2第二章電子文件管理概述課件

第二章電子文件管理概述12/10/2022nwuhxr@第二章電子文件管理概述12/10/2022nwuhxr@g1第一節(jié)電子文件管理的原則12/10/2022nwuhxr@第一節(jié)電子文件管理的原則12/10/2022nwuhxr@2電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，也引發(fā)了包括文件、檔案管理在內(nèi)的記錄管理的革命。這場革命反映在管理技術(shù)、方法、體制、原則、理念等各個(gè)層面，不同層面之間相輔相成，互相關(guān)聯(lián)，互相作用，其中任何一個(gè)方面的滯后都可能對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不良的影響。12/10/2022nwuhxr@電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，也引發(fā)了包括文件、檔案管理在內(nèi)3電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則對(duì)于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還應(yīng)遵循以下特有的原則:12/10/2022nwuhxr@電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔4一、全程管理原則根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。全程管理是一種全面的管理全程管理是一種系統(tǒng)的管理，大文件全程管理是一種過程管理,是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。

12/10/2022nwuhxr@一、全程管理原則根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完5國際上的研究1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)和美國國防部在關(guān)于電子文件真實(shí)性的聯(lián)合研究項(xiàng)目中提出了電子文件全程管理的框架模式，認(rèn)為應(yīng)由以下措施構(gòu)成電子文件的管理鏈條：（1）根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件；（2）根據(jù)文件的類型和用途，使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；（3）根據(jù)一個(gè)人的資格及其權(quán)限，確定他接觸電子文件的權(quán)力；（4）在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)文件；（5）使用磁卡、密碼和指紋識(shí)別等方式限制對(duì)某些技術(shù)的接觸；（6）在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)審計(jì)跟蹤功能，記錄對(duì)系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果（如文件被修改、刪減和增添等）。這一模式在北美地區(qū)的電子文件管理實(shí)踐中得到了應(yīng)用和完善。12/10/2022nwuhxr@國際上的研究1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)6二、前端控制原則加拿大檔案學(xué)者特里·庫克提出了“前端控制”原則。讓檔案工作者積極地介入文件的形成和保管過程，對(duì)文件的產(chǎn)生實(shí)行前端控制。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則加拿大檔案學(xué)者特里·庫克提出了“前端控制”7二、前端控制原則實(shí)施前端控制的必要性第一，前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)的露西安娜·杜蘭蒂教授認(rèn)為：“如果形成者不從電子文件產(chǎn)生之時(shí)起就采取措施來保證它們的可靠性（包括內(nèi)容的可靠性和文件本身作為‘文件’的可靠性）的話，未來將沒有多少電子文件值得保留?！钡诙?，前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則實(shí)施前端控制的必要性12/10/2022n8二、前端控制原則由于電子文件的運(yùn)動(dòng)呈現(xiàn)出非線性特征，因此，前端控制表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是環(huán)節(jié)前置，將一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)提前至文件生成之際。這是文件生成過程控制的非線性最顯著的表征。如：提前并實(shí)時(shí)歸檔；提前鑒定、鑒定與鑒別同步；提前著錄；二是環(huán)節(jié)后延。即著眼于全程管理，將需持續(xù)的環(huán)節(jié)向后延伸。原來只在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上完成的特定環(huán)節(jié)在電子環(huán)境中可能需要在一個(gè)連續(xù)的時(shí)間段上持續(xù)完成直至跨越電子文件的整個(gè)生命周期。三是環(huán)節(jié)疊交。就系統(tǒng)而言，某些環(huán)節(jié)可能存在功能交叉或包含關(guān)系、時(shí)間重疊勤互相穿插現(xiàn)象。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則由于電子文件的運(yùn)動(dòng)呈現(xiàn)出非線性特征，因此，9二、前端控制原則前端控制也引起了人們對(duì)檔案管理模式的思考。特里·庫克提出了“后保管模式”。中國人民大學(xué)的馮惠玲教授提出了檔案工作者要拓展職能，并稱其為“夾縫時(shí)代檔案職業(yè)的生存之策”。延長——實(shí)行全程化管理。推行文檔一體化全程管理，使文件、檔案工作由點(diǎn)而線；深入——提供智能化服務(wù)。提高信息管理、知識(shí)管理水平，提供智能信息服務(wù)，使文件、檔案管理由線而面；擴(kuò)充——實(shí)施社會(huì)化戰(zhàn)略。開展社會(huì)化服務(wù)，使文件檔案信息服務(wù)由面而網(wǎng)。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則前端控制也引起了人們對(duì)檔案管理模式的思考。10三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，得以作為社會(huì)記憶長久保存的前提。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景11三、真實(shí)性保障原則電子文件真實(shí)性的維護(hù)是檔案界面臨的難題，主要原因來自兩個(gè)方面：一是電子文件信息的易更改性；二是電子文件信息的軟硬件依賴性。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則電子文件真實(shí)性的維護(hù)是檔案界面臨的難題，12三、真實(shí)性保障原則我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，對(duì)保證電子文件的真實(shí)性提出了四條措施：第一，對(duì)電子文件的操作者進(jìn)行可靠的身份識(shí)別、權(quán)限控制；第二，設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄操作實(shí)施的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等；第三，對(duì)具有憑證作用的電子文件逐頁加注可靠的防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；第四、對(duì)電子化的印記、簽章等采取防止非法使用的措施。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中13三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性近年來引起了國際檔案界極大的關(guān)注，由三十幾個(gè)國家和地區(qū)的專家參與的“電子文件真實(shí)性的永久保管國際研究項(xiàng)目”（InterPARES）已經(jīng)取得了階段性進(jìn)展。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性近年來引起了國際檔案界極14四、完整性保障原則電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會(huì)記憶，因此，維護(hù)電子文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責(zé)。12/10/2022nwuhxr@四、完整性保障原則電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：1215四、完整性保障原則為了確保每一份電子文件的完整性，應(yīng)分析電子文件的構(gòu)成要素，并根據(jù)分析結(jié)果，形成電子文件的元數(shù)據(jù)模型。InterPARES）的研究成果表明，電子文件的基本構(gòu)成要素包括：載體（medium，承載信息、具有實(shí)體形態(tài)的介質(zhì)）內(nèi)容（content，文件記載的信息）、物理和智能格式（physicalform＆intellectualform，合乎通訊要求的文件表示規(guī)則，物理格式指決定文件外觀的一組屬性，包括字體、插入符、顏色、語種、數(shù)字簽名、時(shí)間戳等；智能格式指表示文件生成活動(dòng)、文件編制及管理背景的所有屬性，包括文件內(nèi)容的表示類型，如文本、圖形、圖像或混合形式，文件各部分內(nèi)容及其排列順序、注釋等）、活動(dòng)（action，簽發(fā)文件的活動(dòng)，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護(hù)、改變、結(jié)束某項(xiàng)工作的行為）、人員（Persons，利用文件開展工作的實(shí)體）、檔案鏈（archivalbond，同一業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的所有文件之間的聯(lián)系）、背景（context，文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)以及技術(shù)環(huán)境），電子文件的完整性是這些要素的有機(jī)結(jié)合。

12/10/2022nwuhxr@四、完整性保障原則為了確保每一份電子文件的完整性，應(yīng)分析電16五、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。加拿大電子文件專家露西安娜·杜蘭蒂教授認(rèn)為：“過去十年產(chǎn)生的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人類歷史上任何一個(gè)時(shí)代。但具有諷刺意味的是，信息時(shí)代產(chǎn)生的絕大部分信息比任何時(shí)代都難以提供利用?！?2/10/2022nwuhxr@五、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、17五、可讀性保障原則保證電子文件可讀性的措施應(yīng)該貫穿于全部管理工作的始終。歸檔時(shí)應(yīng)根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等。對(duì)電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術(shù)狀態(tài)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，可讀性檢測是技術(shù)分析的內(nèi)容之一，12/10/2022nwuhxr@五、可讀性保障原則保證電子文件可讀性的措施應(yīng)該貫穿于全部管18第二節(jié)電子文件的管理模式

