企業(yè)檔案管理系統(tǒng)需求分析說明書概要

“企業(yè)檔案管理〃系統(tǒng)需求和需求分析說明書文件狀態(tài)：文件標(biāo)識[]草稿當(dāng)前版本[V]正式發(fā)布作者[]正在修改完成日期第一局部、概述1、工程名稱及背景＞工程名稱：企業(yè)檔案管理系統(tǒng)＞編寫目的：此需求規(guī)格說明書對?企業(yè)檔案管理系統(tǒng)?軟件做了全面細(xì)致的用戶需求分析，明確所要開發(fā)的軟件應(yīng)具有的功能、性能與界面，使系統(tǒng)分析人員及軟件開發(fā)人員能清楚地了解用戶的需求，并在此根底上進(jìn)一步提出概要設(shè)計說明書和完成后續(xù)設(shè)計與開發(fā)工作。本說明書的預(yù)期讀者為客戶、業(yè)務(wù)或需求分析人員、測試人員、用戶文檔編寫者、工程管理人員。＞工程背景：由于文件多，種類多，文件創(chuàng)立者多，創(chuàng)立時間為不定期，要保護(hù)好一些公司重要的文件極為不便，同時由于人員的流動，對原有的文件的再現(xiàn)，顯得力不從心，有時查找與重新整理文件要浪費許多的人力、物力。而且近年來，由于競爭的劇烈程度不斷的加深，檔案的管理不當(dāng)會嚴(yán)重到導(dǎo)致公司的面臨著虧損甚至破產(chǎn)的局面。于是人們不斷地在探索希望能找到解決的方法。為了解決以上的問題，讓企事業(yè)單位能夠有效的掌握，有效的共享文件資源，保護(hù)好文件，及促進(jìn)檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和集成化，本人多方聽取意見、追加和完善大量實用功能，進(jìn)而了解文件管理的流程，同時結(jié)合各部門、各行業(yè)與企業(yè)文件管理的方法，開發(fā)出一套適合于檔案多而復(fù)雜的管理系統(tǒng)。＞需求定義：用戶解決問題或到達(dá)目標(biāo)所需的條件或功能；系統(tǒng)或系統(tǒng)部件要滿足合同、標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)或其它正式規(guī)定文檔所需具有的條件或權(quán)能。2、文檔說明本文檔系統(tǒng)的描述了“企業(yè)檔案管理”系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求以及需求分析文檔?？捎门c指導(dǎo)軟件的系統(tǒng)設(shè)計和測試階段的工作。3、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)說明本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了企業(yè)開展檔案工作的體制和制度的要求，提出了檔案工作業(yè)務(wù)、檔案管理信息化、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)和企業(yè)化管理的事業(yè)單位。2、引用標(biāo)準(zhǔn)以下文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。但凡注日期的引用文件，X隨后所有的修改單〔不包括訂正的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。但凡不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。IS015489?信息與文獻(xiàn)、文件管理？GB/T17678.1—1999?CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求？GB/T11822-2000?科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求？GB/T11821—2002?照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)？GB/T18894—2002?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)？DA/T12—94?全宗卷標(biāo)準(zhǔn)？DA/T13—94?檔號編制規(guī)那么？DA/T15-95?磁性載體檔案管理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)？DA/T18—1999?檔案著錄規(guī)那么？DA/T1-2000?檔案工作根本術(shù)語？DA/T22—2000?歸檔文件整理規(guī)那么？DA/T28—2002?國家重大建立工程文件歸檔要求與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)？DA/T31-2005?紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)？DA/T32—2005?公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么？JGJ25-2000?檔案館建筑設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)？3、術(shù)語與定義以下術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1企業(yè)檔案businessarchives企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。