時間管理培訓(xùn)課程讀后感透過時間管理,推動組織成長HeJL

時間管理培訓(xùn)課程讀后感——透過時間管理，推動組織成長2012-03-11賀建林概覽了本周公司組織學(xué)習(xí)的華為公司時間管理培訓(xùn)課程內(nèi)容，感觸還是蠻多的，更加認(rèn)識到我們目前工作任重而道遠(yuǎn)。該課程不是教我們?nèi)绾螌⑹虑樽龅酶?，也不是要求我們擠占私人時間來完成日常工作，而是要明確自己日常工作中的問題所在，了解如何正確地進(jìn)行時間分配并充分有效地利用時間，通過管理自己來掌控時間，學(xué)習(xí)如何減少時間的浪費，有效改善時間管理、提高工作績效。由于全文篇幅較長，下面抽出其中一些亮點與大家分享下對時間管理等方面的一些感想：“時間管理的概念和誤區(qū)”章節(jié)讓我們了解了時間管理就是自我管理，時間管理是一種能力，是一種決定生活中什么東西重要的能力。管理大師德魯克也說過“講究效能的人并不是從任務(wù)著手，而是把安排自己的時間作為切入點”。文章從舉例入手再抽象延伸，抽絲剝繭式地向我們闡述了時間和時間管理的概念?！皶r間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。在時間管理的內(nèi)涵上重點強調(diào)了兩點：（1）所謂“時間的浪費”，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時間消耗。（2）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。“時間管理的誤區(qū)”一章還列出了常見的一些問題，這些問題也是我們?nèi)粘９ぷ髦斜缺冉允堑膯栴}，有必要與大家重點來探討一下，下面內(nèi)容中{}號內(nèi)的內(nèi)容為我個人的一些分析和看法，希望大家也能一一比對進(jìn)行分析和自我診斷：誤區(qū)之一：工作缺乏計劃盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考；{這也是我們?nèi)粘９ぷ髦泻芏嗤戮芙^做計劃的主因——在思維上有懶惰情緒，在意識上有經(jīng)驗主義作風(fēng)，未掌握或未深入分析計劃內(nèi)容}2、不做計劃也能獲得實效；{此點是我們典型的經(jīng)驗主義作風(fēng)的一個表現(xiàn)，歷年來也未有效形成一種可傳承的工作計劃氛圍}3、不了解做計劃的好處；{由于公司新人較多，目前普遍存在這種情況，新員工未嘗試過，老員工未養(yǎng)成習(xí)慣，對一些新推行的日常工作計劃性管理存在抗拒情緒}4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；{此點也常見，以至于對日常的一些管理規(guī)范不愿嚴(yán)格執(zhí)行，遇到難處缺乏主動思考積極改進(jìn)的意識}5、不知如何做計劃。{缺乏計劃意識和嚴(yán)格訓(xùn)練，經(jīng)驗不足，指導(dǎo)不夠，不懂得具體方法和技巧}此段重點羅列了不愿意做計劃的主因，也是我們公司目前普遍存在的現(xiàn)狀，所示幾點均是需要我們重點反思和改進(jìn)的地方。我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？2、不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導(dǎo)，則一切行動將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同。綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果：1、目標(biāo)不明確2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時間分配的原則此段剖析對我們是一個很好的提醒，尤其是那些缺乏計劃意識、思維懶惰甚至不屑于此的員工。我們可以從中一點一點地代入到我們?nèi)粘９ぷ髦械囊恍﹫鼍皝砑?xì)細(xì)體會一下，一條條對比診斷下我們曾經(jīng)的工作環(huán)節(jié)中是否存在這些問題。過去的雖已屬于歷史，但歷史是今日的鏡子，如果我們今日已經(jīng)意識到了問題的存在，便要從歷史的鏡子中反思我們的行為，從現(xiàn)在開始改變，歷史才不會重演，未來才會改變。誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面：*職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù){這點在目前的組織架構(gòu)中依然存在，需要重點關(guān)注并盡快完善}*“事必躬親，親力而為”{此點作為組織的管理者需要審視自身職責(zé)和改變工作模式，學(xué)會如何培育部屬及正確授權(quán)。