檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件

19十二月2022檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理17十二月2022檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理1目錄檔案分類的原理與方法檔案編號(hào)檔案庫(kù)房排架與管理目錄檔案分類的原理與方法2檔案分類的原理與方法一、基本概念1、檔案分類：是指根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分門別類，從而使庫(kù)藏的全部檔案文件成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫(kù)藏系統(tǒng)。檔案分類的原理與方法一、基本概念32、類目體系：

類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列和類系兩個(gè)要素。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其邏輯規(guī)則是不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其邏輯規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。2、類目體系：4

企業(yè)檔案分類方案(示意圖)

一類二類三類四類五類ABCD1234類列類系企業(yè)檔53、分類原則遵循文件的來源特征保證類目體系的嚴(yán)整性保證類目體系的可包容性維護(hù)類目體系的相對(duì)穩(wěn)定性。3、分類原則64、分類標(biāo)識(shí)（類號(hào)）

類號(hào)是類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。本公司檔案分類按照代碼制進(jìn)行類號(hào)標(biāo)識(shí)。

“01.1.1”4、分類標(biāo)識(shí)（類號(hào)）7檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件8二、分類方法1、檔案分類工作的程序設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類小類給定編號(hào)二、分類方法設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類小類給定編號(hào)92、常用分類方法職能分類時(shí)間分類作者分類專題分類項(xiàng)目分類型號(hào)分類區(qū)域分類專業(yè)分類外形或文種分類職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分;其他分類方法則適用于二級(jí)以下類目的劃分.2、常用分類方法職能分類職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分;103、全宗的劃分（機(jī)構(gòu)代碼）管理類檔案的分類方案采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，全宗代碼目前只設(shè)定01為包神公司，02為新準(zhǔn)公司。工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如包神線為BS,包神二線為BS2，塔韓線為TH，新準(zhǔn)線為XZ表示，3、全宗的劃分（機(jī)構(gòu)代碼）114、一級(jí)類目的劃分

包神鐵路有限責(zé)任公司的檔案，按照公司活動(dòng)性質(zhì)劃分為8個(gè)大類，即：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、工程建設(shè)類、設(shè)備儀器類、財(cái)務(wù)檔案類、人事檔案類。4、一級(jí)類目的劃分125、二級(jí)以下類目的劃分各大類或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對(duì)象特點(diǎn)，或按照文件類型，或按照所屬專業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或按照文件往來規(guī)律進(jìn)行二級(jí)以下類目的劃分。適當(dāng)進(jìn)行三級(jí)類目的劃分。各類技術(shù)、業(yè)務(wù)、科技對(duì)象等檔案的具體分類，在下屬單位根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化（詳見分類方案）5、二級(jí)以下類目的劃分13檔案編號(hào)

一、分類標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）方法1、管理類檔案的分類采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，全宗代碼目前只設(shè)定01為包神公司，02為新準(zhǔn)公司。一級(jí)類目使用00-99標(biāo)識(shí)，二級(jí)類目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類目使用0000-9999標(biāo)識(shí)，依此類推。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類目擴(kuò)展使用。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開。檔案編號(hào)

