科技檔案管理及科技檔案整理方法課件

科技檔案管理及科技檔案整理方法

一、我國科技檔案工作歷史沿革。20世紀50年代我國開始研究科技檔案管理學，60年代初建立了初步的體系，80年代得到迅速發(fā)展，90年代以后走向標準化、規(guī)范化。我國科技檔案工作大致可分為以下幾個階段。1、探索階段。2、發(fā)展完善階段。標志是1960年頒布了《技術檔案室工作暫行通則》。3、法制化階段。標志是1980年頒布了《科學技術檔案工作條例》。4、標準化、規(guī)范化階段。標志是1989年頒布了《科技檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-89）。2000年該標準進行修訂，2001年5月1日實施。二、我國科技檔案工作管理體制（一）國家檔案局對全國科技檔案工作進行宏觀管理。（二）地方檔案行政管理部門和國家有關主管機關負責宏觀管理權限內科技檔案工作。（三）企事業(yè)等單位負責自身科技檔案工作建設。5、科技檔案管理納入生產(chǎn)管理工作、技術管理工作、科研管理工作之中。這被稱為科技檔案管理的三納入；6、建立科技文件材料形成、積累、整理、歸檔及科技檔案管理、統(tǒng)計、鑒定銷毀、利用等相關制度；7、配備保管科技檔案必須的庫房和設施設備以及開展利用服務所需的設施設備；8、建立具有科技檔案專業(yè)知識和懂得有關科學技術，有一定工作能力的科技檔案隊伍。三、科技檔案的定義及特點（一）科技檔案的定義科技檔案：企事業(yè)單位和國家機關、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。此定義從3個方面揭示了科技檔案的本質屬性。1、定義揭示了科技檔案的產(chǎn)生領域和內容性質，規(guī)定了科技檔案同文書檔案及其它檔案在性質上的區(qū)別。2、定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建及管理活動的直接記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在本質上的區(qū)別。3、定義明確了科技檔案是保存起來以備利用的科技文件，規(guī)定了科技檔案同一般科技文件的區(qū)別。（二）科技檔案的特點主要有以下5個方面的特點：1、專業(yè)性特點。這一特點集中表現(xiàn)在形成領域和內容性質上兩個方面。2、種類和類型多樣性特點。體現(xiàn)在種類的多元性和類型的多樣性上。3、成套性特點。是由生產(chǎn)、科研、基建活動的特點決定的。4、現(xiàn)實性特點。是指它具有較強的現(xiàn)實使用性。5、動態(tài)性特點。這是生產(chǎn)、科研、基建活動的特定性特點決定的。

四、科技檔案的種類和內容構成

（一）生產(chǎn)技術檔案及其內容構成。主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案。（二）農業(yè)科技檔案及其內容構成。主要是在農、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術活動中形成的檔案。（三）基本建設檔案。指各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程所形成的科技檔案。（四）設備儀器檔案。指各種器械設備和儀器儀表的檔案材料。（五）科學技術研究檔案。指在自然科學技術研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文字材料。（六）專門技術檔案。指在某些專門技術活動中形成的科技檔案，主要包括：地質檔案、測繪檔案、環(huán)境保護檔案、氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地震檔案等。六、科技檔案整理工作

