第四章·1秘書(shū)的組織管理課件

第四章秘書(shū)的組織管理

第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘第二節(jié)考核晉升等組織管理和激勵(lì)機(jī)制第四章秘書(shū)的組織管理第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘1第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘與考核晉升一、求職途徑1．學(xué)校推薦2．結(jié)合實(shí)習(xí)，尋找契機(jī)3．借助于人才市場(chǎng)有形人才市場(chǎng)，無(wú)形（網(wǎng)上）人才市場(chǎng)4．親友介紹5．留意招聘啟事行動(dòng)必須迅速，爭(zhēng)取第一印象深刻6．直接求職將自己的求職信、簡(jiǎn)歷復(fù)印多份，分寄或分送相關(guān)單位，主動(dòng)推銷(xiāo)自己。第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘與考核晉升一、求職途徑2二、寫(xiě)應(yīng)聘信應(yīng)聘信如實(shí)介紹自己的知識(shí)、技能、品行、優(yōu)點(diǎn)，目的是讓招聘單位對(duì)應(yīng)聘者產(chǎn)生興趣，認(rèn)為應(yīng)聘者能勝任秘書(shū)工作，列為候選對(duì)象。第一印象非常重要。手寫(xiě)應(yīng)聘信必須字跡端正、切忌錯(cuò)別字。二、寫(xiě)應(yīng)聘信3投遞涉外單位的應(yīng)聘信一般要求以英文寫(xiě)，多用電腦或打字機(jī)打印，信箋紙質(zhì)要好，切忌用公用信箋。如果招聘單位要求附上照片，則應(yīng)選擇形象樸素自然，頭部大些的免冠照，不要寄藝術(shù)照。應(yīng)聘信的內(nèi)容要坦誠(chéng)充實(shí)、語(yǔ)言得體、文字通順、格式符合要求。投遞涉外單位的應(yīng)聘信一般要求以英文寫(xiě)，多用電腦或打字機(jī)打印，4以下是一份應(yīng)聘信參考樣本，李小姐是啟事的聯(lián)系人。

應(yīng)聘信尊敬的李小姐：讀了貴公司2011年3月5日刊登于《XX日?qǐng)?bào)》上的招聘秘書(shū)的啟事，我十分感興趣，特來(lái)應(yīng)聘。以下是一份應(yīng)聘信參考樣本，李小姐是啟事的聯(lián)系人。5

我今年即將由xx大學(xué)涉外秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，通曉英語(yǔ)和日語(yǔ)，英語(yǔ)達(dá)到專(zhuān)業(yè)６級(jí)水平，日語(yǔ)達(dá)到普通中級(jí)水平，都能順利地運(yùn)用它們與外國(guó)人對(duì)話和閱讀、書(shū)寫(xiě)，并能用中文寫(xiě)作各種文書(shū)信函。我掌握辦公室工作的技能，計(jì)算機(jī)操作達(dá)到中級(jí)水平，英文打字達(dá)到B級(jí)。我曾在XX公司實(shí)習(xí)6個(gè)月，該公司對(duì)我的評(píng)價(jià)良好。

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在學(xué)校的推薦書(shū)上，您會(huì)看到我學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)良，組織、協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)，曾任校學(xué)生會(huì)副主席兩年。我愿意并適合于從事秘書(shū)工作，能勝任此項(xiàng)工作，并將勤奮工作，努力進(jìn)取。期待您的回復(fù)。我的通訊地址：XXXX，郵編XX，電話XXXX。敬祝健康×××2011.3.6在學(xué)校的推薦書(shū)上，您會(huì)看到我學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)良，組7除了稱(chēng)呼、問(wèn)候和結(jié)尾語(yǔ)、署名、日期外，應(yīng)聘信正文一般包括四部分：第一部分，寫(xiě)明獲悉招聘啟事的時(shí)間、途徑，表達(dá)愿為該公司服務(wù)的愿望。這部分要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，要言不煩。第二部分，介紹自己勝任涉外秘書(shū)職位的技能（如通中英文，會(huì)操作電電腦，達(dá)到什么程度等）。除了稱(chēng)呼、問(wèn)候和結(jié)尾語(yǔ)、署名、日期外，應(yīng)聘信正文一般包括四部8