12/10/2022nwuhxr@第二節(jié)電子文件的管理模式

12/10/2022nwuhxr19一、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式

由于業(yè)務(wù)范圍、電子文件種類、內(nèi)容的差異，不同機(jī)構(gòu)電子文件的具體管理模式可能不盡相同，但各個(gè)機(jī)構(gòu)都應(yīng)該對(duì)以下兩方面的問題給予足夠的重視。（一）“雙套制”管理模式；（二）實(shí)行文件、檔案一體化管理；12/10/2022nwuhxr@一、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式

由于業(yè)務(wù)范圍、電子文件種類、20二、檔案館電子文件的管理模式對(duì)于失去現(xiàn)行效用的電子文件的保管模式問題，目前在國際檔案界尚未達(dá)成共識(shí)，加拿大哥倫比亞大學(xué)和美國匹茲堡大學(xué)提出了兩種具有代表性的管理方案，即由檔案館集中保管和由各機(jī)構(gòu)分別保管。這兩種方案分別得到了一些國家學(xué)者和檔案管理機(jī)構(gòu)在理論上和實(shí)踐上的支持。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式對(duì)于失去現(xiàn)行效用的電子文件的保管21二、檔案館電子文件的管理模式（一）集中式保管模式哥倫比亞大學(xué)的方案與紙質(zhì)文件的管理方案十分接近，認(rèn)為電子文件的保管需要經(jīng)過兩個(gè)階段：第一階段，文件的生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過一些方法（加工作程序和技術(shù)手段）來保護(hù)文件的可靠性和真實(shí)性；第二階段，文件生成者將失去現(xiàn)行使用價(jià)值的文件移交檔案館，由檔案館進(jìn)行整理、編目和長期保管美國、加拿大、英國、北歐等一些國家原則上贊成這一方案。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式（一）集中式保管模式12/10/22二、檔案館電子文件的管理模式（二）分布式保管模式匹茲堡大學(xué)的方案主張文件形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該自始至終保管自己的電子文件，而不是將進(jìn)入檔案階段的電子文件移交檔案館，檔案館對(duì)于非現(xiàn)行電子文件的保管進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)。理由是：電子文件具有系統(tǒng)依賴性，技術(shù)和資源的有限性使得檔案館不可能保管所有機(jī)構(gòu)的文件，特別是一些需要專門軟硬件才能閱讀的文件，主要的困難來自技術(shù)支持方面。實(shí)踐這種方案的典型是澳大利亞。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式（二）分布式保管模式12/10/23二、檔案館電子文件的管理模式不管采用何種保管模式，檔案館都在總體上控制著電子文件資源，分布式保管并不是放任文件形成機(jī)構(gòu)自由地保存電子文件，檔案館同樣要提出明確的要求，開展具體的指導(dǎo)。在這里，“保管”更多地包含“控制”的意思。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式不管采用何種保管模式，檔案館都在24三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）12/1025三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）2000年5月，經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)，深圳市數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)正式立項(xiàng)。全國各地興起建設(shè)數(shù)字檔案館的高潮。隨后，青島（2003年8月20日）、浙江（2009年）等地的數(shù)字檔案館工程先后通過國家驗(yàn)收。12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）2000年26三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字檔案館的主要功能1．電子文件信息的匯集功能數(shù)字檔案館首先應(yīng)該是電子文件資源庫，為此，必須通過各種途徑收集、捕獲有價(jià)值的電子文件信息。如直接接收機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人的具有檔案價(jià)值的電子文件，對(duì)傳統(tǒng)文件、檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，與其他有關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化信息的交換等。例如，數(shù)字檔案館可借助計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)對(duì)分布于各地的電子文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋，對(duì)符合需要的電子文件及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔；對(duì)立檔單位的電子文件工作流程實(shí)施在線監(jiān)控，及時(shí)捕獲具有保存價(jià)值的電子文件，防止重要文件的流失；以網(wǎng)絡(luò)連接不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化館藏，實(shí)現(xiàn)各節(jié)點(diǎn)館藏資源的無縫鏈接或信息交換等。12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字27三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字檔案館的主要功能2．電子文件信息的管理功能數(shù)字檔案館是一個(gè)“有序的信息空間”，為此，必須對(duì)進(jìn)入數(shù)字檔案館的信息進(jìn)行合理整序。如通過專用軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件信息的分類排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織等。此外，數(shù)字檔案館應(yīng)能夠以文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)為依據(jù)自動(dòng)鑒定和存儲(chǔ)所捕獲的電子文件，并確保其真實(shí)、完整、可讀、安全。12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字28三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字檔案館的主要功能3．電子文件信息的發(fā)布功能數(shù)字檔案館應(yīng)具有多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調(diào)用控制功能。在檢索查詢方面，數(shù)字檔案館應(yīng)能根據(jù)檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求；能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、元數(shù)據(jù)檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索；能對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理；能通過數(shù)據(jù)調(diào)度和數(shù)據(jù)集成等方式建立檢索機(jī)制，使利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件資源進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱和調(diào)用（包括目錄、索引和全文）。12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字29三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的聯(lián)系與區(qū)別：數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的共同點(diǎn):建設(shè)目標(biāo)的上具有相似性；在工作原理上具有相同性；在采用技術(shù)上具有相關(guān)性；12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字30三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的聯(lián)系與區(qū)別：數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的差異：1.在信息資源方面數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館信息資源的信息特征不同；數(shù)字類型有明顯差異；信息資源來源和內(nèi)容有很大的葂2.在服務(wù)方面開放原則不同；服務(wù)對(duì)象不同；滿足用戶需求的范圍不同；12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字31三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的聯(lián)系與區(qū)別：數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的差異：3.在應(yīng)用技術(shù)方面技術(shù)方面的差異：網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)方面，數(shù)字檔案館對(duì)真實(shí)性、完整性、保密性的要求較高。4.在管理方式方面數(shù)字檔案館采取局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、Internet三網(wǎng)布局模式；5.建設(shè)成本方面數(shù)字檔案館的建設(shè)成本高于數(shù)字圖書館。12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字32第三節(jié)電子文件管理的法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)

12/10/2022nwuhxr@第三節(jié)電子文件管理的法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)

12/10/202233一、電子文件管理的法律規(guī)范電子文件法律規(guī)范是由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)，按照一定的立法程序制定并依靠國家強(qiáng)制力保證實(shí)施的行為規(guī)范，表現(xiàn)形式一般是在有關(guān)法律文件中的禁止性條文、義務(wù)性條文、授權(quán)性條文等。由于電子文件及其管理尚處于不成熟期，各國有關(guān)電子文件的法律規(guī)范除了具有國家立法的權(quán)威性、強(qiáng)制性之外，目前還具有分散性、不配套性、間接性、模糊性等特點(diǎn)。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范電子文件法律規(guī)范是由國家最高權(quán)力機(jī)34一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性普通法系國家遵循傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的規(guī)則。依據(jù)傳聞證據(jù)規(guī)則，直接證人以外的人明示或默示的事實(shí)主張，以及在沒有證人作證的情況下，當(dāng)事人向法院提交的書面材料的事實(shí)主張屬于傳來證據(jù)，不能被采納為證明其主張事實(shí)真實(shí)性的證據(jù)。依據(jù)最佳證據(jù)規(guī)則，只有文件的原件才能作為書證被法院采納。按照普通法系國家對(duì)傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的這一規(guī)定，電子文件被歸屬為傳聞證據(jù)，而傳聞證據(jù)通常是不予采納的。于是，普通法系國家通過傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的例外來承認(rèn)電子文件的證據(jù)效力。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1235一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性英國的《民事證據(jù)法》（1968年）規(guī)定，具備下列條件的計(jì)算機(jī)輸出的文件視作“第一手”傳聞證據(jù)可以采納：（1）來自使用者正常使用的計(jì)算機(jī)；（2）在數(shù)據(jù)輸入時(shí)計(jì)算機(jī)運(yùn)行良好；（3）文件包含的信息是表述或來自輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)。此外，還要求與業(yè)務(wù)活動(dòng)和使用文件有關(guān)的人向法院提供認(rèn)定該文件材料創(chuàng)證明書、制成方式說明與軟件。1984年英國頒布的《警察刑事證據(jù)法》第19條第4款規(guī)定：“警察可根據(jù)計(jì)算機(jī)中的信息作為證據(jù)”。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1236一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1990年美國司法部發(fā)布了關(guān)于現(xiàn)有的證據(jù)法如何適用于電子文件的白皮書，該書討論了電子文件和最佳證據(jù)法則、傳聞證據(jù)法則之間的關(guān)系（聯(lián)邦商事文件法和UPA法案對(duì)此有專門定義），認(rèn)為雖然“證據(jù)法對(duì)電子化歸檔和紙質(zhì)歸檔的規(guī)定并無區(qū)別”，但在具體的司法規(guī)程中應(yīng)該考慮到電子文件極易被復(fù)制和修改的特點(diǎn)。

