《電子文件管理教程（第二版）》課件 第11章

元數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)語(yǔ)義和語(yǔ)法的基本概念電子文件元數(shù)據(jù)的特點(diǎn)電子文件元數(shù)據(jù)的作用電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)系文件管理元數(shù)據(jù)和文件保存元數(shù)據(jù)的區(qū)別和聯(lián)系電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的類型文件形成機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容文件管理元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理流程文件保存元數(shù)據(jù)方案的制定文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理流程第十一章電子文件元數(shù)據(jù)一、電子文件元數(shù)據(jù)的概念元數(shù)據(jù)（

metadata），是信息技術(shù)應(yīng)用后才出現(xiàn)的概念，其一般性解釋為“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”，其基本功能為描述和定義數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)元素每個(gè)元數(shù)據(jù)都是由元數(shù)據(jù)元素及其取值構(gòu)成的。所謂元數(shù)據(jù)元素，是指獨(dú)立的元數(shù)據(jù)單元，用來(lái)描述電子文件及其管理過(guò)程某個(gè)特定的方面、特征、特性或者關(guān)系元數(shù)據(jù)語(yǔ)義和語(yǔ)法所謂語(yǔ)義，是指詞語(yǔ)的含義；語(yǔ)法，則是詞語(yǔ)之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系。元數(shù)據(jù)的語(yǔ)義和語(yǔ)法，包含元數(shù)據(jù)元素和元數(shù)據(jù)值的語(yǔ)義和語(yǔ)法。需要具體情況具體分析第一節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)簡(jiǎn)介二、電子文件元數(shù)據(jù)的特點(diǎn)全面性全程性實(shí)時(shí)性動(dòng)態(tài)性自動(dòng)化結(jié)構(gòu)化多級(jí)性第一節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)簡(jiǎn)介三、電子文件元數(shù)據(jù)的作用保障電子文件的真實(shí)性保護(hù)電子文件的完整性保證電子文件的可讀性維護(hù)電子文件的可理解性支持電子文件信息的組織和查詢支持電子文件的安全管理支持電子文件管理流程的集成與優(yōu)化第一節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)簡(jiǎn)介四、電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)系包含即文件當(dāng)中包含元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)是文件內(nèi)容的組成部分伴隨部分元數(shù)據(jù)是文件本身攜帶的屬性信息，由操作系統(tǒng)或者應(yīng)用軟件自動(dòng)記錄，也可通過(guò)人工方式記錄鏈接在有專門系統(tǒng)管理電子文件及其元數(shù)據(jù)的情況下，鏈接是兩者之間常見的一種關(guān)系打包打包是指采用一定的技術(shù)工具將文件和元數(shù)據(jù)物理地存放在一起，成為一個(gè)整體，這種方式有助于維護(hù)文件和元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的穩(wěn)定性第一節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)簡(jiǎn)介五、電子文件元數(shù)據(jù)的類型按照元數(shù)據(jù)的功能管理性元數(shù)據(jù)、描述性元數(shù)據(jù)、保存性元數(shù)據(jù)、技術(shù)性元數(shù)據(jù)、利用性元數(shù)據(jù)按照元數(shù)據(jù)的形成階段和形成目的支持文件形成業(yè)務(wù)的電子文件形成元數(shù)據(jù)，支持電子文件管理活動(dòng)的文件管理元數(shù)據(jù)，以及支持電子文件長(zhǎng)期保存的文件保存元數(shù)據(jù)按照元數(shù)據(jù)的適用范圍通用元數(shù)據(jù)和專門元數(shù)據(jù)第一節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)簡(jiǎn)介一、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的作用提供實(shí)踐指導(dǎo)提高系統(tǒng)的互操作性有助于追蹤管理過(guò)程第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)二、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的類型按照標(biāo)準(zhǔn)的層級(jí)劃分國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等多種類型按照標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍劃分一類是直接針對(duì)文件或電子文件的,另一類則面向包括電子文件在內(nèi)的所有政府信息資源按照標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)范的內(nèi)容劃分元數(shù)據(jù)元素集、結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、編碼體系標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施指南等類型按照標(biāo)準(zhǔn)的獨(dú)立程度劃分獨(dú)立式標(biāo)準(zhǔn)和嵌入式標(biāo)準(zhǔn)第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)三、典型電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)

管理文件元數(shù)據(jù)》（ISO23081）系列標(biāo)準(zhǔn)第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)三、典型電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則（總則）》[ISAD（G）]第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)三、典型電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)PREMIS第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)三、典型電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（

