新軟協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶使用手冊-圖文

汕汾公司新軟協(xié)同辦公系統(tǒng)手冊系列之NewSoftOA7.0用戶操作手冊版本歷史目錄第一章概述..........................................................................................................................61.1編寫目的......................................................................................................................................61.2系統(tǒng)需求......................................................................................................................................61.2.1硬件需求..............................................................................................................................61.2.2軟件需求..............................................................................................................................61.2.3登陸方式........................................................................................................................................................6第二章功能介紹及操作........................................................................................................62.1系統(tǒng)進入....................................................................................................................................72.1.1登錄.....................................................................................................................................72.1.2系統(tǒng)主窗口.........................................................................................................................82.1.3主頁面元素介紹.................................................................................................................82.1.4主界面菜單欄.....................................................................................................................92.1.5個人信息.............................................................................................................................92.1.6友情鏈接.............................................................................................................................92.1.7資源文件.............................................................................................................................92.1.8記事本.................................................................................................................................92.1.9參與投票...........................................................................................................................102.1.10網絡硬盤...........................................................................................................................102.1.11常用信息...........................................................................................................................102.1.12版權信息...........................................................................................................................102.1.13中間工作區(qū).......................................................................................................................102.2首頁、刷新、退出...................................................................................................................112.3快捷方式...................................................................................................................................112.4布局設置..................................................................................................................................122.5更換主題..................................................................................................................................132.6在線人員..................................................................................................................................142.7電子郵件..................................................................................................................................152.7.1新郵件...............................................................................................................................152.7.2收件箱...............................................................................................................................182.7.3發(fā)件箱...............................................................................................................................222.7.4草稿箱...............................................................................................................................242.7.5垃圾箱...............................................................................................................................242.7.6郵箱設置...........................................................................................................................