《展覽會(huì)籌備與策劃案例（3000字）》

展覽會(huì)籌備與策劃案例目錄TOC\o"1-2"\h\u32108—廣州市AR/VR展覽會(huì)策劃方案 126977一、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析 116508二、展會(huì)基本框架 27754三、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案 212120四、展會(huì)籌備及管理計(jì)劃 328961（一）招標(biāo)方式 315391（二）資金籌措方式 37303（三）展覽相關(guān)活動(dòng) 38152（四）AR/VR展覽會(huì)人員及運(yùn)營(yíng)安排重點(diǎn) 411833（五）行動(dòng)計(jì)劃 426693（六）展會(huì)報(bào)批 416389（七）宣傳推廣方案 418120（八）現(xiàn)場(chǎng)保障方案 4一、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析近年來(lái)，政府及有關(guān)部門連續(xù)出臺(tái)了關(guān)于扶持會(huì)展行業(yè)發(fā)展、設(shè)定會(huì)展行業(yè)中期發(fā)展目標(biāo)及發(fā)展各經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域展會(huì)項(xiàng)目等的支持政策文件。商務(wù)部及其服務(wù)貿(mào)易和商貿(mào)服務(wù)業(yè)司是會(huì)展行業(yè)的主管部門，負(fù)責(zé)會(huì)展業(yè)促進(jìn)及管理工作，指導(dǎo)、管理境內(nèi)舉辦的對(duì)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會(huì)和赴境外非商業(yè)性辦展活動(dòng)。為有效發(fā)揮重點(diǎn)展會(huì)示范效應(yīng)，推動(dòng)展覽行業(yè)健康發(fā)展，商務(wù)部定期組織專家對(duì)各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市商務(wù)主管部門及各行業(yè)推薦的展會(huì)進(jìn)行評(píng)審，確定若干展會(huì)項(xiàng)目作為商務(wù)部的年度引導(dǎo)支持展會(huì)。2018年，習(xí)近平總書記在G20峰會(huì)上提出虛擬現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)日新月異，虛擬經(jīng)濟(jì)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)的結(jié)合，將給人們的生產(chǎn)方式和生活方式帶來(lái)革命性變化。2017年被稱為虛擬現(xiàn)實(shí)元年。2017年4月，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于促進(jìn)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)健康有序發(fā)展的意見》，提出加緊人工智能、虛擬現(xiàn)實(shí)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等新興移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)關(guān)鍵技術(shù)布局。虛擬現(xiàn)實(shí)的展示主題包括技術(shù)、應(yīng)用、產(chǎn)品、商業(yè)模式等范圍，參展商及觀眾包括研發(fā)方、使用方、資本市場(chǎng)等相關(guān)者。因?yàn)槭鞘讓谜箷?huì)，展覽規(guī)模以2-3萬(wàn)方的中小型展會(huì)為宜，主要邀請(qǐng)廣州市的VR廠商或企業(yè)參展，并向全省乃至全國(guó)有實(shí)力的企業(yè)發(fā)出邀請(qǐng)，參展觀眾的規(guī)模越大越好，同期建議舉辦前沿技術(shù)及產(chǎn)品研究論壇，吸引更高層次的受眾參加。展會(huì)主題名稱可設(shè)置為2020年廣州市AR/VR展覽會(huì)。從參展觀眾的角度來(lái)說(shuō)，觀眾所需要從AR/VR展覽會(huì)中獲得的使用價(jià)值，主要是信息交流、資源共享、和體驗(yàn)服務(wù)。而參展觀眾主要包括：各高新技術(shù)行業(yè)和相關(guān)行業(yè)的從業(yè)人員、尋找AR/VR技術(shù)投資方向的投資者和為體驗(yàn)高新技術(shù)產(chǎn)品的愛(ài)好者。對(duì)于參展觀眾來(lái)說(shuō)，其參與AR/VR展覽會(huì)的最終目的，是信息和體驗(yàn)兩個(gè)點(diǎn)。