萬科集團接待管理辦法

萬科集團接待管理辦法萬科集團接待管理辦法萬科集團接待管理辦法xxx公司萬科集團接待管理辦法文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度萬科集團接待管理辦法（MHKG-ZG-ZD-004）

目的賓客接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分，為了使賓客接待工作規(guī)范有序，樹立統(tǒng)一的公司形象，特制定本制度。適用范圍萬科控股集團有限公司及下屬各控股子公司。術(shù)語與定義無職責(zé)集團綜合管理部集團綜合管理部是集團接待管理辦法的制定機構(gòu)及接待管理執(zhí)行機構(gòu)，在控股公司分管副總裁領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，其職責(zé)包括：制訂和修訂萬科集團接待管理辦法。負責(zé)落實接待工作，包括接待計劃、費用預(yù)算、組織實施等。組織對集團接待工作相關(guān)重要問題的研究。監(jiān)督各分、子公司嚴格執(zhí)行集團接待管理辦法。集團各職能部門及各子公司集團各職能部門及各子公司是集團接待工作的執(zhí)行監(jiān)督機構(gòu)，其職責(zé)包括：參與制訂和修訂萬科集團接待管理辦法。參與對集團接待工作相關(guān)重要問題的研究。程序和內(nèi)容接待范圍本辦法規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，以及各分、子公司經(jīng)營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。包括：上級主管部門、項目所在地各級黨政機關(guān)、投資方等來員視察、參觀。公司領(lǐng)導(dǎo)的客人、合作單位人員來司交流、參觀、訪問。有關(guān)業(yè)務(wù)單位來員洽談業(yè)務(wù)。受有關(guān)單位安排來訪的外賓或考察團等。接待部門公司綜合管理部為公司負責(zé)賓客接待的職能部門。遇到重大接待工作和活動，可由綜合管理部協(xié)調(diào)若干部門共同做好該項工作，有關(guān)部門應(yīng)積極主動配合。接待原則接待應(yīng)遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。平等原則。對來賓無論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。對口原則。各職能部門和子公司對口接待，且由出面接待的部門或子公司派人協(xié)助行程安排、內(nèi)部協(xié)調(diào)、費用結(jié)算等工作。綜合性接待或?qū)诓块T/子公司無法安排工作人員陪同的情況下，由綜合管理部負責(zé)接待。節(jié)約原則。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復(fù)宴請，主方人數(shù)原則上不多于賓客人數(shù)。周到原則。接待安排應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使來賓感到熱情、周到。保密原則。向來賓介紹情況應(yīng)適時適當(dāng)，注意保守公司機密，巧妙回避不宜回答的問題；重要會議應(yīng)有記錄。接待分類Ａ類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、北京及地方政府部門高層官員的接待。Ｂ類：高級接待。指公司重要合作單位之高層領(lǐng)導(dǎo)或外賓及參觀考察團的接待。C類：業(yè)務(wù)接待。指其他企事業(yè)單位派來洽商重要事宜的人員、地方政府部門一般官員的接待。D類：普通接待。指經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來客人的接待。E類：內(nèi)部接待。指公司分支機構(gòu)來人的接待。接待規(guī)格貴賓接待：由總裁或公司高層（指副總裁、總監(jiān)或總助級領(lǐng)導(dǎo)，以下同）出面接待；由專人駕駛高級轎車接送；住宿安排為五星級酒店套間或商務(wù)單人間；用餐標準為500～1000元/人·餐；原則上應(yīng)準備禮品饋贈，標準為3000～10000元。高級接待：由公司高層出面接待；由專人駕駛高級轎車或商務(wù)車接送；住宿安排為四至五星級酒店商務(wù)單人間或標準間；用餐標準為300～400元/人·餐；可考慮準備禮品饋贈，標準為500～2000元。業(yè)務(wù)接待：由公司高層或業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)人出面接待；由專人駕駛商務(wù)車接送；住宿安排為三至四星級酒店標準間；用餐標準為100～200元/人·餐；特殊情況下可考慮準備禮品饋贈，標準為500～2000元。普通接待：由業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)人或工作人員接待；原則上不安排專車接送；原則上不安排酒店住宿；用餐標準為100元以下/人·餐；原則上不安排禮品饋贈。公司分支機構(gòu)來人，由對口部門或綜合管理部按對等原則接待；原則上不安排專車接送；住宿標準參照各分支機構(gòu)出差管理辦法，（可為招待所、三至四星級酒店標準間）；用餐標準參照各分支機構(gòu)出差管理辦法，（可為100-200元/人·餐）；不安排禮品饋贈。接待程序和內(nèi)容接受任務(wù)。各部門、各分、子公司及公司領(lǐng)導(dǎo)層接到客人來訪表示后，如需綜合管理部配合，應(yīng)填寫《萬科集團來訪客人告知單》（附表1），向綜合管理部告知來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和來訪目的、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。