文書檔案管理課件

文書檔案管理主講：劉少霞

電話書檔案管理主講：劉少霞

電話：135188289861

一、檔案的概念檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、檔案的概念2㈠檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄。㈡檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來(lái)的。⒈辦理完畢的文件才能作為檔案保存。⒉對(duì)日后工作和研究活動(dòng)有查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。㈠檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄。3⒊按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)的文件才是現(xiàn)代意義的檔案。㈢檔案來(lái)源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。二、檔案的作用㈠憑證作用㈡參考作用⒊按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)的文件才是現(xiàn)代意義的檔案。4第一節(jié)全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。第一節(jié)全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、5第二節(jié)檔案收集工作一、文件的收集㈠接收本單位需要?dú)w檔的文件㈡建立健全有關(guān)制度，強(qiáng)化執(zhí)行制度的力度第二節(jié)檔案收集工作一、文件的收集6二、文件的鑒定㈠確定文件材料歸檔和不歸檔范圍⒈文件材料歸檔范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。機(jī)關(guān)文件材料歸檔應(yīng)體現(xiàn)“以我為主”的思想，突出立檔單位的主體地位，盡量避免文件材料重復(fù)歸檔的問題。二、文件的鑒定7⑴會(huì)議文件：①本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄；②本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議和聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料（

請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要、

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)

）⑴會(huì)議文件：8⑵計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料⑶本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料大事記、組織沿革、

簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等文件。

⑵計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料9⑷本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料⑴本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料；

⑵本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；⑶本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿；⑷機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料。

⑷本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料10⑸行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料①行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料

②執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等文件材料

③行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)[

固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）]等文件材料

⑸行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料11④不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料；⑤許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料；

⑥行政管理工作中形成的備案文件材料；

⑦行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧稀?/p>

④不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料；12⑹出國(guó)形成的文件材料出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告⑺本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料①機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料

⑹出國(guó)形成的文件材料13②人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件

③人事任免文件

④先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料⑤對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料⑥職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件

②人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件

14⑦人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料⑧職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根

⑨

職工名冊(cè)

⑦人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料15⑻黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料①工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果

②重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等

③黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料

④情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)

⑤紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料⑥保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄

⑦本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料⑻黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料16⑼本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料

①房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料

②與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料③機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算

⑼本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料17④機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料

⑤國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料

④機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招18⑥職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)⑦職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)

⑥職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)19⑽上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料①上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料②上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

③上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料

⑽上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料20⑾同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

⑿下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料

①重大問題的專題報(bào)告

②年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

⑾同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

21⒉文件材料不歸檔范圍⑴上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；⒉文件材料不歸檔范圍22⑵本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；⑵本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性23⑶同級(jí)機(jī)關(guān)文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；⑷下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。另外，根據(jù)《檔案法》第10條第2款規(guī)定：國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。⑶同級(jí)機(jī)關(guān)文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄24㈡確定保管期限保管期限劃分方法修改為永久、定期兩種。定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年、10年。㈡確定保管期限25第三節(jié)歸檔文件的整理工作一、整理原則歸檔文件整理原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第三節(jié)歸檔文件的整理工作一、整理原則26二、質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。二、質(zhì)量要求27文件齊全完整：發(fā)文要有正文，有底稿，不能缺張少頁(yè)。本單位產(chǎn)生的文件應(yīng)是原件。簽字蓋章手續(xù)完備，即要求每份文件底稿要有領(lǐng)導(dǎo)簽名，正文落款處要蓋公章。文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫。文件齊全完整：28三、整理方法：根據(jù)《海南省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》）進(jìn)行歸檔文件的整理。三、整理方法：29㈠歸檔文件的整理單位歸檔文件以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。㈡裝訂⒈裝訂前，劃為永久保存的歸檔文件要去掉金屬物，可再用不銹鋼釘裝訂。定期歸檔文件可以不拆釘，照原樣歸檔。

