行政管理培訓(xùn)教材課件

行政管理培訓(xùn)

2006年3月21日

行政管理培訓(xùn)

目的：使同志了解和掌握文件呈報程序和公司的有關(guān)規(guī)定，精通工作流程提高各公司辦公業(yè)務(wù)水平

培訓(xùn)內(nèi)容：一、辦公室的職能、工作目標二、文件呈報程序及有關(guān)規(guī)定三、行政工作流程

時間：1小時行政管理培訓(xùn)教材一、辦公室的職能、工作目標

1、辦公室職能：（1）負責領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)集團內(nèi)辦公室的行政后勤管理工作；（2）協(xié)助集團總裁推進企業(yè)制度建設(shè)、團隊建設(shè)和企業(yè)文化建設(shè)；（3）集團重大會議、大型活動的組織、籌備工作；（4）組織集團各中心、各分公司對工作目標、集團文件、會議紀要決議、總裁指令執(zhí)行情況的檢查、監(jiān)督和考核；（5）負責文件的擬定、審檢和歸檔工作，做好文件的保管、保密工作；（6）負責上級領(lǐng)導(dǎo)及重大人事往來的接待工作；（7）加強7S管理，維護正常辦公秩序和衛(wèi)生環(huán)境；（8）工作用車的調(diào)配管理，負責辦公用品領(lǐng)用、登記和管理；一、辦公室的職能、工作目標2、辦公室工作目標：

在集團整體工作思路指導(dǎo)下，辦公室要緊緊圍繞經(jīng)營目標和工作重點，積極、主動地發(fā)揮部門職能作用，突出堅持科學(xué)發(fā)展觀這一主題，在積極推進品牌、推動企業(yè)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展中，以服務(wù)市場銷售為重點，做好服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)工作，2、辦公室工作目標：在集團整體工作思路指（一）認真抓好會議的計劃管理

1、全面制定2006年集團公司召開的各類會議，做好會議排期；2、由會議召集人負責提前做好會務(wù)安排，下達會議通知，保證會議按時召開，如有特殊情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，做好會議變動安排；3、負責集團大型會議籌備組織工作，做好會務(wù)管理，組織擬定會議有關(guān)材料；4、根據(jù)會議內(nèi)容，組織做好幻燈片、會議材料打印、下發(fā)及會議記錄工作；5、會議計劃排期。（一）認真抓好會議的計劃管理

1、全面制定2006年集團公司（二）認真做好四個有關(guān)規(guī)定的執(zhí)行及跟蹤問效

1、根據(jù)下達的集團文件、會議紀要所確定工作任務(wù)，確定跟蹤落實的任務(wù)指標、完成期限、責任人，及時進行跟蹤檢查；2、根據(jù)四個有關(guān)規(guī)定，對有關(guān)責任部門、責任人對工作完成情況予以獎罰；3、每月2日以書面形式將跟蹤檢查情況呈報給集團總經(jīng)理，同時報送人力資源處，作為當月績效考核依據(jù)。（二）認真做好四個有關(guān)規(guī)定的執(zhí)行及跟蹤問效

1、根據(jù)下達的集（三）嚴格按規(guī)范要求做好文檔管理工作

1、按照領(lǐng)導(dǎo)指示，及時起草、打印、下發(fā)各類文件、通知、報告、請示等，做到發(fā)文準確、言詞縝密；2、根據(jù)會議記錄，在正常六個小時內(nèi)整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后下達執(zhí)行；3、經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的文件、下達的指示，應(yīng)及時傳達、發(fā)送，不得無故延遲；4、根據(jù)檔案管理標準要求，及時做好各類文件的下發(fā)、登記、造冊、歸檔、保管及借閱工作，保證做好保密工作；5、積極做好對各分公司文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)工作，不斷提高文秘人員的文字寫作水平。（三）嚴格按規(guī)范要求做好文檔管理工作