DA/T18-1999）第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)三、典型電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（

DA/T46-2009）第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)三、典型電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)其他典型電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009），美國(guó)伯克利大學(xué)制定的、現(xiàn)由美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館負(fù)責(zé)維護(hù)的元數(shù)據(jù)編碼和傳輸格式（METS）都是常見的元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)封裝標(biāo)準(zhǔn)第二節(jié)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)一、文件形成機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容ISO23081.1-2006指出，文件形成機(jī)構(gòu)開展的元數(shù)據(jù)管理包括兩個(gè)層次的內(nèi)容：形成、捕獲和管理元數(shù)據(jù)，以及制定、實(shí)施、維護(hù)和管理元數(shù)據(jù)規(guī)則及元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。我們不妨將前者稱為元數(shù)據(jù)管理的業(yè)務(wù)層，將后者稱為元數(shù)據(jù)管理的支撐層第三節(jié)文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理二、文件形成機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)管理的職責(zé)分工內(nèi)部人員的元數(shù)據(jù)管理職責(zé)就內(nèi)部人員而言，文件形成者應(yīng)承擔(dān)文件形成階段的元數(shù)據(jù)著錄活動(dòng)，如關(guān)鍵詞、責(zé)任者、文件編號(hào)等的著錄，確保業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、真實(shí)和完整外部人員的元數(shù)據(jù)管理職責(zé)就外部人員而言，系統(tǒng)服務(wù)商應(yīng)和機(jī)構(gòu)文件、檔案管理人員以及信息技術(shù)人員保持溝通，確保為元數(shù)據(jù)管理提供充分的系統(tǒng)支撐；檔案館工作人員應(yīng)就元數(shù)據(jù)方案的制定、元數(shù)據(jù)管理過(guò)程和方法提供指導(dǎo)，并提出移交電子文件的元數(shù)據(jù)要求第三節(jié)文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理三、文件管理元數(shù)據(jù)方案的制定元數(shù)據(jù)方案是指文件形成機(jī)構(gòu)或保存機(jī)構(gòu)根據(jù)相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際，對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)元素語(yǔ)義、語(yǔ)法、賦值規(guī)則及其相互關(guān)系（結(jié)構(gòu)）的系統(tǒng)性規(guī)定整個(gè)元數(shù)據(jù)方案的制定工作分為準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、實(shí)施、評(píng)估、更新等階段第三節(jié)文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理三、文件管理元數(shù)據(jù)方案的制定文件管理元數(shù)據(jù)方案的準(zhǔn)備熟悉相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)明確元數(shù)據(jù)方案所服務(wù)的系統(tǒng)類型及其功能定位明確需要確定元數(shù)據(jù)方案的電子文件類型文件管理元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)實(shí)體的確定元數(shù)據(jù)實(shí)體層次的確定第三節(jié)文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理三、文件管理元數(shù)據(jù)方案的制定文件管理元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)元素的確定標(biāo)識(shí)類、描述類、利用類、事件計(jì)劃類、事件歷史類、關(guān)系類元數(shù)據(jù)編碼體系的確定元數(shù)據(jù)語(yǔ)法規(guī)則和語(yǔ)義規(guī)則的確定元數(shù)據(jù)管理規(guī)則的確定元數(shù)據(jù)方案的機(jī)讀表達(dá)第三節(jié)文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理四、文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理流程元數(shù)據(jù)的形成元數(shù)據(jù)的捕獲元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與維護(hù)元數(shù)據(jù)的利用元數(shù)據(jù)的處置元數(shù)據(jù)管理過(guò)程的監(jiān)控第三節(jié)文件形成機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理一、文件保存機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容與職責(zé)分工元數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容與文件形成機(jī)構(gòu)類似，文件保存機(jī)構(gòu)開展的元數(shù)據(jù)管理也包括業(yè)務(wù)層和支撐層兩個(gè)層次的內(nèi)容：形成、捕獲和管理元數(shù)據(jù)，以及制定、實(shí)施、維護(hù)和管理元數(shù)據(jù)規(guī)則及元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)管理的職責(zé)文件保存機(jī)構(gòu)內(nèi)部承擔(dān)元數(shù)據(jù)管理職責(zé)的人員主要包括：電子文件（