㈠歸檔文件的整理單位30⒉裝訂前，歸檔文件紙張小于16開紙張不用裱糊，保留檔案原樣，超過(guò)A4紙要折疊，破損文件要修補(bǔ)，字跡模糊易褪變的文件要復(fù)印。⒊裝訂方式和用品要符合檔案保護(hù)要求，降低成本，簡(jiǎn)便易行，忌用漿糊，已免造成蟲蛀。⒉裝訂前，歸檔文件紙張小于16開紙張不用裱糊，保留檔案原樣，31㈢分類海南省檔案局推廣的分類方法是“年度—保管期限”分類法，屬于復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。分類方案為：2008年：永久、30年、10年2009年：永久、30年、10年㈢分類32采用“年度—保管期限”分類法首先是將歸檔文件分年度。一般應(yīng)以文件形成時(shí)間判定文件所屬年度。接著再在年度下面按保管期限分類。將歸檔文件分為永久、30年、10年三種保管期限。采用“年度—保管期限”分類法首先是將歸檔文件分年度。33㈣排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按機(jī)構(gòu)或問題，并結(jié)合事由、時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。㈣排列34⒈本單位形成的文件按本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)依次排列。如海南省檔案局永久保管期限的文件按辦公室、法規(guī)宣傳處、指導(dǎo)處、技術(shù)處、管理處依次排列。⒈本單位形成的文件按本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)依次排列。如海南省檔案局永35⒉外單位來(lái)文按收文機(jī)關(guān)依次排列。如按下屬單位、主管上級(jí)部門、中共中央、國(guó)務(wù)院、省、市縣委、政府、各廳局（從上往下）依次排列。⒉外單位來(lái)文按收文機(jī)關(guān)依次排列。如按下屬單位、主管上級(jí)部門、36⒊上級(jí)單位或外單位針對(duì)本單位問題的批復(fù)和本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示同時(shí)排放在本單位起草請(qǐng)示的處（室）。如省政府對(duì)XX單位機(jī)構(gòu)改革的批復(fù)放辦公室，又如省財(cái)政廳對(duì)XX單位請(qǐng)求撥款的批復(fù)放辦公室或財(cái)務(wù)處（股）。⒊上級(jí)單位或外單位針對(duì)本單位問題的批復(fù)和本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示同時(shí)排放37⒋同一事由的文件要排放在一起，如有關(guān)植樹造林的幾份文件要排放在一起。⒌排列時(shí)，先排本機(jī)關(guān)文件，再排外單位來(lái)文。⒋同一事由的文件要排放在一起，如有關(guān)植樹造林的幾份文件要排放38㈤編號(hào)歸檔文件按分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章樣式：全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)（問題）保管期限館編件號(hào)㈤編號(hào)全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)（問題）保管期限館編件號(hào)39㈥編目

歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1㈥編目件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注140㈦填寫全宗說(shuō)明第一部份寫本單位職能；第二部份寫本單位人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況；第三部份寫本單位本年度工作概況，第四部份寫本年度歸檔文件情況。㈦填寫全宗說(shuō)明41第四部份內(nèi)容：2009年度歸檔文件是按《海南省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》整理，分類采用年度—保管期限分類法，文件按局辦公室、法規(guī)處、指導(dǎo)處……等機(jī)構(gòu)排列。2009年共歸檔文件XXXX件，其中：永久XXX件，30年XXX件，10年XXX件。全宗說(shuō)明放在歸檔文件目錄前面。

第四部份內(nèi)容：2009年度歸檔文件是按《海南省〈歸檔文件整理42㈧、裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。㈧、裝盒43裝盒的具體要求：⒈裝盒時(shí)，應(yīng)按照保管期限和室編件號(hào)順序?qū)w檔文件裝入檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不得裝在同一盒內(nèi)。⒉不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。裝盒的具體要求：44⒊盒內(nèi)不必放目錄。⒋在采用“年度—保管期限”分類法的前提下，同一保管期限不同機(jī)構(gòu)的歸檔件可放同一盒內(nèi)。⒌填寫備考表，項(xiàng)目包括盒內(nèi)情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。⒍檔案盒封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），不寫標(biāo)題。檔案盒封面格式⒊盒內(nèi)不必放目錄。45第四節(jié)期滿文書檔案的鑒定工作一、鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)㈠鑒定原則文書檔案鑒定的一般原則是：必須從國(guó)家和人民的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，判定檔案的保存價(jià)值。第四節(jié)期滿文書檔案的鑒定工作一、鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)46㈡鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)⒈來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)檔案的來(lái)源是指檔案的形成者。⒉內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值主要因素。

