辦公自動(dòng)化技術(shù)及應(yīng)用第9章-郵件及日常事務(wù)處理課件

第9章郵件及日常事務(wù)處理建立電子郵件工作平臺(tái)在Outlook中處理電子郵件Outlook與事務(wù)處理應(yīng)用1第9章郵件及日常事務(wù)處理建立電子郵件工作平臺(tái)1第9章

主要內(nèi)容第一部分認(rèn)識(shí)Outlook軟件第二部分郵件及日程管理應(yīng)用第三部分復(fù)習(xí)總結(jié)和作業(yè)2第9章主要內(nèi)容2第一部分——認(rèn)識(shí)Outlook軟件作用及應(yīng)用范圍電子郵件日歷與事務(wù)管理其他管理項(xiàng)目管理電子郵件和事務(wù)記錄跟蹤制作和發(fā)送接收和處理歸檔和管理制作和發(fā)送接收和處理歸檔和管理聯(lián)系人（管理聯(lián)系人資料）任務(wù)（用于跟蹤完成情況）日記（用于記錄并查找已經(jīng)制作文檔）便箋（用于日常記事）3第一部分——認(rèn)識(shí)Outlook軟件作用及應(yīng)用范圍管理電子郵件第二部分——掌郵件及日程管理應(yīng)用建立多郵箱管理平臺(tái)處理電子郵件處理日常事務(wù)及其他4第二部分——掌郵件及日程管理應(yīng)用建立多郵箱管理平臺(tái)41.郵件和日程平臺(tái)啟動(dòng)并配置Outlook郵箱添加郵箱測(cè)試設(shè)置Outlook默認(rèn)工作環(huán)境首選項(xiàng)郵箱設(shè)置郵件格式建立“聯(lián)系人”資料添加聯(lián)系人創(chuàng)建聯(lián)系人組(用于群發(fā))設(shè)置個(gè)性視圖查找聯(lián)系人生日練習(xí)151.郵件和日程平臺(tái)啟動(dòng)并配置Outlook郵箱練習(xí)152-1制作與發(fā)送郵件創(chuàng)建郵件內(nèi)容附件*項(xiàng)目*添加與撤消發(fā)件信息發(fā)件內(nèi)容添加與撤消作用收件人地址，驗(yàn)證郵件主題郵件抄送與密送純文本方式HTML方式WORD方式修飾工具背景頁(yè)面62-1制作與發(fā)送郵件創(chuàng)建郵件添加與撤消發(fā)件信息發(fā)件內(nèi)容添加2-2制作與發(fā)送郵件發(fā)送前設(shè)置郵件設(shè)置投票/跟蹤傳遞選項(xiàng)標(biāo)記郵件文件夾共享時(shí)使用，私有不可改。管理員授權(quán)使用，.epf文件，證書(shū)。后續(xù)僅供參考轉(zhuǎn)發(fā)無(wú)須響應(yīng)已讀答復(fù)全部答復(fù)校對(duì)提示收件人做什么重要性安全性*敏感度答復(fù)位置，指定。已送郵件保存位置，默認(rèn)。傳遞時(shí)間，不早于/過(guò)期。標(biāo)記內(nèi)容作用標(biāo)記內(nèi)容投票鈕使用通知紅色：待辦灰色：完成72-2制作與發(fā)送郵件發(fā)送前設(shè)置文件夾共享時(shí)使用，私有不可改2-3制作與發(fā)送郵件發(fā)送與檢查發(fā)送郵件檢查發(fā)送回收郵件在已發(fā)送郵箱中打開(kāi)，通過(guò)“動(dòng)作”待發(fā)信件成功發(fā)送位置發(fā)送圖標(biāo)發(fā)送箱位置收件箱位置抵達(dá)通知閱讀通知檢查操作不成功待發(fā)已發(fā)送的郵件發(fā)件箱收件方：未讀信件消失發(fā)件方：顯示回收?qǐng)D標(biāo)82-3制作與發(fā)送郵件發(fā)送與檢查在已發(fā)送郵箱中打開(kāi)，通過(guò)“動(dòng)2-4接收與處理郵件閱讀回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)下載發(fā)件人地址發(fā)件地址附加內(nèi)容附件項(xiàng)目消息回復(fù)方式自動(dòng)添回復(fù)人地址快速程序快速閱讀詳細(xì)閱讀發(fā)送轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)置指定發(fā)件人全部回復(fù)目標(biāo)：個(gè)人通訊薄選中發(fā)件名稱(chēng)（反白），鼠標(biāo)右鍵添加摘要顯示（3行）分屏顯示92-4接收與處理郵件閱讀發(fā)件地址附加內(nèi)容附件項(xiàng)目消息回復(fù)方2-5管理與歸檔郵件歸檔輸出規(guī)則控制郵件接收與發(fā)送的規(guī)則工具-服務(wù)-ES屬性-添加在本地在個(gè)人文件位置，鼠標(biāo)左鍵移動(dòng)、復(fù)制、刪除批量處理、規(guī)則向?qū)Чぞ?服務(wù)-[添加]“個(gè)人”……規(guī)則操作個(gè)人文件夾選擇格式（或自定義）打印案例作用短期中期長(zhǎng)期個(gè)人文件夾子文件夾加密個(gè)人夾常規(guī)手工方式固定方式組織自動(dòng)存檔*建立歸檔文件夾,建立歸檔規(guī)則。將收件主題中含有“賀卡”內(nèi)容的郵件，自動(dòng)轉(zhuǎn)送到指定個(gè)人文件夾中，備讀。102-5管理與歸檔郵件歸檔控制郵件接收與發(fā)送的規(guī)則工具-服務(wù)3-1時(shí)間管理工作界面日歷顯示格式 日歷的使用在日歷中使用“任務(wù)板”日：用于記錄顯示一日細(xì)節(jié)工作周：只顯示每周工作日周：按一周七天顯示信息月：按月顯示信息信息條件類(lèi)型添加信息條目編輯修飾條目查找信息條目位置：窗口右側(cè)上方：日歷下方：任務(wù)約會(huì)：按時(shí)間事件：按天會(huì)議：工作組移動(dòng)、復(fù)制、刪除轉(zhuǎn)換為任務(wù)添加標(biāo)簽顏色常規(guī)條目周期條目常規(guī)查找高級(jí)查找新建視圖查看113-1時(shí)間管理工作界面日歷顯示格式 日：用于記錄顯示一日細(xì)3-2任務(wù)處理個(gè)人任務(wù)建立單項(xiàng)任務(wù)控制任務(wù)（完成情況）組織與查看任務(wù)任務(wù)視圖今日視圖篩選視圖分配任務(wù)任務(wù)的所有者建立任務(wù)分配他人查看反饋信息接受拒絕轉(zhuǎn)派任務(wù)123-2任務(wù)處理個(gè)人任務(wù)分配任務(wù)123-3自動(dòng)日記作用快速按時(shí)間線(xiàn)跟蹤Office各程序制作的文件位置建立自動(dòng)日記常規(guī)操作添加日記條目工具-選項(xiàng)-首選參數(shù)-選擇使用自動(dòng)日記分類(lèi)展開(kāi)與收縮按不同視圖133-3自動(dòng)日記作用133-4便箋使用特點(diǎn)：常駐屏幕（顯示）添加便箋格式化便箋143-4便箋使用特點(diǎn)：143-5其他綜合應(yīng)用簡(jiǎn)介數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出作用處理選擇對(duì)象選擇類(lèi)型確定位置備份數(shù)據(jù)文檔下載安裝“OUT個(gè)人文件夾備份”手工復(fù)制保存位置