第三部分，介紹其他方面能力，如活動(dòng)能力、組織能力、交際能力、刻苦勤奮等，最好能摘錄學(xué)?；騿挝坏耐扑]信中的要點(diǎn)，以示有證據(jù)。這部分尤其要注意實(shí)事求是、突出重點(diǎn)。第四部分，寫(xiě)清自己的聯(lián)系地址、郵編和電話，以便對(duì)方回復(fù)。第三部分，介紹其他方面能力，如活動(dòng)能力、組織9三、寫(xiě)簡(jiǎn)歷

簡(jiǎn)歷指?jìng)€(gè)人修學(xué)、工作經(jīng)歷的簡(jiǎn)單概況。要求能表現(xiàn)出求職者的全部資歷，并突出自己的長(zhǎng)處。簡(jiǎn)歷要求簡(jiǎn)潔，是一張表格，不能寫(xiě)成整段。反映求職者意愿的文字寫(xiě)在應(yīng)聘信內(nèi)，而不應(yīng)寫(xiě)在簡(jiǎn)歷內(nèi)。簡(jiǎn)歷顯示出是是實(shí)際情況的客觀反映，避免使用“我”字。三、寫(xiě)簡(jiǎn)歷10簡(jiǎn)歷一般包括以下部分：第一部分，標(biāo)題。一般是《XXX簡(jiǎn)歷》。應(yīng)善于創(chuàng)新，如《王英應(yīng)聘ABC公司秘書(shū)的資歷》。第二部分，性別、年齡、籍貫、通訊地址、電話、郵政編碼。（在until后面標(biāo)明有效日期）

第三部分，學(xué)歷。中學(xué)起始的學(xué)校、系科、專(zhuān)業(yè)及期限，最后學(xué)歷及所獲學(xué)位，附上成績(jī)表。

為了突出所受教育，應(yīng)先列出所取得的最高學(xué)歷、學(xué)位及畢業(yè)學(xué)校的名稱(chēng)，然后由近至遠(yuǎn)追溯列出就讀過(guò)的其他學(xué)校。

（第四部分，工作經(jīng)歷。）簡(jiǎn)歷一般包括以下部分：11四、面試（一）招聘者的面試重點(diǎn)面試是企業(yè)代表對(duì)應(yīng)聘者作出評(píng)估，是決定是否錄用的重要環(huán)節(jié)。包括初試、復(fù)試，有時(shí)附加技能測(cè)試、筆試。四、面試12初試一般由為人事部（人力資源部）職員負(fù)責(zé)，對(duì)應(yīng)聘者作出初步評(píng)估。復(fù)試由將來(lái)的上司當(dāng)面與應(yīng)聘者交談，以作出最后決定。附加技能測(cè)試，檢驗(yàn)工作技能，如打字、英文書(shū)寫(xiě)函電、電腦操作等能力。筆試測(cè)驗(yàn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和行業(yè)知識(shí)。整個(gè)面試所關(guān)注的無(wú)非是：能力、形象、人品第四章·1秘書(shū)的組織管理13（二）應(yīng)聘者的適宜表現(xiàn)１。面試前的準(zhǔn)備（1）了解招聘單位的情況（2）梳理自己的情況（3）修飾儀表儀容（二）應(yīng)聘者的適宜表現(xiàn)142。面試中常見(jiàn)提問(wèn)

（１）“你為什么選擇當(dāng)秘書(shū)?”（２）“你了解本公司嗎?”（３）“你知道秘書(shū)該干些什么嗎?”（４）“你有什么弱點(diǎn)?”（５）“你喜歡哪樣的上司?”（６）“你期望的薪水是多少?”2。面試中常見(jiàn)提問(wèn)15針對(duì)教材444頁(yè)例二進(jìn)行應(yīng)聘面試情境模擬第四章·1秘書(shū)的組織管理163。面試注意要點(diǎn)：（１）獨(dú)自前往（２）帶一本你感興趣的讀物（３）步人試場(chǎng)，點(diǎn)頭微笑，問(wèn)好、就座。（４）目光柔和地注視考官。（５）面試一般以自我介紹開(kāi)始，5分鐘左右的時(shí)間。3。面試注意要點(diǎn)：17（６）考官提出問(wèn)題……尊重每一位考官；迅速、清楚、準(zhǔn)確地回答；不能猶豫不決、目瞪口呆；從容、坦然；婉轉(zhuǎn)陳述，不作反駁。第四章·1秘書(shū)的組織管理18４。面試后的查詢(xún)面試后未得到任何答復(fù)，可以采用寫(xiě)感謝信的方法查詢(xún)。引起再度注意，有助于被錄用。比如，……“上周三下午，與您談?wù)摿速F公司辦公室秘書(shū)職位之事后，我感到那正是我在尋求的職位。感謝您同我的面談。我覺(jué)得我符合貴公司這一職位的要求，并且期待著您也認(rèn)為我是合適人選的消息?！保?。面試后的查詢(xún)19感謝信要簡(jiǎn)短，首段表示感謝，下面表示這一職位的興趣，結(jié)尾讓對(duì)方知道你在盼待答復(fù)。第四章·1秘書(shū)的組織管理20第四章·1秘書(shū)的組織管理21第四章·1秘書(shū)的組織管理22第二節(jié)

