采購管理制度

采購管理制度一、總則為保障公司平臺經(jīng)營產(chǎn)品的正常供應，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，防范采購過程的舞弊行為，特制定本管理制度本制度適用于公司平臺經(jīng)營的所有產(chǎn)品的采購。二、職責權限1、總經(jīng)理負責采購管理制度的審批；2、采購部負責采購管理制度的編制，公司平臺經(jīng)營產(chǎn)品的采購，供應商信息庫的建立，供應商的管理等。三、采購原則1、一致性原則采購員訂購的產(chǎn)品應與客戶點購清單所要求的規(guī)格型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足點購清單需求或成本過高的情況下，采購員應及時反饋信息，供業(yè)務員更改點購清單。如因特定條件和實際需求不能完全一致，須經(jīng)業(yè)務員書面同意后可進行調(diào)整。2、輪換原則有三家及以上可選供應商時，供應商應不定期輪換；負責和供應商對接的采購員，也應不定期輪換。3、廉潔原則（1）自覺維護公司利益，努力提高采購產(chǎn)品質(zhì)量，降低采購成本；（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手索要。（3）嚴格按照采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。四、采購流程1、售前支持（1）接到公司投標部對產(chǎn)品資料、供貨資質(zhì)等方面的需求時，采購員應在最短時間內(nèi)篩選供應商、整合資源、提供資料，以便投標書能順利完成。（2）接到公司中標通知后，采購員應配合平臺管理員完成所中標品類產(chǎn)品的上架工作，為客戶在平臺上下單做好準備。（3）采購員應隨時關注市場行情，產(chǎn)品信息（如：價格等）出現(xiàn)變動時，應及時通知平臺管理員進行更新、維護，確保平臺對外產(chǎn)品信息的準備性和時效性。2、采購申請業(yè)務員依據(jù)客戶在公司平臺的點購清單向采購部發(fā)出采購申請，該點購清單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等，若涉及技術指標的，應注明相關參數(shù)、指標要求，如有缺失、不清晰或需要替換的，業(yè)務員應提前與客戶做好溝通，補充完整。3、詢價比價議價采購員依據(jù)業(yè)務員提供的客戶點購清單進行供應商篩選，具體要求如下：（1）每一種產(chǎn)品原則上需三家及以上的供應商進行報價，應急購買的產(chǎn)品除外。（2）采購員接到報價單后，需進行比價、議價，填寫《供應商對比表》，在權衡質(zhì)量、價格、利潤、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，各條件相同時，按照高利潤原則進行采購。（3）屬下列情況者，無需進行比價、議價：獨家制造、原廠零配件無替代用品，但仍需留下對比記錄。（4）若需進行樣品提供和確認的，應確定送樣周期，由采購員負責追蹤，收到樣品后，第一時間送交業(yè)務員進行確認，必要時需會同財務部予以確認。對于需要保存樣品的，應封樣處理，以便日后作收貨對比。采購員通過對以上方面綜合考量后確定供應商，整個對比過程應記錄在《供應商對比說明》中，同時填寫《供應商基本情況表》建立供應商檔案。以上文件將作為合同附件，交由采購部經(jīng)理審批，供貨結(jié)束后隨合同一并歸檔。4、采購合同簽訂供應商篩選完成后，由采購員與選定的供應商簽訂采購合同，合同細節(jié)：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、稅率、付款方式、交貨方式、運費承擔、所有權交割、知識產(chǎn)權證明、違約責任等應有明確約定。采購合同簽訂后，采購員應將合同文本以快遞、掃描、微信等對方認可的方式發(fā)送給供應商，并提醒供應商及時接收，提前備貨。采購交易發(fā)生爭議時，依據(jù)采購合同的對應違約條款進行處理。5、采購付款采購合同簽訂后，采購員應與財務部、業(yè)務部進行溝通，及時提交《付款申請單》，按照合同約定的方式安排付款。6、進度跟催采購員適時給供應商提供《發(fā)貨通知單》，要求供應商按照發(fā)貨通知單上的品類、數(shù)量、供貨時間進行供貨。采購員應提前采取電話或親自到供應商處跟催，以確保產(chǎn)品能按時供應。若采購產(chǎn)品無法在預定時間內(nèi)交貨的，采購員應提前和業(yè)務員進行溝通，重新和供應商確定新的交貨期，并跟蹤交貨。因為交付時間造成的損失，應按照采購合同的約定進行索賠處理。所采購產(chǎn)品發(fā)出后，由供應商將《發(fā)貨通知單》補充完整，簽字蓋章后發(fā)回采購部，采購員收到發(fā)貨通知后完成《收貨確認單》，單號與對應《發(fā)貨確認單》單號一致，并將《收貨確認單》發(fā)送給業(yè)務員，方便業(yè)務員與客戶溝通，提前做好接貨準備。