}*溝通不良{向上、向下、平級之間依然普遍存在，表征不一，需要加強溝通管理和相關(guān)培訓(xùn)，溝通需要一個有效的平臺和管道，也需要探索一條有效的溝通模式}*工作時斷時續(xù){主要缺乏計劃性，或者目標(biāo)定位不清晰導(dǎo)致}首先，學(xué)會如何接受請托{不要做好好先生，凡事要量力而行，幫人都有個度，也需要原則，要看是否在力所能及的范圍內(nèi)，需要審視自身具備的資源并進(jìn)行優(yōu)先排序，這本身也是對己對人負(fù)責(zé)的一種態(tài)度。}【寓言分享】寒冬夜，阿拉伯人在帳篷里而他的駱駝?wù)驹诤L(fēng)中，駱駝問：“頭冷，可否進(jìn)帳篷暖和一下？”他答應(yīng)了，緊接著駱駝得寸進(jìn)尺說“脖子冷、前腿冷、身體也冷”他答應(yīng)了其要求，最后卻被駱駝給擠出了帳篷。沒有原則地答應(yīng)別人的要求，是非常不明智的，有時候甚至?xí)炎约捍钸M(jìn)去。其次，學(xué)會利用資源對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。{這點很重要，尤其是對新人，我們要把事情做對首先要確保獲取的信息是準(zhǔn)確，否則無異于南轅北轍，要提高辦事的效率就要學(xué)會充分利用資源，尤其是學(xué)會利用第三方資源，這一塊在我們技術(shù)團(tuán)隊中尤其欠缺。大家可以仔細(xì)回顧下我們有關(guān)調(diào)試規(guī)范內(nèi)所要求的內(nèi)容，無一不是從確保資訊準(zhǔn)確和充分利用相關(guān)資源著手的，經(jīng)過本次培訓(xùn)希望大家有一些更深層次的體悟。}對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤：1、擔(dān)心部屬做錯事；2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)心喪失對下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。{以上這幾點尤其值得我們中層管理人員借鑒和思考，作為管理人員必須從一線工作中脫離出來，將一個人的經(jīng)驗、學(xué)識、能力傳授給團(tuán)隊成員，學(xué)會帶動團(tuán)隊成長，指導(dǎo)、培養(yǎng)部屬，讓部下成為團(tuán)隊中沖在一線的主力軍，而不是我們代勞，甚至處處在當(dāng)滅火隊長，要充分認(rèn)識到只有部屬成功了才是管理者的成功}誤區(qū)三：時間控制不夠{此章節(jié)提出了一個提供了一個拖延商數(shù)的測驗，其實我們工作中很多時間不夠均源于不自覺的拖延，每次領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)一件具體事項的時候大家捫心自問一下有幾個人會立即行動加以執(zhí)行，大家不妨測試下以加深認(rèn)知，結(jié)合上周進(jìn)行的有關(guān)員工積極心態(tài)的培訓(xùn)予以改進(jìn)。}我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：1、習(xí)慣拖延時間。{拖延本身就是一種消極心態(tài)下呈現(xiàn)的行為反應(yīng)，一旦決策理清思路立即行動，以積極的心態(tài)面對問題，養(yǎng)成良好工作習(xí)慣}2、不擅處理不速之客的打擾。{學(xué)習(xí)相關(guān)技巧}3、不擅處理無端電話的打擾。{學(xué)習(xí)相關(guān)技巧}4、泛濫的“會議病”困擾。{會前準(zhǔn)備，理清思路，加強條理，做好籌劃，注重實效}誤區(qū)四：整理整頓不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。{上周在技術(shù)部舉行的員工積極心態(tài)培訓(xùn)時也談到了5S管理這塊，強調(diào)了整理整頓的重要性，希望大家再在比對下課件內(nèi)容多回顧一下。}套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間?！眥一葉而知秋，很多細(xì)節(jié)能反映出很多背后存在的問題，因此不要老認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒有看到你忙的樣子，你平時的點點滴滴都在映射著你忙時的影子。}{此段文章還描述了一些測試?yán)樱诖瞬辉儋樖?！