12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1237一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性2000年6月30，美國總統(tǒng)克林頓正式簽署了《全球及全國商業(yè)電子簽名法》，這是美國歷史上第一部聯(lián)邦級(jí)的電子簽名法，于2000年10月1日正式生效。這一法律的簽署，將極大地促進(jìn)全美乃至全球電子商務(wù)的發(fā)展。此后，網(wǎng)上炒股、網(wǎng)上購物、政府網(wǎng)上采購等大宗交易都可以通過電子簽名迅速安全地完成，而不再需要傳統(tǒng)的紙筆簽名。在美國，為了促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展，許多州已經(jīng)通過了州法律，承認(rèn)電子簽名的法律效力。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1238一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性聯(lián)合國國際貿(mào)易委員會(huì)于1996年12月16日通過的《電子貿(mào)易示范法》規(guī)定，在滿足一定條件的前提下，司法機(jī)構(gòu)不應(yīng)以必須提供原件為由歧視數(shù)據(jù)電文。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1239一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性大陸法系國家由于不存在傳聞證據(jù)規(guī)則，任何證據(jù)都可以被采用，但是目前各國法律中還沒有明確對(duì)電子文件做出規(guī)定。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1240一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性我國1989年制定的《行政訴訟法》、1992年制定的《民事訴訟曲和1996年修改的測事訴訟法》都規(guī)定了視聽資料為證據(jù)種類的一種，并將計(jì)算機(jī)產(chǎn)生和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和文件歸入此類證據(jù)中（也有學(xué)者認(rèn)為，電子文件以其存儲(chǔ)的文字、圖像、聲音、程序等數(shù)字化信息來證明事情，歸入書證的范圍更合理一些，如1999年，我國新的《合同法》已將合同形式擴(kuò)展到書面、口頭和其他3種形式，書面形式是指：“合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等）可以有形的表現(xiàn)所在內(nèi)容的形式）。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1241一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性2004年8月28日第十屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十一次會(huì)議通過了《中華人民共和國電子簽名法》，該法自2005年4月1日正式生效，對(duì)電子文件的法律證據(jù)做出進(jìn)一步規(guī)定：第五條符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時(shí)調(diào)取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改。但是，在數(shù)據(jù)電文上增加背書以及數(shù)據(jù)交換、儲(chǔ)存和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響數(shù)據(jù)電文的完整性。第十四條可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性1242一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題從20世紀(jì)60年代開始，計(jì)算機(jī)安全與犯罪問題逐漸引起了人們的重視，各國政府在積極采用技術(shù)防范措施的同時(shí)，還相繼對(duì)此建立法律規(guī)范。電子文件的安全很大程度上是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全為基礎(chǔ)的。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題12/43一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題美國從1965年起就關(guān)注這一問題，曾由總統(tǒng)行政辦公廳發(fā)布內(nèi)部通知，要求各政府部門采取措施保護(hù)計(jì)算機(jī)安全。1970年頒布了《金融秘密權(quán)利法》，對(duì)一般個(gè)人或法人利用銀行、保險(xiǎn)業(yè)以及其他金融業(yè)的計(jì)算機(jī)所存儲(chǔ)的電子文件信息規(guī)定了必要的限制，禁止在一定時(shí)間內(nèi)把有關(guān)用戶的“消極信息”向第三者轉(zhuǎn)讓。各州針對(duì)計(jì)算機(jī)安全與犯罪都制定了相應(yīng)的法律規(guī)范；至1984年10月，美國正式通過了《偽造存取手段以及計(jì)算機(jī)詐騙與濫用法》，成為專門針對(duì)計(jì)算機(jī)安全問題的聯(lián)邦立法。1996年2月8日，美國總統(tǒng)克林頓簽署通過了《電信法》，再次對(duì)計(jì)算機(jī)安全問題予以法律規(guī)范。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題12/44一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題英國有關(guān)計(jì)算機(jī)安全的立法，有1981年的《偽造文書及貨幣法》、1984年的《資料保護(hù)法》及1984年的《英國警察及刑事證據(jù)法》，前兩者為實(shí)體法，后者則系規(guī)定有關(guān)計(jì)算機(jī)犯罪中所存儲(chǔ)電子文件之扣押及其證據(jù)能力的程序法。瑞典在計(jì)算機(jī)安全立法和數(shù)據(jù)監(jiān)察方面起步較早。早在1973年就頒布了《數(shù)據(jù)法》，對(duì)電子數(shù)據(jù)的收集、處理、復(fù)制、存儲(chǔ)、傳輸、使用、修改、銷毀等都作出法律規(guī)定，這是世界上第一部保護(hù)計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)的法律，它的原則受到世界各國，尤其是歐洲國家的重視。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題12/45一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題我國于1994年2月18日由國務(wù)院發(fā)布《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》，它與相關(guān)的法律加《著作權(quán)法人《保密法》、《標(biāo)準(zhǔn)化法》、《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)條例》?！缎谭ā罚ㄒ陨暇鶠楹喎Q，以下同）以及其他部門法形成了一個(gè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)法律體系。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關(guān)于電子文件的安全問題12/46一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關(guān)于電子文件中的隱私權(quán)問題隱私權(quán)法是規(guī)定政府機(jī)關(guān)對(duì)個(gè)人信息的收集、利用和傳播必須遵守的規(guī)則的法律，旨在制止政府機(jī)關(guān)濫用個(gè)人信息，侵犯個(gè)人的隱私權(quán)。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，政府機(jī)關(guān)的計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)了大量個(gè)人信息，每一個(gè)人不同方面的數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)在不同機(jī)關(guān)的數(shù)據(jù)庫中。如果把各個(gè)機(jī)關(guān)的信息相互匹配，就相當(dāng)于在全國范圍內(nèi)建立了許多個(gè)人信息資料庫。網(wǎng)絡(luò)化程度的提高，使得政府機(jī)關(guān)可以方便地獲取存儲(chǔ)于不同電腦中的個(gè)人信息，并進(jìn)行相互比較和匹配，從而得到個(gè)人的全部數(shù)據(jù)，這樣便侵犯了個(gè)人的隱私權(quán)。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關(guān)于電子文件中的隱私權(quán)問題147一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關(guān)于電子文件中的隱私權(quán)問題美國在1988年制定了《計(jì)算機(jī)匹配和隱私權(quán)保護(hù)法》，規(guī)定了政府機(jī)關(guān)對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)匹配所必須遵守的程序，以保護(hù)個(gè)人的隱私權(quán)，同時(shí)也兼顧政府機(jī)關(guān)對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)匹配的需要。該法并入了1974年的隱私權(quán)法，成為隱私權(quán)法的組成部分。美國關(guān)于隱私權(quán)制定了多項(xiàng)法規(guī)，1968年美國國會(huì)通過一項(xiàng)保護(hù)電子通信隱私的擴(kuò)展法案，最初主要是針對(duì)電話竊聽，1986年擴(kuò)展到保護(hù)電子通信隱私。1998年，美國國會(huì)正式通過《電子通信隱私法案》，對(duì)電子通信中的隱私權(quán)加以全面限定。一些歐洲國家，如奧地利、丹麥、德國、挪威、法國、瑞典等國已經(jīng)建立了綜合性的保密法律，以保護(hù)在自動(dòng)化系統(tǒng)中存儲(chǔ)的個(gè)人數(shù)據(jù)。目前我國對(duì)于隱私權(quán)的保護(hù)應(yīng)該說還不是很完善，并沒有一個(gè)獨(dú)立的隱私權(quán)保護(hù)法。因此，對(duì)于電子文件中的隱私權(quán)問題一般還是要參照《刑法》、《民法》、行政法》等其他部門法中的一些規(guī)定。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關(guān)于電子文件中的隱私權(quán)問題148一、電子文件管理的法律規(guī)范（四）知識(shí)產(chǎn)權(quán)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用拓展了信息資源共享的范圍，卻帶來了有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的問題。為了規(guī)范社會(huì)信息活動(dòng)，保證一切信息活動(dòng)正常開展而不致侵?jǐn)_國家、團(tuán)體、個(gè)人的利益，發(fā)達(dá)國家研究和制定了一系列的信息法規(guī)，包括專利法、商標(biāo)法、版權(quán)法等。一般而言，在建立了版權(quán)保護(hù)制度的國家，被輸入計(jì)算機(jī)并存儲(chǔ)起來的信息中的相當(dāng)一部分來源于已享有版權(quán)的作品。此外，一些工業(yè)、商業(yè)電子文件（如市場行情、金融、顧客等方面的信息），不同企業(yè)掌握和分析后是要對(duì)其他企業(yè)保密的。輸入到計(jì)算機(jī)中的國家檔案及個(gè)人檔案，一般也要保密。它們都會(huì)受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)法或商業(yè)秘密法的保護(hù)。就我國來說，雖然把計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的信息（電子文件）作為一種財(cái)產(chǎn)權(quán)來保護(hù)的問題還不突出，但調(diào)整信息的收集，限制收集手段和保護(hù)被收集對(duì)象等問題，正日益引起人們的關(guān)注。12/10/2022nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（四）知識(shí)產(chǎn)權(quán)12/10/202249二、電子文件制度電子文件制度是指國家為管理電子文件和電子文件工作所制定、批準(zhǔn)并實(shí)施的，人們?cè)趶氖码娮游募ぷ髦斜仨氉袷氐恼摺⒅改?、?guī)定、程序、準(zhǔn)則、方法的總稱。12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度電子文件制度是指國家為管理電子文件和電子文件50二、電子文件制度電子文件制度和法律規(guī)范是兩個(gè)不同的概念，前者主要是由國家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的行為準(zhǔn)則，后者是國家意志在電子文件領(lǐng)域中的表現(xiàn)，在我國是由全國人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)依據(jù)國家的立法程序制定的行為規(guī)范。兩者既有內(nèi)在聯(lián)系，也存在一定的區(qū)別和差異，主要表現(xiàn)為以下幾方面：形成者的差異。電子文件法律規(guī)范是國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)制定的，是國家法律體系的一部分，體現(xiàn)著統(tǒng)治階級(jí)的根本意志。電子文件制度的形成者則是多種多樣的，可以由中共中央、國務(wù)院制定或批準(zhǔn)，也可以由國家有關(guān)主管機(jī)關(guān)，中央各部、委、辦、局，地方各級(jí)人民政府及其有關(guān)主管機(jī)關(guān)擬定和制發(fā)。電子文件制度的制發(fā)主體不同，決定了其約束力和適用范圍的不同。12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度電子文件制度和法律規(guī)范是兩個(gè)不同的概念，前者51二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度1992年召開的國際檔案大會(huì)上成立了專門的電子文件委員會(huì)（ICA／CER：CommitteeonElectronicRecords），該委員會(huì)在四年的時(shí)間里出了三本管理規(guī)范性的出版物，它們分別是《電子文件規(guī)劃：1994/95調(diào)查報(bào)告》、《電子文件：文獻(xiàn)評(píng)述》和《電子文件管理指南》。

