡(jiǎn)明扼要，流程圖與實(shí)際要一致以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu),但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu),鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目,但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu).文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)四)6.相關(guān)文件(參考文件資料)文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)四)流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程圖的制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即可。流程圖經(jīng)常將用的符號(hào)流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易流程圖繪制（續(xù)一）例一：收貨流程供應(yīng)商本公司倉庫核對(duì)送貨單與實(shí)物收貨送貨流程圖繪制（續(xù)一）例一：收貨流程供應(yīng)商本公司倉庫核對(duì)送貨收貨流程圖繪制（續(xù)二）此范例將單位以表示而將執(zhí)行的工作以來區(qū)分，這是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。例二：生產(chǎn)流程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日?qǐng)?bào)流程圖繪制（續(xù)二）此范例將單位以表示而流程圖繪制（續(xù)三）

例二流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制做流程圖的常見方法之一?？傊?，使用流程圖的目的就是清晰明白，一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)。流程圖繪制（續(xù)三）例二流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人及使編寫文件的五忌忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都納入體系。忌過于彈性化，失去可操作性。忌理想主義化，導(dǎo)致無法實(shí)施。忌部門主義化，導(dǎo)致其他部門無法配合。忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都納入體系。文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制做完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對(duì)于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批使用可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制做部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其他部門的要求和意見，在使用中難免會(huì)對(duì)其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對(duì)于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例：文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制做完成后交回其部門文件的審查、批準(zhǔn)（續(xù)一）合肥三洋企業(yè)有限公司文件、核準(zhǔn)權(quán)限文件類別審查會(huì)簽核準(zhǔn)手冊(cè)各部門主管董事長(zhǎng)程序相關(guān)部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書單位主管廠長(zhǎng)圖紙工程技術(shù)部主管一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。文件的審查、批準(zhǔn)（續(xù)一）合肥三洋企業(yè)有限公司文件、核準(zhǔn)權(quán)限文質(zhì)量手冊(cè)范例現(xiàn)以ISO/TS16949:2009標(biāo)準(zhǔn)要求為例,例舉質(zhì)量手冊(cè)的結(jié)構(gòu)和部分內(nèi)容要求.質(zhì)量手冊(cè)目錄第一章概述1.1質(zhì)量手冊(cè)的目的和作用1.2公司簡(jiǎn)介1.3管理者承諾1.4質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)1.5管理者代表任命1.6客戶代表任命1.7公司組織結(jié)構(gòu)1.8職責(zé)與權(quán)限第二章范圍及管理2.1范圍2.2手冊(cè)的管理質(zhì)量手冊(cè)范例現(xiàn)以ISO/TS16949:2009標(biāo)準(zhǔn)要求為例質(zhì)量手冊(cè)范例(續(xù)二)質(zhì)量手冊(cè)目錄第三章質(zhì)量手冊(cè)引用標(biāo)準(zhǔn)和參考手冊(cè)第四章質(zhì)量管理體系4.1總要求4.2過程關(guān)系圖4.3主要過程的識(shí)別4.4各過程之間的關(guān)系4.5過程與ISO/TS19649:2009條文4.6過程與責(zé)任部門對(duì)照表4.7標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用與體系文件展開表4.8各過程的管理質(zhì)量手冊(cè)范例(續(xù)二)質(zhì)量手冊(cè)目錄編寫導(dǎo)則三洋文件編寫導(dǎo)則：電機(jī)工廠文件編寫導(dǎo)則：編寫導(dǎo)則三洋文件編寫導(dǎo)則：舉例說明文件范例：工序卡范例：舉例說明文件范例：課后作業(yè)每人按照自己負(fù)責(zé)的崗位，按照文件編寫模板制作一份管理規(guī)定或程序文件模板：課后作業(yè)每人按照自己負(fù)責(zé)的崗位，按照文件編寫模板制作一份管理THEENDTHANKYOU!THEENDISO體系文件編寫