所以，提供更詳細(xì)、更全面的：展品展商信息、展品技術(shù)知識(shí)、應(yīng)用領(lǐng)域和發(fā)展前景等信息，提供更優(yōu)質(zhì)的展品體驗(yàn)活動(dòng)、體驗(yàn)項(xiàng)目，是能夠更好的吸引參展觀眾的重要途徑。二、展會(huì)基本框架1.展會(huì)名稱：2020年廣州市第一屆AR/VR展覽會(huì)2.舉辦地點(diǎn)：廣州國(guó)際會(huì)展中心3.辦展機(jī)構(gòu)的組成：運(yùn)營(yíng)方或承辦方選擇展會(huì)主辦企業(yè)及AR/VR技術(shù)企業(yè)，共同成立工作組。指導(dǎo)單位或主辦單位力爭(zhēng)邀請(qǐng)商務(wù)部、工信部、省市政府、商務(wù)廳、科技局等政府機(jī)關(guān)，協(xié)辦單位選擇行業(yè)協(xié)會(huì)、AR/VR科技公司。綜合考慮資金成本及區(qū)位優(yōu)勢(shì)，首屆展會(huì)可考慮選擇一線省會(huì)城市，擴(kuò)大影響力，擬選擇廣州市?？紤]到廣州的城市季節(jié)特性，建議選擇秋季作為展期。此時(shí)，展會(huì)名稱可擴(kuò)充為2020年第一屆廣州市秋季AR/VR展覽會(huì)。4.展品范圍首屆展會(huì)考慮到風(fēng)險(xiǎn)控制和成本投入等因素，一般以中小型展會(huì)為佳，可根據(jù)合作方實(shí)力和優(yōu)勢(shì)資源適當(dāng)調(diào)整，展會(huì)名稱包括時(shí)間、區(qū)域及展會(huì)主題，可根據(jù)配套活動(dòng)和主辦方進(jìn)行擴(kuò)充。展示范圍可分為展示區(qū)和體驗(yàn)區(qū)，展示區(qū)主要針對(duì)專業(yè)受眾，體驗(yàn)區(qū)主要吸引消費(fèi)類受眾，若展示范圍很廣，則根據(jù)展會(huì)的目的來(lái)進(jìn)一步細(xì)分，對(duì)于消費(fèi)類展會(huì)，側(cè)重于吸引觀眾的范圍，對(duì)于專業(yè)類展會(huì)，側(cè)重于專業(yè)度高的范圍。5.辦展時(shí)間：2020年11.08-11.156.展會(huì)規(guī)模及定位：第一屆廣州市秋季AR/VR展覽會(huì)。三、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案展位費(fèi)用及安排：本次大會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位和空地展位兩種形式，參展單位可根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要進(jìn)行選擇。（1）標(biāo)準(zhǔn)展位費(fèi)用：13,800元/9㎡；雙開口標(biāo)準(zhǔn)展位費(fèi)用：16,800元/9㎡；展位拆遷收尾費(fèi)：400*17=6800。標(biāo)準(zhǔn)展位包括地毯、三面圍板、公司名稱楣板、咨詢桌一張、椅子兩把、射燈兩盞、電源插座一個(gè)。（2）空地展位費(fèi)用：1500元/m2(36m2起租)；空地展位不帶任何展架及設(shè)施，參展商可自行安排特殊裝修工作或委托大會(huì)組織單位進(jìn)行搭建。（3）會(huì)務(wù)安排：大會(huì)組委會(huì)于會(huì)前三十天將《會(huì)議手冊(cè)》發(fā)送至各參展商及參會(huì)代表，并做后續(xù)服務(wù)。（4）廣告宣傳費(fèi)：200000；展會(huì)資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)：10000；資料郵寄費(fèi)：500；新聞發(fā)布會(huì)：50000。（5）相關(guān)活動(dòng)的費(fèi)用。品牌交流會(huì)：20000；開閉幕式：10000；到場(chǎng)嘉賓禮品：10000；展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置：15000。（6）其他不可預(yù)測(cè)費(fèi)用：50000。（7）財(cái)務(wù)預(yù)決算財(cái)務(wù)預(yù)決算主要依托于以上招展招商、宣傳推廣、現(xiàn)場(chǎng)保障，收入主要包括展位收入、廣告收入、門票收入、展覽補(bǔ)貼等，成本費(fèi)用主要包括展館場(chǎng)租、廣告場(chǎng)租、現(xiàn)場(chǎng)搭建、保潔、臨時(shí)工、氛圍制作安裝、物料、會(huì)務(wù)接待、宣傳推廣等費(fèi)用。合作展會(huì)的辦公及差旅費(fèi)用一般不納入項(xiàng)目成本，自行承擔(dān)。財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)還需考慮展會(huì)資金來(lái)源及周轉(zhuǎn)情況，資金流入和流出節(jié)點(diǎn)，財(cái)務(wù)決算盡量保證在展會(huì)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，確保資金盡快回流。參展商一般先交納押金，按照合同再予以抵扣租金。