秘書(shū)的組織管理和激勵(lì)參考教材１１５-１２７一、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置秘書(shū)機(jī)構(gòu)是任何機(jī)關(guān)或單位不可缺少的。第二節(jié)秘書(shū)的組織管理和激勵(lì)23狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，僅指各級(jí)辦公廳（室）中的秘書(shū)部門(mén)。

廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)：一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)機(jī)構(gòu)指各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、單位中的辦公廳（室）或秘書(shū)廳、處、科、股等，有些在名稱(chēng)上雖不叫秘書(shū)機(jī)構(gòu)但實(shí)際從事秘書(shū)工作的，也屬秘書(shū)機(jī)構(gòu)。所以，廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)不僅指各級(jí)負(fù)責(zé)綜合性工作的辦公廳（室），而且包括其下屬的秘書(shū)、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、警衛(wèi)等部門(mén)。第四章·1秘書(shū)的組織管理24１．秘書(shū)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)機(jī)構(gòu)部門(mén)，按擔(dān)負(fù)任務(wù)的性質(zhì)分：職能性機(jī)構(gòu)（或稱(chēng)職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)）；綜合性機(jī)構(gòu)。職能性機(jī)構(gòu)，分工專(zhuān)管某項(xiàng)業(yè)務(wù)。每一職能部門(mén)擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)職能的一部分，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財(cái)務(wù)等。第四章·1秘書(shū)的組織管理25秘書(shū)機(jī)構(gòu)是一種綜合性機(jī)構(gòu)：（1）不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，但有些無(wú)法分解到具體業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，如在全局范圍內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)提供幫助和服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務(wù)等，都要由秘書(shū)機(jī)構(gòu)承擔(dān)。（2）它處于樞紐地位，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)之外唯一了解全面情況的機(jī)構(gòu)。（3）它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對(duì)各職能部門(mén)的行動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門(mén)的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高組織系統(tǒng)的整體效能。秘書(shū)機(jī)構(gòu)是一種綜合性機(jī)構(gòu)：26２．秘書(shū)機(jī)構(gòu)所處的機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)分類(lèi)系統(tǒng)針對(duì)職責(zé)、任務(wù)及工作需要，可分別采用分理制與綜理制的形式設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)。第四章·1秘書(shū)的組織管理27第四章·1秘書(shū)的組織管理28第四章·1秘書(shū)的組織管理29第四章·1秘書(shū)的組織管理30所謂分理制，就是采用分部門(mén)辦公的形式。這樣，秘書(shū)機(jī)構(gòu)就是整個(gè)機(jī)關(guān)中的一個(gè)部門(mén)。中共中央、國(guó)務(wù)院實(shí)行的是分理制，辦公廳是相當(dāng)于部委一級(jí)的機(jī)構(gòu)，下設(shè)局級(jí)機(jī)構(gòu)，如秘書(shū)局、機(jī)要局、信訪局、警衛(wèi)局、機(jī)關(guān)事務(wù)管理局等。局以下還設(shè)處、室或科等。國(guó)家檔案局是同屬于黨中央、國(guó)務(wù)院的機(jī)構(gòu)。所謂分理制，就是采用分部門(mén)辦公的形式。這樣，秘書(shū)機(jī)構(gòu)就是整個(gè)31國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)設(shè)置通知如下：

一、國(guó)務(wù)院辦公廳

二、國(guó)務(wù)院組成部門(mén)

外交部

國(guó)防部教育部商務(wù)部文化部衛(wèi)生部……

三、國(guó)務(wù)院直屬特設(shè)機(jī)構(gòu)

國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)

四、國(guó)務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)

海關(guān)總署稅務(wù)總局……

五、國(guó)務(wù)院辦事機(jī)構(gòu)