1、按照領(lǐng)導(dǎo)指示，及時（四）抓好團隊建設(shè)，推進人才培養(yǎng)工作

1、積極協(xié)助、配合人力資源處做好企業(yè)文化建設(shè)，不斷創(chuàng)新文化理念，構(gòu)建和諧珍寶島家園；2、積極協(xié)助配合人力資源處做好培訓(xùn)中心的籌建、組織和計劃編制工作；3、抓好集團公司的企業(yè)文化宣傳工作，定期完成《珍寶島藥業(yè)月報》的組稿、編輯、打印、下發(fā)工作；4、負責組織集團各處人員開展義務(wù)勞動及其他集體活動；5、進一步完善各項規(guī)章制度和工作程序，全面提高執(zhí)行力。

（四）抓好團隊建設(shè)，推進人才培養(yǎng)工作

1、積極協(xié)助、配合人力（五）監(jiān)督、檢查各中心及分公司嚴格執(zhí)行7S管理

1、營造良好辦公環(huán)境和條件，嚴格執(zhí)行6S管理，每周組織一次7S檢查；對不合格者按規(guī)定處罰，并將結(jié)果報人力資源處備查；2、協(xié)助、配合人力資源處監(jiān)督、檢查勞動紀律執(zhí)行情況，嚴格執(zhí)行考勤作息制度；3、做好本集團安全、保衛(wèi)工作，定期進行全員安全教育，重點抓好各節(jié)假日的安全保衛(wèi)及節(jié)假值班的布置、安排和檢查工作；4、堅持檢查各辦公室節(jié)約用水，班后關(guān)閉電腦、飲水機等用電設(shè)備。（五）監(jiān)督、檢查各中心及分公司嚴格執(zhí)行7S管理

1、營造良好（六）做好服務(wù)接待工作

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和接待工作標準、程序，熱情周到地負責接待外來領(lǐng)導(dǎo)和客人，負責外來人員的食、宿安排；2、負責集團總經(jīng)理日常工作程序安排，改善總經(jīng)理工作、生活條件，保證領(lǐng)導(dǎo)用車及時、整潔、安全；3、合理調(diào)度、安排各處室人員公務(wù)用車，嚴格執(zhí)行車輛維修管理規(guī)定；4、本著節(jié)約辦事原則，嚴格執(zhí)行辦公用品限額領(lǐng)用規(guī)定，保證資金用款盡量準確，避免浪費；5、及時完成并處理好領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性及突發(fā)性事情。6、全面負責培訓(xùn)中心的后勤管理工作，做好生活備品、宿舍衛(wèi)生、安全等各項管理工作。（六）做好服務(wù)接待工作

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和接待工作標準、程序（七）加強對各分公司行政管理工作的

指導(dǎo)和管理

1、根據(jù)總經(jīng)理指示安排、督促、檢查各分公司貫徹、執(zhí)行集團文件，各大會精神和領(lǐng)導(dǎo)指示的情況、協(xié)助解決執(zhí)行中所存在的困難；2、對各分公司召開的大型會議的會務(wù)組織工作進行指導(dǎo)、檢查；3、采用多種形式、指導(dǎo)、幫助各分公司文秘人員提高文字寫作水平，指導(dǎo)、審核重要材料的編寫；4、定期組織檢查各分公司文檔工作，廠區(qū)綠化景觀建設(shè)、安全衛(wèi)生管理工作，提出整改意見；5、配合人力資源處等有關(guān)部門，加強對各分公司團隊建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和制度建設(shè)的指導(dǎo)和管理。

（七）加強對各分公司行政管理工作的

指導(dǎo)和管理

1、根據(jù)總經(jīng)二、文件呈報程序及有關(guān)規(guī)定

公文管理制度（一）行文及簽批程序公文制發(fā)程序1、集團及各公司制發(fā)的各種公文，由各辦公室秘書擬稿，報行政副總經(jīng)理（辦公室主任）審核，報集團執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理簽批；2、部門以集團及各公司名義下發(fā)的各種公文，由部門擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，以電子版形式報辦公室統(tǒng)一制發(fā)編號，行政副總經(jīng)理（辦公室主任）審核，報集團執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理批準簽發(fā)；3、以部門名義發(fā)出的各種公文，由部門擬稿，部門經(jīng)理簽發(fā)，報辦公室備案。4、辦公室文書負責文件編號、打印、裝訂、發(fā)放、登記；辦公室秘書（擬稿人）負責校對并對文件內(nèi)容承擔責任，辦公室主任負責審核。5、發(fā)放文件要進行登記，收件人應(yīng)在登記簿上簽名，注明收件時間。二、文件呈報程序及有關(guān)規(guī)定