一、分類標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）方法142、工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類目使用00-99標(biāo)識(shí)，一級(jí)類目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如包神線為BS,包神二線為BS2，塔韓線為TH，新準(zhǔn)線為XZ表示，項(xiàng)目代碼后接二級(jí)類目，二級(jí)類目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類目使用0000-99999標(biāo)識(shí)（考慮到部分檔案三級(jí)類層次較多，故增加一位數(shù)）。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類目擴(kuò)展使用。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開。2、工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)153、保管期限、特殊載體代碼對(duì)照表編碼載體類型01紙質(zhì)02電子03電子/紙質(zhì)04錄音05錄像06光盤07磁帶08硬盤09膠片10實(shí)物11其他編碼保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年3、保管期限、特殊載體代碼對(duì)照表編碼載體類型01紙質(zhì)02電子16二、檔號(hào)編制方法檔號(hào)以“件”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+件號(hào)二、檔號(hào)編制方法17檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件18各號(hào)段之間以“-”隔開。第一段為全宗代碼和項(xiàng)目代碼，參照全宗和項(xiàng)目代碼規(guī)定。第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)，如“2012”。第三段為檔案分類號(hào)，使用代碼分類標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第五段為載體類型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第六段為件號(hào)，一般采用4位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿4位前面補(bǔ)零。各號(hào)段之間以“-”隔開。19如：01-2008-02.1.3-30-03-0001表示包神鐵路公司行政管理類檔案一級(jí)類下的行政事務(wù)類檔案二級(jí)類下的會(huì)議文件三級(jí)類下的2008年保管期限為30年的歸檔文件（電子\紙質(zhì)類型）中的第一件檔案。如：01-2008-02.1.3-30-03-000120件號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下，件號(hào)從0001開始生成。件號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、成文日期排序。以件號(hào)標(biāo)識(shí)的歸檔文件，需要裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)編制順序號(hào)。盒號(hào)編制規(guī)則是：檔案類別-年度-保管期限-盒順序號(hào)件號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下21檔號(hào)以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+案卷號(hào)檔號(hào)以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即22檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件23各號(hào)段之間以“-”隔開。第一段為機(jī)構(gòu)代碼，參照集團(tuán)各單位機(jī)構(gòu)代碼表。第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)。第三段為檔案分類號(hào)，使用代碼分類標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)，參照附件3。第五段為載體類型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)，參照附件2。第六段為案卷號(hào)，一般采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿3位前面補(bǔ)零。各號(hào)段之間以“-”隔開。24如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001表示包神鐵路公司塔韓線工程項(xiàng)目，工程建設(shè)一級(jí)類下的技術(shù)竣工二級(jí)類下的橋涵專業(yè)三級(jí)類下的2012年保管期限為永久的立卷歸檔文件（紙質(zhì)類型）中的第一卷檔案。如：01-2012-05TH.6.6-00-01-00125案卷號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下，案卷號(hào)號(hào)從001開始生成。案卷號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、立卷歸檔日期排序。卷內(nèi)標(biāo)注可以增加卷內(nèi)文件順序號(hào)，以明確卷內(nèi)文件的排序，卷內(nèi)文件順序號(hào)排序規(guī)則：按成文日期進(jìn)行排序。案卷號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限26檔案庫(kù)房排架與管理一、檔案的排架（一）一般檔案排架方法

收集入庫(kù)的文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排架.具體方法有以下幾種:1.大流水排架.即按照入庫(kù)的時(shí)間先后順序依次排架,先來先放,后來后放.優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時(shí)只能按照時(shí)間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找。檔案庫(kù)房排架與管理一、檔案的排架272.分類排架.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排架,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個(gè)項(xiàng)目的文件排架到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類流水排架.結(jié)合上述兩種排架的優(yōu)點(diǎn),先將入庫(kù)的文檔資料劃分出大類,然后再在每類中按照時(shí)間順序排架.2.分類排架.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排架,優(yōu)點(diǎn)是可以將28（二）本公司檔案排架方法