12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度12/10/2052二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度1996年9月，我國成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，并組織多方力量共同對(duì)電子文件歸檔及電子檔案管理進(jìn)行研究，編寫了《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》2003年7月23日，國家檔案局正式發(fā)布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國檔案檔案局2003.7.23）12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度12/10/2053二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度專項(xiàng)電子文件管理制度是依照有關(guān)的法律法規(guī)和綜合性電子文件管理制度的精神，針對(duì)電子文件及其管理的某一方面內(nèi)容而制定的制度。這類制度主要涉及電子文件的管理程序、方法、技術(shù)等，內(nèi)容一般比較具體、詳細(xì)，且具有可操作性，如針對(duì)電子文件管理的工作環(huán)節(jié)，相應(yīng)地制定電子文件歸檔制度、長期存取制度、鑒定制度、利用制度等。這類制度的制定和配套對(duì)于提高電子文件管理規(guī)范化程度是十分有效的。12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度12/10/20254二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度在這些具體制度中，電子文件的長期存取制度可以說是世界各國普遍關(guān)注的領(lǐng)域。怎樣才能保證電子文件的長期存取，以避免數(shù)字時(shí)代人類記憶的丟失，是當(dāng)今國際檔案界研究的重點(diǎn)課題。1991年北歐聯(lián)合體各國家檔案館聯(lián)合組建工作組，著手研究電子文件的長期存取與信息保護(hù)問題，對(duì)軟件的轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫文件的可用性及電子文件載體的長期存取等問題進(jìn)行了專題研究。1997年大型研究報(bào)告《電子文件保護(hù)與存取》由五個(gè)北歐國家（瑞士、挪威。丹麥、芬蘭及冰島）的國家檔案館共同出版。這一報(bào)告中提出了一些具體的管理要求和技術(shù)要求，被北歐五國檔案機(jī)構(gòu)視為可資遵循的指南性文件。12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度12/10/20255二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度1995年12月澳大利亞國家信息保護(hù)辦公室召開了數(shù)字信息保護(hù)的研討會(huì)，修改了長期存取與保護(hù)澳大利亞數(shù)字信息的原則。1996年，澳大利亞國家圖書館制定了《澳大利亞數(shù)字載體長期存取與保護(hù)的原則》澳大利亞還制定了《澳大利亞數(shù)字文件管理策則》，規(guī)定擁有數(shù)字文件的部門應(yīng)對(duì)數(shù)字文件的長期存取負(fù)有主要責(zé)任。12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度12/10/20256二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度1994年底，美國保護(hù)與存取委員會(huì)（CPA：CommissiononPreservation＆Access）與研究圖書館小組（RLG：ResearchLibrariesGroup）共同組建了一個(gè)數(shù)字信息檔案化特別工作組負(fù)責(zé)調(diào)研與推薦能確保數(shù)字檔案長期存取的方法。1996年，該工作組完成了關(guān)于《數(shù)字檔案長期存取與保護(hù)的總結(jié)報(bào)告》，總結(jié)并討論了確保數(shù)字文件長期存取必須解決的關(guān)鍵問題，如機(jī)構(gòu)、法律、經(jīng)濟(jì)與技術(shù)更新等問題，并以列表方式對(duì)每一個(gè)問題提出了解決的對(duì)策與措施。12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度12/10/20257二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度2000月4月，新加坡國家檔案館制定了《電子郵件類公文歸檔程序與規(guī)則》，后來又制定了《政府電子文件的保管與處置》辦法，對(duì)政府電子文件的定義，電子文件的鑒定和期限，政府電子文件移交國家檔案館、沒有永久保存價(jià)值的電子文件的暫存和處置，電子檔案的開放和利用等作出了明確規(guī)定。12/10/2022nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項(xiàng)電子文件管理制度12/10/20258三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)化組織，1983年7月發(fā)布的ISO第二號(hào)指南第四版規(guī)定，所謂標(biāo)準(zhǔn)是“由有關(guān)各方根據(jù)科學(xué)技術(shù)成就與先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，共同合作起起草，一致或基本上同意的技術(shù)規(guī)范或其他公開文件，其目的在于促進(jìn)最佳的公共利益，并由標(biāo)準(zhǔn)化團(tuán)體批準(zhǔn)”。我國在國家公布的《標(biāo)準(zhǔn)化基本術(shù)語》國家標(biāo)準(zhǔn)中將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為：“對(duì)重復(fù)性事物和所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐的綜合成果為基礎(chǔ)，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)?！备鶕?jù)這些指導(dǎo)性的規(guī)定，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)定義為：“以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱；它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)?！?2/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)化組織，1983年7月發(fā)布的IS59三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)就本質(zhì)而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是一種“統(tǒng)一規(guī)定”，是各有關(guān)方面需要“共同遵守的行行為準(zhǔn)則和依據(jù)，與檔案工作法規(guī)相比，它們之間既有共同點(diǎn)，也有一定的區(qū)別。其相同之處在于：它們都是由國家權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)布的，均是檔案事業(yè)建設(shè)中各有關(guān)方面需要共同遵守的行為準(zhǔn)則，強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)一樣，也需要借助國家的強(qiáng)制力來保證其實(shí)施。有時(shí)我們將標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)、制度統(tǒng)稱為“規(guī)范”。但檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)在產(chǎn)生的基礎(chǔ)、性質(zhì)、強(qiáng)制力、內(nèi)容等方面，是有所不同的。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)就本質(zhì)而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是一種“統(tǒng)一規(guī)定”，60三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的檔案工作經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，在有關(guān)各方面協(xié)商一致的前提下制定并實(shí)施；檔案法規(guī)卻往往是統(tǒng)治階級(jí)利益的反映，并以確認(rèn)、保護(hù)和發(fā)展對(duì)統(tǒng)治階級(jí)有利的社會(huì)關(guān)系和秩序等為目的。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化法》的規(guī)定精神，大多數(shù)是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，這類標(biāo)準(zhǔn)是國家鼓勵(lì)自愿采用的具有指導(dǎo)作用的行為準(zhǔn)則；而檔案法規(guī)在法定范圍內(nèi)是強(qiáng)制執(zhí)行的行為規(guī)范。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的主要對(duì)象與內(nèi)容側(cè)重于業(yè)務(wù)性、技術(shù)性領(lǐng)域，是注重操作性、技術(shù)性行為的統(tǒng)一規(guī)范，檔案法規(guī)的對(duì)象與內(nèi)容則側(cè)重較宏觀的方面，原則性和穩(wěn)定性較強(qiáng)。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的檔案工61三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理的重要手段之一，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)。在信息社會(huì)中，由于社會(huì)文化和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的調(diào)整發(fā)展，人們對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化要求越來越迫切。世界各國政府和有關(guān)國際組織對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化工作，也因?yàn)槠渚薮蟮慕?jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)，而越益重視。檔案事業(yè)作為人類各項(xiàng)社會(huì)建設(shè)活動(dòng)的有機(jī)組成部分，必須選擇標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展道路，這也是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的基本要求。隨著電子文件的大量涌現(xiàn)，電子文件工作標(biāo)準(zhǔn)化也提上了議事日程，成為中外檔案工作者普遍關(guān)注的一個(gè)問題。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理的重要手段之62三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制美國著名電子文件研究專家戴維·比爾曼認(rèn)為對(duì)于檔案工作者而言，只有在明確文件保管系統(tǒng)功能需求的基礎(chǔ)上，才會(huì)知道什么標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于電子文件是最重要，最有影響力的。