僑辦港澳事務(wù)辦

法制辦……

六、國(guó)務(wù)院直屬事業(yè)單位

新華通訊社中國(guó)科學(xué)院中國(guó)氣象局……國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)設(shè)置通知如下：32所謂綜理制，就是采用不分部門(mén)辦公的形式，由秘書(shū)機(jī)構(gòu)綜合管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一切日常工作。全國(guó)人大常委會(huì)、中央軍委、全國(guó)政協(xié)常委會(huì)實(shí)行的是綜理制，由秘書(shū)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳負(fù)責(zé)綜合承辦日常工作，辦公廳下設(shè)若干局、處、室等。第四章·1秘書(shū)的組織管理33二、秘書(shū)的組織管理１．評(píng)價(jià)秘書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)秘書(shū)工作是管理工作的一部分，有效性是評(píng)價(jià)秘書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)。它包括效益與效率（或效力）兩部分。秘書(shū)工作本身并不直接反映出效益，對(duì)其效益性，不可能直接從其活動(dòng)結(jié)果上加以衡量或計(jì)算，而只能通過(guò)秘書(shū)部門(mén)所處的組織的整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度來(lái)衡量。二、秘書(shū)的組織管理34秘書(shū)工作主要是辦事，秘書(shū)工作的效率主要體現(xiàn)在辦事效率上。時(shí)間的控制則是提高效率的必要途徑。國(guó)家計(jì)委機(jī)電局在端正黨風(fēng)中自己檢查，1995年審批的機(jī)械工業(yè)13個(gè)大中型項(xiàng)目，從國(guó)家計(jì)委機(jī)電局領(lǐng)導(dǎo)簽字之日到文件批復(fù)發(fā)出，平均每個(gè)項(xiàng)目88天，其中技術(shù)改造項(xiàng)目94天。遼寧軸承工業(yè)公司項(xiàng)目用了181天，四川儀表廠項(xiàng)目是一位參加講師團(tuán)的同志出發(fā)前（1985年8月）辦的，到這個(gè)同志即將完成講師團(tuán)任任務(wù)（時(shí)間一年），批文還沒(méi)有結(jié)果。秘書(shū)工作主要是辦事，秘書(shū)工作的效率主要體現(xiàn)在辦事效率上。時(shí)間35２．秘書(shū)的管理與激勵(lì)秘書(shū)工作管理包括兩個(gè)方面，一是對(duì)秘書(shū)人員的管理，二是對(duì)秘書(shū)工作的管理，兩者密不可分。指導(dǎo)原則：四個(gè)轉(zhuǎn)變（教材９４頁(yè)）