公文管理制度（二）公文閱辦程序

(一)各部門對接收的文件應(yīng)按要求組織學(xué)習(xí)、落實。（二）要求傳閱的文件由辦公室文書填制公文處理用紙，送各傳閱人閱，傳閱人閱后簽署意見或簽名后交還給文書，不準橫向傳閱。（三）對文件規(guī)定辦理的事件，由辦公室負責跟蹤檢查，必要時下發(fā)催辦單，限時完成。（二）公文閱辦程序(一)各部門對接收的文件應(yīng)按要求（三）公文歸檔程序（一）各部門應(yīng)設(shè)專人負責公文管理。（二）辦公室應(yīng)不定期對各部門公文保管情況進行檢查，如發(fā)生文件丟失、外傳等現(xiàn)象，根據(jù)公司保密制度對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責任人進行處罰。（三）年終各部門應(yīng)對各種公文分類裝卷歸檔，公文制作部門應(yīng)將公文原件附在正本后面同時歸檔。（四）應(yīng)歸檔的公文包括文件、會議記錄、紀要、決議、通報、決定、音像資料、電子信息資料等帶有保存價值的資料。（五）對需要銷毀的公文資料須事先寫出請示報告，說明欲銷毀的公文名稱、銷毀理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。（三）公文歸檔程序（一）各部門應(yīng)設(shè)專人負責公文管理。

文件管理存在的問題

1、不按文件管理規(guī)定的要求呈報，個別部門不經(jīng)辦公室直接向領(lǐng)導(dǎo)申報，造成辦公室無法登記、無法跟蹤問效，批示的文件執(zhí)行效率差或根本不落實的現(xiàn)象。2、文件內(nèi)容不清晰3、格式不統(tǒng)一不規(guī)范4、文件分類不當造成領(lǐng)導(dǎo)閱批難

文件管理的具體要求

1、文件的申報

各中心各公司上報的申請、報告等文件必須經(jīng)集團辦公室審核，集團辦公室進行文件分類、登記、編號報總裁秘書，由總裁秘書呈報給總裁，總裁簽批后由秘書轉(zhuǎn)給辦公室，辦公室轉(zhuǎn)給呈報部門并按要求安排跟蹤檢查執(zhí)行情況，。未按要求去落實的集團辦公室發(fā)現(xiàn)后將對其責任人向人力資源中心提交扣分單，在月底kpi考核時計入考核分數(shù)。辦公室對閱批的文件建立了五個文件夾，有傳閱、閱、批、急批、特急批并標有1A2A3A的字樣。上報的文件要清晰，特別是傳真件模糊不清有雙影，各部門在呈報閱批件時，要說明批什么，要有具體的行動方案、責任人完成時間，內(nèi)容多的要求各部門采用便簽的形式列出需簽批的批示要點，附在文件的左上角，并標明急批或特急批等字樣。

文件管理的具體關(guān)于行政公文標準的補充規(guī)定為推進集團公司現(xiàn)代化管理水平向更高層次邁進，充分展示集團公司的經(jīng)營理念和CI系統(tǒng)要求，進一步重申XX集字[200X]第0XX號和XX集字[200X]第0X號紅頭文件規(guī)定，并對相關(guān)條款進行補充，具體要求如下：1、所有下發(fā)和呈報文件（包括匯報材料、文件、通知、申請、請示、便函及各類表格等），標題字體字號為小二宋體（黑體）；行文字體為四號宋體。文體標題采用發(fā)文單位＋關(guān)于＋事由＋文種的格式。2、公文應(yīng)按照“擬稿－審核－編制文號－呈報－審批－登記－行文－存檔”的程序辦理。集團公司及當?shù)卣?、主管部門來文，統(tǒng)一由集團辦公室負責辦理；各公司公文由各公司辦公室辦理，需以集團名義下發(fā)的公文，報送集團辦公室統(tǒng)一負責編號、行文、登記、存檔。3、頁面設(shè)置：頁邊距上下為2.5cm，左右為2.5cm，行間距統(tǒng)一為固定值26磅。如內(nèi)容較多且需要裝訂成冊的，裝訂線左側(cè)設(shè)為0.6cm，字體為五號宋體，行間距為單倍行距。4、公司對內(nèi)文件頁眉一律使用企標加“珍寶島藥業(yè)”字樣。5、集團下發(fā)的重要通知、通報等，標題用小一號，紅色宋體字。6、在排版出現(xiàn)特殊情況下，根據(jù)節(jié)約用紙的原則，可對行間距、頁邊距做適當調(diào)整。關(guān)于行政公文標準的補充規(guī)定