“C:/DocumentsandSettings/用戶(hù)名/LocalSettings/ApplicationData/Microsoft/Outlook/Outlook.pst”復(fù)制/粘貼153-5其他綜合應(yīng)用簡(jiǎn)介數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出15第三部分——正確使用Outlook系統(tǒng)配置和聯(lián)系資料郵箱配置初始狀態(tài)設(shè)置建立聯(lián)系人資料庫(kù)電子郵件制作和發(fā)送（添加信息、輸入內(nèi)容、選項(xiàng)設(shè)置、附件）接收和處理（查看、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)等）查找日程（建立文件夾、歸檔、查找）在Outlook處理其他事務(wù)日程管理（記錄、提醒、跟蹤、查找）自動(dòng)日記（設(shè)置、查看）便箋使用（記錄、查看）其他應(yīng)用（導(dǎo)入導(dǎo)出、備份）16第三部分——正確使用Outlook系統(tǒng)配置和聯(lián)系資料16第8章

作業(yè)作業(yè)：建立個(gè)人通信平臺(tái)1.配置多郵箱管理環(huán)境要求：在Outlook中設(shè)置多個(gè)POP郵箱賬戶(hù)建立個(gè)人聯(lián)系人資料庫(kù)。2.處理電子郵件要求：撰寫(xiě)郵件、添加附件和選項(xiàng)；發(fā)送并檢查發(fā)送結(jié)果。郵件接收及處理（查看、回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)）。郵件管理（建立文件夾并歸檔）3.記錄日程并查看管理要求：在“日歷”項(xiàng)目中建立約會(huì)或事件編輯約會(huì)或事件（移動(dòng)、復(fù)制或刪除）