四、展會(huì)籌備及管理計(jì)劃（一）招標(biāo)方式若發(fā)起主辦單位不在廣州，可以考慮在廣州選擇合作方，降低運(yùn)營(yíng)成本。同時(shí)，AR/VR屬于新興科技產(chǎn)業(yè)，邀請(qǐng)政府掛名作為主辦方或指導(dǎo)單位可提升展會(huì)的城市號(hào)召力，有利于獲取更多的政策支持，在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)也擁有更多的優(yōu)勢(shì)；邀請(qǐng)技術(shù)單位作為合作方，可提高展會(huì)的專業(yè)水平；邀請(qǐng)展會(huì)組展公司作為合作方，可提高展會(huì)的運(yùn)維水平。即選擇合作方時(shí)，一是考慮展會(huì)所在地，二是考慮展會(huì)需求，是否需要邀請(qǐng)政府、行業(yè)協(xié)會(huì)等機(jī)構(gòu)作為指導(dǎo)、協(xié)辦單位，三是考慮展會(huì)的運(yùn)維及專業(yè)需求。在辦展地點(diǎn)和合作方選定后，展會(huì)名稱可相應(yīng)擴(kuò)充，加入?yún)^(qū)域和合作方冠名等。（二）資金籌措方式本次會(huì)展將采取“政府引導(dǎo)加市場(chǎng)運(yùn)作”的模式，多渠道、寬領(lǐng)域地籌措資金。場(chǎng)館建設(shè)方面，對(duì)于部分永久性建筑，考慮由組委會(huì)尋找投資商，先投資建造展館，會(huì)展期間將展館租給參展單位，會(huì)展結(jié)束后，投資商收回展館，改造成商業(yè)用途。此外，招商及招展方案主要招商及招展的范圍、展位安排、時(shí)間安排、形式、價(jià)格、預(yù)算及目標(biāo)，根據(jù)AR/VR展會(huì)的展示范圍及目標(biāo)，贊助及廣告范圍主要包括風(fēng)投、研發(fā)機(jī)構(gòu)、科技企業(yè)，招展范圍主要包括研發(fā)機(jī)構(gòu)、科技企業(yè)、應(yīng)用單位、科技機(jī)構(gòu)等。時(shí)間周期約3個(gè)月。展位價(jià)格綜合考慮廣州市的展位價(jià)格水平，票價(jià)參考同行業(yè)票價(jià)。形式主要包括逐家拜訪、參加行業(yè)活動(dòng)、參加同類型展會(huì)洽談、協(xié)調(diào)行業(yè)協(xié)會(huì)或政府機(jī)構(gòu)介紹等。目標(biāo)主要是增加展位及廣告收入、提升展會(huì)科技含量及品質(zhì)、提升展會(huì)吸引力。（三）展覽相關(guān)活動(dòng)1.綜合展覽（國(guó)內(nèi)展區(qū)、國(guó)外展區(qū)）；2.專題展覽（虛擬現(xiàn)實(shí)研發(fā)展、AR/VR前沿技術(shù)展等）（四）AR/VR展覽會(huì)人員及運(yùn)營(yíng)安排重點(diǎn)AR/VR展覽會(huì)運(yùn)營(yíng)重點(diǎn)工作主要包括：組織機(jī)構(gòu)構(gòu)建、宣傳工作、招展工作、市場(chǎng)開布展工作、接待工作、AR/VR融合技術(shù)研討工作等六個(gè)方面的內(nèi)容。（五）行動(dòng)計(jì)劃AR/VR展會(huì)的行動(dòng)計(jì)劃主要包括時(shí)間節(jié)點(diǎn)，可考慮以項(xiàng)目里程碑設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)及行動(dòng)計(jì)劃，即展會(huì)審批完成、籌備工作開始、開幕式、閉幕式、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。（六）展會(huì)報(bào)批AR/VR展會(huì)屬于境內(nèi)經(jīng)貿(mào)類展會(huì)，在廣州市工商管理局、公安、消防及相關(guān)部門登記、備案或?qū)徟纯?，若涉及外賓達(dá)到一定人次，則需報(bào)省級(jí)機(jī)關(guān)備案審批。此階段還涉及到邀請(qǐng)政府、相關(guān)機(jī)構(gòu)及行業(yè)協(xié)會(huì)參與，會(huì)展扶持補(bǔ)貼的申請(qǐng)等，特別是會(huì)展物流中心針對(duì)在廣州舉辦的中小型展會(huì)有專門的會(huì)展扶持政策。（七）宣傳推廣方案宣傳推廣方案包括供應(yīng)商選擇流程、宣傳媒介及形式、宣傳推廣預(yù)算及效果。根據(jù)宣傳資源的不同，選擇流程也不同，代理供應(yīng)商可通過(guò)比選、競(jìng)爭(zhēng)性談判選擇，壟斷性、獨(dú)一性供應(yīng)商通過(guò)談判選擇。宣傳媒介主要包括現(xiàn)場(chǎng)配套活動(dòng)、新聞發(fā)布會(huì)，室外交通工具硬廣、電視、廣播及報(bào)紙等傳統(tǒng)媒介，客戶端自媒體（騰訊、網(wǎng)易等產(chǎn)品）、網(wǎng)頁(yè)、直播等新媒體及自媒體?？紤]到AR/VR展會(huì)的科技性和前沿性，可偏重于新媒體宣傳推廣，考慮到體驗(yàn)觀眾的需求，可在公交、地鐵等室外交通同時(shí)加強(qiáng)推廣。同時(shí)首屆展會(huì)可加大宣