7、驗收入庫所采購產(chǎn)品到指定地點后，由業(yè)務員負責與客戶進行溝通，于3天內(nèi)完成驗收工作，需要安裝調(diào)試的產(chǎn)品，驗收工作于一周內(nèi)完成。驗收合格的產(chǎn)品，由業(yè)務員或客戶在《收貨確認單》上簽字，每周一開會時交回采購部歸檔則完成入庫；驗收不合格的，業(yè)務員應第一時間通知采購員，由采購員與供應商溝通，完成退、換貨等，驗收合格后，完成入庫手續(xù)；8、發(fā)票接收所有采購發(fā)票均要求快遞至采購部，由采購部統(tǒng)一交至財務部入賬，不允許供應商在送貨時夾帶發(fā)票；若發(fā)現(xiàn)隨貨帶有發(fā)票，業(yè)務員應及時收繳并聯(lián)系采購員，由采購員將發(fā)票交至財務部，以便及時入賬，防止丟失；同時采購員應對供應商給予約束。9、賬目核對采購產(chǎn)品辦理入庫后且已有對應額度的發(fā)票，由采購員憑《發(fā)貨通知單》和《收貨確認單》按照采購合同約定付款方式辦理支付余款手續(xù)，并定期與供應商進行賬目核對，《對賬單》須經(jīng)雙方簽字確認后留檔。五、資料歸檔采購項目完成后，采購員應將整套采購資料：《客戶點購清單》、《供應商調(diào)查表》、《供應商對比說明》、《采購合同》、《付款申請單》、《發(fā)貨通知單》、《收貨確認單》、發(fā)票復印件、《對賬單》及供應商資質(zhì)文件等一并歸檔，以備日后查閱。六、供應商管理1、供應商選擇基本要求（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務等條件良好者。（3）信譽好者。2、供應商信息庫的建立及維護采購部安排專人進行錄入和更新供應商信息：供應商的調(diào)查資料、招投標資料、有關證照（工商營業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證等）的復印件、歷史采購合同情況（采購價格、數(shù)量）、可供應產(chǎn)品清單等。七、考核與審計1、考核采購部經(jīng)理負責對采購員進行月度考核，考核標準見《采購員績效考核表》，考核分數(shù)低于90分者將給予50元/次的罰款，連續(xù)三個考核低于90分將重新進入試用期，試用期結(jié)束仍考核不合格者將退回公司人力資源部。該考核成績將作為個人年終考核、升職加薪的依據(jù)，采購部也會持續(xù)將向公司舉薦考核優(yōu)秀者。2、審計采購員應自覺接受財務部或公司領導對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對于在采購過程中發(fā)生的違反廉潔制度的行為，公司有權對相關人員依照公司規(guī)則制度進行處罰直至追究其法律責任。附件1供應商調(diào)查表編號：填表日期：基本信息企業(yè)名稱公司詳細地址注冊號統(tǒng)社會信用代碼企業(yè)法人注冊資本成立日期經(jīng)營范圍供應產(chǎn)品業(yè)務聯(lián)系業(yè)務聯(lián)系人聯(lián)系電話部門負責人手機開票資料企業(yè)名稱開戶銀行開戶行賬號財務部電話企業(yè)規(guī)模企業(yè)人數(shù)固定資產(chǎn)注冊商標通過體系分公司情況

附件2供應商對比表1、貨源信息序號物料名稱物料描述單價稅率運費利潤利潤率供應商備注123???2、對比說明3、對比結(jié)果選定供應商：填報人日期審批日期附件3發(fā)貨通知單發(fā)貨單號：供應附件3發(fā)貨通知單發(fā)貨單號：供應商：日期河南點睛電子科技有限公司（蓋章）日期：收貨確認單收貨單號:序號物料名稱物料描述單位數(shù)量收貨地址（收到貨與訂單數(shù)相符請打未到貨或者數(shù)量不符請備注）收貨人簽字/蓋章：日期： 年月日對賬單供應商名稱業(yè)務聯(lián)系人聯(lián)系電話聯(lián)系傳真供應商地址送貨日期送貨單號采購單號物料名稱物料描述單位采購數(shù)量含稅單價（元）含稅金額（元）備注123???合計幣別送貨金額退貨金額已付金額未付金額開票金額發(fā)票編號未開金額備注制表人：審核人：制表日期：供應商核對：采購員績效考核表考核時間：被考核人：項目內(nèi)容考核細則考核標準工作紀律20分個人考勤按時上下班，服從領導安排，不遲到、早退遲到1次扣2保持辦公室清潔衛(wèi)生，節(jié)約紙張、打印耗材、空調(diào)使用處罰1次扣4做好每月上交的工作日志失誤1次扣3管理績效70分采購及時性應做好業(yè)務溝通，確保物料及時到位延遲1天扣3米購合格率采購物料合格率二合格數(shù)量/總數(shù)量退換1次扣2工作效率由于米購員工作效率的問題而影響業(yè)務進度影響1次扣2采購原則采購行為須有采購依據(jù)，如客戶點購清單等無依據(jù)1次扌分遵循貨比三家、一致性、輪換性原則違反1次扣2采購準確性采購物料出錯，申請物料和采購物料不符（采購員單方面的原