中文郵件回復(fù)范文(精選3篇)

中文郵件回復(fù)范文(精選3篇)篇一：中文郵件回復(fù)范文關(guān)于主題

主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2.標(biāo)題要簡短，不宜過長，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標(biāo)題。

3.最好寫上來自___公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真實(shí)反映的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收〞。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，示例：“嘿!〞或是“收著!〞。

5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。

6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“_、!〞等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急〞之類的字眼。

7.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。

8.最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關(guān)于稱說與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q說收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱說收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱說大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“_經(jīng)理〞;如果不分明職務(wù)，那么應(yīng)按通常的“_先生〞、“小姐〞稱說，但要把性別先搞分明。

不熟悉的人不宜直接稱說英文名，對(duì)級(jí)別高于自已的人也不宜稱說英文名。稱說全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear___〞，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱說是第一行項(xiàng)格寫。

2.Email開頭結(jié)尾最好要有

最簡單的開頭寫一個(gè)“HI〞，中文的寫個(gè)“你好〞或者“您好〞，開頭問候語是稱說換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)“祝您順利〞之類的也就可以了，假設(shè)是尊長應(yīng)使用“此致敬禮〞。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件規(guī)范格式，“祝〞和“此致〞為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利〞和“敬禮〞為換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪〞，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

假設(shè)對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)表明的就是自已的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中說明。

Email正文應(yīng)簡明扼要的說分明事情;如果具體內(nèi)容的確很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后獨(dú)自寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的敘述，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐憎。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自已的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論比須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門〞就是深刻的教訓(xùn)。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的表明。保持你的每個(gè)段落簡短不過長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說分明，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充〞或者“更正〞之類的郵件，這會(huì)讓人很惡感。

5.盡可能防止拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自已態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能翻開，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自已仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等伎倆對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示那么會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述分明。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)褒揚(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比擬輕佻，BusinessEmail不是你的，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你的確需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氛圍的場合。

附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要表明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中表明翻開方式，以免影響使用

6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送

語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請(qǐng)不要自作聰慧的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對(duì)于一些信息量豐盛或重要的郵件，倡議使用中文。你很難保證你的英文敘述水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所波及問題的解決。

4.選擇便于閱讀的字號(hào)和字體

中文誠實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。

這是經(jīng)研究證明最適合的字號(hào)和字體。

不要用稀奇乖僻的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過小，費(fèi)心又傷眼睛。結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以分明的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)作為你的簽名的一局部是可行的，比方你的座右銘，或公司的宣傳。但是要分清收件人對(duì)象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)，對(duì)私，對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。對(duì)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在outlook中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字故選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般故選擇比正文字體小一些。

篇二：中文郵件回復(fù)范文郵件主題

主題要明確、精練。敘述出對(duì)方需要了解的信息,主題要明確、精練。敘述出對(duì)方需要了解的信息,而且可以辨別對(duì)同一事物的不同信息。而且可以辨別對(duì)同一事物的不同信息。做到收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然。見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然。

信件內(nèi)容

正文一般包括三個(gè)局部。

第一局部是開頭,需要開門見山地表明寫信的原因和目的。如果是寫給不認(rèn)識(shí)的人,還要加上原因和目的。如果是寫給不認(rèn)識(shí)的人,個(gè)簡單的。如果是回信,個(gè)簡單的自我介紹。如果是回信,還要表明何時(shí)收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信。收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信。

第二局部是信的核心和主要內(nèi)容,把開頭提出的問題進(jìn)行充沛的表明和解釋.

第三局部是信的結(jié)尾,通常以禮貌的祝福或者愿望來結(jié)束。例如:內(nèi)容格式稱說,正文,結(jié)束,落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。稱說,正文,結(jié)束,落款簽名四點(diǎn)要盡量完整。段落的第一行都頂格寫,單邊行距。段落的第一行都頂格寫,單邊行距。段與段之間空一行。另外稱說、落款等也都頂格寫。字體:宋體大小:10一行最大文字?jǐn)?shù):不超過30文字寫作中文商務(wù)信函并不要求您使用富麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是,用簡單樸實(shí)的語言,準(zhǔn)確的敘述自己的意思,讓對(duì)方可以非常分明的了解您想說什么。圍繞這一點(diǎn),精品學(xué)習(xí)網(wǎng)了幾方面的內(nèi)容,希望對(duì)您寫中文商務(wù)信函有借鑒作用。中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式如同一般信函,商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)局部組成。

(1)開頭開頭寫收信人或收信單位的稱說。稱說獨(dú)自占行、頂格書寫,稱說后用冒號(hào)。

(2)正文信文的正文是書信的主要局部,表達(dá)商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題,通常包括:①向收信人問候;②寫信的事由,示例何時(shí)收到對(duì)方的來信,表示謝意,對(duì)于來信中提到的問題回答等等;③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系,如詢問有關(guān)事宜,答復(fù)對(duì)方提出的問題,闡明自己的想法或看法,向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?又要答復(fù)對(duì)方的詢問,那么先答后問,以示尊重;④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

(3)結(jié)尾結(jié)尾往往用簡單的一兩句話,寫明希望對(duì)方回答的要求。如“特此函達(dá),即希函復(fù)。〞同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話,如“此致敬禮〞、“敬祝健康〞等。祝語一般分為兩行書寫,“此致〞、“敬祝〞可緊隨正文,也可和正文空開。“敬禮〞、“健康〞那么轉(zhuǎn)行頂格書寫。

(4)署名署名即寫信人簽名,通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函,署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱,也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函,為鄭重起見,也可加蓋公章。

(5)日期寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要,不要遺漏。

寫作考前須知:

1.郵件的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要。指在不影響完整性和禮郵件的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要。貌性的前提下,盡量使用簡單和簡短詞語。貌性的前提下,盡量使用簡單句子和簡短詞語。

2.寫作要層次分明,用詞準(zhǔn)確。寫作要層次分明,用詞準(zhǔn)確。

3.語氣專業(yè),措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。可以通過使用虛擬語氣專業(yè),措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。語氣委婉語氣等迂回地?cái)⑹鲇^點(diǎn),提出要求。語氣委婉語氣等辦法迂回地?cái)⑹鲇^點(diǎn),提出要求。

4.如果有附件,應(yīng)該在正文處表明附件的內(nèi)容和用途。如果有附件,應(yīng)該在正文處表明附件的內(nèi)容和用途。

5.電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人,抄送人,主題,電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人,抄送人,主題,電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人所添加的附件等是否正確無誤,所添加的附件等是否正確無誤,正文內(nèi)容是否清晰合理,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏等。合理