1、紙質(zhì)檔案的排架及標(biāo)識(shí)：紙質(zhì)檔案實(shí)行分類流水排架法。分類流水排架法是指在庫(kù)房?jī)?nèi)按照企業(yè)檔案的一級(jí)類目劃分檔案柜架，在每個(gè)一級(jí)類目的檔案柜架中，按照文件歸檔的時(shí)間順序排列檔案。檔案庫(kù)房排架編號(hào)采用“X-YYYY”形式，“X”表示一級(jí)類目檔案編號(hào)，“YYYY”表示檔案所屬的年度，如“1-2010”表示管理類檔案一級(jí)類目下的2010年度的檔案。（二）本公司檔案排架方法292、檔案庫(kù)位號(hào)編制：檔案庫(kù)位號(hào)明確到每件檔案的庫(kù)房存放位置，是檔案檢索工具的一種。庫(kù)位號(hào)編號(hào)采用“X組-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3組-A面-3列-4排-5盒-23件”表示該檔案的庫(kù)房存放位置在3號(hào)組密集架的A面第3列第4排第五盒中的第23件。2、檔案庫(kù)位號(hào)編制：檔案庫(kù)位號(hào)明確到每件檔案的庫(kù)房存放303、非紙質(zhì)載體檔案的排架及標(biāo)識(shí)：非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)檔案的載體類型分專柜按照時(shí)間順序排列。將聲像檔案存放在專門的防磁柜或光盤柜中，實(shí)物檔案展放在會(huì)議室中，檔案室僅留存其目錄。3、非紙質(zhì)載體檔案的排架及標(biāo)識(shí)：非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)檔案的載31檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件32二、庫(kù)房管理1檔案庫(kù)房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，非檔案工作人員不得入內(nèi)，如工作需要必須進(jìn)入時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2檔案庫(kù)房門窗要牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖；鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶；管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管庫(kù)房鑰匙，確保庫(kù)房安全。二、庫(kù)房管理333檔案進(jìn)出庫(kù)房，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，登記內(nèi)容包括檔案接收入庫(kù)、檔案調(diào)出、調(diào)閱、歸還等情況。4對(duì)新接收入庫(kù)的檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案應(yīng)作處理后方可入庫(kù)。5檔案工作人員要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況每半年進(jìn)行一次檢查核對(duì)，做到帳物相符，對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)重大問題及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取措施予以處理。3檔案進(jìn)出庫(kù)房，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，登記內(nèi)容包括檔案接收入庫(kù)346庫(kù)房?jī)?nèi)安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測(cè)記。庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45-60％之間。管理人員要有庫(kù)房溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，并進(jìn)行分析，制定管理計(jì)劃。7庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙、生火、喝茶倒水，嚴(yán)禁將易燃、易爆物品和有害物品帶入，禁止在光源、電器下堆放檔案資料。8定期檢查庫(kù)房?jī)?nèi)電源線路、暖氣設(shè)備及安全設(shè)施及時(shí)排除各種不利于檔案安全管理的隱患。6庫(kù)房?jī)?nèi)安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測(cè)記。庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14359檔案庫(kù)房應(yīng)盡量避免自然光源，有外窗的采用窗簾或窗板等遮陽(yáng)措施。10檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。11檔案室全體工作人員必須會(huì)用現(xiàn)有滅火器，滅火器材的放置位置要固定，不得隨意改動(dòng)，并經(jīng)常檢查完好情況。9檔案庫(kù)房應(yīng)盡量避免自然光源，有外窗的采用窗簾或窗板等遮陽(yáng)3612每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫(kù)房門窗，切斷水、電源，進(jìn)行一次全面安全防火檢查，確保檔案安全。節(jié)假日前應(yīng)對(duì)庫(kù)房檔案現(xiàn)狀、安全衛(wèi)生等情況進(jìn)行清查并填寫清查單，節(jié)假日后根據(jù)具體情況一一核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)。13定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，保持庫(kù)內(nèi)及周圍環(huán)境衛(wèi)生，不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品。（目前項(xiàng)目部資料管理的情況及注意事項(xiàng)）12每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫(kù)房門窗，切斷水、電源，進(jìn)行一次全面3719十二月2022檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理17十二月2022檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理38目錄檔案分類的原理與方法檔案編號(hào)檔案庫(kù)房排架與管理目錄檔案分類的原理與方法39檔案分類的原理與方法一、基本概念1、檔案分類：是指根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分門別類，從而使庫(kù)藏的全部檔案文件成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫(kù)藏系統(tǒng)。檔案分類的原理與方法一、基本概念402、類目體系：

類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列和類系兩個(gè)要素。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其邏輯規(guī)則是不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其邏輯規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。2、類目體系：41

企業(yè)檔案分類方案(示意圖)