美國檔案界從保障電子文件證據(jù)效力的角度出發(fā)，認(rèn)為檔案工作者應(yīng)該掌握數(shù)據(jù)之間的交換標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)信息的標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)背景信息的標(biāo)準(zhǔn)。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制163三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)有文本文件的《美國信息交換標(biāo)準(zhǔn)編碼》（ASCII），圖像文件的《聯(lián)合圖像專家組規(guī)范》（MPEG），音頻文件的調(diào)頻標(biāo)準(zhǔn)或光盤標(biāo)準(zhǔn)，視頻文件的《美國電視和視頻標(biāo)準(zhǔn)》（VHS／NISC）、《國際電子數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)》（EDI）等。背景信息的標(biāo)準(zhǔn)涉及《信息資源目錄系統(tǒng)》（IRDS）、通用命令語言（CCL）或結(jié)構(gòu)化查詢語言（SQL）。至于電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)信息標(biāo)準(zhǔn)制定和實(shí)施工作尚未展開，組件環(huán)境下文件稿本的顯示標(biāo)準(zhǔn)、超媒體環(huán)境中文件鏈接顯示標(biāo)準(zhǔn)、不同格式文本文件的邏輯構(gòu)成顯示標(biāo)準(zhǔn)等中其中的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)，最初為出版業(yè)制定的《標(biāo)準(zhǔn)通用結(jié)構(gòu)置標(biāo)語言》（SGML）也是其中十分重要的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制164三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制近幾年由ISO（檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)(ISOTC46/SC11)）制訂了一系列的關(guān)于電子文件管理方面的標(biāo)準(zhǔn)：文件管理標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489:2001)開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)(ISO14721:2003)描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南(ISO22310:2005)文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)則(ISO-23081-1:2006)電子文件長久保存格式標(biāo)準(zhǔn)PDF/A(ISO19005－1：2005）12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制165三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制該標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)為ISO15489，由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織的信

息與文獻(xiàn)技術(shù)委員會(huì)ISO/TC46下設(shè)的檔案,文件管

理分委員會(huì)起草。該標(biāo)準(zhǔn)于2001年9月作為國際標(biāo)準(zhǔn)正式發(fā)布。該標(biāo)準(zhǔn)由兩部分組成：通用原則ISO15489—1和技術(shù)報(bào)告ISO15489—2。ISO15489—1是對(duì)文件最優(yōu)化管理的原則和要求的描述，可以為所有國家所接受；ISO15489—2則是文件管理原則的應(yīng)用指南，它列出了符合該標(biāo)準(zhǔn)的可供選擇的最優(yōu)化文件管理程序和管理方法，各個(gè)國家和機(jī)構(gòu)可以根據(jù)實(shí)際情況有針對(duì)性地選用。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制166三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)于1999年提出開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OpenArchivalInformationSystem,OAIS）。OAIS參考模型成為數(shù)字檔案系統(tǒng)普遍遵從的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來自圖書館、檔案館、科學(xué)數(shù)據(jù)、文化傳承等領(lǐng)域的相關(guān)項(xiàng)目和系統(tǒng)都紛紛以其為準(zhǔn)，進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制167三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制PROV（PublicRecordOfficeVictoria）,維多利亞省的檔案管理機(jī)構(gòu)。2003年7月，制定了