17第8章作業(yè)作業(yè)：建立個(gè)人通信平臺(tái)17教材《辦公自動(dòng)化與應(yīng)用》18教材《辦公自動(dòng)化與應(yīng)用》18第9章郵件及日常事務(wù)處理建立電子郵件工作平臺(tái)在Outlook中處理電子郵件Outlook與事務(wù)處理應(yīng)用19第9章郵件及日常事務(wù)處理建立電子郵件工作平臺(tái)1第9章

主要內(nèi)容第一部分認(rèn)識(shí)Outlook軟件第二部分郵件及日程管理應(yīng)用第三部分復(fù)習(xí)總結(jié)和作業(yè)20第9章主要內(nèi)容2第一部分——認(rèn)識(shí)Outlook軟件作用及應(yīng)用范圍電子郵件日歷與事務(wù)管理其他管理項(xiàng)目管理電子郵件和事務(wù)記錄跟蹤制作和發(fā)送接收和處理歸檔和管理制作和發(fā)送接收和處理歸檔和管理聯(lián)系人（管理聯(lián)系人資料）任務(wù)（用于跟蹤完成情況）日記（用于記錄并查找已經(jīng)制作文檔）便箋（用于日常記事）21第一部分——認(rèn)識(shí)Outlook軟件作用及應(yīng)用范圍管理電子郵件第二部分——掌郵件及日程管理應(yīng)用建立多郵箱管理平臺(tái)處理電子郵件處理日常事務(wù)及其他22第二部分——掌郵件及日程管理應(yīng)用建立多郵箱管理平臺(tái)41.郵件和日程平臺(tái)啟動(dòng)并配置Outlook郵箱添加郵箱測(cè)試設(shè)置Outlook默認(rèn)工作環(huán)境首選項(xiàng)郵箱設(shè)置郵件格式建立“聯(lián)系人”資料添加聯(lián)系人創(chuàng)建聯(lián)系人組(用于群發(fā))設(shè)置個(gè)性視圖查找聯(lián)系人生日練習(xí)1231.郵件和日程平臺(tái)啟動(dòng)并配置Outlook郵箱練習(xí)152-1制作與發(fā)送郵件創(chuàng)建郵件內(nèi)容附件*項(xiàng)目*添加與撤消發(fā)件信息發(fā)件內(nèi)容添加與撤消作用收件人地址，驗(yàn)證郵件主題郵件抄送與密送純文本方式HTML方式WORD方式修飾工具背景頁(yè)面242-1制作與發(fā)送郵件創(chuàng)建郵件添加與撤消發(fā)件信息發(fā)件內(nèi)容添加2-2制作與發(fā)送郵件發(fā)送前設(shè)置郵件設(shè)置投票/跟蹤傳遞選項(xiàng)標(biāo)記郵件文件夾共享時(shí)使用，私有不可改。管理員授權(quán)使用，.epf文件，證書(shū)。后續(xù)僅供參考轉(zhuǎn)發(fā)無(wú)須響應(yīng)已讀答復(fù)全部答復(fù)校對(duì)提示收件人做什么重要性安全性*敏感度答復(fù)位置，指定。已送郵件保存位置，默認(rèn)。傳遞時(shí)間，不早于/過(guò)期。標(biāo)記內(nèi)容作用標(biāo)記內(nèi)容投票鈕使用通知紅色：待辦灰色：完成252-2制作與發(fā)送郵件發(fā)送前設(shè)置文件夾共享時(shí)使用，私有不可改2-3制作與發(fā)送郵件發(fā)送與檢查發(fā)送郵件檢查發(fā)送回收郵件在已發(fā)送郵箱中打開(kāi)，通過(guò)“動(dòng)作”待發(fā)信件成功發(fā)送位置發(fā)送圖標(biāo)發(fā)送箱位置收件箱位置抵達(dá)通知閱讀通知檢查操作不成功待發(fā)已發(fā)送的郵件發(fā)件箱收件方：未讀信件消失發(fā)件方：顯示回收?qǐng)D標(biāo)262-3制作與發(fā)送郵件發(fā)送與檢查在已發(fā)送郵箱中打開(kāi)，通過(guò)“動(dòng)2-4接收與處理郵件閱讀回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)下載發(fā)件人地址發(fā)件地址附加內(nèi)容附件項(xiàng)目消息回復(fù)方式自動(dòng)添回復(fù)人地址快速程序快速閱讀詳細(xì)閱讀發(fā)送轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