3.2企業(yè)檔案工作businessarchiveswork企業(yè)在履行檔案管理職責(zé)過程中的活動。3.3三納入threeincorporation將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事Fl程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程：納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。3.4四參力口fourparticipations企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建工程驗收；設(shè)備開箱驗收或引進(jìn)工程接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.5四同步foursynchronizations企業(yè)下達(dá)工程方案任務(wù)與提出工程文件材料的歸檔要求同步；檢查工程方案進(jìn)度與檢查工程文件材料積累情況同步；驗收、鑒定工程成果與驗收、鑒定工程文件材料歸檔情況同步;工程總結(jié)與工程文件材料完成歸檔同步。3.6檔案信息化archivalinformationisation運用現(xiàn)代信息技術(shù)為主對檔案信息資源進(jìn)展處置、管理和提供利用。第二局部、任務(wù)說明1、功能概述系統(tǒng)有以下功能模塊：2、功能界面功能主界面權(quán)限管理界面檔案錄入界面3、功能模塊概述＞首頁功能：首頁上方列出各商品頂級分類菜單，左邊展示鮮花分類導(dǎo)購，主要有：按照鮮花類型、花材、類別、價格區(qū)間、節(jié)日專題顯示分類，網(wǎng)頁上方中間展示網(wǎng)站的幻燈圖片，中間下方展示特惠商品〔指通過后臺推薦的三條商品信息），右邊網(wǎng)站公告商品分類頁面：檔案數(shù)據(jù)中如有即將到期，并該檔案有設(shè)置“到期提示〃，那“檔案到期日期〃-“當(dāng)前日期〃＜二“到期提示提前天數(shù)〃，系統(tǒng)將自動生成提醒消息，并發(fā)送給檔案的“最后修改用戶〃。借閱到期：檔案借閱數(shù)據(jù)中如有即將到歸還日期，那“借閱到期日期"-“當(dāng)前日期〃＜二3天，系統(tǒng)將自動生成提醒消息，并發(fā)送給該檔案“借閱用戶〃和進(jìn)展借閱檔案的“操作用戶〃。以上兩種消息類型都會做自動彈出提醒。＞系統(tǒng)配置：系統(tǒng)配置主要是用于修改當(dāng)前系統(tǒng)的名稱、公司名稱、公司、公司、公司地址、公司網(wǎng)址等信息。＞數(shù)據(jù)字典模塊：數(shù)據(jù)字典主要是用于管理系統(tǒng)特定類型參數(shù)的配置，如：檔案的平安級別分為：一級、二級、三級等，檔案附件類型分為：影音資料、掃描圖片、壓縮文件、辦公文檔等，員工職務(wù)類型分為：技術(shù)支持、職員、工程經(jīng)理、部門經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等，員工的學(xué)歷分為：博士、碩士、本科、大專、中專等，這些數(shù)據(jù)都可以進(jìn)展修改和添加。＞角色管理模塊：角色管理模塊，當(dāng)前系統(tǒng)主要分為幾種角色：員工、檔案管理員、系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)維護(hù)員，并提供應(yīng)管理員任意添加和刪除角色的功能，除了“系統(tǒng)管理員〃的權(quán)限外，其他角色權(quán)限都可以任意進(jìn)展修改，而功能權(quán)限就是后臺的管理菜單,如某些角色具備哪個權(quán)限，那么進(jìn)入后臺管理后只能看到相應(yīng)的功能菜單。＞部門管理模塊：部門管理主要用于維護(hù)企業(yè)各個部門的相應(yīng)信息，主要有：部門名稱、聯(lián)系、、負(fù)責(zé)人等數(shù)據(jù)，可以提供增刪改查的功能。＞員工管理模塊：當(dāng)前系統(tǒng)中的員工即是后臺管理的登錄用戶，所以員工的信息就是用戶的信息，員工的管理需要維護(hù)的數(shù)據(jù)有：登錄名、密碼、員工姓名、用戶角色、所具備的平安級別、身份證、職務(wù)、所在部門、參加公司時間、聯(lián)系、學(xué)歷、、性別、備注信息等，需要提供員工資料的增刪改查功能。＞日志管理模塊：系統(tǒng)的日志是用來記錄當(dāng)前系統(tǒng)運行過程中系統(tǒng)內(nèi)部運行及全部登錄用戶的重要操作信息，為后期數(shù)據(jù)跟蹤維護(hù)提供了重要的依據(jù)；日志的類型分為“錯誤〃、“普通〃、“更新〃三種，“錯誤〃是記錄系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)錯誤或用戶操作錯誤信息，“普通〃是記錄用戶登錄和退出的信息，“更新〃是記錄所有對數(shù)據(jù)庫進(jìn)展的更新〔添加、刪除、修改)操作信息；需要提供批量刪除往期日志操作功能，該操作后，將不可恢復(fù)，所以需要提示。管理功能中需要提供根據(jù)不同的類型或某個具體的時間段查詢?nèi)罩緮?shù)據(jù)，日志數(shù)據(jù)主要包括的信息有：日志類型、操作用戶、日志描述等。