大家都可以一個個去比對下做個測驗，我們現(xiàn)在的工作是否充斥著這類真實的案例？各位尤其關(guān)注下我們的工作的臺面，每次完成工作后有幾個人習(xí)慣性地收拾過測試臺？有幾個人習(xí)慣性地將垃圾及時清理？有幾個人會整理下與工作無關(guān)的物品入柜入箱？有幾個人注意過拆開的箱子擺放的位置和次序？生產(chǎn)組裝臺面的狀況又如何？我們在客戶現(xiàn)場調(diào)試的情況呢？諸如此類的問題比比皆是，借本次學(xué)習(xí)心得交流的機會請要大家一起反思！下一步我們將針對性地對5S管理方面進(jìn)行一次系統(tǒng)性培訓(xùn)，加深大家對這方面的認(rèn)識。}你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！{現(xiàn)在看來我們是否有必要做些事情？大家再回想下我們對文檔命名、技術(shù)文檔編寫等等的規(guī)范要求以及對日常文檔歸檔要求等等是不是有必要？請大家記住一點：目前一切的繁瑣工作都是為了讓后續(xù)工作變得簡單！我們?nèi)舨荒莛B(yǎng)成統(tǒng)一的良好習(xí)慣，簡單就沒有意義，“化繁為簡”的前提是你先會將繁瑣的東西做好，才有資格去簡化、去優(yōu)化，只有大家不厭其煩地將一些事情做標(biāo)準(zhǔn)了做規(guī)范了，才有可能形成默契，猶如特種兵之間一個手勢就能搞定復(fù)雜的現(xiàn)場環(huán)境，但這個簡單的手勢之中卻蘊含著一系列復(fù)雜艱難的訓(xùn)練，這就是標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的意義，只有這樣才能形成一定程度的約定俗成，才能避免每次面對一個新的人、新的事都要不斷地去簡單重復(fù)。}誤區(qū)五：進(jìn)取意識不強我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：*個人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢*工作中閑聊如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當(dāng)你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！{上周在技術(shù)部舉行的員工積極心態(tài)培訓(xùn)時也重點談到進(jìn)取心的問題，培訓(xùn)完后我也感受到了一些積極的效果，希望大家回頭多看看培訓(xùn)課件體悟下相關(guān)內(nèi)容。一直以來我個人主張要解決員工工作中存在的問題，首先要解決思想問題，也就是心態(tài)問題，思想決定行動，心態(tài)決定了行動的方向，也就決定了行動的結(jié)果。行動需要講究方法，只有心態(tài)正確了，方法才變得有意義，技能才能得到有效發(fā)揮，很多事情才變得易于解決，輔導(dǎo)才會變得有效果，而且能做到自動自覺的終極目的。當(dāng)然這些問題我也還在不斷探索當(dāng)中，是否如此以及是否有效還希望大家斧正！}前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。{在這里我也用自己QQ的個性宣言與大家分享一下：“結(jié)局不是偶然天成的，每一步都決定著它如何到來！”如果我們意識到了，就要立即行動！我們的未來從現(xiàn)在就已經(jīng)開始孕育！}時間管理的六項基本原則{文章中還重點闡述了時間管理的六項基本原則，在此拿出來重點回顧下：}1、明確目標(biāo){以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)原則：具體的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可達(dá)到的（Attainable）、相關(guān)的（Relevant）、基于時間的（Time-based）。“成功就等于目標(biāo)，其它的一切都是這句話的注解！”}2、有計劃、有組織地進(jìn)行工作{這是我們目前最為需要提升的一個能力，學(xué)會設(shè)計執(zhí)行事項清單（ToDoList），把目標(biāo)正確地分解成工作計劃（WBS），通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。}3、分清工作的輕重緩急{這里提出了一個四象限圖的概念很有用，可以用來改善我們的日常工作?！白钪匾氖俏覀円３０炎钪匾氖虑榱袨樽钪匾?！”，我們要學(xué)會提煉重要的內(nèi)容（第一、二象限），收縮不重要的內(nèi)容（第三象限），舍棄可放棄的內(nèi)容（第四象限），將關(guān)注點放在“重要但不緊迫”的第二象限方向上，提前預(yù)防避免收拾殘局。