財務共享中心的流程構(gòu)建

財務共享中心的流程構(gòu)建作者：彭嘉來源：《對外經(jīng)貿(mào)》2015年第05期［摘要］財務共享中心這一財務管理模式在西方發(fā)達國家已經(jīng)有三十多年的歷史。它是一種以客戶為導向的組織模式，可以推動企業(yè)在財務組織設計以及流程管控方面到達新的高度。基于財務共享中心流程構(gòu)建的視角，從基本服務內(nèi)容、制度體系、各環(huán)節(jié)關鍵點以及運作模式等方面對其管理模式的流程進行深入研究。并結(jié)合跨國企業(yè)集團財務共享中心的工作實踐，總結(jié)了財務共享中心建立的關鍵因素及主要的運營流程，并對財務共享中心的未來發(fā)展進行了展望，提出將成功的管理經(jīng)驗與企業(yè)實際相結(jié)合的建議。［關鍵詞］共享服務；財務共享服務中心；流程［中圖分類號］F275［文獻標識碼］A［文章編號］2095-3283（2015）05-0155-03［作者簡介］彭嘉（1983-），女，漢族，江西人，拜耳（中國）有限公司會計經(jīng)理，中級會計師，碩士，研究方向：跨國企業(yè)財務會計。財務共享服務中心（FinancialSharedServiceCentre）是基于信息技術(shù)發(fā)展起來的新的管理模式。財務共享服務中心將工作職能標準化，不僅能夠降低成本和提高效率，還能促使財務部門轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁?shù)據(jù)支持的業(yè)務部門，提高其工作附加值。隨著全球信息化發(fā)展，財務共享模式將會成為企業(yè)集團未來應用的趨勢，更好地滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。財務共享服務中心作為一種全新的財務管理模式，正在我國企業(yè)集團中被廣泛推廣與應用，成為企業(yè)降低運營成本，提高核心競爭力的有效途徑之一。企業(yè)管理層可以從核心管理的角度，將共享中心具有共性的流程予以標準化，并注意其與業(yè)務板塊的銜接以保證工作效率和服務對象滿意度。在財務共享中心的建立及運作過程中，要控制好每一個流程關鍵點，以確定一套行之有效的運作機制。本文以跨國企業(yè)阿爾卡特朗訊財務共享中心的流程構(gòu)建為例，論述財務共享中心的建立及實施實質(zhì)上是企業(yè)進行財務流程再造的過程。一、財務共享服務的分類財務共享服務包括專業(yè)建議服務和事務處理服務。專業(yè)建議服務是以為企業(yè)集團提供高價值的專業(yè)財務建議為主的服務；事務處理服務是以賬務處理為主的服務，主要包含賬戶模塊、結(jié)算模塊、資產(chǎn)模塊和資金模塊等賬務處理服務模塊（見圖1）。1專業(yè)建議服務專業(yè)建議服務是以為企業(yè)集團提供高價值的專業(yè)財務建議為主的'共享服務”，主要包括稅務籌劃、資金管理、分析報告、客戶以及供應商關系管理、股東關系管理等。這類服務具有標準化、大批量、專業(yè)要求高的特點，旨在為管理者提供全方位支持，有效控制風險，為客戶和供應商等提供高效服務。2事務處理服務賬務處理服務是最典型的事務處理服務，也稱為'共享會計服務”(SharedAccountingService)，主要業(yè)務包括編制賬目、應收應付賬款管理、固定資產(chǎn)及存貨管理等。這類服務以標準化、大批量為主要特點，是以事務性處理功能為主的財務共享服務。大多數(shù)財務共享服務中心為企業(yè)提供此類服務。財務共享服務中心的財務業(yè)務主要分為賬戶模塊、結(jié)算模塊、資產(chǎn)模塊和資金模塊四大類，此外還有投資模塊、成本模塊等。在阿爾卡特朗訊財務共享中心，賬戶模塊包括會計總賬處理及管理會計；結(jié)算模塊包括員工報銷、供應商付款以及客戶應收賬款；資產(chǎn)模塊主要是固定資產(chǎn)及存貨管理；資金模塊主要是銀行及外匯業(yè)務等。圖1財務共享服務的分類二、財務共享服務的標準化在進行企業(yè)財務流程再造的過程中，需要建立統(tǒng)一規(guī)范的作業(yè)標準，以保證財務流程的順暢。此標準需要隨時進行動態(tài)的修正，實時與各業(yè)務板塊的運營情況相銜接。在實施過程中，要嚴格執(zhí)行建立起來的作業(yè)體系，并確定統(tǒng)一標準的收費模式，以保證提供高質(zhì)量的財務共享服務。