此時(shí)可稱之為電子檔案）日常管理人員、元數(shù)據(jù)工作負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)第四節(jié)文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理一、文件保存機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容與職責(zé)分工電子文件日常管理人員承擔(dān)元數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)工作，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、真實(shí)和完整。元數(shù)據(jù)工作負(fù)責(zé)人監(jiān)督元數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)工作；制定文件保存元數(shù)據(jù)方案，確保元數(shù)據(jù)方案與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)保持一致；明確元數(shù)據(jù)移交要求，與文件形成機(jī)構(gòu)、電子文件日常管理人員、信息技術(shù)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證元數(shù)據(jù)順利移交接收；就元數(shù)據(jù)管理開展適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)等。信息技術(shù)人員負(fù)責(zé)元數(shù)據(jù)方案的系統(tǒng)配置、維護(hù)以及元數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的存儲(chǔ)、維護(hù)等工作主管領(lǐng)導(dǎo)為包括元數(shù)據(jù)管理在內(nèi)的整個(gè)電子文件長(zhǎng)期保存工作提供行政支持第四節(jié)文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理二、文件保存元數(shù)據(jù)方案的制定文件保存元數(shù)據(jù)方案制定的要求我國(guó)文件保存機(jī)構(gòu)應(yīng)重點(diǎn)掌握PREMIS、DA/T18-1999、DA/T46-2009、METS

、DA/T48-2009、ISAD（G）等國(guó)內(nèi)外元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要了解ISO23081等文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，更要熟悉本地電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以保證文件保存元數(shù)據(jù)方案和地方電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的銜接文件保存元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)件保存元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)思路和步驟與文件管理元數(shù)據(jù)方案設(shè)計(jì)基本一致文件保存元數(shù)據(jù)方案設(shè)計(jì)需要依次定義和標(biāo)識(shí)元數(shù)據(jù)實(shí)體及其層次；按照屬性元數(shù)據(jù)的模塊化設(shè)計(jì)思路，描述實(shí)體及其層次所必需的元數(shù)據(jù)，建立相關(guān)實(shí)體層次元數(shù)據(jù)之間的關(guān)系；明確元數(shù)據(jù)元素的編碼體系；明確元數(shù)據(jù)的語(yǔ)法規(guī)則；建立元數(shù)據(jù)管理規(guī)則；明確元數(shù)據(jù)方案的機(jī)器表達(dá)方式等第四節(jié)文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理三、文件保存元數(shù)據(jù)封裝方案自從20世紀(jì)90年代澳大利亞維多利亞州公共文件局提出用數(shù)據(jù)（

即電子文件和元數(shù)據(jù)的封裝包）的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件的長(zhǎng)期保存以來(lái)，封裝在文件、檔案管理領(lǐng)域備受關(guān)注從作用來(lái)講，封裝不僅可以作為電子文件長(zhǎng)期保存的一種辦法，也是一種有效的跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換手段按照電子文件和元數(shù)據(jù)的關(guān)系，封裝分為內(nèi)包式和外包式兩種，也稱為一體式和分體式第四節(jié)文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理四、文件管理元數(shù)據(jù)方案的注冊(cè)元數(shù)據(jù)方案注冊(cè)的作用有助于實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)方案的映射有助于解析文件形成機(jī)構(gòu)的提交信息包有助于各文件形成機(jī)構(gòu)互相借鑒學(xué)習(xí)元數(shù)據(jù)方案的注冊(cè)管理（按照其生命周期展開）編制注冊(cè)發(fā)布和利用維護(hù)和處置第四節(jié)文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理五、文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理流程元數(shù)據(jù)的接收元數(shù)據(jù)的追加元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與維護(hù)元數(shù)據(jù)的利用元數(shù)據(jù)的處置元數(shù)據(jù)管理過(guò)程的監(jiān)控第四節(jié)文件保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理１．

什么是電子文件元數(shù)據(jù)？它有何特點(diǎn)？２．

如何認(rèn)識(shí)元數(shù)據(jù)和著錄的關(guān)系？３．

結(jié)合實(shí)際，談?wù)勲娮游募獢?shù)據(jù)的作用。４．

電子文件和元數(shù)據(jù)之間的關(guān)系有哪些類型？你傾向于采用何種類型？５．

電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)有哪些作用？６．

結(jié)合本教材對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)類型的劃分，談?wù)勀銓?duì)典型元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)？７．

如果你是某政府機(jī)關(guān)文件管理元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)者，你主要會(huì)參考哪些元數(shù)據(jù)標(biāo)