VERS(VictorianElectronicRecordsStrategy)標(biāo)準(zhǔn)第二版本，成為現(xiàn)在全球檔案管理的事實(shí)標(biāo)準(zhǔn)。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)(一)國際檔案界對(duì)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的研制168三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)VERS標(biāo)準(zhǔn)電子記錄管理建議9VERS介紹標(biāo)準(zhǔn)1電子記錄保留的系統(tǒng)要求建議10電子記錄保留的系統(tǒng)要求標(biāo)準(zhǔn)2VERS元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建議11VERS元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)3VERS標(biāo)準(zhǔn)電子記錄格式建議12VERS電子記錄格式標(biāo)準(zhǔn)4VERS長期保存格式建議13VERS長期保存格式標(biāo)準(zhǔn)5電子記錄輸出格式建議14電子記錄輸出格式VERS(VictorianElectronicRecordsStrategy)2003年7月，第二版本12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)VERS標(biāo)準(zhǔn)電子記錄管理建議9標(biāo)準(zhǔn)1建議169三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)VERS標(biāo)準(zhǔn)介紹基于XML主要內(nèi)容簽名證書元數(shù)據(jù)Base64編碼的文件定義了VEO中可以包含的文件格式TEXTPDFTIFFJPEGJPEG-2000MPEG-412/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)VERS標(biāo)準(zhǔn)介紹12/10/2022nwuh70三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)（二）我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)的種類和主要內(nèi)容從標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容分，目前我國已經(jīng)頒布并執(zhí)行的有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)大致有三類：一是電子信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)如（信息交換用的七位編碼字符集）（GB/T1988—1980）、《信息交換用漢字編碼字符集·基本集》（GB/T2312—1980）、《數(shù)據(jù)元和交換格式·信息交換·日期和時(shí)間的表示法》（GB／T7408——1994）等。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)（二）我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)的種類和主要內(nèi)容12/71三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)（二）我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)的種類和主要內(nèi)容從標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容分，目前我國已經(jīng)頒布并執(zhí)行的有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)大致有三類：二是目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)，如：《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18——1999）《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418一94）《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》（DA／T1999）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22－－2000）這些標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于電子文件的管理具有不完全適用性，在時(shí)機(jī)成熟時(shí)最好能根據(jù)電子文件的特點(diǎn)加以修訂，形成專門的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)（二）我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)的種類和主要內(nèi)容12/72三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)（二）我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)的種類和主要內(nèi)容從標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容分，目前我國已經(jīng)頒布并執(zhí)行的有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)大致有三類：三是電子文件管理特有的標(biāo)準(zhǔn)12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)（二）我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)的種類和主要內(nèi)容12/73三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)我國先后制定了以下電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)：

《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15—1995）《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求·第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678．l—1999）《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求·第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)》（GB/T17678.2—1999）《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)的一致性測試》（GB/T17679—1999）《CAD電子文件管理》（GB/T17825．1一10—1999）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-20022002.12.42003年5月1日實(shí)施)《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32—2005）（2005－04－30發(fā)布2005－09－01實(shí)施）《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31—2005）（2005－04－30發(fā)布2005－09－01實(shí)施）《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T-20163—2006）（2006年10月1日實(shí)施）12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)我國先后制定了以下電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)：12/74三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成及其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的發(fā)展和使用由一系列嚴(yán)密的電子文件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作支撐，它包括電子文件代碼生成、存儲(chǔ)、讀取的格式標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、檢索語言標(biāo)準(zhǔn)等。我們應(yīng)當(dāng)分析電子文件工作標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成，建立和完善電子文件工作的標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)電子文件管理的實(shí)際，電子文件工作的標(biāo)準(zhǔn)大體包括以下內(nèi)容：1.有關(guān)電子文件信息的標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的形成標(biāo)準(zhǔn)，電子文件存儲(chǔ)、交換標(biāo)準(zhǔn)。這方面的標(biāo)準(zhǔn)不僅關(guān)系到電子文件信息的傳輸和集中保管，更關(guān)系到電子文件本身結(jié)構(gòu)的維護(hù)、背景信息和元數(shù)據(jù)的采集和著錄。2.有關(guān)電子文件管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言與標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、保管和保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.有關(guān)電子文件工作技術(shù)和設(shè)備方面的標(biāo)準(zhǔn)，如計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、磁帶交換格式標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、縮微復(fù)制設(shè)備、視聽設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等。4.其他方面的標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件術(shù)語和電子文件管理的組織標(biāo)準(zhǔn)。電子文件管理的組織標(biāo)準(zhǔn)是用以組織檔案機(jī)構(gòu)活動(dòng)的依據(jù)，它可以使電子文件管理工作的組織活動(dòng)成為協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化的一種手段。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成及其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思75三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成及其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)將是一個(gè)漫長的過程，在這一過程中，我們應(yīng)注意以下問題：分清輕重緩急，及時(shí)制定電子文件管理中急需的標(biāo)準(zhǔn)。與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接。采用國際標(biāo)準(zhǔn)。追蹤高科技的發(fā)展，適時(shí)制定和修訂標(biāo)準(zhǔn)。與相關(guān)行業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)相銜接。12/10/2022nwuhxr@三、電子文件標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成及其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思76本章思考題1.為什么要對(duì)電子文件實(shí)行全程管理？電子文件的全程管理從哪些方面體現(xiàn)？2.電子文件的真實(shí)性指的是什么？如何保護(hù)電子文件的真實(shí)性？3.真實(shí)性和完整性的區(qū)別是什么？4.電子文件為什么具有法律證據(jù)價(jià)值？電子文件的法律證據(jù)價(jià)值體現(xiàn)在哪些方面？5.數(shù)字檔案館和數(shù)字圖書館的區(qū)別在哪里？12/10/2022nwuhxr@本章思考題1.為什么要對(duì)電子文件實(shí)行全程管理？電子文件的全程77數(shù)字檔案館（一）概念在檔案學(xué)術(shù)刊物上目前主要有以下三種描述：第一種是從純技術(shù)的角度來認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館的，認(rèn)為數(shù)字檔案館是指“用二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)”。12/10/2022nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念12/10/2022nwuhxr@gma78數(shù)字檔案館（一）概念在檔案學(xué)術(shù)刊物上目前主要有以下三種描述：第二種是從檔案館發(fā)展階段的角度來認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館的，認(rèn)為數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的延伸，是傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)獲得自身發(fā)展的產(chǎn)物。12/10/2022nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念12/10/2022nwuhxr@gma79數(shù)字檔案館（一）概念在檔案學(xué)術(shù)刊物上目前主要有以下三種描述：第三種是從數(shù)字化資源與服務(wù)的角度來認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館的，認(rèn)為數(shù)字檔案館“是一個(gè)電子化信息的倉儲(chǔ)，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問不受地域限制”。12/10/2022nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念12/10/2022nwuhxr@gma80數(shù)字檔案館（一）概念總結(jié)：數(shù)字檔案館就是以數(shù)字資源為主要采集對(duì)象，實(shí)施檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理與維護(hù)，及提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、利用服務(wù)，并架構(gòu)于一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的檔案館。數(shù)字檔案館=“檔案館”+“數(shù)字化”+“標(biāo)準(zhǔn)化”12/10/2022nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念12/10/2022nwuhxr@gma81數(shù)字檔案館（一）概念檔案館——數(shù)字檔案館的歸屬數(shù)字化——數(shù)字檔案館的運(yùn)作形態(tài)標(biāo)準(zhǔn)化——數(shù)字檔案館的生命線12/10/2022nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念12/10/2022nwuhxr@gma82數(shù)字檔案館（一）概念從傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館發(fā)展，需要三個(gè)相互聯(lián)系的階段：其一是實(shí)現(xiàn)檔案館工作自動(dòng)化，即建立本館的自動(dòng)化系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)代替手工完成的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，改變業(yè)務(wù)流程，對(duì)于檔案館實(shí)行自動(dòng)化管理，提高工作效率；其二是單個(gè)檔案館的數(shù)字化階段，這個(gè)階段的核心是館藏檔案的數(shù)字化并上網(wǎng)。其三是聯(lián)合數(shù)字檔案館階段，這個(gè)階段就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個(gè)體數(shù)字檔案館聯(lián)合起來，進(jìn)行擴(kuò)張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享。12/10/2022nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念12/10/2022nwuhxr@gma83數(shù)字檔案館（一）概念在數(shù)字檔案館的研究中，出現(xiàn)過虛擬檔案館（VirtualArchives)、電子檔案館（ElectronicArchives)、無墻檔案館（NoWallArchives)、全球檔案館（GlobalArchives)、超級(jí)檔案館（HyperArchives)等名稱。這些概念和數(shù)字檔案檔案館一詞都比較接近，經(jīng)常和數(shù)字檔案館混合使用?，F(xiàn)在數(shù)字檔案館已經(jīng)被廣泛認(rèn)同。12/10/2022nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念12/10/2022nwuhxr@gma84雙套制管理模式雙套制管理的特點(diǎn)是避免兩種的不足，充分發(fā)揮各自在檔案管理上的優(yōu)勢。這種模式在相當(dāng)長的一段時(shí)期內(nèi)存在，原因：盡管不少單位內(nèi)部與系統(tǒng)之間依靠網(wǎng)絡(luò)相互傳遞信息，完成公文處理程序，但國家檔案局規(guī)定：帶密級(jí)的文件不能上網(wǎng)。因此，在今后相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，密級(jí)文件還將以現(xiàn)行的辦公模式運(yùn)轉(zhuǎn)；檔案管理的方向是逐漸電子化。電子文件的一些技術(shù)和法律問題還需要一段時(shí)間來解決；兩者在轉(zhuǎn)化過程中仍有不少技術(shù)上的問題有待進(jìn)一步的研究解決；雙套制帶來的直接影響是需要建立兩個(gè)管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系又各有特點(diǎn)，這給各級(jí)檔案管理部門提出了許多新課題。原則上，電子檔案的管理應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就并軌，如統(tǒng)一進(jìn)行鑒定、著錄標(biāo)引等；不能并軌的就分別操作，如分別保管、分別利用等。特別需要在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立通道，使人們可以容易地從一種檔案找到相同內(nèi)容的另一種檔案，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，并方便利用。12/10/2022nwuhxr@雙套制管理模式雙套制管理的特點(diǎn)是避免兩種的不足，充分發(fā)揮各自85文檔一體化管理模式電子文件的產(chǎn)生，使文檔一體管理真正成為可能。一體化管理的最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件整個(gè)生命周期全部管理活動(dòng)的電子文檔一體化管理系統(tǒng)。12/10/2022nwuhxr@文檔一體化管理模式電子文件的產(chǎn)生，使文檔一體管理真正成為可能86電子文件的法律規(guī)范具有分散性、不配套性、間接性、模糊性等特點(diǎn)