常規(guī)設置......................................................................................................................2郵箱搬家......................................................................................................................2短信通知......................................................................................................................302.7.7文件夾管理.......................................................................................................................322.8信息資源..................................................................................................................................332.8.1信息發(fā)布...........................................................................................................................3新建通知公告..............................................................................................................3新建新聞動態(tài)..............................................................................................................3編輯文章......................................................................................................................4刪除文章......................................................................................................................422.8.2資源中心...........................................................................................................................4目錄管理......................................................................................................................4文檔管理......................................................................................................................452.8.3傳閱專區(qū)...........................................................................................................................4起草傳閱......................................................................................................................4編輯傳閱......................................................................................................................4刪除傳閱......................................................................................................................492.9公文管理..................................................................................................................................502.9.1發(fā)文管理...........................................................................................................................50起草發(fā)文......................................................................................................................5查閱提交發(fā)文..............................................................................................................5刪除發(fā)文......................................................................................................................5外發(fā)文檔......................................................................................................................5手動關聯(lián)......................................................................................................................562.9.2收文管理...........................................................................................................................5登錄收文......................................................................................................................5刪除收文......................................................................................................................6直接修改......................................................................................................................6外發(fā)文檔......................................................................................................................6收文轉發(fā)文..................................................................................................................6手動關聯(lián)......................................................................................................................6跟辦..............................................................................................................................6收藏..............................................................................................................................622.9.3外部文件...........................................................................................................................632.10綜合事務..................................................................................................................................632.10.1請假申請...........................................................................................................................6新增申請....................................................................................................................6刪除申請....................................................................................................................6直接修改....................................................................................................................6手動關聯(lián)....................................................................................................................6跟辦............................................................................................................................6收藏............................................................................................................................6修改處理意見（其他流程如同此流程）................................................................672.10.2用車申請...........................................................................................................................6新增用車申請............................................................................................................70刪除用車申請............................................................................................