執(zhí)行力管理處罰規(guī)定（一）集團下發(fā)的文件、會議紀要、KPI所決定的事項，以及集團領(lǐng)導(dǎo)批辦的工作，相關(guān)責任部門和人員沒有按期完成，也沒有經(jīng)集團總裁（主管副總裁）批準延期，每拖延一天，對各處處長、分公司總經(jīng)理罰款200元、副總經(jīng)理罰款100元，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)罰款100元、直接責任人罰款20元。（二）集團各公司下發(fā)的文件、會議紀要、KPI所決定的事項，以及公司總經(jīng)理批辦的工作，相關(guān)責任部門和人員沒有按期完成，也沒有經(jīng)總經(jīng)理批準延期，每拖延一天，對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)罰款80元，直接責任人員罰款50元。（三）對通知參加的會議，會前未經(jīng)請假而無故缺席者，罰款50元；遲到10分鐘以內(nèi)的罰款5元；遲到分10鐘以上及違反會場紀律的，視情節(jié)罰款5～30元。（四）經(jīng)批準下發(fā)的會議排期，會議召集人未按期召開會議，且沒有經(jīng)原批準人批準延期或取消會議的申請，對召集人罰款50元。（五）對沒有按期上報工作計劃、總結(jié)、KPI指標及完成情況、領(lǐng)導(dǎo)簽批文件完成情況的責任人，予以罰款50元。（六）對各部門呈報簽批的請示、申請、報告等文件，審批人未經(jīng)認真審核就簽批，對審批人罰款50～100元.因?qū)徟д`給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的，視情節(jié)承擔部分或全部賠償責任。（七）上報材料、工作記錄數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯，經(jīng)他人審核時被發(fā)現(xiàn)，對責任人處30～50元的罰款。

（八）由于工作不及時溝通和反饋，造成部門或領(lǐng)導(dǎo)工作失誤，給予責任主管領(lǐng)導(dǎo)罰款100元，相關(guān)責任人罰款60元。（九）因呈報或下發(fā)的文件出現(xiàn)錯誤，造成文件的要求和領(lǐng)導(dǎo)指示不能正常貫徹執(zhí)行，對責任人罰款100元。（十）因領(lǐng)導(dǎo)責任心不強，對分管部門監(jiān)管力度不夠，致使所轄部門的工作不到位，管理混亂，對主管領(lǐng)導(dǎo)通報批評，罰款100元。（十一）對于集團文件、會議紀要、KPI及領(lǐng)導(dǎo)簽批指示，辦公室主任未按要求跟蹤、檢查、處理和匯報，對辦公室主任罰款100元。如虛報、瞞報者罰款200元。（十二）會議結(jié)束后，由辦公室秘書和文書在正常工作時間6小時內(nèi)完成會議紀要初稿的打印，交會議主持人簽發(fā)，每拖延一小時罰款20元；會議主持人在收到會議紀要初稿6小時內(nèi)簽發(fā)，每拖延一個小時罰款30元。（十三）未按要求完成對員工的考核，影響工資發(fā)放的，對責任主管領(lǐng)導(dǎo)罰款100元，直接責任人員罰款60元；考核中若未按規(guī)定扣分，或漏考項目，對考核人罰款50元。（十四）如無故不參加義務(wù)勞動，或未按程序請假，予以罰款50元。（八）由于工作不及時溝通和反饋，造成部門或領(lǐng)導(dǎo)工作失誤，給予公司四個相關(guān)規(guī)定公司四個相關(guān)規(guī)定集團會議排期集團臨時會議

填寫會議申請報集團辦公室報總經(jīng)理簽批集團辦公室下發(fā)會議通知會議簽到

記錄人整理會議資料，形成紀要由辦公室審核發(fā)放

6、部門工作流程（1）會議管理流程：

集團會議排期集團臨時會議填寫會議申請報集團辦公室報總經(jīng)（2）文件管理流程：

A:文件起草程序秘書長/秘書擬文

主任/秘書長核文

方董事長簽發(fā)