一類二類三類四類五類ABCD1234類列類系企業(yè)檔423、分類原則遵循文件的來源特征保證類目體系的嚴(yán)整性保證類目體系的可包容性維護(hù)類目體系的相對(duì)穩(wěn)定性。3、分類原則434、分類標(biāo)識(shí)（類號(hào)）

類號(hào)是類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。本公司檔案分類按照代碼制進(jìn)行類號(hào)標(biāo)識(shí)。

“01.1.1”4、分類標(biāo)識(shí)（類號(hào)）44檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件45二、分類方法1、檔案分類工作的程序設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類小類給定編號(hào)二、分類方法設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類小類給定編號(hào)462、常用分類方法職能分類時(shí)間分類作者分類專題分類項(xiàng)目分類型號(hào)分類區(qū)域分類專業(yè)分類外形或文種分類職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分;其他分類方法則適用于二級(jí)以下類目的劃分.2、常用分類方法職能分類職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分;473、全宗的劃分（機(jī)構(gòu)代碼）管理類檔案的分類方案采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，全宗代碼目前只設(shè)定01為包神公司，02為新準(zhǔn)公司。工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如包神線為BS,包神二線為BS2，塔韓線為TH，新準(zhǔn)線為XZ表示，3、全宗的劃分（機(jī)構(gòu)代碼）484、一級(jí)類目的劃分

包神鐵路有限責(zé)任公司的檔案，按照公司活動(dòng)性質(zhì)劃分為8個(gè)大類，即：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、工程建設(shè)類、設(shè)備儀器類、財(cái)務(wù)檔案類、人事檔案類。4、一級(jí)類目的劃分495、二級(jí)以下類目的劃分各大類或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對(duì)象特點(diǎn)，或按照文件類型，或按照所屬專業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或按照文件往來規(guī)律進(jìn)行二級(jí)以下類目的劃分。適當(dāng)進(jìn)行三級(jí)類目的劃分。各類技術(shù)、業(yè)務(wù)、科技對(duì)象等檔案的具體分類，在下屬單位根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化（詳見分類方案）5、二級(jí)以下類目的劃分50檔案編號(hào)

一、分類標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）方法1、管理類檔案的分類采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，全宗代碼目前只設(shè)定01為包神公司，02為新準(zhǔn)公司。一級(jí)類目使用00-99標(biāo)識(shí)，二級(jí)類目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類目使用0000-9999標(biāo)識(shí)，依此類推。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類目擴(kuò)展使用。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開。檔案編號(hào)