第二象限的活動才是高效個人管理的核心。我們不能無所事事，也不應(yīng)成為救火隊長。}4、合理地分配時間{這里提到了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的，強調(diào)按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。}5、與別人的時間取得協(xié)作{我們需要研究客戶、合作伙伴的行為習(xí)慣，多站在對方的角度思考問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計劃與安排，協(xié)作才會變得親密無間。}6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律{好的東西需要固化下來，以形成習(xí)慣，把簡單的東西不斷重復(fù)本身就是一件不簡單的事情，這需要極強的自制力和毅力，持之以恒才能創(chuàng)造奇跡。}此外，文中在如何制定計劃等章節(jié)中還提到了有關(guān)運用時間管理的方法工具和技巧，諸如5W2H原則、WBS（工作任務(wù)分解）、PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）、設(shè)置控制點（Milestone）等，這些東西都是項目管理中也會用到的一些原則和工具，值得大家深入體會并應(yīng)用到實際工作中去。由于時間有限，而且涉及的知識專業(yè)性很強，在此不再細(xì)述，有機會我們再單獨拿出來一起探討學(xué)習(xí)。分享一些認(rèn)知下面就個人的一些認(rèn)知與大家分享一下：要有正面的工作態(tài)度，確保行動有效，主觀意愿決定行動的質(zhì)量。心態(tài)正確遠(yuǎn)比現(xiàn)實表現(xiàn)重要。結(jié)果導(dǎo)向，策略優(yōu)先，三思而后行，謀定而后動，思路清晰遠(yuǎn)比賣力苦干重要，選對方向遠(yuǎn)比努力做事重要。一旦決策，行動快速。預(yù)留自己安靜的時間，不斷糾錯糾偏。做對的事情遠(yuǎn)比把事情做對重要。時刻留意自己的表現(xiàn)，及時發(fā)現(xiàn)問題。充分利用工作日志和簡報，回顧工作成效，不斷總結(jié)提高。馬上行動，杜絕拖延，今日事今日畢。凡事注意講究方法，第一次就做好，杜絕零缺點，避免返工。分工合作，善于授權(quán)，盡量及時授權(quán)，不能重復(fù)授權(quán)，明確分配工作，必須了解下屬的能力和才干，說清楚做什么而非怎樣去做！但出現(xiàn)困難時要幫助尋找解決困難的辦法。部署任務(wù)要授予權(quán)力，說明目標(biāo)與期望，要評估、檢查，安排工作時要求時限，下屬只做你要求檢查的事。關(guān)注過程，注重結(jié)果，承擔(dān)責(zé)任，共同成長。領(lǐng)導(dǎo)的成功來源于部屬的成功?？偨Y(jié)科學(xué)研究表明，一個人的行為95%都是習(xí)慣性的，而只有5%屬于非習(xí)慣性的。我們目前推行的一系列學(xué)習(xí)和優(yōu)化管理的措施，諸如公司不定期組織培訓(xùn)及寫學(xué)習(xí)心得體會，技術(shù)部要求大家短信匯報每日工作、不厭其煩地要求技術(shù)部門同事按標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行文檔編寫及歸檔等等，都是基于此不斷培育以期塑成各位良好的行為習(xí)慣，達(dá)成改變現(xiàn)狀、提高效率的目的。學(xué)習(xí)的目的在于修正行為，任何夢想在行動之前都毫無價值，如果我們心懷夢想，如果我們覺得自己在時間管理上存在諸多問題，那么請從現(xiàn)在開始立即行動，修正不良行為、養(yǎng)成良好習(xí)慣、豎立積極態(tài)度、改善工作環(huán)境、提升工作績效，我相信，只要我們正視自身不足，愿意改變，一切都會超好的方向發(fā)展。在任何一個組織的行為中，只要我們身處其中，便意味著這個組織中的一切都將與我們息息相關(guān)，組織的任何變革和成長來自于每個成員的改變和實際行動。我亦希望如該文總結(jié)所述那樣：“能通過一點一滴的改進(jìn)與積累，尋求合適的支點位置，不斷地擴大組織和個人的力量，促使生活品質(zhì)和工作品質(zhì)的改善”。唯如此才能達(dá)成我們追求的“企業(yè)成長、員工成長，組織進(jìn)步、個人進(jìn)步”的目標(biāo)?！巴高^時間管理，推動組織成長”不是某個人的任務(wù)，它是組織內(nèi)每一個管理者和所有組織成員必須共同面對的責(zé)任和使命。