分散性是指世界各國尚沒有完全針對(duì)電子文件的獨(dú)立的部門法，電子文件的法律規(guī)范大多散見于若干部門法的有關(guān)條文之中，未形成集中的統(tǒng)一規(guī)定。不配套性是指在電子文件的法律規(guī)定中有關(guān)電子文件形成者、管理者、使用者的權(quán)利、義務(wù)不銜接、不配套的情況時(shí)有發(fā)生，缺少完整的、互相支持補(bǔ)充的法律條文，更沒有形成電子文件的法規(guī)體系。間接性是指電子文件的法律規(guī)定主要是通過其他法規(guī)中的有關(guān)條文表現(xiàn)出來的，其中有些條款并不專指電子文件。因此，在調(diào)整和規(guī)范人們生成、收集、管理、利用和保護(hù)電子文件方面的行為時(shí)常常需要援引相關(guān)法規(guī)中的相關(guān)條文，并說明其對(duì)于電子文件的適用性。模糊性是指現(xiàn)行電子文件法律規(guī)定的一些內(nèi)容及其表達(dá)不夠具體、明晰和準(zhǔn)確，很多國家的相關(guān)法律條文中對(duì)電子文件的概念，國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及公民生成、管理、保護(hù)電子文件的權(quán)利和義務(wù)，電子文件管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與職責(zé)，違法行為的法律救濟(jì)等尚未做出相應(yīng)的具體規(guī)定。12/10/2022nwuhxr@電子文件的法律規(guī)范具有分散性、不配套性、間接性、模糊性等特點(diǎn)87第二章電子文件管理概述12/10/2022nwuhxr@第二章電子文件管理概述12/10/2022nwuhxr@g88第一節(jié)電子文件管理的原則12/10/2022nwuhxr@第一節(jié)電子文件管理的原則12/10/2022nwuhxr@89電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，也引發(fā)了包括文件、檔案管理在內(nèi)的記錄管理的革命。這場革命反映在管理技術(shù)、方法、體制、原則、理念等各個(gè)層面，不同層面之間相輔相成，互相關(guān)聯(lián)，互相作用，其中任何一個(gè)方面的滯后都可能對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不良的影響。12/10/2022nwuhxr@電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，也引發(fā)了包括文件、檔案管理在內(nèi)90電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則對(duì)于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還應(yīng)遵循以下特有的原則:12/10/2022nwuhxr@電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔91一、全程管理原則根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。全程管理是一種全面的管理全程管理是一種系統(tǒng)的管理，大文件全程管理是一種過程管理,是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。