................7直接修改....................................................................................................................7修改處理意見............................................................................................................742.10.3內部審批...........................................................................................................................7起草文件....................................................................................................................7刪除文件....................................................................................................................7直接修改-內部審批..................................................................................................792.10.4合同會簽...........................................................................................................................7合同申請....................................................................................................................80刪除申請....................................................................................................................8直接修改-合同會簽..................................................................................................822.10.5蓋章借證...........................................................................................................................8新增申請....................................................................................................................8刪除申請....................................................................................................................8直接修改....................................................................................................................842.10.6人事審批...........................................................................................................................8新增申請....................................................................................................................8刪除申請....................................................................................................................8直接修改....................................................................................................................882.10.7會議室管理.........................................................................................................................8會議室預定...............................................................................................................8會議室信息管理.......................................................................................................922.11個人事務..................................................................................................................................942.11.1待辦事宜...........................................................................................................................942.11.2流程傳閱...........................................................................................................................952.11.3個人跟辦...........................................................................................................................962.11.4個人收藏...........................................................................................................................962.11.5投票...................................................................................................................................9發(fā)起新投票................................................................................................................9參與投票....................................................................................................................9查看投票結果............................................................................................................982.11.6記事本...............................................................................................................................982.11.7日程管理.........................................................................................................................1002.11.8個人設置.........................................................................................................................10個人參數(shù)設置..........................................................................................................10快捷方式設置..........................................................................................................10個人通訊錄..............................................................................................................10自定義用戶組..........................................................................................................10個人審批詞設置......................................................................................................10個人委托設置...........................................................................................................1102.11.9修改密碼..........................................................................................................................1122.12手機短信.................................................................................................................................1122.12.1發(fā)送短信..........................................