公司研發(fā)部檔案資料管理規(guī)定

文檔序號(hào)：XXGS-YXFA01版本編號(hào)：YXFA-20XX001XXX（單位）公司研發(fā)部檔案資料管理規(guī)定編制部門(mén)：知丁日期:研發(fā)部檔案資料管理規(guī)定1、目的：為了更好的收集和保存研發(fā)中心各工作小組及個(gè)人工作內(nèi)容及業(yè)績(jī)的原始文件材料，使研發(fā)中心的成果更有效、有針對(duì)性的應(yīng)用到提高公司產(chǎn)品性能等提供有效服務(wù)，建立完整的工作文件檔案，特制定技術(shù)檔案管理制度^2、適用對(duì)象：研發(fā)部所有在職人員。3、范圍：（檔案分項(xiàng)目檔案和非項(xiàng)目檔案）研發(fā)部各組科研項(xiàng)目檔案：按《研發(fā)項(xiàng)目管理規(guī)定》建立資料包項(xiàng)目任務(wù)書(shū)；項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃表；項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)內(nèi)容及具體實(shí)施方案；項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告項(xiàng)目階段工作評(píng)審會(huì)議紀(jì)要；項(xiàng)目評(píng)審意見(jiàn)表；項(xiàng)目獎(jiǎng)懲意見(jiàn)及獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)、具體金額分配項(xiàng)目周期小于3個(gè)月的，項(xiàng)目完成后一起收集資料，超過(guò)3個(gè)月的每3個(gè)月收集一次資料。研發(fā)部非項(xiàng)目檔案：各類檢測(cè)試驗(yàn)規(guī)范與規(guī)程；各類檢測(cè)技術(shù)、方法與標(biāo)準(zhǔn)；儀器設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)及鑒定、測(cè)試證書(shū)；實(shí)驗(yàn)過(guò)程中的全部技術(shù)資料；實(shí)驗(yàn)原始記錄和分析數(shù)據(jù)等；實(shí)驗(yàn)（檢測(cè)）報(bào)告；實(shí)驗(yàn)總結(jié)報(bào)告各類專業(yè)書(shū)籍、雜志及報(bào)刊；資料收集周期為：實(shí)驗(yàn)時(shí)間不超過(guò)3個(gè)月的，實(shí)驗(yàn)完后一起收集，超過(guò)3人月的，每3個(gè)月收集一次。其它則為每月遞交一次。4、檔案資料的保存期限：檢測(cè)報(bào)告一般性保存2年；一般技術(shù)資料（非檢測(cè)報(bào)告類參考資料）保存1?2年原始資料與電子及影像資料保存2~5年案資料的歸檔與借閱管理：歸檔材料必須齊全完整，不得私留重要資料而不歸檔，技術(shù)材料應(yīng)按程序文件或項(xiàng)目任務(wù)書(shū)要求提交，并裝訂成冊(cè)；檔案資料書(shū)面歸檔應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格為A4紙；其中技術(shù)檔案資料密級(jí)由部門(mén)主任審定，科研項(xiàng)目組成員必須遵守保密規(guī)定，不得泄密借閱是發(fā)揮檔案作用的基本形式之一，除密級(jí)資料外，其他書(shū)籍、雜志及報(bào)刊可以借閱。密級(jí)資料必須經(jīng)部門(mén)主任審核，簽字批準(zhǔn)至技術(shù)研發(fā)中心總經(jīng)理后方可借閱，并按保密制度辦理。到期檔案由研發(fā)中心總監(jiān)審批后，由綜合科項(xiàng)目管理員負(fù)責(zé)整理封存。經(jīng)同意借由之檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由項(xiàng)目管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還,由項(xiàng)目管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書(shū)籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查，研發(fā)部主任批準(zhǔn)后，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短，可按處罰金額的1/2至全額返還。借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由項(xiàng)目管理員報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查，研發(fā)部主任批準(zhǔn)后，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。6、綜合辦公室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：綜合檔案室的任務(wù)：集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用.協(xié)助各部門(mén)和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料平臺(tái)為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。檔案管理人員的職責(zé)：認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)提供技術(shù)資料?？茖W(xué)地管理研發(fā)部技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。遵守公司保密制度，做好安全工作。嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。7、資料收集管理流程：知丁流程圖:責(zé)