三服務(wù)（教材８６頁(yè)）具體方法：微觀管理（教材１２１頁(yè)）２．秘書(shū)的管理與激勵(lì)36人的心理活動(dòng)及行為的規(guī)律是從需要引發(fā)動(dòng)機(jī)，由動(dòng)機(jī)發(fā)動(dòng)行為。此過(guò)程中，須有源源不絕的激勵(lì)力量，主要的是來(lái)源于心理的激勵(lì)。馬斯洛的需要層次理論把人的需要分成五種類(lèi)型：生理、安全、社交、尊重、自我實(shí)現(xiàn)，結(jié)構(gòu)如層級(jí)塔，是由低到高，有層次的組合，是由低到高的滿(mǎn)足過(guò)程，分析了多種需要之間相互依賴(lài)的關(guān)系。人的心理活動(dòng)及行為的規(guī)律是從需要引發(fā)動(dòng)機(jī)，由動(dòng)機(jī)發(fā)動(dòng)行為。此37秘書(shū)工作動(dòng)機(jī)的特點(diǎn)1、以就業(yè)為目的2、以職業(yè)興趣為目的3、以成就需要為目的秘書(shū)工作激勵(lì)的幾種有效方式1、目標(biāo)激勵(lì)2、參與激勵(lì)3、獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)4、關(guān)懷激勵(lì)5、支持激勵(lì)秘書(shū)工作動(dòng)機(jī)的特點(diǎn)38考評(píng)與晉升涉外秘書(shū)在受聘后3-6個(gè)月內(nèi)，一般屬考察期，期滿(mǎn)的考評(píng)，決定著是否正式錄用。此后，至少每年要經(jīng)歷一次考評(píng)，決定是否有資格加薪或晉級(jí)?？荚u(píng)是企業(yè)評(píng)定員工工作優(yōu)劣、決定是否繼續(xù)聘用和晉級(jí)的途徑，在“三資企業(yè)”中常稱(chēng)為“工作表現(xiàn)評(píng)估”。（一）為考評(píng)、晉升積極準(zhǔn)備１．任職的第一個(gè)星期，了解工作職責(zé)，設(shè)計(jì)發(fā)展目標(biāo)。２．提高業(yè)務(wù)技能---考評(píng)與晉升39計(jì)算機(jī)操作、打字等辦公自動(dòng)化技術(shù)；中英文商務(wù)函電寫(xiě)作；商務(wù)貿(mào)易操作程序；辦公室業(yè)務(wù)和信息處理辦法；處理人際關(guān)系的技巧；組織協(xié)調(diào)的能力３．充實(shí)自己本單位所需的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如化工、海運(yùn)等。計(jì)算機(jī)操作、打字等辦公自動(dòng)化技術(shù)；40短期、非學(xué)歷的培訓(xùn)班，高校進(jìn)修。國(guó)際通用的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)。英語(yǔ)劍橋證書(shū)考試（BEC），是“三資企業(yè)”，尤其是外資企業(yè)招聘雇員，特別是招聘高、中級(jí)秘書(shū)時(shí)普遍承認(rèn)的資格證書(shū)。教材４５５頁(yè)短期、非學(xué)歷的培訓(xùn)班，41（二）考評(píng)的陳述與工作日記考評(píng)時(shí)，由涉外秘書(shū)填寫(xiě)自我評(píng)定表，同時(shí)，上司填寫(xiě)一份鑒定表。雙方填畢后，上司會(huì)進(jìn)行面談，如果雙方填寫(xiě)的基本一致，上司會(huì)對(duì)你講些鼓勵(lì)的話；如果有較大差別，被考評(píng)者可以陳述自己的意見(jiàn)，向上司提問(wèn)，進(jìn)行討論。（二）考評(píng)的陳述與工作日記42工作日記:日常工作，工作范圍逐步擴(kuò)展，工作量逐步增加，設(shè)法勝任日益增多的事務(wù)，突出貢獻(xiàn)。便于回顧發(fā)展歷程、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將業(yè)務(wù)搞得更好，也能作為自我考評(píng)時(shí)的材料?？荚u(píng)討論時(shí)，上司常提出改進(jìn)工作的建議，認(rèn)真、虛心聽(tīng)取，在以后的考評(píng)中，可能會(huì)被要求就這些期望作出陳述。工作日記:日常工作，工作范圍逐步擴(kuò)展，工作量逐步增加，設(shè)法勝43演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！44第四章秘書(shū)的組織管理

第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘第二節(jié)考核晉升等組織管理和激勵(lì)機(jī)制第四章秘書(shū)的組織管理第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘45第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘與考核晉升一、求職途徑1．學(xué)校推薦2．結(jié)合實(shí)習(xí)，尋找契機(jī)3．借助于人才市場(chǎng)有形人才市場(chǎng)，無(wú)形（網(wǎng)上）人才市場(chǎng)4．親友介紹5．留意招聘啟事行動(dòng)必須迅速，爭(zhēng)取第一印象深刻6．直接求職將自己的求職信、簡(jiǎn)歷復(fù)印多份，分寄或分送相關(guān)單位，主動(dòng)推銷(xiāo)自己。第一節(jié)

秘書(shū)招聘應(yīng)聘與考核晉升一、求職途徑46二、寫(xiě)應(yīng)聘信應(yīng)聘信如實(shí)介紹自己的知識(shí)、技能、品行、優(yōu)點(diǎn)，目的是讓招聘單位對(duì)應(yīng)聘者產(chǎn)生興趣，認(rèn)為應(yīng)聘者能勝任秘書(shū)工作，列為候選對(duì)象。第一印象非常重要。手寫(xiě)應(yīng)聘信必須字跡端正、切忌錯(cuò)別字。二、寫(xiě)應(yīng)聘信47投遞涉外單位的應(yīng)聘信一般要求以英文寫(xiě)，多用電腦或打字機(jī)打印，信箋紙質(zhì)要好，切忌用公用信箋。如果招聘單位要求附上照片，則應(yīng)選擇形象樸素自然，頭部大些的免冠照，不要寄藝術(shù)照。應(yīng)聘信的內(nèi)容要坦誠(chéng)充實(shí)、語(yǔ)言得體、文字通順、格式符合要求。投遞涉外單位的應(yīng)聘信一般要求以英文寫(xiě)，多用電腦或打字機(jī)打印，48以下是一份應(yīng)聘信參考樣本，李小姐是啟事的聯(lián)系人。

應(yīng)聘信尊敬的李小姐：讀了貴公司2011年3月5日刊登于《XX日?qǐng)?bào)》上的招聘秘書(shū)的啟事，我十分感興趣，特來(lái)應(yīng)聘。以下是一份應(yīng)聘信參考樣本，李小姐是啟事的聯(lián)系人。49