辦公室文書定文號打印擬稿人校對文書發(fā)文、存檔（2）文件管理流程：A:文件起草程序秘書長/秘書擬文主任B:文件處理程序辦公室收文登記

填寫公文簽批單

報送主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽閱

分送有關(guān)部門

承辦人將處理結(jié)果及文件送回辦公室

辦公室主任將處理情況進行匯報

文書將文件歸檔

B:文件處理程序辦公室收文登記填寫公文簽批單報送主管領(lǐng)導(dǎo)（3）跟蹤檢查流程：

對每月需要跟蹤的事項進行列表

與各部門溝通

按時限、內(nèi)容進行跟蹤

匯總跟蹤結(jié)果

將跟蹤考核結(jié)果于每月5日報集團董事長（3）跟蹤檢查流程：對每月需要跟蹤的事項進行列表與各部門（4）車輛管理流程

市內(nèi)：

用車申請

部門負責人批準

辦公室核準派車

辦公室月底進行百公里耗油考核將考核結(jié)果匯總報哈分公司計財部（4）車輛管理流程市內(nèi)：用車申請部門

市外

用車申請

部門負責人批報

總經(jīng)理審批

辦公室登記派車

辦公室月底進行百公里耗油考核將考核結(jié)果匯總報哈分公司計財部市外用車申請部門負責人批報總經(jīng)理審批辦（5）辦公用品管理流程：

辦公用品年度/月計劃申報

主任審批

報分公司計財部

物資部購買，辦公室入庫

辦公室復(fù)核發(fā)放（以舊換新）

（5）辦公用品管理流程：辦公用品年度/月計劃申報主任審批演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！行政管理培訓(xùn)

2006年3月21日

行政管理培訓(xùn)

目的：使同志了解和掌握文件呈報程序和公司的有關(guān)規(guī)定，精通工作流程提高各公司辦公業(yè)務(wù)水平

培訓(xùn)內(nèi)容：一、辦公室的職能、工作目標二、文件呈報程序及有關(guān)規(guī)定三、行政工作流程

時間：1小時行政管理培訓(xùn)教材一、辦公室的職能、工作目標

1、辦公室職能：（1）負責領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)集團內(nèi)辦公室的行政后勤管理工作；（2）協(xié)助集團總裁推進企業(yè)制度建設(shè)、團隊建設(shè)和企業(yè)文化建設(shè)；（3）集團重大會議、大型活動的組織、籌備工作；（4）組織集團各中心、各分公司對工作目標、集團文件、會議紀要決議、總裁指令執(zhí)行情況的檢查、監(jiān)督和考核；（5）負責文件的擬定、審檢和歸檔工作，做好文件的保管、保密工作；（6）負責上級領(lǐng)導(dǎo)及重大人事往來的接待工作；（7）加強7S管理，維護正常辦公秩序和衛(wèi)生環(huán)境；（8）工作用車的調(diào)配管理，負責辦公用品領(lǐng)用、登記和管理；一、辦公室的職能、工作目標2、辦公室工作目標：

在集團整體工作思路指導(dǎo)下，辦公室要緊緊圍繞經(jīng)營目標和工作重點，積極、主動地發(fā)揮部門職能作用，突出堅持科學(xué)發(fā)展觀這一主題，在積極推進品牌、推動企業(yè)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展中，以服務(wù)市場銷售為重點，做好服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)工作，2、辦公室工作目標：在集團整體工作思路指（一）認真抓好會議的計劃管理

1、全面制定2006年集團公司召開的各類會議，做好會議排期；2、由會議召集人負責提前做好會務(wù)安排，下達會議通知，保證會議按時召開，如有特殊情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，做好會議變動安排；3、負責集團大型會議籌備組織工作，做好會務(wù)管理，組織擬定會議有關(guān)材料；4、根據(jù)會議內(nèi)容，組織做好幻燈片、會議材料打印、下發(fā)及會議記錄工作；5、會議計劃排期。（一）認真抓好會議的計劃管理

