淺析高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新路徑

淺析高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新路徑摘要：數(shù)字時代背景下對高校檔案管理工作提出了新要求。部分高校未積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，在服務(wù)能力、服務(wù)水平和服務(wù)方式等方面存在明顯不足。高校應(yīng)認(rèn)識到數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢和特點(diǎn)，結(jié)合檔案服務(wù)對象的需求，對高校檔案服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的價值和作用。關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案；高校；服務(wù)創(chuàng)新在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校檔案工作出現(xiàn)了新的特征和需求。新時代高校有必要給予檔案信息化建設(shè)足夠的重視，充分認(rèn)識數(shù)字化轉(zhuǎn)型對于高校檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生的影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理工作有機(jī)融合，提升高校檔案信息化建設(shè)水平［1］。探討在這一背景下高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、路徑等問題，對于推動高校檔案管理現(xiàn)代化，跟上時展步伐，具有重要意義。1數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新現(xiàn)狀信息化是高校教學(xué)科研及發(fā)展的重要方向和任務(wù)，高校應(yīng)將檔案信息化建設(shè)與其他工作放在同等重要位置，同步推進(jìn)。但目前部分高校檔案信息化建設(shè)還存在一些問題，制約了檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型。1.1高校檔案信息化建設(shè)水平需提高部分高校對檔案信息化建設(shè)重視不足，使其滯后，檔案信息資源整合能力較差，檔案管理只停留在檔案保管和簡單的服務(wù)層面，難以與高校其他系統(tǒng)和政府相關(guān)部門系統(tǒng)建立起有效的檔案信息共享機(jī)制，無法實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息的充分利用，“信息孤島”問題依然存在，限制了高校檔案信息資源的開發(fā)、利用與整合。部分高校缺少從宏觀層面對檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)規(guī)劃，較少對檔案信息化建設(shè)的必要性和技術(shù)可行性的考慮，影響了高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有序推進(jìn)。一些高校檔案信息化建設(shè)思路不清晰，仍然處于起步探索階段，或者多借鑒其他高校的發(fā)展思路，缺少自身特色，在服務(wù)環(huán)節(jié)難以為用戶提供多元化的信息服務(wù)，對信息資源挖掘深度不夠，檔案信息化服務(wù)質(zhì)量和效率提升緩慢。1.2檔案信息化建設(shè)人才隊伍建設(shè)相對滯后人才隊伍建設(shè)對于高校檔案信息化建設(shè)具有重要影響，高校在檔案信息化推進(jìn)過程中，應(yīng)充分認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)時展趨勢［2］。當(dāng)前，部分高校檔案人才隊伍建設(shè)不盡如人意，一些檔案管理人員雖有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)專業(yè)知識，但缺少信息素養(yǎng)和信息技術(shù)能力，難以為檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供助力。部分高校檔案管理人員非專業(yè)出身，對檔案管理了解不深，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主動性和專業(yè)能力不足。部分高校未開展相應(yīng)的技能培訓(xùn)和安全教育。一些高校雖然從宏觀層面將人才建設(shè)納入檔案信息化建設(shè)體系之中，但落實(shí)不力，影響了高校檔案信息化建設(shè)的整體推進(jìn)和質(zhì)量提升。1.3檔案信息化服務(wù)基礎(chǔ)相對薄弱部分高校對服務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)重視不足。一是數(shù)字檔案信息收集不全面，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。高校檔案信息化建設(shè)涉及多個主體、多個層面，要想實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的全面收集和利用，就需要高校相關(guān)部門的密切配合和廣泛參與。但高校一些部門對檔案信息化重視不足，并未主動與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，導(dǎo)致部分重要的檔案信息收集不全面。有的檔案信息內(nèi)容不全面、格式不準(zhǔn)確，也在一定程度上影響了數(shù)字檔案信息的質(zhì)量。二是數(shù)字檔案信息服務(wù)范圍較小。部分高校所形成的檔案信息資源只為校內(nèi)師生服務(wù)，在一定程度上阻礙了高校檔案信息資源共享的發(fā)展步伐。2數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)的創(chuàng)新路徑數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)切合檔案信息服務(wù)的實(shí)際需要，從宏觀層面對高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計，進(jìn)一步明確高校檔案信息化建設(shè)的具體思路，積極推進(jìn)高校檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)創(chuàng)新。