我今年即將由xx大學(xué)涉外秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，通曉英語(yǔ)和日語(yǔ)，英語(yǔ)達(dá)到專(zhuān)業(yè)６級(jí)水平，日語(yǔ)達(dá)到普通中級(jí)水平，都能順利地運(yùn)用它們與外國(guó)人對(duì)話和閱讀、書(shū)寫(xiě)，并能用中文寫(xiě)作各種文書(shū)信函。我掌握辦公室工作的技能，計(jì)算機(jī)操作達(dá)到中級(jí)水平，英文打字達(dá)到B級(jí)。我曾在XX公司實(shí)習(xí)6個(gè)月，該公司對(duì)我的評(píng)價(jià)良好。

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在學(xué)校的推薦書(shū)上，您會(huì)看到我學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)良，組織、協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)，曾任校學(xué)生會(huì)副主席兩年。我愿意并適合于從事秘書(shū)工作，能勝任此項(xiàng)工作，并將勤奮工作，努力進(jìn)取。期待您的回復(fù)。我的通訊地址：XXXX，郵編XX，電話XXXX。敬祝健康×××2011.3.6在學(xué)校的推薦書(shū)上，您會(huì)看到我學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)良，組51除了稱(chēng)呼、問(wèn)候和結(jié)尾語(yǔ)、署名、日期外，應(yīng)聘信正文一般包括四部分：第一部分，寫(xiě)明獲悉招聘啟事的時(shí)間、途徑，表達(dá)愿為該公司服務(wù)的愿望。這部分要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，要言不煩。第二部分，介紹自己勝任涉外秘書(shū)職位的技能（如通中英文，會(huì)操作電電腦，達(dá)到什么程度等）。除了稱(chēng)呼、問(wèn)候和結(jié)尾語(yǔ)、署名、日期外，應(yīng)聘信正文一般包括四部52

第三部分，介紹其他方面能力，如活動(dòng)能力、組織能力、交際能力、刻苦勤奮等，最好能摘錄學(xué)?；騿挝坏耐扑]信中的要點(diǎn)，以示有證據(jù)。這部分尤其要注意實(shí)事求是、突出重點(diǎn)。第四部分，寫(xiě)清自己的聯(lián)系地址、郵編和電話，以便對(duì)方回復(fù)。第三部分，介紹其他方面能力，如活動(dòng)能力、組織53三、寫(xiě)簡(jiǎn)歷

簡(jiǎn)歷指?jìng)€(gè)人修學(xué)、工作經(jīng)歷的簡(jiǎn)單概況。要求能表現(xiàn)出求職者的全部資歷，并突出自己的長(zhǎng)處。簡(jiǎn)歷要求簡(jiǎn)潔，是一張表格，不能寫(xiě)成整段。反映求職者意愿的文字寫(xiě)在應(yīng)聘信內(nèi)，而不應(yīng)寫(xiě)在簡(jiǎn)歷內(nèi)。簡(jiǎn)歷顯示出是是實(shí)際情況的客觀反映，避免使用“我”字。三、寫(xiě)簡(jiǎn)歷54簡(jiǎn)歷一般包括以下部分：第一部分，標(biāo)題。一般是《XXX簡(jiǎn)歷》。應(yīng)善于創(chuàng)新，如《王英應(yīng)聘ABC公司秘書(shū)的資歷》。第二部分，性別、年齡、籍貫、通訊地址、電話、郵政編碼。（在until后面標(biāo)明有效日期）

第三部分，學(xué)歷。中學(xué)起始的學(xué)校、系科、專(zhuān)業(yè)及期限，最后學(xué)歷及所獲學(xué)位，附上成績(jī)表。

為了突出所受教育，應(yīng)先列出所取得的最高學(xué)歷、學(xué)位及畢業(yè)學(xué)校的名稱(chēng)，然后由近至遠(yuǎn)追溯列出就讀過(guò)的其他學(xué)校。