重點推薦為配合本次學(xué)習(xí)分享的效果，以下附件為本人認(rèn)為可推薦給大家進(jìn)一步共同學(xué)習(xí)的內(nèi)容，希望能幫助到各位加強個人管理。附1：需重點學(xué)習(xí)和理解的內(nèi)容——\o"時間"時間管理“四象限”法著名\o"管理學(xué)家"管理學(xué)家\o"科維"科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如\o"人事危機"人事危機、\o"客戶投訴"客戶投訴、即將到期的任務(wù)、\o"財務(wù)危機"財務(wù)危機等）、重要但不緊急（如建立\o"人際關(guān)系"人際關(guān)系、新的機會、\o"人員培訓(xùn)"人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、\o"行政檢查"行政檢查、會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）。時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立\o"預(yù)約"預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。時間管理之重要事情如何區(qū)別重要與不重要的事情?1、會影響\o"群體"群體利益的事情為重要的事情；2、上級關(guān)注的事情為重要的事情；3、會影響\o"績效考核"績效考核的事情為重要的事情。4、對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。（重大包括金額和性質(zhì)兩方面。）該時間管理方法常常被以如下圖式表示：1、對重要和緊急的事情當(dāng)然是立即就做2、而對不重要不緊急的事情不做3、平時多做重要但不緊急的事情，（因為這是第二象限，常常被稱為第二象限工作法）4、對緊急但不重要的事情選擇做。第一象限是重要緊急的任務(wù)，很多人都會認(rèn)為這是最應(yīng)該花時間解決的，但是如果你過份注重第一象限的活動，那么這個象限的范圍就會變得越來越大，最終占據(jù)你全部的時間和精力。大部分時間做的都不是第二象限的工作，這個時候就會感覺壓力大、精疲力盡、被危機牽著鼻子走、忙于收拾殘局等。第二象限的活動才是高效個人管理的核心，因為這個范圍內(nèi)的活動雖然不緊迫，但是卻十分重要。對第二象限的投入，會極大的減少以后第一象限的投入，這樣你就不會再有那種被事情追著跑的感覺了，壓力也不會太大。如架構(gòu)、人員的培訓(xùn)、流程實施等，如果沒有很好的架構(gòu)、人和方法的支持，責(zé)任心就會驅(qū)使我去做第一象限的工作，每天就會處于忙碌的狀態(tài)。而正是由于對這些看似不是很重要很緊急的投入，才能更好的分配時間，組織才能更好地運轉(zhuǎn)。擠出時間來做第二象限內(nèi)的活動需要有積極處世的態(tài)度，因為第一和第三象限的活動會主動來找你。在一開始的時候，如果要擠出時間去做第二象限的活動，只能從第三象限和第四象限的活動入手，因為你不能將第一象限中既重要又緊迫的事情放在一邊不管。人的時間和精力都是有限的，所以你必須對某些事情說“不”，我們對那些表面看上去十分緊迫的事情要勇于說“不”，即使這個緊迫的事情是能夠幫助別人的，但如果將既定的原則拋到一遍，那么這件事就將成為成功到了的障礙，你的目標(biāo)達(dá)不到，團(tuán)隊的目標(biāo)也達(dá)不到。附2：清晰的行動指南——時間管理三階段你是否經(jīng)常發(fā)現(xiàn)每天忙忙碌碌，但是就不知道時間怎么就過去了，好像沒有什么進(jìn)展，但是自己也沒有閑下來？如果出現(xiàn)這類問題，那就說明你的時間管理出現(xiàn)問題了。這時你可以通過時間管理的三階段去分析一下你的時間是否安排妥當(dāng)。對時間的實際去處進(jìn)行記錄：至少應(yīng)該至少進(jìn)行兩次為期3－4周的時間使用記錄，記錄完后應(yīng)該對時間的實際使用情況進(jìn)行分析和修改。目前也有很多工具可以記錄你的時間，大家可以去挑選自己喜歡的工具。對時間進(jìn)行管理，削減沒有成效的時間需求：找出沒有效益、浪費時間的活動，并且盡可能擺脫這樣的活動識別和排除根本就不必做的事情：就是純粹浪費時間、不會有任何結(jié)果的事。一些持續(xù)的制約因素會導(dǎo)致時間的無效使用和浪費。職位越高，組織對他的時間需求就越大。非管理者的處境也不見得比管理者好，他們的時間同樣被各種需求所占用（比如會議，需要協(xié)助調(diào)試等）。如果一項活動無益于我們的組織、個人，那么我們應(yīng)該說“不”，像有些可以不參加的會議，可以不玩的游戲，可以不看的電影日程表中哪些可以別人代勞：委派。