1、全面制定2006年集團公司（二）認真做好四個有關(guān)規(guī)定的執(zhí)行及跟蹤問效

1、根據(jù)下達的集團文件、會議紀要所確定工作任務(wù)，確定跟蹤落實的任務(wù)指標、完成期限、責任人，及時進行跟蹤檢查；2、根據(jù)四個有關(guān)規(guī)定，對有關(guān)責任部門、責任人對工作完成情況予以獎罰；3、每月2日以書面形式將跟蹤檢查情況呈報給集團總經(jīng)理，同時報送人力資源處，作為當月績效考核依據(jù)。（二）認真做好四個有關(guān)規(guī)定的執(zhí)行及跟蹤問效

1、根據(jù)下達的集（三）嚴格按規(guī)范要求做好文檔管理工作

1、按照領(lǐng)導(dǎo)指示，及時起草、打印、下發(fā)各類文件、通知、報告、請示等，做到發(fā)文準確、言詞縝密；2、根據(jù)會議記錄，在正常六個小時內(nèi)整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后下達執(zhí)行；3、經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的文件、下達的指示，應(yīng)及時傳達、發(fā)送，不得無故延遲；4、根據(jù)檔案管理標準要求，及時做好各類文件的下發(fā)、登記、造冊、歸檔、保管及借閱工作，保證做好保密工作；5、積極做好對各分公司文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)工作，不斷提高文秘人員的文字寫作水平。（三）嚴格按規(guī)范要求做好文檔管理工作

1、按照領(lǐng)導(dǎo)指示，及時（四）抓好團隊建設(shè)，推進人才培養(yǎng)工作

1、積極協(xié)助、配合人力資源處做好企業(yè)文化建設(shè)，不斷創(chuàng)新文化理念，構(gòu)建和諧珍寶島家園；2、積極協(xié)助配合人力資源處做好培訓(xùn)中心的籌建、組織和計劃編制工作；3、抓好集團公司的企業(yè)文化宣傳工作，定期完成《珍寶島藥業(yè)月報》的組稿、編輯、打印、下發(fā)工作；4、負責組織集團各處人員開展義務(wù)勞動及其他集體活動；5、進一步完善各項規(guī)章制度和工作程序，全面提高執(zhí)行力。

（四）抓好團隊建設(shè)，推進人才培養(yǎng)工作

1、積極協(xié)助、配合人力（五）監(jiān)督、檢查各中心及分公司嚴格執(zhí)行7S管理

1、營造良好辦公環(huán)境和條件，嚴格執(zhí)行6S管理，每周組織一次7S檢查；對不合格者按規(guī)定處罰，并將結(jié)果報人力資源處備查；2、協(xié)助、配合人力資源處監(jiān)督、檢查勞動紀律執(zhí)行情況，嚴格執(zhí)行考勤作息制度；3、做好本集團安全、保衛(wèi)工作，定期進行全員安全教育，重點抓好各節(jié)假日的安全保衛(wèi)及節(jié)假值班的布置、安排和檢查工作；4、堅持檢查各辦公室節(jié)約用水，班后關(guān)閉電腦、飲水機等用電設(shè)備。（五）監(jiān)督、檢查各中心及分公司嚴格執(zhí)行7S管理

1、營造良好（六）做好服務(wù)接待工作

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和接待工作標準、程序，熱情周到地負責接待外來領(lǐng)導(dǎo)和客人，負責外來人員的食、宿安排；2、負責集團總經(jīng)理日常工作程序安排，改善總經(jīng)理工作、生活條件，保證領(lǐng)導(dǎo)用車及時、整潔、安全；3、合理調(diào)度、安排各處室人員公務(wù)用車，嚴格執(zhí)行車輛維修管理規(guī)定；4、本著節(jié)約辦事原則，嚴格執(zhí)行辦公用品限額領(lǐng)用規(guī)定，保證資金用款盡量準確，避免浪費；5、及時完成并處理好領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性及突發(fā)性事情。6、全面負責培訓(xùn)中心的后勤管理工作，做好生活備品、宿舍衛(wèi)生、安全等各項管理工作。（六）做好服務(wù)接待工作