2.1推動高校檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新數(shù)字轉(zhuǎn)型時代，高校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，樹立起檔案信息化建設(shè)理念，給予高校檔案信息化建設(shè)足夠的重視，將其納入高校整體發(fā)展規(guī)劃。應(yīng)從全局出發(fā)對高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)謀劃，有組織、有目的、有系統(tǒng)地推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步提升高校檔案信息化建設(shè)的智能化水平［3］。在具體實(shí)施過程中，應(yīng)結(jié)合各校實(shí)際，完善相應(yīng)制度機(jī)制，加大對高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，落實(shí)好相應(yīng)的軟硬件配套措施，確保高校檔案信息化建設(shè)順利開展。一是給予高校檔案信息化建設(shè)足夠的重視。高校應(yīng)充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，制定相應(yīng)的制度規(guī)范加以推進(jìn)。同時，在檔案信息收集管理過程中應(yīng)形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理規(guī)范化，確保高校檔案信息齊全完整，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案信息化建設(shè)遇到的問題進(jìn)行研究，拿出具體的解決方案，進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)的成效。二是完善高校檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施。高校應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)實(shí)際需要，制定相關(guān)硬件設(shè)施采購方案，并給予一定的資金支持，確保檔案信息化建設(shè)有扎實(shí)的硬件保障。同時，根據(jù)檔案信息化建設(shè)實(shí)際需要，構(gòu)建軟件管理系統(tǒng)，進(jìn)一步增強(qiáng)軟件管理系統(tǒng)的可操作性。嚴(yán)格按照高校檔案管理發(fā)展規(guī)劃，加大對高校檔案管理信息軟件系統(tǒng)開發(fā)力度，從設(shè)計之初就充分考慮高校教學(xué)科研對檔案信息的多樣化需求以及在檔案管理過程中可能出現(xiàn)的不確定因素，確保高校檔案軟件管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)不同環(huán)境，切實(shí)為高校檔案信息化建設(shè)提供扎實(shí)的軟件保障。三是重視高校檔案信息安全。高校檔案信息涉及多個方面，特別是高校很多科研成果和教學(xué)方案具有非常重要的科研價值和經(jīng)濟(jì)價值，很容易成為網(wǎng)絡(luò)黑客竊取的目標(biāo)。因此，高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)做好檔案信息安全工作，切實(shí)防止檔案信息泄密，保證檔案安全。一方面，高校應(yīng)圍繞檔案信息化建設(shè)的具體訴求，對檔案信息安全保密機(jī)制進(jìn)行完善，并加大安全保密制度機(jī)制落實(shí)力度，為高校檔案信息安全提供扎實(shí)的制度保障。另一方面，加大對高校檔案信息安全教育宣傳，強(qiáng)化高校檔案管理人員安全保密意識，將高校檔案安全管理工作落到實(shí)處。同時，及時對高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，定期對其進(jìn)行維護(hù)，安裝必要的殺毒軟件，對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密等，防止外部黑客和病毒的惡意攻擊。2.2推動高校檔案信息化服務(wù)創(chuàng)新隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與高校檔案管理工作結(jié)合得越來越緊密，為高校檔案信息化建設(shè)提供了更為多元化的技術(shù)支撐。高校傳統(tǒng)檔案管理模式以人工為主，在服務(wù)過程中需要大量人員參與，同時還要耗費(fèi)大量時間成本和經(jīng)費(fèi)成本。因此，新時代高校檔案信息化建設(shè)具有其現(xiàn)實(shí)的必要性和必然性。高校應(yīng)將推動檔案信息化服務(wù)創(chuàng)新作為改革的重要方面，結(jié)合教學(xué)、科研實(shí)際需要，對服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。同時，加大對高校檔案信息資源的整合力度，建立專門的檔案服務(wù)網(wǎng)站，將不涉及機(jī)密的高校檔案信息資源上傳到服務(wù)網(wǎng)站平臺，為社會公眾和高校廣大師生提供更為專業(yè)、更為便捷的檔案信息服務(wù)。通過檔案服務(wù)網(wǎng)站也能夠加強(qiáng)與用戶之間的溝通和互動，了解用戶的現(xiàn)實(shí)訴求，并對與用戶需求有關(guān)的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的分析挖掘，進(jìn)而為用戶提供更有針對性的智能化檔案信息服務(wù)。一是創(chuàng)新高校檔案管理方式。高校應(yīng)在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合廣大用戶的實(shí)際需要，加強(qiáng)檔案管理部門與用戶之間的溝通和互動，通過互動式的高校檔案信息服務(wù)模式，擴(kuò)大檔案管理部門在高校內(nèi)部和社會上的影響力。高校檔案部門要充分認(rèn)識到創(chuàng)新高校檔案管理方式的重要性和必要性［4］。高校檔案部門及人員應(yīng)深入教學(xué)、科研一線，了解教學(xué)科研人員對檔案信息服務(wù)的具體訴求，并形成相應(yīng)的高校檔案課題方案，為教學(xué)科研工作提供更為系統(tǒng)、扎實(shí)的檔案信息支持。同時應(yīng)廣泛征求廣大人民群眾對高校檔案信息服務(wù)的具體要求，在此基礎(chǔ)之上，對高校檔案信息化服務(wù)形式進(jìn)行創(chuàng)新，更好地滿足廣大人民群眾對高校檔案信息服務(wù)的多元化要求。二是統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理工作。