1規(guī)范作業(yè)標準在進行組織架構(gòu)調(diào)整和系統(tǒng)整合的過程中，需要統(tǒng)一規(guī)范的財務制度來控制財務共享服務中的風險。其中，建立財務制度最為關鍵的因素是建立統(tǒng)一規(guī)范的作業(yè)標準，將財務制度的要求與系統(tǒng)操作相結(jié)合，從而保證財務流程的順暢。具備完善的作業(yè)標準是企業(yè)財務共享中心信息整合系統(tǒng)有效運轉(zhuǎn)的關鍵。2動態(tài)修正作業(yè)標準要保證企業(yè)財務共享中心始終提供高效的服務，還要根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理需要動態(tài)地修正已經(jīng)形成的作業(yè)標準，不斷予以完善和改進，從而實時地與各個業(yè)務板塊的運營情況相互銜接，為業(yè)務部門提供有效的數(shù)據(jù)支持。不斷修正的動態(tài)作業(yè)標準是企業(yè)財務共享中心高效運作的保障。3避免財務事務的簡單集中統(tǒng)一的財務制度形成后，通過標準化作業(yè)，企業(yè)內(nèi)部的所有財務共享服務對象都有確定的服務時限。此種標準化作業(yè)還有助于對ERP輔助系統(tǒng)的持續(xù)開發(fā)。為了保證財務共享服務的質(zhì)量，在實施過程中要嚴格按照修訂好的作業(yè)標準進行操作，實現(xiàn)真正意義上的高效財務共享服務而非財務事項的簡單集中。4確定標準的收費模式為了保證財務共享管理模式的正常運作，企業(yè)財務共享中心需要同各子公司簽訂服務協(xié)議，規(guī)定好如何合理分攤相關的費用及各項服務的收費標準等內(nèi)容，并且要遵守各國家和地區(qū)的相關法律。除此之外，需要確定好財務共享中心自身運營成本與價值創(chuàng)造兩者的'盈虧臨界點”，由此來判斷此種管理模式是否有效。三、財務共享中心流程的關鍵點財務共享中心自籌備建立到后期運作涉及一系列關鍵點。建立過程中的關鍵點主要包括地址、人員、系統(tǒng)、流程、文化以及績效制度；運作過程中的關鍵點主要指人員思維方式的轉(zhuǎn)變、不斷完善系統(tǒng)流程以及形成高效的運作團隊等。這些關鍵點同時也是絕大多數(shù)財務共享中心的主要問題所在。企業(yè)管理層應當理清思路，針對共享中心的關鍵問題確定一套行之有效的解決辦法。1財務共享中心建立過程中的關鍵點從財務共享中心的建立步驟可以看出其在建立過程中的關鍵要素主要包括地址、人員、系統(tǒng)、流程、文化和績效制度。在地點的選擇上需要考慮穩(wěn)定的政治經(jīng)濟環(huán)境、便捷的交通以及其余可利用的資源；在人員的配備上需要考慮具備語言、專業(yè)知識以及溝通技能的綜合人才；在系統(tǒng)支持上需要建立起統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)及一系列輔助系統(tǒng)，以提高工作效率；在流程建設方面，需要以一套科學合理的標準流程來保證共享中心運作的穩(wěn)定性；在組織文化形成方面，需要引導每位成員樹立正確的服務理念，同事之間進行有效溝通；在績效考核方面，需要設計科學的考核指標來考核成員工作績效，并以此激發(fā)成員的工作積極性（見表1）。2財務共享中心運作中的關鍵點財務共享中心運作過程的關鍵點在于高層管理方式的轉(zhuǎn)變以及基層思維方式的轉(zhuǎn)變。同時，應當不斷完善和優(yōu)化財務共享中心依存的信息系統(tǒng)，充分調(diào)動員工的積極性以形成一個高效的運作團隊。企業(yè)要結(jié)合自身實際學習和研究該模式，高層管理人員要積極推動建立新的管理方式，基層管理人員以及工作人員也要轉(zhuǎn)變思維方式，使新舊體系能夠順利過渡。由于新的管理模式對IT系統(tǒng)的依賴性大為增強，因此，企業(yè)集團應當建立起統(tǒng)一的流程標準和IT系統(tǒng)標準并不斷完善，為安全有效地處理財務信息奠定基礎。財務共享中心對外要提供準確及時的財務信息，對內(nèi)要充分調(diào)動員工積極性，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，形成一個高效的運作團隊（見表2）。3財務共享中心存在的主要問題及建議目前，財務共享中心主要存在以下問題：單一的操作模式導致員工的積極性降低，造成人員流失；與子公司的權(quán)責界定不清；共享中心人員的服務意識不強；ERP系統(tǒng)及輔助系統(tǒng)之間的銜接不夠緊密；中心人員和子公司人員在溝通過程中的文化差異較為明顯；績效考核不能真正落實。