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和接待工作標準、程序（七）加強對各分公司行政管理工作的

指導(dǎo)和管理

1、根據(jù)總經(jīng)理指示安排、督促、檢查各分公司貫徹、執(zhí)行集團文件，各大會精神和領(lǐng)導(dǎo)指示的情況、協(xié)助解決執(zhí)行中所存在的困難；2、對各分公司召開的大型會議的會務(wù)組織工作進行指導(dǎo)、檢查；3、采用多種形式、指導(dǎo)、幫助各分公司文秘人員提高文字寫作水平，指導(dǎo)、審核重要材料的編寫；4、定期組織檢查各分公司文檔工作，廠區(qū)綠化景觀建設(shè)、安全衛(wèi)生管理工作，提出整改意見；5、配合人力資源處等有關(guān)部門，加強對各分公司團隊建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和制度建設(shè)的指導(dǎo)和管理。

（七）加強對各分公司行政管理工作的

指導(dǎo)和管理

1、根據(jù)總經(jīng)二、文件呈報程序及有關(guān)規(guī)定

公文管理制度（一）行文及簽批程序公文制發(fā)程序1、集團及各公司制發(fā)的各種公文，由各辦公室秘書擬稿，報行政副總經(jīng)理（辦公室主任）審核，報集團執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理簽批；2、部門以集團及各公司名義下發(fā)的各種公文，由部門擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，以電子版形式報辦公室統(tǒng)一制發(fā)編號，行政副總經(jīng)理（辦公室主任）審核，報集團執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理批準簽發(fā)；3、以部門名義發(fā)出的各種公文，由部門擬稿，部門經(jīng)理簽發(fā)，報辦公室備案。4、辦公室文書負責文件編號、打印、裝訂、發(fā)放、登記；辦公室秘書（擬稿人）負責校對并對文件內(nèi)容承擔責任，辦公室主任負責審核。5、發(fā)放文件要進行登記，收件人應(yīng)在登記簿上簽名，注明收件時間。二、文件呈報程序及有關(guān)規(guī)定

公文管理制度（二）公文閱辦程序

(一)各部門對接收的文件應(yīng)按要求組織學(xué)習(xí)、落實。（二）要求傳閱的文件由辦公室文書填制公文處理用紙，送各傳閱人閱，傳閱人閱后簽署意見或簽名后交還給文書，不準橫向傳閱。（三）對文件規(guī)定辦理的事件，由辦公室負責跟蹤檢查，必要時下發(fā)催辦單，限時完成。（二）公文閱辦程序(一)各部門對接收的文件應(yīng)按要求（三）公文歸檔程序（一）各部門應(yīng)設(shè)專人負責公文管理。（二）辦公室應(yīng)不定期對各部門公文保管情況進行檢查，如發(fā)生文件丟失、外傳等現(xiàn)象，根據(jù)公司保密制度對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責任人進行處罰。（三）年終各部門應(yīng)對各種公文分類裝卷歸檔，公文制作部門應(yīng)將公文原件附在正本后面同時歸檔。（四）應(yīng)歸檔的公文包括文件、會議記錄、紀要、決議、通報、決定、音像資料、電子信息資料等帶有保存價值的資料。（五）對需要銷毀的公文資料須事先寫出請示報告，說明欲銷毀的公文名稱、銷毀理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。（三）公文歸檔程序（一）各部門應(yīng)設(shè)專人負責公文管理。

文件管理存在的問題

1、不按文件管理規(guī)定的要求呈報，個別部門不經(jīng)辦公室直接向領(lǐng)導(dǎo)申報，造成辦公室無法登記、無法跟蹤問效，批示的文件執(zhí)行效率差或根本不落實的現(xiàn)象。2、文件內(nèi)容不清晰3、格式不統(tǒng)一不規(guī)范4、文件分類不當造成領(lǐng)導(dǎo)閱批難

文件管理的具體要求

1、文件的申報

各中心各公司上報的申請、報告等文件必須經(jīng)集團辦公室審核，集團辦公室進行文件分類、登記、編號報總裁秘書，由總裁秘書呈報給總裁，總裁簽批后由秘書轉(zhuǎn)給辦公室，辦公室轉(zhuǎn)給呈報部門并按要求安排跟蹤檢查執(zhí)行情況，。未按要求去落實的集團辦公室發(fā)現(xiàn)后將對其責任人向人力資源中心提交扣分單，在月底kpi考核時計入考核分數(shù)。辦公室對閱批的文件建立了五個文件夾，有傳閱、閱、批、急批、特急批并標有1A2A3A的字樣。上報的文件要清晰，特別是傳真件模糊不清有雙影，各部門在呈報閱批件時，要說明批什么，要有具體的行動方案、責任人完成時間，內(nèi)容多的要求各部門采用便簽的形式列出需簽批的批示要點，附在文件的左上角，并標明急批或特急批等字樣。