培訓(xùn)教材制作：丁延平2013.12.13ISO體系文件編寫制作：丁延平目錄一、體系文件的重要性二、體系文件的架構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu)四、流程圖繪制五、編寫文件五忌六、文件的審查、批準(zhǔn)七、三洋公司文件編寫導(dǎo)則八、電機(jī)工廠文件編寫導(dǎo)則九、舉例說明十、課后作業(yè)目錄一、體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件在ISO9000、ISO14000及TS16949體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的條文中,均要求組織“建立并保持書面的體系,以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”.工作的依據(jù)建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和穩(wěn)定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn),或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚.體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件的重要性(續(xù)一)提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷地完善管理和技術(shù)的要求.防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失,從而造成運(yùn)作上的困難.體系文件的重要性(續(xù)一)提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)體系文件的重要性(續(xù)二)改善人際關(guān)系用于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令,在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通,同時(shí)降低了同事之間磨擦的機(jī)會(huì).增加員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容,明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感.體系文件的重要性(續(xù)二)改善人際關(guān)系體系文件的架構(gòu)目前建立的體系文件,一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次,即:一階文件:手冊(cè)二階文件:程序三階文件:工序卡（工作指導(dǎo)書）四階文件:表單和表格體系文件的架構(gòu)目前建立的體系文件,一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四體系文件的架構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件,許多規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)分為3個(gè)層次,即:一階文件:手冊(cè)二階文件:程序/工作指導(dǎo)書三階文件:表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等.體系文件的架構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)體系文件的架構(gòu)(續(xù)二)文件架構(gòu)的說明手冊(cè)對(duì)于一個(gè)國(guó)家來說,憲法是他的根本大法,任何法律的制訂都必要依憲法的要求來擬制,而對(duì)于一間公司業(yè)說,手冊(cè)即是公司在管理制度上的根本大法,它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求,簡(jiǎn)言之,手冊(cè)即是要求我們應(yīng)該要做哪些工作.體系文件的架構(gòu)(續(xù)二)文件架構(gòu)的說明程序書程序即是明確工作進(jìn)行規(guī)定的途徑,亦就是說,針對(duì)手冊(cè)要求要做的工作和要求程序需詳細(xì)描述此工作如何來做.文件化的程序通常包括活動(dòng)的目的和范圍;做什么事情和由誰來做;何時(shí)何地和由誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。體系文件的架構(gòu)(續(xù)三)程序書體系文件的架構(gòu)(續(xù)三)體系文件的架構(gòu)(續(xù)四)工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共用，在表達(dá)明白的前提下，精簡(jiǎn)填寫的項(xiàng)目和內(nèi)容。體系文件的架構(gòu)(續(xù)四)工作指導(dǎo)書體系文件的架構(gòu)(續(xù)五)一般來說，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們寫文件時(shí)編制成程序，例采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式，例設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。一般對(duì)于圖紙、設(shè)備說明書、國(guó)內(nèi)、國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書類文件。體系文件的架構(gòu)(續(xù)五)一般來說，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們文件的結(jié)構(gòu)一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整的結(jié)構(gòu)有：1.目的2.適用范圍3.術(shù)語和定義4.職責(zé)5.作業(yè)程序6.相關(guān)文件7.使用表單8.附件（流程）文件的結(jié)構(gòu)一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)一)現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述:1.目的應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的,即“做這件事是為了什么”2.范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī),范圍的界定直接決定文件的功能范圍,所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性.例有的公司是有手動(dòng)和自動(dòng)的繞線機(jī),而如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī)卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有的繞線機(jī)的使用”即是明顯的錯(cuò)誤.文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)一)現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述:文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)二)3.術(shù)語和定義亦即名詞解釋,針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語,英文縮寫的做明確說明,會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白.4.職責(zé)即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé),一般在文件敘述時(shí)常會(huì)就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)略敘述,但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的.文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)二)3.術(shù)語和定義文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)三)5.作業(yè)程序即工作執(zhí)行的方法、過程和要求,一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩部分.(1)流程圖:以流程圖的形式描述工作進(jìn)行的程序,會(huì)更容易了解文件內(nèi)容,但是并非每份文件都需流程圖,完全視乎文件的類型.(2)文件內(nèi)容:在編寫文件內(nèi)容時(shí),一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)結(jié)合,即由誰(WHO)在何時(shí)(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)為什么做(WHY),怎樣(HOW),缺少任何一個(gè)W或H,都有可能使文件的內(nèi)容不易理解.文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)三)5.作業(yè)程序6.相關(guān)文件(參考文件資料)用以索引文件中所提到或引用的文件資料,在索引文件時(shí),最好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后會(huì)易查找,但是不可將文件版本附上.7.使用表單一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單,公司所有的表單都應(yīng)從此而來,最好將表單的編號(hào)附在名稱后,但是也不可以附版本.8.附件（流程圖）

對(duì)此份文件所操作的流程示意圖，要求要簡(jiǎn)明扼要，流程圖與實(shí)際要一致以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu),但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu),鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目,但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu).文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)四)6.相關(guān)文件(參考文件資料)文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)四)流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程圖的制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即可。流程圖經(jīng)常將用的符號(hào)流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易流程圖繪制（續(xù)一）例一：收貨流程供應(yīng)商本公司倉庫核對(duì)送貨單與實(shí)物收貨送貨流程圖繪制（續(xù)一）例一：收貨流程供應(yīng)商本公司倉庫核對(duì)送貨收貨流程圖繪制（續(xù)二）此范例將單位以表示而將執(zhí)行的工作以來區(qū)分，這是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。例二：生產(chǎn)流程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日?qǐng)?bào)流程圖繪制（續(xù)二）此范例將單位以表示而流程圖繪制（續(xù)三）

例二流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制做流程圖的常見方法之一。總之，使用流程圖的目的就是清晰明白，一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)。流程圖繪制（續(xù)三）例二流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人及使編寫文件的五忌忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都納入體系。忌過于彈性化，失去可操作性。忌理想主義化，導(dǎo)致無法實(shí)施。忌部門主義化，導(dǎo)致其他部門無法配合。忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都納入體系。文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制做完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對(duì)于規(guī)模較大的公