)置指定發(fā)件人全部回復(fù)目標(biāo)：個(gè)人通訊薄選中發(fā)件名稱(chēng)（反白），鼠標(biāo)右鍵添加摘要顯示（3行）分屏顯示272-4接收與處理郵件閱讀發(fā)件地址附加內(nèi)容附件項(xiàng)目消息回復(fù)方2-5管理與歸檔郵件歸檔輸出規(guī)則控制郵件接收與發(fā)送的規(guī)則工具-服務(wù)-ES屬性-添加在本地在個(gè)人文件位置，鼠標(biāo)左鍵移動(dòng)、復(fù)制、刪除批量處理、規(guī)則向?qū)Чぞ?服務(wù)-[添加]“個(gè)人”……規(guī)則操作個(gè)人文件夾選擇格式（或自定義）打印案例作用短期中期長(zhǎng)期個(gè)人文件夾子文件夾加密個(gè)人夾常規(guī)手工方式固定方式組織自動(dòng)存檔*建立歸檔文件夾,建立歸檔規(guī)則。將收件主題中含有“賀卡”內(nèi)容的郵件，自動(dòng)轉(zhuǎn)送到指定個(gè)人文件夾中，備讀。282-5管理與歸檔郵件歸檔控制郵件接收與發(fā)送的規(guī)則工具-服務(wù)3-1時(shí)間管理工作界面日歷顯示格式 日歷的使用在日歷中使用“任務(wù)板”日：用于記錄顯示一日細(xì)節(jié)工作周：只顯示每周工作日周：按一周七天顯示信息月：按月顯示信息信息條件類(lèi)型添加信息條目編輯修飾條目查找信息條目位置：窗口右側(cè)上方：日歷下方：任務(wù)約會(huì)：按時(shí)間事件：按天會(huì)議：工作組移動(dòng)、復(fù)制、刪除轉(zhuǎn)換為任務(wù)添加標(biāo)簽顏色常規(guī)條目周期條目常規(guī)查找高級(jí)查找新建視圖查看293-1時(shí)間管理工作界面日歷顯示格式 日：用于記錄顯示一日細(xì)3-2任務(wù)處理個(gè)人任務(wù)建立單項(xiàng)任務(wù)控制任務(wù)（完成情況）組織與查看任務(wù)任務(wù)視圖今日視圖篩選視圖分配任務(wù)任務(wù)的所有者建立任務(wù)分配他人查看反饋信息接受拒絕轉(zhuǎn)派任務(wù)303-2任務(wù)處理個(gè)人任務(wù)分配任務(wù)123-3自動(dòng)日記作用快速按時(shí)間線(xiàn)跟蹤Office各程序制作的文件位置建立自動(dòng)日記常規(guī)操作添加日記條目工具-選項(xiàng)-首選參數(shù)-選擇使用自動(dòng)日記分類(lèi)展開(kāi)與收縮按不同視圖313-3自動(dòng)日記作用133-4便箋使用特點(diǎn)：常駐屏幕（顯示）添加便箋格式化便箋323-4便箋使用特點(diǎn)：143-5其他綜合應(yīng)用簡(jiǎn)介數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出作用處理選擇對(duì)象選擇類(lèi)型確定位置備份數(shù)據(jù)文檔下載安裝“OUT個(gè)人文件夾備份”手工復(fù)制保存位置

“C:/DocumentsandSettings/用戶(hù)名/LocalSettings/ApplicationData/Microsoft/Outlook/Outlook.pst”復(fù)制/粘貼333-5其他綜合應(yīng)用簡(jiǎn)介數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出15第三部分——正確使用Outlook系統(tǒng)配置和聯(lián)系資料郵箱配置初始狀態(tài)設(shè)置建立聯(lián)系人資料庫(kù)電子郵件制作和發(fā)送（添加信息、輸入內(nèi)容、選項(xiàng)設(shè)置、附件）接收和處理（查看、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)等）查找日程（建立文件夾、歸檔、查找）在Outlook處理其他事務(wù)日程管理（記錄、提醒、跟蹤、查找）自動(dòng)日記（設(shè)置、查看）便箋使用（記錄、查看）其他應(yīng)用（導(dǎo)入導(dǎo)出、備份）34第三