㈡鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)47⒊文件形成時(shí)間文件形成時(shí)間是歷史的標(biāo)志，甄別檔案的價(jià)值要看其產(chǎn)生時(shí)間離現(xiàn)在的遠(yuǎn)近和處于什么歷史時(shí)期。⒋形成特征標(biāo)準(zhǔn)檔案的形式特征是指文件的名稱、責(zé)任者、載體形態(tài)、記錄方式等。⒊文件形成時(shí)間48⒌相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)一般的規(guī)律是：在全宗和全宗群內(nèi)檔案保存比較完整的情況下，其整體價(jià)值可以達(dá)到最大化；在保存不完整的條件下，全宗檔案的整體價(jià)值會(huì)受到嚴(yán)重影響，為此應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)殘存檔案的保管期限。⒌相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)49㈢鑒定檔案價(jià)值的方法⒈研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要。⒉研究檔案保存的效益。⒊掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系⒋檔案保存價(jià)值分析中的彈性處理方法㈢鑒定檔案價(jià)值的方法50二、鑒定工作的制度和組織㈠鑒定工作的制度⒈鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)⒉鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)⒊銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度二、鑒定工作的制度和組織51㈡檔案鑒定工作的組織方法⒈直接鑒定法⒉機(jī)關(guān)檔案價(jià)值的鑒定工作⒊檔案館檔案價(jià)值的鑒定工作㈡檔案鑒定工作的組織方法52⒋檔案的銷毀⑴檔案銷毀清冊(cè)⑵立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明㈢檔案銷毀方法⒋檔案的銷毀53演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！54文書檔案管理主講：劉少霞

電話書檔案管理主講：劉少霞

電話：1351882898655

一、檔案的概念檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、檔案的概念56㈠檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄。㈡檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來(lái)的。⒈辦理完畢的文件才能作為檔案保存。⒉對(duì)日后工作和研究活動(dòng)有查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。㈠檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄。57⒊按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)的文件才是現(xiàn)代意義的檔案。㈢檔案來(lái)源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。二、檔案的作用㈠憑證作用㈡參考作用⒊按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)的文件才是現(xiàn)代意義的檔案。58第一節(jié)全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。第一節(jié)全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、59第二節(jié)檔案收集工作一、文件的收集㈠接收本單位需要?dú)w檔的文件㈡建立健全有關(guān)制度，強(qiáng)化執(zhí)行制度的力度第二節(jié)檔案收集工作一、文件的收集60二、文件的鑒定㈠確定文件材料歸檔和不歸檔范圍⒈文件材料歸檔范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。機(jī)關(guān)文件材料歸檔應(yīng)體現(xiàn)“以我為主”的思想，突出立檔單位的主體地位，盡量避免文件材料重復(fù)歸檔的問題。二、文件的鑒定61⑴會(huì)議文件：①本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄；②本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議和聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料（

請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要、

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)

）⑴會(huì)議文件：62⑵計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料⑶本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料大事記、組織沿革、

簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等文件。

⑵計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料63⑷本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料⑴本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料；

⑵本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示。同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；⑶本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿；⑷機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料。

⑷本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料64⑸行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料①行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料

②執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等文件材料

③行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)[

固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）]等文件材料

⑸行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料65④不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料；⑤許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料；

⑥行政管理工作中形成的備案文件材料；

⑦行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧稀?/p>

④不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料；66⑹出國(guó)形成的文件材料出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告⑺本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料①機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料

⑹出國(guó)形成的文件材料67②人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件

③人事任免文件

④先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料⑤對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料⑥職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件

②人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件

68⑦人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料⑧職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根

⑨

職工名冊(cè)

⑦人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料69⑻黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料①工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果

②重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等

③黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料

④情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)

⑤紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料⑥保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄

⑦本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料⑻黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料70⑼本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料

①房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料

②與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料③機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算

⑼本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料71④機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料

⑤國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料

④機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招72⑥職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)⑦職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)

⑥職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)73⑽上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料①上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料②上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

③上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料

⑽上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料74⑾同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