文件管理的具體關(guān)于行政公文標準的補充規(guī)定為推進集團公司現(xiàn)代化管理水平向更高層次邁進，充分展示集團公司的經(jīng)營理念和CI系統(tǒng)要求，進一步重申XX集字[200X]第0XX號和XX集字[200X]第0X號紅頭文件規(guī)定，并對相關(guān)條款進行補充，具體要求如下：1、所有下發(fā)和呈報文件（包括匯報材料、文件、通知、申請、請示、便函及各類表格等），標題字體字號為小二宋體（黑體）；行文字體為四號宋體。文體標題采用發(fā)文單位＋關(guān)于＋事由＋文種的格式。2、公文應(yīng)按照“擬稿－審核－編制文號－呈報－審批－登記－行文－存檔”的程序辦理。集團公司及當?shù)卣?、主管部門來文，統(tǒng)一由集團辦公室負責辦理；各公司公文由各公司辦公室辦理，需以集團名義下發(fā)的公文，報送集團辦公室統(tǒng)一負責編號、行文、登記、存檔。3、頁面設(shè)置：頁邊距上下為2.5cm，左右為2.5cm，行間距統(tǒng)一為固定值26磅。如內(nèi)容較多且需要裝訂成冊的，裝訂線左側(cè)設(shè)為0.6cm，字體為五號宋體，行間距為單倍行距。4、公司對內(nèi)文件頁眉一律使用企標加“珍寶島藥業(yè)”字樣。5、集團下發(fā)的重要通知、通報等，標題用小一號，紅色宋體字。6、在排版出現(xiàn)特殊情況下，根據(jù)節(jié)約用紙的原則，可對行間距、頁邊距做適當調(diào)整。關(guān)于行政公文標準的補充規(guī)定

執(zhí)行力管理處罰規(guī)定（一）集團下發(fā)的文件、會議紀要、KPI所決定的事項，以及集團領(lǐng)導(dǎo)批辦的工作，相關(guān)責任部門和人員沒有按期完成，也沒有經(jīng)集團總裁（主管副總裁）批準延期，每拖延一天，對各處處長、分公司總經(jīng)理罰款200元、副總經(jīng)理罰款100元，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)罰款100元、直接責任人罰款20元。（二）集團各公司下發(fā)的文件、會議紀要、KPI所決定的事項，以及公司總經(jīng)理批辦的工作，相關(guān)責任部門和人員沒有按期完成，也沒有經(jīng)總經(jīng)理批準延期，每拖延一天，對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)罰款80元，直接責任人員罰款50元。（三）對通知參加的會議，會前未經(jīng)請假而無故缺席者，罰款50元；遲到10分鐘以內(nèi)的罰款5元；遲到分10鐘以上及違反會場紀律的，視情節(jié)罰款5～30元。（四）經(jīng)批準下發(fā)的會議排期，會議召集人未按期召開會議，且沒有經(jīng)原批準人批準延期或取消會議的申請，對召集人罰款50元。（五）對沒有按期上報工作計劃、總結(jié)、KPI指標及完成情況、領(lǐng)導(dǎo)簽批文件完成情況的責任人，予以罰款50元。（六）對各部門呈報簽批的請示、申請、報告等文件，審批人未經(jīng)認真審核就簽批，對審批人罰款50～100元.因?qū)徟д`給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的，視情節(jié)承擔部分或全部賠償責任。（七）上報材料、工作記錄數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯，經(jīng)他人審核時被發(fā)現(xiàn)，對責任人處30～50元的罰款。

（八）由于工作不及時溝通和反饋，造成部門或領(lǐng)導(dǎo)工作失誤，給予責任主管領(lǐng)導(dǎo)罰款100元，相關(guān)責任人罰款60元。（九）因呈報或下發(fā)的文件出現(xiàn)錯誤，造成