高校應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的各類資源進(jìn)行統(tǒng)籌整合，按照檔案信息化建設(shè)的具體方案區(qū)分輕重緩急，突出重點(diǎn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。應(yīng)從源頭抓起，注重高校檔案信息資源的收集工作。高校應(yīng)對檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義和必要性進(jìn)行廣泛宣傳，要求其他部門加強(qiáng)與檔案管理部門的溝通互動，進(jìn)一步明晰高校檔案信息收集的具體范圍、主體責(zé)任、交接環(huán)節(jié)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的全面收集，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用和共享創(chuàng)造有利條件。三是加強(qiáng)高校檔案管理人員教育培訓(xùn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校檔案信息化建設(shè)需要優(yōu)秀的檔案管理人員參與。但目前部分高校在檔案信息化建設(shè)過程中對于檔案管理人才培養(yǎng)重視不足，在一定程度上弱化了檔案信息化建設(shè)成效，也難以為高校教學(xué)、科研和廣大人民群眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。因此，高校在檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)將檔案管理人才教育培訓(xùn)放在突出位置。一方面，結(jié)合高校檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際需要，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力，使高校檔案管理人員對于大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)有全面了解，并能夠主動將掌握的信息技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，為檔案管理質(zhì)量提升積極貢獻(xiàn)力量。另一方面，向社會引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，充實(shí)到檔案管理隊伍之中，為高校檔案信息化建設(shè)提供扎實(shí)的人才保障。3數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)的保障機(jī)制新形勢下，高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有利于實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。在推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)始終樹立“以服務(wù)用戶為中心”理念，對高校檔案信息化建設(shè)的各個方面進(jìn)行優(yōu)化和完善。在具體實(shí)施過程中既要對信息化建設(shè)和服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，也需要構(gòu)建全方位的支持和保障機(jī)制。3.1強(qiáng)化物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既要檔案管理人員的主動參與和奉獻(xiàn)，也需要強(qiáng)大的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持。因此，一方面，高校應(yīng)加大對高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，給予檔案信息化建設(shè)足夠的資金支持，淘汰老舊的設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，為高校檔案信息化建設(shè)提供良好的硬件支持。另一面，注重數(shù)字化檔案管理技術(shù)的引入。當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)對于高校檔案信息化建設(shè)和服務(wù)方式創(chuàng)新都產(chǎn)生著直接重要影響［5］。為確保高校檔案信息化建設(shè)真正落地，有必要結(jié)合用戶需求對高校檔案檔案管理信息系統(tǒng)及服務(wù)網(wǎng)站的功能進(jìn)行優(yōu)化和完善，并立足校園特色，按照不同的用戶需求，對整個檔案信息服務(wù)體系進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，提升高校檔案信息服務(wù)網(wǎng)站的全面性、系統(tǒng)性和便捷性。此外，還要增強(qiáng)高校檔案信息化安全責(zé)任意識，充分認(rèn)識到現(xiàn)代信息技術(shù)在為高校檔案信息化建設(shè)帶來技術(shù)手段和便捷方式的同時，也面臨著網(wǎng)絡(luò)的諸多不確定因素。因此，必須增強(qiáng)信息化檔案安全管理制度機(jī)制落實(shí)力度，采用更為全面的網(wǎng)絡(luò)檔案安全防護(hù)措施，保障檔案信息及系統(tǒng)安全。3.2建設(shè)高校檔案數(shù)據(jù)庫或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，越來越多的高校檔案需要存儲、開發(fā)、利用。因此，有必要引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，建立高校檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案管理工作和服務(wù)工作提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)保障。應(yīng)結(jié)合高校檔案數(shù)據(jù)庫多應(yīng)用、多用戶任務(wù)環(huán)境的實(shí)際，對檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和完善，更好地適應(yīng)高校各種復(fù)雜環(huán)境，豐富數(shù)據(jù)庫功能，實(shí)現(xiàn)對高校數(shù)據(jù)庫檔案信息的深度開發(fā)，為用戶提供更為全面的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)利用體驗(yàn)。另一方面，應(yīng)結(jié)合高校教學(xué)、科研實(shí)際，建立專題數(shù)據(jù)庫，將某一方面的檔案