（第四部分，工作經(jīng)歷。）簡(jiǎn)歷一般包括以下部分：55四、面試（一）招聘者的面試重點(diǎn)面試是企業(yè)代表對(duì)應(yīng)聘者作出評(píng)估，是決定是否錄用的重要環(huán)節(jié)。包括初試、復(fù)試，有時(shí)附加技能測(cè)試、筆試。四、面試56初試一般由為人事部（人力資源部）職員負(fù)責(zé)，對(duì)應(yīng)聘者作出初步評(píng)估。復(fù)試由將來(lái)的上司當(dāng)面與應(yīng)聘者交談，以作出最后決定。附加技能測(cè)試，檢驗(yàn)工作技能，如打字、英文書(shū)寫(xiě)函電、電腦操作等能力。筆試測(cè)驗(yàn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和行業(yè)知識(shí)。整個(gè)面試所關(guān)注的無(wú)非是：能力、形象、人品第四章·1秘書(shū)的組織管理57（二）應(yīng)聘者的適宜表現(xiàn)１。面試前的準(zhǔn)備（1）了解招聘單位的情況（2）梳理自己的情況（3）修飾儀表儀容（二）應(yīng)聘者的適宜表現(xiàn)582。面試中常見(jiàn)提問(wèn)

（１）“你為什么選擇當(dāng)秘書(shū)?”（２）“你了解本公司嗎?”（３）“你知道秘書(shū)該干些什么嗎?”（４）“你有什么弱點(diǎn)?”（５）“你喜歡哪樣的上司?”（６）“你期望的薪水是多少?”2。面試中常見(jiàn)提問(wèn)59針對(duì)教材444頁(yè)例二進(jìn)行應(yīng)聘面試情境模擬第四章·1秘書(shū)的組織管理603。面試注意要點(diǎn)：（１）獨(dú)自前往（２）帶一本你感興趣的讀物（３）步人試場(chǎng)，點(diǎn)頭微笑，問(wèn)好、就座。（４）目光柔和地注視考官。（５）面試一般以自我介紹開(kāi)始，5分鐘左右的時(shí)間。3。面試注意要點(diǎn)：61（６）考官提出問(wèn)題……尊重每一位考官；迅速、清楚、準(zhǔn)確地回答；不能猶豫不決、目瞪口呆；從容、坦然；婉轉(zhuǎn)陳述，不作反駁。第四章·1秘書(shū)的組織管理62４。面試后的查詢(xún)面試后未得到任何答復(fù)，可以采用寫(xiě)感謝信的方法查詢(xún)。引起再度注意，有助于被錄用。比如，……“上周三下午，與您談?wù)摿速F公司辦公室秘書(shū)職位之事后，我感到那正是我在尋求的職位。感謝您同我的面談。我覺(jué)得我符合貴公司這一職位的要求，并且期待著您也認(rèn)為我是合適人選的消息?！保?。面試后的查詢(xún)63感謝信要簡(jiǎn)短，首段表示感謝，下面表示這一職位的興趣，結(jié)尾讓對(duì)方知道你在盼待答復(fù)。第四章·1秘書(shū)的組織管理64第四章·1秘書(shū)的組織管理65第四章·1秘書(shū)的組織管理66第二節(jié)

秘書(shū)的組織管理和激勵(lì)參考教材１１５-１２７一、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置秘書(shū)機(jī)構(gòu)是任何機(jī)關(guān)或單位不可缺少的。第二節(jié)秘書(shū)的組織管理和激勵(lì)67狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，僅指各級(jí)辦公廳（室）中的秘書(shū)部門(mén)。

廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)：一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)機(jī)構(gòu)指各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、單位中的辦公廳（室）或秘書(shū)廳、處、科、股等，有些在名稱(chēng)上雖不叫秘書(shū)機(jī)構(gòu)但實(shí)際從事秘書(shū)工作的，也屬秘書(shū)機(jī)構(gòu)。所以，廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)不僅指各級(jí)負(fù)責(zé)綜合性工作的辦公廳（室），而且包括其下屬的秘書(shū)、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、警衛(wèi)等部門(mén)。第四章·1秘書(shū)的組織管理68１．秘書(shū)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)機(jī)構(gòu)部門(mén)，按擔(dān)負(fù)任務(wù)的性質(zhì)分：職能性機(jī)構(gòu)（或稱(chēng)職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)）；綜合性機(jī)構(gòu)。職能性機(jī)構(gòu)，分工專(zhuān)管某項(xiàng)業(yè)務(wù)。每一職能部門(mén)擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)職能的一部分，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財(cái)務(wù)等。第四章·1秘書(shū)的組織管理69秘書(shū)機(jī)構(gòu)是一種綜合性機(jī)構(gòu)：（1）不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，但有些無(wú)法分解到具體業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，如在全局范圍內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)提供幫助和服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務(wù)等，都要由秘書(shū)機(jī)構(gòu)承擔(dān)。（2）它處于樞紐地位，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)之外唯一了解全面情況的機(jī)構(gòu)。（3）它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對(duì)各職能部門(mén)的行動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門(mén)的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高組織系統(tǒng)的整體效能。秘書(shū)機(jī)構(gòu)是一種綜合性機(jī)構(gòu)：70２．秘書(shū)機(jī)構(gòu)所處的機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)分類(lèi)系統(tǒng)針對(duì)職責(zé)、任務(wù)及工作需要，可分別采用分理制與綜理制的形式設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)。第四章·1秘書(shū)的組織管理71第四章·1秘書(shū)的組織管理72第四章·1秘書(shū)的組織管理73第四章·1秘書(shū)的組織管理74所謂分理制，就是采用分部門(mén)辦公的形式。這樣，秘書(shū)機(jī)構(gòu)就是整個(gè)機(jī)關(guān)中的一個(gè)部門(mén)。中共中央、國(guó)務(wù)院實(shí)行的是分理制，辦公廳是相當(dāng)于部委一級(jí)的機(jī)構(gòu)，下設(shè)局級(jí)機(jī)構(gòu)，如秘書(shū)局、機(jī)要局、信訪局、警衛(wèi)局、機(jī)關(guān)事務(wù)管理局等。局以下還設(shè)處、室或科等。國(guó)家檔案局是同屬于黨中央、國(guó)務(wù)院的機(jī)構(gòu)。所謂分理制，就是采用分部門(mén)辦公的形式。這樣，秘書(shū)機(jī)構(gòu)就是整個(gè)75國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)設(shè)置通知如下：

一、國(guó)務(wù)院辦公廳

二、國(guó)務(wù)院組成部門(mén)

外交部

國(guó)防部教育部商務(wù)部文化部衛(wèi)生部……

三、國(guó)務(wù)院直屬特設(shè)機(jī)構(gòu)

國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)

四、國(guó)務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)

海關(guān)總署稅務(wù)總局……

五、國(guó)務(wù)院辦事機(jī)構(gòu)

僑辦港澳事務(wù)辦

法制辦……

六、國(guó)務(wù)院直屬事業(yè)單位

新華通訊社中國(guó)科學(xué)院中國(guó)氣象局……國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)設(shè)置通知如下：76所謂綜理制，就是采用不分部門(mén)辦公的形式，由秘書(shū)機(jī)構(gòu)綜合管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一切日常工作。全國(guó)人大常委會(huì)、中央軍委、全國(guó)政協(xié)常委會(huì)實(shí)行的是綜理制，由秘書(shū)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳負(fù)責(zé)綜合承辦日常工作，辦公廳下設(shè)若干局、處、室等。第四章·1秘書(shū)的組織管理77二、秘書(shū)的組織管理１．評(píng)價(jià)秘書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)秘書(shū)工作是管理工作的一部分，有效性是評(píng)價(jià)秘書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)。它包括效益與效率（或效力）兩部分。秘書(shū)工作本身并不直接反映出效益，對(duì)其效益性，不可能直接從其活動(dòng)結(jié)果上加以衡量或計(jì)算，而只能通過(guò)秘書(shū)部門(mén)所處的組織的整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度來(lái)衡量。二、秘書(shū)的組織管理78秘書(shū)工作主要是辦事，秘書(shū)工作的效率主要體現(xiàn)在辦事效率上。時(shí)間的控制則是提高效率的必要途徑。國(guó)家計(jì)委機(jī)電局在端正黨風(fēng)中自己檢查，1995年審批的機(jī)械工業(yè)13個(gè)大中型項(xiàng)目，從國(guó)家計(jì)委機(jī)電局領(lǐng)導(dǎo)簽字之日到文件批復(fù)發(fā)出，平均每個(gè)項(xiàng)目88天，其中技術(shù)改造項(xiàng)目94天。遼寧軸承工業(yè)公司項(xiàng)目用了181天，四川儀表廠項(xiàng)目是一位參加講師團(tuán)的同志出發(fā)前（1985年8月）辦的，到這個(gè)同志即將完成講師團(tuán)任任務(wù)（時(shí)間一年），批文還沒(méi)有結(jié)果。秘書(shū)工作主要是辦事，秘書(shū)工作的效率主要體現(xiàn)在辦事效率上。時(shí)間79２．秘書(shū)的管理與激勵(lì)秘書(shū)工作管理包括兩個(gè)方面，一是對(duì)秘書(shū)人員的管理，二是對(duì)秘書(shū)工作的管理，兩者密