................................................................................1132.12.2短信管理..........................................................................................................................1發(fā)送新消息...............................................................................................................1取消發(fā)送...................................................................................................................1刪除短信...................................................................................................................1常用短信管理...........................................................................................................1152.13全文檢索.................................................................................................................................116第一章概述1.1編寫目的本手冊的編寫是為使用協(xié)同辦公系統(tǒng)（NewSoftOA7.0）的用戶提供各菜單功能項的介紹以及具體操作過程的指導。1.2系統(tǒng)需求1.2.1硬件需求PIIICPU、512MB內存以上電腦1G以上硬盤空間1.2.2軟件需求MicrosoftInternetExplorer6.0以上Windows2000/XP/2003/Vista/2008/Windows71.2.3登陸方式也可通過企業(yè)門戶業(yè)務系統(tǒng)鏈接進入系統(tǒng)（見下圖）第二章功能介紹及操作2.1系統(tǒng)進入用戶通過使用此功能進入系統(tǒng)。系統(tǒng)進入窗口包括：系統(tǒng)登錄、系統(tǒng)主窗口。2.1.1登錄圖：2.1.1-1系統(tǒng)登陸界面1、用戶填寫用戶名及密碼登錄進入系統(tǒng)（用戶名與舊OA一致，初始密碼為1）2、系統(tǒng)自動根據(jù)用戶的權限設置控制當前用戶的使用權限2.1.2系統(tǒng)主窗口①④⑤工作區(qū)⑨⑥③⑦⑧⑩圖：2.1.2-1系統(tǒng)主界面2.1.3主頁面元素介紹登錄成功后，主頁面如上圖所示。主頁面的元素說明如下表：2.1.4主界面菜單欄登錄成功后，主頁面上方顯示菜單欄，具體內容根據(jù)權限控制是否顯示。圖：2.1.2-1區(qū)域④圖：2.1.4-1系統(tǒng)菜單欄2.1.5個人信息登錄成功后，主頁面顯示“你好：XXX”，XXX對應登錄用戶的姓名。下面顯示信息是當前日期、星期、農歷日期，最下面是該地區(qū)的天氣信息和氣溫情況。圖：2.1.2-1區(qū)域⑤2.1.6友情鏈接登錄成功后，主界面左下方會根據(jù)不同人員角色的需求設置不同的應用鏈接。圖：2.1.2-1區(qū)域⑥2.1.7資源文件登錄成功后，主界面右邊是資源文件，用戶可以查看本公司的一些文件資源，點擊文件名稱可轉到相應的資源。圖：2.1.2-1區(qū)域⑦2.1.8記事本根據(jù)個人需要記錄相應信息，方便用戶快速查閱。2.1.9參與投票點擊參與投票的標題會展開相應界面，用戶可以查看和參與最新投票，可以查看已投和已過期的投票也可以新建投票主題進行投票。圖：2.1.2-1區(qū)域⑧2.1.10網絡硬盤點擊網絡硬盤的標題會展開相應界面，用戶可以上傳、下載、刪除和共享資源文件，單個文件最大上傳限制為50MB。圖：2.1.2-1區(qū)域⑧2.1.11常用信息點擊常用信息的標題會展開相應界面，用戶可查看一些常用的信息，如公車查詢、萬年歷等。圖：2.1.2-1區(qū)域⑧2.1.12版權信息主界面最下方是該系統(tǒng)的版權信息，圖：2.1.2-1區(qū)域⑾見下圖所示：圖：2.1.12-1版權信息2.1.13中間工作區(qū)（圖：2.1.2-1區(qū)域）登錄成功后，顯示最新待辦事宜、電子郵件、最近處理、通知公告、新聞動態(tài)和業(yè)務動態(tài)六個小模塊，這六個小模塊可以通過拖動來調整順序，用戶可以根據(jù)自己的喜好設置哪個模塊在上，哪個模塊在下。另外可以通過【布局】來設置哪些模塊顯示，哪些不顯示。也可以通過各個模塊右上角的按鈕來操作，具體用途如下：2.2首頁、刷新、退出主界面右上角三個按鈕，如圖：，點擊首頁按鈕回到系統(tǒng)主界面，點擊刷新按鈕刷新當前頁面，點擊退出按鈕退出該系統(tǒng)，返回登錄頁面。2.3快捷方式1.用戶可點擊主界面最下方版權信息右邊的/按鈕展開/收起快捷方式界面，如下圖：圖：2.3-1快捷方式界面2.設置快捷方式：點擊，可打開快捷方式設置界面，如下圖：圖：2.3-2快捷方式設置界面在左邊窗口雙擊即可選中該快捷方式，點擊方式將顯示在快捷方式界面中，如下圖：即可保存成功，設置成功的快捷圖：2.3-3快捷方式界面也可以通過個人事務個人設置中快捷方式項修改需要的快捷菜單。2.4布局設置登錄成功后，點擊按鈕，彈出設置頁面，用戶可以根據(jù)自己的喜好來設置主界面元素顯示、隱藏或收縮。用戶在清理了臨時文件或者在其它電腦登錄，該設置為默認狀態(tài)，用戶需重新設置。布局設置界面如下圖：圖：2.4-1布局設置界面2.5更換主題用戶根據(jù)自己的喜好，可以設置不同顏色的主題，目前該系統(tǒng)支持9種風格的主題，點擊下拉按鈕，可以選擇自己喜歡的主題顏色，選中后自動刷新整個主界面，刷新后主題生效。該設置同樣不保存到數(shù)據(jù)庫。用戶清理了臨時文件或者在其它電腦登錄，顯示為默認主題。如下圖所示：圖：2.5-1主題選擇框下面是淡紫色主題效果圖：圖：2.5-2淡紫色主題效果圖2.6在線人員用戶登錄成功后，菜單欄最右邊顯示當前在線用戶數(shù)量，點擊該區(qū)域，彈出新窗口，顯示所有在線用戶的名字和所在部門。如下圖所示：圖：2.6-1在線用戶列表2.7電子郵件在主界面上方點擊發(fā)件箱、草稿箱、垃圾箱和郵箱設置。電子郵件功能，彈出菜單選項，包括新郵件、收件箱、2.7.1新郵件點擊，會彈出一個新建郵件窗口，如下圖：圖：2.7.1-1新建郵件頁面在收件人、抄送和密送人地址欄輸入郵箱地址，內部郵件輸入姓名或者用戶登錄名，其中收件人、抄送人或密送人至少填寫一項，主題不填寫默認為“<無主題>”。填好內容（可不填內容）后按以通過點擊按鈕即可發(fā)送郵件，發(fā)送成功后提示：按鈕，根據(jù)需求設置選擇條件來添加相應郵件地址，如下圖：。可2.7.2收件箱點擊，進入郵件模塊的收件箱：如下圖圖：2.7.2-1收件箱界面1、點擊郵件主題，彈出新頁面，可以查看郵件具體內容。如下圖所示：圖：2.7.2-2閱讀郵件頁面2、郵箱容量：每個用戶郵箱容量（收件箱、發(fā)件箱、草稿箱、垃圾箱以及自定義文件夾容量之和）默認為100M（部分用戶適當調整），當用戶郵箱空間使用超過80%的時候，主頁面電子郵件小模塊中會有提示，當郵箱空間使用超過90%的時候，該提示變紅色，當郵箱控件使用到100%時，只能收郵件，不能發(fā)送郵件。此時用戶可以通過刪除一些郵件，方可繼續(xù)發(fā)送郵件。212.7.3發(fā)件箱點擊,進入：22圖：2.7.3-1發(fā)件箱頁面已經發(fā)送后的郵件會自動保存在發(fā)件箱（用戶可以在郵件設置的常規(guī)設置中設置是否保存到發(fā)件箱中）。其他功能如同收件箱。232.7.4草稿箱點擊進入：圖：2.7.4-1草稿箱界面書寫的郵件可以保存到草稿箱，發(fā)送失敗的郵件以及撤回的郵件也都保存在草稿箱中。其他功能和收件箱一樣。2.7.5垃圾箱點擊進入：24圖：2.7.5-1垃圾箱界面已刪除，但不是徹底刪除的郵件都將存放到垃圾箱里面。用戶還可以正常閱讀這些郵件或將郵件移動到收件箱、發(fā)件箱、自定義的文件夾中。2.7.6郵箱設置點擊，進入如下界面：25圖：2.7.6-1郵箱設置界面點擊如上圖。常規(guī)設置分頁，用戶可以選擇發(fā)送的郵件是否保存到發(fā)件箱，以及修改個性簽名，郵箱搬家郵箱搬家的功能是通過添加外部郵箱可以在OA系統(tǒng)的郵件列表中進行該郵箱郵件的收取查閱，可以使用戶在OA系統(tǒng)中進行多個郵箱的切換操作，不需打開多個郵箱界面，方便用戶使用。點擊分頁，如下圖：圖：-1郵箱搬家設置界面1.添加郵箱：點擊按鈕，打開添加郵箱窗口，如下圖：是指要接收郵件的郵箱的地址全名，相應郵箱帳號需開通POP/SMTP功能，支持的郵件系統(tǒng)包括：163.com（自2006年11月16日起，163系統(tǒng)的POP3服務暫停開通,需用戶自行升級才可開通）、、126.com、、、21、、、、、、、。是指要接收郵件的郵箱密碼，需填寫正確。是指使用該郵箱發(fā)送的郵件，發(fā)件人將顯示你的郵箱昵稱。不同的郵箱可設置不同的昵稱，也可相同。是指系統(tǒng)自動為你收取該郵箱的郵件的時間間隔，有三種選擇：30分鐘、45分鐘、60分鐘。選擇時系統(tǒng)收取郵件后不會刪除原郵箱備份，不選時，系統(tǒng)收取完郵件后會刪除原郵箱中的郵件。點擊后系統(tǒng)會開始驗證該郵箱有沒有開通POP3服務、輸入的郵箱地址及密碼有沒有錯誤。如果不通過，系統(tǒng)會提示錯誤的原因，用戶可重新填寫，如果通過，系統(tǒng)將提示，并開始自動收取該郵箱的郵件。2.編輯郵箱：選擇已添加的郵箱，點擊，可打開該郵箱的編輯窗口，如下圖：用戶可對該郵箱搬家進行編輯。3.刪除郵箱：選擇要刪除的郵箱，點擊，系統(tǒng)會提示。4.查看收件箱：點擊中的，打開收件箱界面，如下圖：設置了郵件搬家以后，收件箱菜單欄上的菜單將變?yōu)橄聢D形式，點擊可進行郵箱選擇，其中是指OA系統(tǒng)賬號所收到的郵件，是指用戶全部郵箱所收到的郵件，是指用戶設置了郵箱搬家的郵箱所收到的郵件。選擇不同的郵箱篩選，郵件窗口會顯示相應郵箱的郵件。5.新建郵件：點擊中的，打開新建郵件界面，如下圖：設置了郵件搬家后，在新建郵件右上角有發(fā)件人選擇項，點擊下拉按鈕，用戶可以選擇發(fā)送件的郵箱，選定后新建的郵件就會通過相應的郵箱進行發(fā)送，已發(fā)送的郵件儲存在OA系統(tǒng)的發(fā)送箱中，在原郵箱的已發(fā)送中不會有該郵件，在原郵箱發(fā)送郵件時，也不會儲存在OA系統(tǒng)的發(fā)送箱中。點擊短信通知分頁，如下圖：圖：-1短信通知設置界面1.添加來信短信通知：點擊按鈕，打開添加來信短信通知窗口，如下圖：圖：-2添加來信短信通知窗口用戶可通過點擊打開選擇用戶對話框來選擇公司內部人員，或者手工錄入外部郵箱地址；選擇郵件類型為或者。按按鈕則可完成添加。添加完成后，該發(fā)件人發(fā)送郵件給當前用戶時，系統(tǒng)將會自動發(fā)送短信提醒該用戶。2.編輯短信通知：選擇需要編輯的短信通知，點擊如下圖：按鈕，打開編輯來信短信通知窗口，圖：-3編輯來信短信通知窗口修改后按按鈕則可完成編輯。按鈕，刪除成功提示3.刪除短信通知：選擇需要刪除的短信通知，點擊。2.7.7文件夾管理用戶點擊，進入：圖：2.7.7-1文件夾管理界面2.8信息資源信息資源主要包括信息發(fā)布、資源中心和傳閱專區(qū)三部分；信息發(fā)布主要用于發(fā)布公司的通知公告、公司新聞、業(yè)務動態(tài)等信息；