一、分類標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）方法512、工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類目使用00-99標(biāo)識(shí)，一級(jí)類目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如包神線為BS,包神二線為BS2，塔韓線為TH，新準(zhǔn)線為XZ表示，項(xiàng)目代碼后接二級(jí)類目，二級(jí)類目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類目使用0000-99999標(biāo)識(shí)（考慮到部分檔案三級(jí)類層次較多，故增加一位數(shù)）。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類目擴(kuò)展使用。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開。2、工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)523、保管期限、特殊載體代碼對(duì)照表編碼載體類型01紙質(zhì)02電子03電子/紙質(zhì)04錄音05錄像06光盤07磁帶08硬盤09膠片10實(shí)物11其他編碼保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年3、保管期限、特殊載體代碼對(duì)照表編碼載體類型01紙質(zhì)02電子53二、檔號(hào)編制方法檔號(hào)以“件”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+件號(hào)二、檔號(hào)編制方法54檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件55各號(hào)段之間以“-”隔開。第一段為全宗代碼和項(xiàng)目代碼，參照全宗和項(xiàng)目代碼規(guī)定。第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)，如“2012”。第三段為檔案分類號(hào)，使用代碼分類標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第五段為載體類型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第六段為件號(hào)，一般采用4位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿4位前面補(bǔ)零。各號(hào)段之間以“-”隔開。56如：01-2008-02.1.3-30-03-0001表示包神鐵路公司行政管理類檔案一級(jí)類下的行政事務(wù)類檔案二級(jí)類下的會(huì)議文件三級(jí)類下的2008年保管期限為30年的歸檔文件（電子\紙質(zhì)類型）中的第一件檔案。如：01-2008-02.1.3-30-03-000157件號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下，件號(hào)從0001開始生成。件號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、成文日期排序。以件號(hào)標(biāo)識(shí)的歸檔文件，需要裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)編制順序號(hào)。盒號(hào)編制規(guī)則是：檔案類別-年度-保管期限-盒順序號(hào)件號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下58檔號(hào)以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+案卷號(hào)檔號(hào)以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即59檔案分類編號(hào)與入庫(kù)管理課件60各號(hào)段之間以“-”隔開。第一段為機(jī)構(gòu)代碼，參照集團(tuán)各單位機(jī)構(gòu)代碼表。第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)。第三段為檔案分類號(hào)，使用代碼分類標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)，參照附件3。第五段為載體類型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)，參照附件2。第六段為案卷號(hào)，一般采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿3位前面補(bǔ)零。各號(hào)段之間以“-”隔開。61如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001表示包神鐵路公司塔韓線工程項(xiàng)目，工程建設(shè)一級(jí)類下的技術(shù)竣工二級(jí)類下的橋涵專業(yè)三級(jí)類下的2012年保管期限為永久的立卷歸檔文件（紙質(zhì)類型）中的第一卷檔案。如：01-2012-05TH.6.6-00-01-00162案卷號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下，案卷號(hào)號(hào)從001開始生成。案卷號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、立卷歸檔日期排序。卷內(nèi)標(biāo)注可以增加卷內(nèi)文件順序號(hào)，以明確卷內(nèi)文件的排序，卷內(nèi)文件順序號(hào)排序規(guī)則：按成文日期進(jìn)行排序。案卷號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限63檔案庫(kù)房排架與管理一、檔案的排架（一）一般檔案排架方法

收集入庫(kù)的文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排架.具體方法有以下幾種:1.大流水排架.即按照入庫(kù)的時(shí)間先后順序依次排架,先來先放,后來后放.優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時(shí)只能按照時(shí)間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找。檔案庫(kù)房排架與管理一、檔案的排架642.分類排架.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排架,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個(gè)項(xiàng)目的文件排架到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類流水排架.結(jié)合上述兩種排架的優(yōu)點(diǎn),先將入庫(kù)的文檔資料劃分出大類,然后再在每類中按照時(shí)間順序排架.2.分類排架.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排架,優(yōu)點(diǎn)是可以將65（二）本公司檔案排架方法

1、紙質(zhì)檔案的排架及標(biāo)識(shí)：紙質(zhì)檔案實(shí)行分類流水排架法。分類流水排架法是指在庫(kù)房?jī)?nèi)按照企業(yè)檔案的一級(jí)類目劃分檔案柜架，在每個(gè)一級(jí)類目的檔案柜架中，按照文件歸檔的時(shí)間順序排列檔案。檔案庫(kù)房排架編號(hào)采用“X-YYYY”形式，“X”表示一級(jí)類目檔案編號(hào)，“YYYY”表示檔案所屬的年度，如“1-2010”表示管理類檔案一級(jí)類目下的2010年度的檔案。（二）本公司檔案排架方法662、檔案庫(kù)位號(hào)編制：檔案庫(kù)位號(hào)明確到每件檔案的庫(kù)房存放位置，是檔案檢索工具的一種。庫(kù)位號(hào)編號(hào)采用“X組-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3組-A面-3列-4排-5盒-23件”表示該檔案的庫(kù)房存放位置在3號(hào)組密集架的A面第3列第4排第五盒中的第23件。2、檔案庫(kù)位號(hào)編制：檔案庫(kù)位號(hào)明確到每件檔案的庫(kù)房存放673、非紙質(zhì)載體檔案的排架及標(biāo)識(shí)：非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)檔案的載體類型分專柜按照時(shí)間順序排列。將聲像檔案存放在專門的防磁柜或光盤柜中，實(shí)物檔案展放在