告知單須由部門或子公司接待負責(zé)人簽字確認，并經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)或分、子公司總經(jīng)理批準后方為有效。接待審批。綜合管理部根據(jù)告知內(nèi)容提出接待意見，填寫《萬科集團來訪客人接待審批表》（附表2），明確：接待單位、人員、規(guī)格、費用預(yù)算，并報上級批準。其中，貴賓、高級（A類、B類）以上規(guī)格接待，報請集團總裁審批；業(yè)務(wù)、普通、內(nèi)部（C類、D類、E類）規(guī)格接待，報請主管接待工作副總裁審批。接待安排。綜合管理部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)接待審批意見，擬定詳細接待日程安排，填寫《萬科集團來訪客人接待安排表》（附表3），發(fā)送給相關(guān)接待單位及人員。接待布置。根據(jù)接待安排，按抵達時間，派人派車迎接；按來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館；按來賓身份和喜好，結(jié)合北京特色，預(yù)定餐廳；按費用預(yù)算，備齊饋贈來賓所需禮品；按實際需要，準備和布置會見會談場所；如客人特別要求，還需安排休閑娛樂或參觀游覽等。接待實施迎接：安排于機場或車站迎接來賓時，司機應(yīng)至少提前十五分鐘到達指定地點，以便引導(dǎo)客人順利到達停車點并幫助客人提拿行李。對身份較高的貴賓來訪必須安排迎接陪同人員，一般情況下，由與來賓身份相當(dāng)?shù)膶诮哟龁挝恢鞴茴I(lǐng)導(dǎo)迎接，特殊情況下可請總裁出面迎接，接待主管人員原則上應(yīng)陪同前往。入?。阂话闱闆r下，綜合管理部提前預(yù)定好酒店客房后，由負責(zé)迎接的司機協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)。貴賓、高級（A類、B類）以上規(guī)格接待，必須有接待主管人員提前在酒店迎候并協(xié)助客人辦理入住手續(xù)。商議日程：來賓住下后，接待主管人員應(yīng)及時與來賓溝通日程安排，如果活動日程有變，應(yīng)及時通知有關(guān)接待單位。安排看望：按接待規(guī)格和禮儀，進行高級接待（B類）時，可安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去來賓住所看望，貴賓接待（A類）可安排總裁到來賓住所看望，接待主管人員應(yīng)事先安排會見地點、時間、陪同人員等。會見會談會見會談的時間、地點、雙方人員名單應(yīng)提前1天通知對方，并盡量不改變計劃。會見時，我方主要人員要高于或等于來賓身份；會談時，身份一般對等。貴賓接待的會見會談原則上由總裁牽頭，主管接待工作的公司領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理，以及對口接待單位主管領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理陪同。會見會談時我方人員應(yīng)提前到達，并在門口迎接。對會見會談場所、座位應(yīng)事先精心安排，留定座位，桌上放置記錄所需紙筆和飲用水，高規(guī)格接待還應(yīng)訂做桌花、擺放果品，必要時還應(yīng)準備座位牌。雙方人員較多、場所較大時，宜開啟擴音系統(tǒng)。向客人介紹情況，一般由我方接待人員中職務(wù)最高者負責(zé)，可輔助以錄像、幻燈片，也可由主談領(lǐng)導(dǎo)口頭介紹。如有合影，應(yīng)事先進行規(guī)劃。合影時，一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。參觀考察根據(jù)來訪目的、性質(zhì)、來賓意愿和興趣，選擇有針對性的參觀考察項目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T引導(dǎo)和解說。宴請根據(jù)活動目的、來賓身份、經(jīng)費預(yù)算等因素確定宴請地點和用餐標準。休閑娛樂與參觀游覽根據(jù)客人來訪目的、性質(zhì)、來賓意愿和興趣，選擇有針對性的休閑娛樂活動或游覽項目，安排身份相當(dāng)?shù)娜藛T陪同或?qū)в?。送別根據(jù)來賓意見，預(yù)定車票、機票，結(jié)清客人食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站或機場。對身份較高的貴賓必須安排送別陪同人員，原則與貴賓迎接相同。小結(jié)每次較大規(guī)模的接待完成后應(yīng)進行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗、改進后續(xù)工作。對重要的關(guān)系戶要設(shè)立接待卡，通過《萬科集團重要來賓接待卡》（附表4），詳細記載其嗜好、興趣與特點等。接待費用處理本辦法所指接待費，包括以下所列各項費用開支項目：交通費用。住宿費用。用餐費用。禮品費用。休閑娛樂及游覽參觀費用。會議費用。其他因來賓招待而產(chǎn)生的費用。招待費用按歸屬進行分攤，遵循以下原則：集團領(lǐng)導(dǎo)及公司各職能部門招待費用：因集團領(lǐng)導(dǎo)及公司各職能部門業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的招待費，計入公司公關(guān)費用。各分、子公司招待費用：因各分、子公司業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的招待費，由各分、子公司自行承擔(dān)?；I備中的各分、子公司所發(fā)生的招待費用，可暫由公司墊付，待其財務(wù)體系建立起來后，再行處理。附則涉及重大接待活動，需綜合管理部會同營銷部或其他相關(guān)部門及分、子公司協(xié)調(diào)執(zhí)行。各分、子公司接待管理細則可參照本辦法制訂，報集團審批后執(zhí)行。本制度自年月日起施行。本制度由集團綜合管理部解釋并修改。支持性文件無相