檔案管理基礎(chǔ)知識

.文員工作的基本職能之一就是文書處理,要做一個(gè)優(yōu)秀的文員,必須熟悉各種文書的涵義,特點(diǎn)以及格式.今天我們主要看看企業(yè)的文書種類.在制作文書時(shí),要根據(jù)發(fā)文對象和目的來選擇文書的種類.企業(yè)文書主要包括以下幾大類:一:指令性文書,包括決定,批復(fù),意見等文書.1:決定:用于對重要事件作出安排,獎懲,變更,或者撤消不適當(dāng)?shù)氖马?xiàng).2:批復(fù):用于答復(fù)下屬部門的請示事項(xiàng).3:意見:用于對重要問題提出見解和處理辦法.二:曉喻性文書:包括通告,通知,通報(bào)等.1:通知:用于批轉(zhuǎn)下屬部門的公告,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和非隸屬部門的公文

,傳達(dá)要求個(gè)部門共同執(zhí)行的事項(xiàng).2:通報(bào):用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況.三:報(bào)請性文書:包括請示,報(bào)告等文種.1:請示:用于向上級部門請求批示,批準(zhǔn)的公文.2:報(bào)告:用于向上級部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級部門的詢問等.四:洽商,記載性文書,包括

會議記錄等文書.1:函:用于不相隸屬部門間洽談工作,詢問和答復(fù)問題,向有關(guān)主管部門請求,答復(fù),審批事項(xiàng)的公文.2:會議紀(jì)要:用于記錄,傳達(dá)會議.議事情況的文種.是文員經(jīng)常會用到的文書.以上是文員工作中最常見的文書種類,文員工作中需要按照具體事項(xiàng)來確定使用何種文書.報(bào)告處理結(jié)果等用“報(bào)告”。法，用：“指示”。..號，嘉獎所屬單位有功人員時(shí)，用“命令”。執(zhí)行或知道的事項(xiàng)，用“通知”。人員知道的，用“通報(bào)”。7、布告、通告：對本委職工應(yīng)當(dāng)知道或應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)，用“布告”；對一定圍本局職工、機(jī)關(guān)、團(tuán)體公布的一般事項(xiàng)，用“通告”。8、批復(fù)：對下屬機(jī)關(guān)請示或報(bào)告事項(xiàng)的答復(fù)，用“批復(fù)”。9、公告：需要公布的重大事情，用“公告”。10、函：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間，商洽工作、答復(fù)詢問、請求，用“函”；向下級機(jī)關(guān)的解釋、詢問、更正、催辦和答復(fù)某些事務(wù)性問題可用“涵”。(二)10

年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存

(三)5

(四)1

(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。.文件立卷應(yīng)按照容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。..

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..第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，..44、檔案工作的“三納入”制度的具體容有哪些？45、檔案工作的“四參加”制度的具體容有哪些？46、檔案工作的“四同步”制度的具體容有哪些？..

55、文書檔案以“件”為單位進(jìn)行整理應(yīng)遵循的原則是什么？整理工作有哪些工作程序？排..

類的文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理時(shí)，采用哪種分類方

經(jīng)過審查、調(diào)整，經(jīng)“加工”確定無誤后，再正式填寫。順序均從“1”開始，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁號均從“1”起編寫。..64、備考表中的“互見號”應(yīng)填寫哪些容？（1）采用“手風(fēng)琴”式折疊法；A4

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..時(shí)間就