＞存檔點管理模塊：由于企業(yè)的檔案保存的位置較多，所以需要提供檔案存檔點的維護(hù)功能，存檔點主要包括的信息有：存檔點名稱、存檔地址、聯(lián)系人、聯(lián)系、、備注等，管理功能中需要提供增刪改查的功能。＞檔案分類管理模塊：檔案類型較多，需要進(jìn)展分類管理，檔案類型主要維護(hù)數(shù)據(jù)有：檔案類型編號、檔案類型名稱等，其中檔案類型編號會根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)定義，不是純數(shù)字，如：CI,管理功能中需要提供增刪改的功能。＞檔案管理模塊：檔案需要維護(hù)的數(shù)據(jù)有：檔案所屬類型、檔案存檔點、檔案編號〔不是數(shù)字，根據(jù)檔案類型+自動生成的數(shù)字編號組成，如CI_1000001).檔案標(biāo)題、建檔用戶、建檔日期、修改用戶、修改日期、平安級別、借閱狀態(tài)、過期時間、過期是否提前通知、通知提前的天數(shù)、檔案內(nèi)容、內(nèi)容簡介、是否常用、文件編號、來文部門、發(fā)文單位、發(fā)文人、批準(zhǔn)時間、鑒定時間、產(chǎn)品批號、原料批號、數(shù)量、頁數(shù)、專利號、年檢負(fù)責(zé)人等數(shù)據(jù)。管理功能中需要提供增刪改查的功能，查詢功能中可以任意根據(jù)檔案類型、存檔點、標(biāo)題等組合查詢。＞檔案借閱管理模塊：檔案借閱操作時，首先通過查詢檔案，可以任意根據(jù)檔案類型、存檔點、標(biāo)題等組合查詢，也可以輸入具體的檔案編號進(jìn)展準(zhǔn)確查詢，查詢后點擊“借閱“進(jìn)展借閱操作，借閱時需要錄入借閱用戶、操作用戶、借閱日期、要求歸還日期、備注信息等數(shù)據(jù)。＞檔案歸還管理模塊：檔案歸還操作時，直接通過輸入要歸還的檔案編號，查詢到檔案信息，點擊“歸還“進(jìn)展操作，歸還時需要指定當(dāng)前歸還操作的用戶、當(dāng)前歸還日期，如有問題還需要填寫備注信息。＞檔案歸還查詢模塊：檔案歸還查詢模塊中，可以根據(jù)要求歸還的時間進(jìn)展查詢，根據(jù)某個時間段進(jìn)展查詢，要求查詢出來的數(shù)據(jù)結(jié)果，進(jìn)展顏色區(qū)別，如果逾期尚未歸還的檔案的數(shù)據(jù)使用紅色的背景顯示，即將在三天之內(nèi)到期歸還的數(shù)據(jù)使用黃色的背景顯示，其他使用白色背景示。＞檔案導(dǎo)出模塊：檔案導(dǎo)出可以先根據(jù)檔案類型、存檔點進(jìn)展篩選數(shù)據(jù)后，選擇導(dǎo)出數(shù)據(jù)保存文件的類型進(jìn)展導(dǎo)出數(shù)據(jù)，可以導(dǎo)出成PDF、DOC文檔、EXCEL表格、TXT文本文件。＞掃描件上傳模塊：檔案的掃描件上傳功能，首先根據(jù)用戶輸入要添加掃描件的檔案編號進(jìn)展查詢出檔案的數(shù)據(jù)，通過點擊“上傳“進(jìn)展添加掃描件的操作，操作時需要提供數(shù)據(jù)有:附件標(biāo)題、附件類型、附件文件、備注信息、所屬檔案編號、上傳附件時間、文件大小、上傳用戶等數(shù)據(jù)，上傳成功后返回查詢頁面，如以下圖：＞檔案到期查詢模塊：檔案到期查詢功能中，需要提供到期時間來查詢數(shù)據(jù)，如：己經(jīng)到期、今天到期、三天內(nèi)到期、一周內(nèi)到期、兩周內(nèi)到期、一個月內(nèi)到期、三個月內(nèi)到期、半年內(nèi)到期、一年內(nèi)到期等進(jìn)展查詢。＞檔案銷毀登記模塊：檔案銷毀登記功能中，首先根據(jù)錄入需要銷毀的檔案具體編號查詢檔案數(shù)據(jù)，點擊“銷毀“后進(jìn)入銷毀操作，操作時需要指定數(shù)據(jù)有：操作用戶、銷毀日期、銷毀原因、備注信息等信息。在查詢要銷毀的數(shù)據(jù)時，將顯示所有狀態(tài)下的檔案數(shù)據(jù)，如果狀態(tài)是“正?！敲丛试S進(jìn)展“銷毀〃操作，其他狀態(tài)那么不允許進(jìn)展“銷毀〃操作。注意：銷毀檔案操作后，檔案不能復(fù)原為正常狀態(tài)，所以請慎重操作。＞檔案銷毀查詢模塊：檔案銷毀查詢功能中，提供具體的某個時段銷毀的檔案進(jìn)展查詢數(shù)據(jù)。＞損壞喪失登記模塊：用戶查詢要登記損壞喪失的檔案編號后，顯示的數(shù)據(jù)列表中，只有檔案狀態(tài)為“正?！ǖ牟趴梢赃M(jìn)展登記操作，其他狀態(tài)不允許進(jìn)展登記操作，如果是借出檔案出現(xiàn)喪失損壞情況，可以先進(jìn)展借閱歸還操作并填寫相應(yīng)備注信息，再到“損壞喪失登記〃頁面進(jìn)展登記操作。進(jìn)入損失喪失登記操作時，需要提供的數(shù)據(jù)有：損壞喪失的類型（是損壞還是喪失）、操作用戶、當(dāng)事用戶、事故日期、備注信息等數(shù)據(jù)。＞損壞喪失查詢模塊：在當(dāng)前頁面可以根據(jù)具體的某個時間段查詢到檔案“損壞〃、“喪失"、“找回〃的數(shù)據(jù)。＞喪失找回模塊：通過輸入找回的檔案編號查詢到數(shù)據(jù)，如果當(dāng)前檔案狀態(tài)是“喪失"才會顯示“找回〃操作，找回操作時需要提供的數(shù)據(jù)有：操作用戶、找回用戶、找回日期、備注信息等數(shù)據(jù)。＞數(shù)據(jù)備份模塊：提供數(shù)據(jù)庫的備份操作，同時可以設(shè)定自動數(shù)據(jù)庫備份的周期，如以下圖：＞數(shù)據(jù)恢復(fù)模塊：可以提