12/10/2022nwuhxr@一、全程管理原則根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完92國際上的研究1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)和美國國防部在關(guān)于電子文件真實(shí)性的聯(lián)合研究項(xiàng)目中提出了電子文件全程管理的框架模式，認(rèn)為應(yīng)由以下措施構(gòu)成電子文件的管理鏈條：（1）根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件；（2）根據(jù)文件的類型和用途，使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；（3）根據(jù)一個(gè)人的資格及其權(quán)限，確定他接觸電子文件的權(quán)力；（4）在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)文件；（5）使用磁卡、密碼和指紋識(shí)別等方式限制對(duì)某些技術(shù)的接觸；（6）在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)審計(jì)跟蹤功能，記錄對(duì)系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果（如文件被修改、刪減和增添等）。這一模式在北美地區(qū)的電子文件管理實(shí)踐中得到了應(yīng)用和完善。12/10/2022nwuhxr@國際上的研究1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)93二、前端控制原則加拿大檔案學(xué)者特里·庫克提出了“前端控制”原則。讓檔案工作者積極地介入文件的形成和保管過程，對(duì)文件的產(chǎn)生實(shí)行前端控制。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則加拿大檔案學(xué)者特里·庫克提出了“前端控制”94二、前端控制原則實(shí)施前端控制的必要性第一，前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)的露西安娜·杜蘭蒂教授認(rèn)為：“如果形成者不從電子文件產(chǎn)生之時(shí)起就采取措施來保證它們的可靠性（包括內(nèi)容的可靠性和文件本身作為‘文件’的可靠性）的話，未來將沒有多少電子文件值得保留。”第二，前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則實(shí)施前端控制的必要性12/10/2022n95二、前端控制原則由于電子文件的運(yùn)動(dòng)呈現(xiàn)出非線性特征，因此，前端控制表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是環(huán)節(jié)前置，將一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)提前至文件生成之際。這是文件生成過程控制的非線性最顯著的表征。如：提前并實(shí)時(shí)歸檔；提前鑒定、鑒定與鑒別同步；提前著錄；二是環(huán)節(jié)后延。即著眼于全程管理，將需持續(xù)的環(huán)節(jié)向后延伸。原來只在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上完成的特定環(huán)節(jié)在電子環(huán)境中可能需要在一個(gè)連續(xù)的時(shí)間段上持續(xù)完成直至跨越電子文件的整個(gè)生命周期。三是環(huán)節(jié)疊交。就系統(tǒng)而言，某些環(huán)節(jié)可能存在功能交叉或包含關(guān)系、時(shí)間重疊勤互相穿插現(xiàn)象。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則由于電子文件的運(yùn)動(dòng)呈現(xiàn)出非線性特征，因此，96二、前端控制原則前端控制也引起了人們對(duì)檔案管理模式的思考。特里·庫克提出了“后保管模式”。中國人民大學(xué)的馮惠玲教授提出了檔案工作者要拓展職能，并稱其為“夾縫時(shí)代檔案職業(yè)的生存之策”。延長——實(shí)行全程化管理。推行文檔一體化全程管理，使文件、檔案工作由點(diǎn)而線；深入——提供智能化服務(wù)。提高信息管理、知識(shí)管理水平，提供智能信息服務(wù)，使文件、檔案管理由線而面；擴(kuò)充——實(shí)施社會(huì)化戰(zhàn)略。開展社會(huì)化服務(wù)，使文件檔案信息服務(wù)由面而網(wǎng)。12/10/2022nwuhxr@二、前端控制原則前端控制也引起了人們對(duì)檔案管理模式的思考。97三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，得以作為社會(huì)記憶長久保存的前提。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景98三、真實(shí)性保障原則電子文件真實(shí)性的維護(hù)是檔案界面臨的難題，主要原因來自兩個(gè)方面：一是電子文件信息的易更改性；二是電子文件信息的軟硬件依賴性。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則電子文件真實(shí)性的維護(hù)是檔案界面臨的難題，99三、真實(shí)性保障原則我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，對(duì)保證電子文件的真實(shí)性提出了四條措施：第一，對(duì)電子文件的操作者進(jìn)行可靠的身份識(shí)別、權(quán)限控制；第二，設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄操作實(shí)施的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等；第三，對(duì)具有憑證作用的電子文件逐頁加注可靠的防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；第四、對(duì)電子化的印記、簽章等采取防止非法使用的措施。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中100三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性近年來引起了國際檔案界極大的關(guān)注，由三十幾個(gè)國家和地區(qū)的專家參與的“電子文件真實(shí)性的永久保管國際研究項(xiàng)目”（InterPARES）已經(jīng)取得了階段性進(jìn)展。12/10/2022nwuhxr@三、真實(shí)性保障原則電子文件的真實(shí)性近年來引起了國際檔案界極101四、完整性保障原則電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會(huì)記憶，因此，維護(hù)電子文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責(zé)。12/10/2022nwuhxr@四、完整性保障原則電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：12102四、完整性保障原則為了確保每一份電子文件的完整性，應(yīng)分析電子文件的構(gòu)成要素，并根據(jù)分析結(jié)果，形成電子文件的元數(shù)據(jù)模型。InterPARES）的研究成果表明，電子文件的基本構(gòu)成要素包括：載體（medium，承載信息、具有實(shí)體形態(tài)的介質(zhì)）內(nèi)容（content，文件記載的信息）、物理和智能格式（physicalform＆intellectualform，合乎通訊要求的文件表示規(guī)則，物理格式指決定文件外觀的一組屬性，包括字體、插入符、顏色、語種、數(shù)字簽名、時(shí)間戳等；智能格式指表示文件生成活動(dòng)、文件編制及管理背景的所有屬性，包括文件內(nèi)容的表示類型，如文本、圖形、圖像或混合形式，文件各部分內(nèi)容及其排列順序、注釋等）、活動(dòng)（action，簽發(fā)文件的活動(dòng)，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護(hù)、改變、結(jié)束某項(xiàng)工作的行為）、人員（Persons，利用文件開展工作的實(shí)體）、檔案鏈（archivalbond，同一業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的所有文件之間的聯(lián)系）、背景（context，文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)以及技術(shù)環(huán)境），電子文件的完整性是這些要素的有機(jī)結(jié)合。

12/10/2022nwuhxr@四、完整性保障原則為了確保每一份電子文件的完整性，應(yīng)分析電103五、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。加拿大電子文件專家露西安娜·杜蘭蒂教授認(rèn)為：“過去十年產(chǎn)生的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人類歷史上任何一個(gè)時(shí)代。但具有諷刺意味的是，信息時(shí)代產(chǎn)生的絕大部分信息比任何時(shí)代都難以提供利用?！?2/10/2022nwuhxr@五、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、104五、可讀性保障原則保證電子文件可讀性的措施應(yīng)該貫穿于全部管理工作的始終。歸檔時(shí)應(yīng)根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等。對(duì)電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術(shù)狀態(tài)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，可讀性檢測是技術(shù)分析的內(nèi)容之一，12/10/2022nwuhxr@五、可讀性保障原則保證電子文件可讀性的措施應(yīng)該貫穿于全部管105第二節(jié)電子文件的管理模式

12/10/2022nwuhxr@第二節(jié)電子文件的管理模式

12/10/2022nwuhxr106一、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式

由于業(yè)務(wù)范圍、電子文件種類、內(nèi)容的差異，不同機(jī)構(gòu)電子文件的具體管理模式可能不盡相同，但各個(gè)機(jī)構(gòu)都應(yīng)該對(duì)以下兩方面的問題給予足夠的重視。（一）“雙套制”管理模式；（二）實(shí)行文件、檔案一體化管理；12/10/2022nwuhxr@一、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式

由于業(yè)務(wù)范圍、電子文件種類、107二、檔案館電子文件的管理模式對(duì)于失去現(xiàn)行效用的電子文件的保管模式問題，目前在國際檔案界尚未達(dá)成共識(shí)，加拿大哥倫比亞大學(xué)和美國匹茲堡大學(xué)提出了兩種具有代表性的管理方案，即由檔案館集中保管和由各機(jī)構(gòu)分別保管。這兩種方案分別得到了一些國家學(xué)者和檔案管理機(jī)構(gòu)在理論上和實(shí)踐上的支持。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式對(duì)于失去現(xiàn)行效用的電子文件的保管108二、檔案館電子文件的管理模式（一）集中式保管模式哥倫比亞大學(xué)的方案與紙質(zhì)文件的管理方案十分接近，認(rèn)為電子文件的保管需要經(jīng)過兩個(gè)階段：第一階段，文件的生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過一些方法（加工作程序和技術(shù)手段）來保護(hù)文件的可靠性和真實(shí)性；第二階段，文件生成者將失去現(xiàn)行使用價(jià)值的文件移交檔案館，由檔案館進(jìn)行整理、編目和長期保管美國、加拿大、英國、北歐等一些國家原則上贊成這一方案。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式（一）集中式保管模式12/10/109二、檔案館電子文件的管理模式（二）分布式保管模式匹茲堡大學(xué)的方案主張文件形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該自始至終保管自己的電子文件，而不是將進(jìn)入檔案階段的電子文件移交檔案館，檔案館對(duì)于非現(xiàn)行電子文件的保管進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)。理由是：電子文件具有系統(tǒng)依賴性，技術(shù)和資源的有限性使得檔案館不可能保管所有機(jī)構(gòu)的文件，特別是一些需要專門軟硬件才能閱讀的文件，主要的困難來自技術(shù)支持方面。實(shí)踐這種方案的典型是澳大利亞。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式（二）分布式保管模式12/10/110二、檔案館電子文件的管理模式不管采用何種保管模式，檔案館都在總體上控制著電子文件資源，分布式保管并不是放任文件形成機(jī)構(gòu)自由地保存電子文件，檔案館同樣要提出明確的要求，開展具體的指導(dǎo)。在這里，“保管”更多地包含“控制”的意思。12/10/2022nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式不管采用何種保管模式，檔案館都在111三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）12/10/2022nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）12/10112三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）2000年5月，經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)，深圳市數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)正式立項(xiàng)。全國各地興起建設(shè)數(shù)字檔案館的高潮。隨后，青島（2003年8月20日）、浙江（2009年）等地的數(shù)字檔案館工程