⑿下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料

①重大問題的專題報(bào)告

②年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

⑾同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

75⒉文件材料不歸檔范圍⑴上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；⒉文件材料不歸檔范圍76⑵本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；⑵本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性77⑶同級(jí)機(jī)關(guān)文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；⑷下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。另外，根據(jù)《檔案法》第10條第2款規(guī)定：國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。⑶同級(jí)機(jī)關(guān)文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄78㈡確定保管期限保管期限劃分方法修改為永久、定期兩種。定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年、10年。㈡確定保管期限79第三節(jié)歸檔文件的整理工作一、整理原則歸檔文件整理原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第三節(jié)歸檔文件的整理工作一、整理原則80二、質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。二、質(zhì)量要求81文件齊全完整：發(fā)文要有正文，有底稿，不能缺張少頁(yè)。本單位產(chǎn)生的文件應(yīng)是原件。簽字蓋章手續(xù)完備，即要求每份文件底稿要有領(lǐng)導(dǎo)簽名，正文落款處要蓋公章。文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫。文件齊全完整：82三、整理方法：根據(jù)《海南省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》）進(jìn)行歸檔文件的整理。三、整理方法：83㈠歸檔文件的整理單位歸檔文件以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。㈡裝訂⒈裝訂前，劃為永久保存的歸檔文件要去掉金屬物，可再用不銹鋼釘裝訂。定期歸檔文件可以不拆釘，照原樣歸檔。

㈠歸檔文件的整理單位84⒉裝訂前，歸檔文件紙張小于16開紙張不用裱糊，保留檔案原樣，超過(guò)A4紙要折疊，破損文件要修補(bǔ)，字跡模糊易褪變的文件要復(fù)印。⒊裝訂方式和用品要符合檔案保護(hù)要求，降低成本，簡(jiǎn)便易行，忌用漿糊，已免造成蟲蛀。⒉裝訂前，歸檔文件紙張小于16開紙張不用裱糊，保留檔案原樣，85㈢分類海南省檔案局推廣的分類方法是“年度—保管期限”分類法，屬于復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。分類方案為：2008年：永久、30年、10年2009年：永久、30年、10年㈢分類86采用“年度—保管期限”分類法首先是將歸檔文件分年度。一般應(yīng)以文件形成時(shí)間判定文件所屬年度。接著再在年度下面按保管期限分類。將歸檔文件分為永久、30年、10年三種保管期限。采用“年度—保管期限”分類法首先是將歸檔文件分年度。87㈣排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按機(jī)構(gòu)或問題，并結(jié)合事由、時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。㈣排列88⒈本單位形成的文件按本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)依次排列。如海南省檔案局永久保管期限的文件按辦公室、法規(guī)宣傳處、指導(dǎo)處、技術(shù)處、管理處依次排列。⒈本單位形成的文件按本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)依次排列。如海南省檔案局永89⒉外單位來(lái)文按收文機(jī)關(guān)依次排列。如按下屬單位、主管上級(jí)部門、中共中央、國(guó)務(wù)院、省、市縣委、政府、各廳局（從上往下）依次排列。⒉外單位來(lái)文按收文機(jī)關(guān)依次排列。如按下屬單位、主管上級(jí)部門、90⒊上級(jí)單位或外單位針對(duì)本單位問題的批復(fù)和本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示同時(shí)排放在本單位起草請(qǐng)示的處（室）。如省政府對(duì)XX單位機(jī)構(gòu)改革的批復(fù)放辦公室，又如省財(cái)政廳對(duì)XX單位請(qǐng)求撥款的批復(fù)放辦公室或財(cái)務(wù)處（股）。⒊上級(jí)單位或外單位針對(duì)本單位問題的批復(fù)和本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示同時(shí)排放91⒋同一事由的文件要排放在一起，如有關(guān)植樹造林的幾份文件要排放在一起。⒌排列時(shí)，先排本機(jī)關(guān)文件，再排外單位來(lái)文。⒋同一事由的文件要排放在一起，如有關(guān)植樹造林的幾份文件要排放92㈤編號(hào)歸檔文件按分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章樣式：全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)（問題）保管期限館編件號(hào)㈤編號(hào)全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)（問題）保管期限館編件號(hào)93㈥編目

歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1㈥編目件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注194㈦填寫全宗說(shuō)明第一部份寫本單位職能；第二部份寫本單位人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況；第三部份寫本單位本年度工作概況，第四部份寫本年度歸檔文件情況。㈦填寫全宗說(shuō)明95第四部份內(nèi)容：20