科技檔案整理的原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，便于保管和利用?？萍紮n案的整理方法與步驟基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過文件材料的鑒別、分類、案卷的組織與排列、編目、裝訂、編制案卷目錄六個環(huán)節(jié)。下邊以某公司綜合樓檔案的整理為例來講解。第一步:鑒別1、文件材料屬性的鑒別，各歸其大類。2、歸屬項目（區(qū)分不同項目）。3、是否歸檔。4、是否完整—項目歸檔文件和單份文件。5、準確性的鑒別（每份文件）第二步：分類編碼1、分類的要求。應注意以下幾點：（1）科技檔案的分類要遵循同一規(guī)則。（2）科技檔案分類要遵循效用規(guī)則。（3）要編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案。第三步：案卷組織與排列案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。科技案卷的排列方法：某公司大廈基建文件材料立卷示意表（分類號J1﹒1）建設程序內容工程準備階段文件立項文件、建設用地征地拆遷文件、勘察測繪設計文件、有關行政主管部門批準文件（消防、環(huán)保、衛(wèi)生等）、招投標文件、開工審批文件、財務文件（設計概算、施工預算）等。監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、進度控制、質量控制、造價控制、分包資質、監(jiān)理通知、合同管理、監(jiān)理總結等施工文件土建工程（地基基礎、主體工程、地面與樓面門窗工程、裝飾工程、屋面工程）施工技術準備文件、施工現(xiàn)場準備、地基處理記錄、圖紙變更、施工材料預制構件質量證明文件及試驗報告、施工試驗記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工記錄、質量事故處理記錄、質量檢驗記錄等。建筑設備安裝工程（電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程）一般施工記錄、圖紙變更、設備產(chǎn)品質量檢查和安裝記錄、預檢記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工試驗記錄、質量事故處理記錄、質量檢驗記錄等。室外工程給水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等室外安裝文件，建筑小品、水景、道路園林綠化等室外建筑環(huán)境施工文件?？⒐D綜合竣工圖：綜合圖、室外專業(yè)圖專業(yè)竣工圖：建筑、結構、裝修（飾）、電氣（智能工程）、給排水（消防）、采暖通風空調、燃氣工程竣工圖竣工驗收文件工程竣工總結、竣工驗收記錄、驗收證明書、驗收報告、驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）質量保修書、決算文件、聲像電子檔案。二、藍圖的折疊1、基建圖紙幅面規(guī)格及尺寸規(guī)定基本幅面分為5種:A0A1A2A3A4。2、折疊要求：一卷內不同幅面的圖紙要折成統(tǒng)一幅面A4；圖標露在外面；容易打開。3、工具4、方法三、卷內文件材料的排列案卷內科技文件的排列應注意以下幾點：1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關系排列。2、文字材料的排列。按問題、時間或重要程度排列。3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后，有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。4、底圖以張為單位單獨保存和管理。四、確定案卷保管期限和密級第四步：案卷編目案卷編目其內容有：編件號、頁號，填制案卷內科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標簽。1、編寫件號、頁號文件級裝訂的案卷內每份文件或單張圖紙按順序編寫件號，每件編寫小流水頁號，單頁文件不編頁號。每份文件加蓋檔號章。案卷級裝訂的按卷內文件順序編寫大流水頁號，不要編件號和蓋檔號章。檔號章

頁號編寫：不論采用那種裝訂形式，均以有書寫內容的頁面編寫頁號，單面書寫的編在右下角，雙面書寫的，正面編在右下角，反面編在左下角。2、填寫卷內文件目錄檔號序號卷內目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注序號：指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號，從1起依次標注。文件編號：填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。責任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。文件材料題名：填寫該份文字材料或圖樣的標題（全稱）。日期：填寫該份文字材料、圖樣的形成日期。頁號：填寫每份科技文件材料首尾頁上標注的頁號。備注：填寫對科技文件材料需要說明的事項。卷內備考表互見號：說明：

立卷人：年月日

檢查人：年月日4、填制案卷封面（可采用內外封面兩種形式）。主要由以下幾部分組成。案卷題名：又叫案卷標題，是案卷內科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向導。包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱。案卷題名的擬寫：項目名稱+文件材料針對內容+文件材料的名稱特征例：1.株洲市檔案館隱蔽工程記錄2.C620車床主軸箱零件圖3.平爐改造課題研究測試報告

立卷單位：填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。起止日期：填寫案卷內科技文件材料形成的起止日期。保管期限：依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內科技文件材料的最高密級。檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。第五步：裝訂案卷采用裝訂和不裝訂兩種形式：案卷級和文件級1、裝訂前，去除金屬物。成冊、成套裝訂較好的科技文件材料，短期的保管條件好的可不拆金屬物。2、裝訂前，對破損的文件材料進行修復。主要針