不要浪費別人的時間：需要他人時，看看是否一定需要別人參加，例如是否需要別人參加這個會議等對時間進(jìn)行整合，把可供自己支配的時間合并成可能大塊的連續(xù)時間每個人必須能夠支配大塊時間才能發(fā)揮效能，要是只有零碎的小塊時間可供支配，那么即使時間總量很多也將無濟于事。一個任務(wù)需要連續(xù)3天才能完成，如果你每天安排1小時，做24天出來的東西肯定很差。如果需要1個小時以上和下屬溝通發(fā)展和績效，只花15分鐘也是達(dá)不到效果的。規(guī)定重要事情的最后完成期限，以免無限期拖延越是瞄準(zhǔn)重大的貢獻(xiàn)，就越需要大塊的連續(xù)時間。附3：推介大家學(xué)習(xí)的個人管理方法——認(rèn)識無壓工作GTD一次只做一件事情，但是我們是不是很少有這種情況，在我們腦中旋轉(zhuǎn)的有N多事情，經(jīng)常弄得我們暈頭轉(zhuǎn)向。我以前也經(jīng)常出現(xiàn)這種現(xiàn)象，腦子里放滿了要做的事情，最終并沒有做好。GTD（GettingThingsDone國內(nèi)的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》）是著名時間管理人DavidAllen提出的一套非常有效的管理方法，所以在這里也推薦給大家，希望對你們也有點作用。GTD認(rèn)為人生最大的不安的來源不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒有做，你跟人說了你要做卻沒有做。GTD就是要確保你所有該做的事情都做到。DavidAllen認(rèn)為，壓力不是來自任務(wù)本身，而是任務(wù)在大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。我們要做的，就是逐一清點大腦里的這些事務(wù)，將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的文件系統(tǒng)中，比如實實在在的工具籃、紙質(zhì)記事簿、電子記事簿和郵箱等。GTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。GTD不只是類似“要珍惜時間”之類的格言或感悟，而是一套特別具體的方法，具體流程如下圖所示：這個圖基本上把所有GTD方法中重要的要素都體現(xiàn)出來了，值得看一看。當(dāng)遇到有些事情你雖然能做，但不做反而更好時，我們應(yīng)該勇敢的站出來sayno，有時sayno其實就是對其他承諾的事情sayyes。GTD的理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD其實就是兩點：清空你大腦的內(nèi)存：通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實中已經(jīng)完成多少成反比。把所有要做的事情分門別類，另外存放在一個邏輯性強而又可靠的系統(tǒng)中去。大腦是用來思考的，不是用來記事的。我們的大腦每天耗費太多時間提醒我們該做又沒做的事情，應(yīng)該把大腦從這種思維中解放出來。把任何任務(wù)和項目具體成行動：不管是什么任務(wù)項目，我們要問的問題是下一個動作是什么？只有這樣才能把計劃具體化，才能讓我們隨時把握該做什么。這樣一來，在一個給定時間具體采取一個給定行動（action）的時候，我們才能做出最好的選擇，而且對自己的行動選擇有信心。GTD的核心步驟搜集把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在Allen稱之為‘水桶’的地方：一個收件箱，電子郵箱，磁帶，筆記本，PDA，或者它們的組合。把你腦子里的任何東西都拿出來放到你的搜集設(shè)備里，準(zhǔn)備好做下一步的處理。每星期所有的水桶都應(yīng)該被至少清空一次。處理處理你的收件箱要遵循一個嚴(yán)格的工作流程：從最上面開始。一次處理一項。不把任何東西放回收件箱。如果任何一項需要做：做（兩分鐘原則：任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。）委托別人完成，或者把它延期。否則把它存檔以便查詢，把它扔掉，或者使它成熟以便下一步的處理組織Allen描述了一個建議的列表集合，你可以用來跟蹤需要關(guān)注的項目：待辦事項(Nextactions)對于每個需要你關(guān)注的事項，定好什么是你可以實際采取的下一步行動。例如，如果事項為“寫項目報告”，下一步行動可能會是“給Fred發(fā)郵件開個簡短會議”，或者“給Jim打電話問報告的要求”，或