財務共享中心應通過多種形式的培訓來增強成員的工作熱情，解決人員流動過于頻繁的問題；通過訂立嚴格的服務標準以及動態(tài)修改服務標準來解決與子公司權(quán)責不清的問題；建立反饋機制，定期了解服務對象的意見和建議，增強共享中心人員的服務意識；對于影響工作效率的IT系統(tǒng)，共享中心需要及時進行二次開發(fā)，解決關鍵問題；建議共享中心成員盡可能地采用電話而非郵件的方式來溝通，以提高工作效率；建立科學合理的績效考核指標及獎懲制度，以調(diào)動員工的工作熱情，保證工作質(zhì)量（見表3）。四、財務共享中心的運作機制1財務共享中心運作原理財務共享中心模式運作的原理是通過在某一個或者多個地點對流程、技術(shù)及人員的優(yōu)化整合，實現(xiàn)跨國公司內(nèi)部各個流程的精簡化及標準化。財務共享中心實施財務共享模式前后的流程要素的變化如表4所示：表4公司財務共享服務模式實施前后的流程要素財務共享模式實施前財務共享模式實施后集權(quán)或者分散管理集中管理流程未充分考慮業(yè)務部門的需求按照業(yè)務部門的需求設計流程分散、未優(yōu)化的財務作業(yè)流程簡化、標準化的財務處理流程管理費用高管理費用大大縮減（30%甚至更高）財務共享服務中心的基本運作模式為：總公司為財務共享服務中心的建立選址，并為財務共享中心各個崗位配備人員，形成財務共享中心所需的相關系統(tǒng)，建立統(tǒng)一規(guī)范的流程制度，形成自己的組織文化，落實相關的績效考核。財務共享中心對外向各個子公司提供統(tǒng)一標準的服務，并按照簽訂的服務協(xié)議以一定的方式收取服務費用。同時，各個子公司不再設立與財務共享中心擁有相同職能的部門。2阿爾卡特朗訊財務共享中心的運作模式阿爾卡特朗訊亞太區(qū)財務共享中心選擇經(jīng)濟政治環(huán)境相對安全的上海作為其辦公地點，為了節(jié)約成本，主要招聘工作經(jīng)驗較少的應屆畢業(yè)生。集團擁有的SAP系統(tǒng)以及一系列ERP輔助系統(tǒng)，成為財務共享中心基本的系統(tǒng)支持。財務共享中心擁有對每個崗位清晰的職能界定以及每一模塊的流程描述，并且相關的考核指標也非常明確。此外，財務共享中心還與其服務的每一家子公司簽訂了內(nèi)部協(xié)議，確定了服務范圍及收費標準。在正式運營階段，共享中心會定期舉行內(nèi)部及對外的總結(jié)會議，研究探討運營管理問題并持續(xù)跟蹤。由此確立了阿爾卡特朗訊財務共享中心基本的運作模式。3財務共享中心運作模式的優(yōu)劣財務共享中心運作模式的優(yōu)勢在于其能夠形成規(guī)模效應，有效地降低運作成本，顯著提高員工的工作效率，提升財務管理水平，最終提高企業(yè)的核心競爭力。其劣勢在于這種新的管理模式使得企業(yè)原先的運作形式被重新調(diào)整，一定程度上影響了內(nèi)部合作關系，同時對系統(tǒng)的依賴程度加深，可能會因為系統(tǒng)的不穩(wěn)定而影響數(shù)據(jù)傳輸效率。相對單一的操作模式也很容易使員工喪失工作熱情，影響工作質(zhì)量。企業(yè)財務共享中心因其解決了企業(yè)在分散模式下的財務問題，成為被越來越多的企業(yè)所采用的管理模式。它不僅為企業(yè)大大縮減了成本，提高了效率，更為重要的是為企業(yè)財務流程再造創(chuàng)造了質(zhì)的飛躍，加強了企業(yè)的管控能力，提高了企業(yè)的競爭力。展望未來，財務共享中心的覆蓋范圍將由最初的基礎核算工作逐漸擴大到附加值高且復雜的財務管理工作中，如財務分析等。隨著越來越多的企業(yè)采納財務共享中心的管理模式，相關的法律法規(guī)也會逐漸完善。企業(yè)管理層應當密切關注法律法規(guī)的修訂，保證財務共享中心的運營處于合法范圍之內(nèi)。“任何先進的管理方法都要和自己公司的實際情況結(jié)合起來，變成適合自己的方法，才能發(fā)揮其最大效用?！边x擇將財務共享中心外包或者承接其他公司財務共享中心業(yè)務都是跨國公司與自身實際情況相結(jié)合的產(chǎn)物，任何公司都不能完全照搬其他公司的管理模式，創(chuàng)造出適合自身的管理方法才能為公司創(chuàng)造最大的價值。

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